Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2021-04-22Approved: 5/27/21  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 MINUTES   ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY    8:30 A.M., Thursday, April 22, 2021    Members: Mayor Svante Myrick, Chair; Karl Graham; Chris Proulx; Eric Rosario; Laura Lewis, Common  Council Liaison; Tracy Farrell, Vice‐Chair  Excused: None.  Staff:  Nels Bohn; Anisa Mendizabal; Charles Pyott  Guests: None.      I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:55 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.      III. Public Comments  Bohn reported that a written public comment was received recently and will be discussed later in the  meeting.    IV. Review of Meeting Minutes:  April 15, 2021  Rosario moved, seconded by Farrell, to approve the meeting minutes, with no modifications.    Carried Unanimously: 5‐0    V. Audit Committee (GC)  A. Election of Vice‐Chairperson & Nomination of Chairperson    Proulx moved, seconded by Farrell:    Appointment of IURA Audit Committee Chairperson    WHEREAS, the IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own committee  Vice‐Chairperson and nominate to the Agency a member to serve as Chairperson of the Audit  Committee, and  IURA Minutes  April 22, 2021  Page 2 of 7    WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold office until their  successor is selected or appointed, and     WHEREAS, the current committee officers are:  Chairperson: Eric Rosario  Vice‐Chairperson: Karl Graham, and     WHEREAS, at its April 22, 2021 meeting, the IURA Audit Committee called for nominations for Vice‐ Chair and Chair of the IURA Audit Committee, and    WHEREAS, the IURA Audit Committee elected Karl Graham as Committee Vice‐Chairperson and  nominated Eric Rosario as Committee Chairperson; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby appoints Eric Rosario as Chairperson of the IURA Audit Committee.      Carried Unanimously: 5‐0    V. Governance Committee (GC)  A. 2020 IURA Financial Audit   Rosario explained the FY2020 Financial Audit Report raised no issues, findings, recommendations, or concerns.   Since the IURA is considered a component of the City of Ithaca, this audit only represents a small proportion of  the City audit.  The audit is required to be conducted within 90 days of the end of each fiscal year.      Rosario moved, seconded by Farrell:    Approve Audited 2020 IURA Financial Report    WHEREAS, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) derives the majority of its finances from grants  awarded to the City of Ithaca, and    WHEREAS, for financial reporting purposes, the IURA is a blended component unit of the City of Ithaca,  whose financial activity is reported in the Special Grant Fund, a governmental fund of the City of Ithaca  financial statements, and    WHEREAS, the IURA contracts separately from the City to have its finances audited within 90 days of the  end of its fiscal year to comply with the NYS Public Authorities Accountability Act, and    WHEREAS, the IURA received an audited 2020 IURA Financial Report on March 27, 2021, and    WHEREAS, at its April 2021 meeting, the IURA Governance Committee conducted preliminary review of  the financial report, and     IURA Minutes  April 22, 2021  Page 3 of 7  WHEREAS, at its April 2021 meeting, the IURA Audit Committee reviewed the financial report with  auditor correspondence and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the Financial Report of the Ithaca Urban Renewal Agency for the period January 1, 2020  through December 31, 2020, prepared by the accounting firm, Insero & Company, LLP, be approved.     Carried Unanimously: 5‐0    B. Annual Investment Policy & Report   Rosario explained the IURA’s investment practices have not changed in any material way.  It continues to  invest cash‐on‐hand with an insured financial institution, Tompkins Trust Company (TTC), up to the FDIC‐ insured amount.  TTC also provides additional security for IURA funds, over the FDIC‐insured amount.       Rosario moved, seconded by Graham:    Reaffirm IURA Investment Guidelines    WHEREAS, pursuant to the Public Authorities Accountability Act, as amended, the IURA is required on  an annual basis to review its investment guidelines and report, and    WHEREAS, the IURA originally adopted Investment Guidelines on March 25, 2011, and    WHEREAS, the Director of Community Development prepared an annual 2020 IURA Investment  Report, and    WHEREAS, at their April 16, 2021 meeting, the IURA Governance Committee reviewed the IURA  Investment Guidelines and the 2020 Investment Report and recommend the following action; now,  therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby reaffirms its approval of the IURA Investment Guidelines.    Carried Unanimously: 5‐0    C. Annual NYS Public Authorities Reporting   Rosario explained all the reports listed in the resolution and contained in the meeting materials have been  posted to the IURA web site.    Rosario moved, seconded by Graham:    Approval of Reports Submitted to NYS Authorities Budget Office    WHEREAS, pursuant to the Public Authorities Accountability Act, as amended, the IURA is required on  an annual basis to submit reports to the New York State Authorities Budget Office (ABO), and  IURA Minutes  April 22, 2021  Page 4 of 7    WHEREAS, the IURA Director of Community Development is designated to certify accuracy of the  reporting, and    WHEREAS, the reporting is due to be submitted within 90 days of the end of the fiscal year, and    WHEREAS, due to the continuing COVID‐19 pandemic, the 2021 reporting date has been extended 60  additional days, and    WHEREAS, it is appropriate that IURA members exercise oversight over the staff reporting to the ABO,  and    WHEREAS, at its meeting of April 16, 2021, the IURA Governance Committee reviewed the reporting  and recommends the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves FY2020 IURA public authority reports submitted to the  New York State Authorities Budget Office, including the following:   Budget report   Annual report   Procurement report   Investment report   Certified financial audit report    Carried Unanimously: 5‐0    D. Annual Financial Cash Position Report – Review  Bohn explained the IURA annually reviews its financial position, as measured by its bank account balances  (listed on the next page).  The Community Development Revolving Loan Fund (CD‐RLF) balance is lower  than in past years, but should be more fully funded this year.  The NYS Governor’s Office of Small Cities  (GOSC) account dates from 2003 and had been accruing a significant balance.  The State then  communicated its intent to recapture any unexpended funds, so the IURA invested all remaining funds in  two projects: the purchase of the former Immaculate Conception School site and the extension of S.  Aurora Street sidewalks.  The Section 17 account balance has remained very stable over the last 20 years  and serves as an insurance policy, should the IURA ever experience a significant reduction in funding.  The  Non‐CDBG account can essentially be considered the IURA’s own funds and is relatively unrestricted.    (continued on next page)  IURA Minutes  April 22, 2021  Page 5 of 7      E. Referral of Public Comment Received – Discussion   Rosario reported a public comment was received by the Governance Committee (GC) from Sunny Days of  New York, LLC, expressing its concerns with the impact the Green Street Garage project (Eastern Section)  has had on its business.  The Committee ultimately agreed it would be best to refer it to the IURA Board.   The issues raised by Sunny Days go beyond the Committee’s scope, since the IURA Code of Ethics primarily  addresses conflicts of interest.  In addition to Sunny Days’ comments to the IURA, it has also participated in  discussions with City staff, who have committed to improve communications associated with construction  projects, although the primary issue in this case appears to be poor communication between the landlord  and the tenants.      Bohn explained the original project was entirely to be built on the parking garage component of the  project.  It was then revised and brought out to The Commons side of the landlord’s property, with two  stories of upper‐story development above the Sunny Days store.  As a result, the IURA included a  mitigation plan for addressing the project’s impact on the tenants in its Disposition and Development  Agreement (DDA) with the developer.  The developer conducted negotiations with the three tenants,  including legal representation, but since the parties could not arrive at a mutually agreeable resolution,  the developer reverted to the original project proposal.  The tenants’ legal costs were required to be  reimbursed, which the developer did (in the form of rent reductions equal to the cost of legal expenses).   But the Sunny Days comments being reviewed today clearly convey that it has suffered other impacts,  which it believes the IURA should have addressed.   IURA Minutes  April 22, 2021  Page 6 of 7    Rosario observed that underlying Sunny Days’ comments and its reference to the IURA Code of Ethics is  the contention that the IURA is responsible for fully mitigating these kinds of impacts on an individual  business; although the IURA’s primary charge is to maximize public benefit, mitigating impacts where  appropriate/practicable.    Bohn noted the Sunny Days e‐mail included an attached legal complaint against the landlord for breach of  contract, which did not include the IURA as a Defendant.  Although one of Sunny Days’ comments included  a statement that the IURA has a fiduciary responsibility in situations like this, it is not in fact a part of the  IURA’s charge to protect a single business on a fiduciary basis.      Graham remarked the comment includes a specific request for the IURA to mitigate future impacts on  other businesses that find themselves in similar situations.  The IURA could consider if that is possible to  do, when it negotiates with developers in the future.      Bohn responded many of the issues described by Sunny Days are not directly related to the urban renewal  project.  The City’s role, on the other hand, is more clearly relevant in terms of Building Permits, oversight  of construction activity, coordination between the Planning Division and Building Division, management of  The Commons, and poor communication by City staff; and these kinds of issues have now been examined  more closely.    Proulx agreed that the current disruption is not related to the urban renewal project.  Another issue to  consider is that the IURA issued a loan to Sunny Days, so it conceivably has loan funds at risk in the  business.  He wondered how the IURA should proceed in a situation like this, with a business that has an  IURA loan and another urban renewal project developer.     Rosario replied, since the IURA issued a loan to Sunny Days, there would seem to be a compelling interest  on the IURA’s part to address negative impacts to its business.    Bohn noted the Sunny Days loan was fully repaid in 2020.    Graham noted this kind of situation also risks the IURA’s own reputation, fair or not, since it has been  linked to the construction adjacent to the urban renewal project.    Myrick noted there are always legal remedies available to businesses in these circumstances.  It is not clear  to him how the IURA could adjust its policies to address issues like this.    Rosario noted he is open to exploring the issue with the Governance Committee (GC).      Proulx indicated he does not believe it to a policy issue, but it serves as a good reminder that these large  urban renewal projects inject a significant amount of capital from various sources, thereby creating  disproportional relationships between developers and tenants/small businesses.      Rosario remarked that, rather than formulate a new policy, the IURA could formalize a certain set of values  and expectations it could communicate to developers.    IURA Minutes  April 22, 2021  Page 7 of 7    Proulx noted the Economic Development Committee (EDC) should probably also examine the issue, since it  is frequently the first IURA decision‐making body to interact with developers.    Graham agreed with Proulx and Rosario.  The IURA has an obligation to ensure that any power imbalance,  like landlord vs. tenant, does not lead to a misuse of power.      F. Committee Chairperson Report  None.    VI. Economic Development Committee (EDC)   Proulx reported the Committee has been seeking conceptual proposals to redevelop land on Inlet Island.   It received three proposals from Finger Lakes Development, Visum Development Group, and Waterfront  Alchemy, which it will review in May and make a recommendation in June to the IURA Board.    VII. Neighborhood Investment Committee (NIC)  None.    VIII. Other Business  A. IURA Financials: February & March 2021 ― Review  Bohn reported there are a few delinquent loans, like Liquid State Brewing Company, LLC, but those are  likely due to miscommunication or confusion associated with COVID‐19‐related deferred payments.  All  HUD Entitlement Program grant projects are progressing well.      B. IURA Chairperson Report  None.    C. Common Council Liaison Report  Lewis reported that the Ithaca Energy Code Supplement (IECS), code requirements for new buildings and  major renovations that will substantially reduce greenhouse gas emissions, should be adopted by Common  Council in May.     D. Staff Report  Bohn reported that the Planning & Economic Development Committee (PEDC) reviewed plans to exchange  property with Ithaca Community Gardens.    VI. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 9:46 A.M.      — END —      Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.