Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2021-01-15- 108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565   MEETING MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  GOVERNANCE COMMITTEE (GC)  8:30 A.M., Friday, January 15, 2021      Present:   Eric Rosario, Chairperson; Kathy Schlather, Vice‐Chairperson; Susan Cummings; David  Whitmore  Excused:  None  Vacancy:  1  Staff:  Nels Bohn; Charles Pyott  Guests:    None    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:33 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  Cummings asked if the Committee could discuss the negative impacts on Cherry Street businesses of  recent activities associated with the nearby homeless encampment.  No objections were raised.    III. Verbal/Written Public Comments  None.    IV. Review of Meeting Minutes: October 20, 2020  Cummings moved, seconded by Schlather, to approve the meeting minutes, with no modifications.  Carried Unanimously: 4‐0    V. New Business  A. Independent Contractor Services  Bohn explained this is the final year of a series of renewed agreements, after which a new RFP will  need to be issued.    Approved: 4/16/21 IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 2 of 10    2    1. Legal Services    GELDENHUYS    Bohn noted the IURA is highly satisfied with Geldenhuys’ performance.    Cummings indicated she will be voting against the resolution, because of her concerns with a couple  of property‐transfer transactions associated with prior projects, which Geldenhuys was involved with.   She also wondered what process the IURA should follow in the future when an attorney retires, as is  the case with Richard Ruswick, in order to cultivate new talent.  Bohn replied the IURA can search for  new attorneys at any time, or it could simply wait until the next RFP is issued.    Schlather moved, seconded by Whitmore:    2021 Procurement of Independent Legal Services: Geldenhuys    WHEREAS, the contract for independent legal services with Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐ Law (Geldenhuys) expires on February 28, 2021, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Geldenhuys through a Request for Proposals (RFP) selection process in  2019, and     WHEREAS, per applicable procurement regulations, a contractor selected through an initial  competitive selection process may be renewed for up to two additional one‐year terms without  undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS, a proposed 2021 contract would constitute the second one‐year extension of the base  independent consultant contract, and     WHEREAS, Geldenhuys submitted a proposal on January 5, 2021 to continue providing legal  services to the IURA at a maximum billing rate of $230 per hour, a 2.2% increase from the current  contract rate of $225 per hour, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided by  Geldenhuys, and     WHEREAS, the 2021 IURA budget recommended a total authorized contract amount of $12,000  for legal services; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to execute a  contract extension for independent contractor legal services with Mariette Geldenhuys, Attorney  and Mediator, at a maximum hourly rate of $230 per hour with the total amount not to exceed  $12,000, and be it further     IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 3 of 10    3    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including but not limited to CDBG and HOME funds, and expenses shall be billed  to the appropriate source of funds for which the services were performed.     Carried: 3‐1  Opposed: Cummings    SULIMOWICZ    Bohn noted the IURA has additional funds budgeted for legal services in anticipation of legal work on  a low‐income housing tax credit project.  Richard Ruswick (Levene, Gouldin, & Thompson, LLP) has  historically been the IURA’s expert on Low‐Income Housing Tax Credits (LIHTC).  The Founders Way  LIHTC project (on the former Immaculate Conception School site) will be closing in the Spring.   Ruswick also has experience with bankruptcy issues.  Sulimowicz, however, has been gradually  performing more work on these kinds of projects.  Bohn asked Ithaca Neighborhood Housing Services  (INHS) if it has a preference of attorneys for future LIHTC projects, since it pays all those legal fees.   INHS responded it would like to work with someone who could cultivate a skill‐set and expressed  willingness to work with Sulimowicz.  As a result, Bohn suggested increasing Sulimowicz’s funding  amount from $6,000 to $10,000 in the proposed resolution, to accommodate the increased workload,  while reducing the Levene, Gouldin, & Thompson, LLP amount from $10,000 to $6,000.  No objections  were raised.    Whitmore moved, seconded by Schlather:    2021 Procurement of Independent Legal Services: Sulimowicz    WHEREAS, the contract for independent legal services with the Sharon M. Sulimowicz Attorney‐at‐ Law (Sulimowicz) expires on February 28, 2021, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Sulimowicz through a Request for Proposals (RFP) selection process in  2019, and     WHEREAS, per applicable procurement regulations, a contractor selected through an initial  competitive selection process may be renewed for up to two additional one‐year terms without  undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS, a proposed 2021 contract would constitute the second one‐year extension of the base  independent consultant contract, and     WHEREAS, Sulimowicz submitted a proposal on January 8, 2021 to continue providing legal  services to the IURA at a maximum billing rate of $175 per hour, a 0% increase from the  current contract rate, and       IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 4 of 10    4    WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided by  Sulimowicz, and     WHEREAS, the 2021 IURA budget recommended a total authorized contract amount of $6,000 for  legal services; now, therefore, be it     RESOLVED, the IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to execute a  contract extension for independent contractor legal services with Sharon M. Sulimowicz, Attorney‐ at‐Law, at a maximum hourly rate of $175 per hour with the total amount not to exceed $10,000,  and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including but not limited to CDBG and HOME funds, and expenses shall be billed  to the appropriate source of funds for which the services were performed.    Carried Unanimously: 4‐0    LEVENE GOULDIN & THOMPSON, LLP    Bohn noted, as discussed earlier, he recommends amending the proposed resolution from $10,000 to  $6,000.  No objections were raised.      Bohn noted it would be an interesting opportunity to work with Heather Cornell to determine if she  would be a good fit for the IURA.    Cummings expressed concern with the out‐of‐area nature of Ms. Cornell, since she believes local  familiarity is important.    Schlather agreed she would personally prefer an attorney living and/or working in the Ithaca area.    Rosario agreed, although, since the issue was not addressed in the original RFP, it could be addressed  in the next RFP.    Bohn noted he would not expect there to be a heavy workload for Levene Gouldin & Thompson, LLP,  since it will no longer be working on LIHTC projects.      Whitmore remarked he understands the preference for a local attorney.  On the other hand, there are  some benefits to using a non‐local attorney for a fresh outside perspective.    Cummings noted she would like the full IURA Board to discuss the issue, given its commitment to  supporting the local economy.    Rosario asked if the IURA could ask Ruswick to recommend a local attorney.  Bohn replied, yes.    IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 5 of 10    5    Cummings indicated she would like to see language in the resolution reflecting the substance of the  Committee’s discussion today and the process for cultivating new (preferably local) legal consulting  services.  She would not be prepared to vote on the resolution in its current form.    Rosario recommended moving the resolution as it is and then discuss the possibility of inserting  additional language, as suggested by Cummings.  His personal preference would be to address the whole  issue when the next RFP is generated.  Schlather agreed.     Whitmore moved, seconded by Rosario:    2021 Procurement of Independent Legal Services: Levene, Gouldin, & Thompson    WHEREAS, the contract for independent legal services with Levene, Gouldin, & Thompson, LLP  (LG&T) for services of Richard Ruswick expires on February 28, 2021, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Ruswick through a Request for Proposals (RFP) selection process in  2019, and     WHEREAS, per applicable procurement regulations, a contractor selected through an initial  competitive selection process may be renewed for up to two additional one‐year terms without  undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS, a proposed 2021 contract would constitute the second one‐year extension of the base  independent consultant contract, and     WHEREAS, LG&T submitted a proposal on January 12, 2021 to continue providing legal  services to the IURA at a maximum billing rate of $215 per hour, a 2.4% increase from the  current contract rate, and      WHEREAS, Richard Ruswick has announced his planned retirement in May 2021 and proposes  that Heather Cornell in the firm assume his assignments, and     WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided by LG&T,  which have focused on IURA funding agreements for Low‐Income Housing Tax Credits (LIHTC)  projects, and     WHEREAS, the 2021 IURA budget recommended a total authorized contract amount of $10,000  for legal services in 2021; now, therefore, be it     RESOLVED, the IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to execute a  contract extension for independent contractor legal services with Levene, Gouldin, & Thompson,  LLP, at a maximum hourly rate of $215 per hour with the total amount not to exceed $6,000, and  be it further   IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 6 of 10    6    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including but not limited to CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.     Carried: 3‐0  Abstain: Cummings    2. Community Development/Loan Underwriting Services  Bohn explained that Sicherman has worked with the IURA for many years and the IURA is highly  satisfied with his services.  The vast majority of the services the Sicherman company provides the  IURA are loan underwriting services.  It is very difficult to find qualified consultants with expertise in  both Federal/HUD regulations and loan underwriting.    Cummings moved, seconded by Schlather:    2021 Procurement of Community Development Consulting Services: Sicherman    WHEREAS, the contract for existing community development consulting services expired on  February 28, 2021, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 2 CFR Part  200 for procurement of professional services, the IURA issued a Request for Proposals (RFP) for  community development consulting services in 2019, and     WHEREAS, the RFP authorized annual extensions of up to three years for selected consultants,  and      WHEREAS, H. Sicherman/The Harrison Studio was selected to provide community development  consulting services, and      WHEREAS, the 2021 IURA budget authorized up to $10,000 for community development  consulting services, including loan underwriting, and     WHEREAS, H. Sicherman has expressed interest for a 2021 extension of their independent  contractor agreement at the following hourly rates:  H. Sicherman: $185/hour  E. Krause:  $145/hour, and    WHEREAS, the 2021 hourly salary rates remain unchanged from 2020, and    WHEREAS, at its January 15, 2021 meeting, the Governance Committee reviewed this matter and  recommends the following; now, therefore, be it  IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 7 of 10    7    RESOLVED, the IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to execute  independent contractor agreements for community development consulting to H. Sicherman/The  Harrison Studio for up to $10,000, and be it further,    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including but not limited to CDBG and HOME funds, and expenses shall be billed  to the appropriate source of funds for which the services were performed.     Carried Unanimously: 4‐0    B. Anti‐Displacement Learning Network (ADLN)/Mayors for a Guaranteed Income (MGI) ― Report  Bohn reported that $500,000 from Mayors for a Guaranteed Income (MGI) will supplement the ADLN  program, which may present an opportunity for additional revenue to the IURA.  The Human Services  Coalition of Tompkins County will administer the ADLM grant.      Cummings asked if the program would include pre‐eviction services (e.g., long‐term financial  planning), like homeowner counseling, but for renters.  Schlather replied it is difficult to identify  households in need, prior to eviction proceedings.  The stakeholders are also still working on  developing the program’s final structure and determining how best to target it for people most in  need.  Many moving parts need to be finalized.      C. 2020 IURA/Planning Department Accomplishments Report & 2021 Work Plan ― Discussion  Bohn explained that the report illustrates the interrelated work of the Planning Department and IURA.   There has been a clear upward trend in the supply of housing units, especially rental units.  Bohn  presented a brief overview of the report, including the following excerpts:      IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 8 of 10    8    IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 9 of 10    9        VI. Other Business  A. Review of IURA Financials: November 2020  Bohn reported all HUD Entitlement Program projects are progressing well.  The IURA extended the  deadline for completion of PY2019‐20 projects, due to COVID‐19‐related delays.  All loan repayments  are current as of today, except Finger Lakes School of Massage.  All lease payments are current as of  today.      B. Jungle Encampment  Cummings remarked it has been very difficult on Cherry Street to adjust to recent activities of some  residents of the Jungle’s homeless encampment (e.g., fire, personal altercations on the street, pallets  abandoned on the pavement).  The IURA’s own property is fairly cluttered with abandoned shopping  carts, old mattresses, trash, graffiti, etc.  She would like the IURA to keep the area as tidy and  unobstructed as possible.  The greater problem is the prevalence of violent incidents, generally poor  living conditions, theft, and belligerence.      Bohn noted the City has adopted a harm‐reduction model in how it approaches the issue, but it will be  posting notices at/near the encampment that prohibit those residents from the Cherry Street side of  the rail tracks, beginning April 1, 2021.      IURA GC Meeting Minutes  January 15, 2021  Page 10 of 10    10    (Whitmore departed at 10:00 a.m.)    (Rosario departed at 10:01 a.m.)    VII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 10:02 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.