Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2020-09-24Approved: 10/22/20  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565   MINUTES   ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  8:30 A.M., Thursday, September 24, 2020    Members: Mayor Svante Myrick, Chair; Tracy Farrell, Outgoing Vice‐Chair; Karl Graham, Incoming Vice‐ Chair; Eric Rosario; Chris Proulx; Laura Lewis, Common Council Liaison  Excused: None  Staff:  Nels Bohn; Anisa Mendizabal; Charles Pyott  Guests: J. Justin Woods, Esq., RIBs (Recycle Ithaca’s Bicycles)    Scott Dolphin, Home Cooking Ithaca, LLC    Jan Rhodes Norman, Ithaca Farmers Market    Greg Rothman, RIBs (Recycle Ithaca’s Bicycles)     I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:32 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  Myrick suggested the IURA’s lease to Southside Community Center for the Recycle Ithaca’s Bicycles  program be added under New Business.  No objections were raised.      Bohn recommended the IURA also review a last‐minute request from the Water Resources Institute  for approval of a proposed mural on the Ithaca Area Wastewater Treatment Facility property.  No  objections were raised.    Farrell indicated she would like to resign as IURA Vice‐Chair.  No objections were raised.    Myrick moved to nominate Graham, seconded by Proulx, to designate Graham as IURA Vice‐Chair.    Carried Unanimously: 5‐0    III. Public Comments  J. Justin Woods spoke to announce he had submitted written correspondence regarding the status of  the RIBs lease with Southside Community Center and looked forward to an opportunity to address the  issue later in the meeting.     IV. Review of Draft Meeting Minutes: August 27, 2020  Farrell moved, seconded by Rosario, to approve the meeting minutes, with no modifications.    Carried Unanimously: 5‐0  IURA Minutes  September 24, 2020  Page 2 of 10  V. Economic Development Committee (EDC) Report  A.  Request from Home Cooking Ithaca, LLC for $100,000 in Loan Assistance for Multi‐Faceted Retail  Business on The Commons at 171 E. State/M.L.K., Jr. St.  Proulx reported the underwriter’s loan analysis concluded the proposed loan would be an appropriate  use of loan funds, representing only a moderate degree of risk.  The applicant has already accounted  for potential COVID‐19‐related financial impacts in the loan proposal.  The loan would also be secured  by two strong personal financial guarantees.  The project is situated in a critical section of The  Commons and the greater downtown area.  The Committee voted unanimously to recommend  approving the loan application.      Proulx moved, seconded by Rosario:    Loan Assistance to Home Cooking Ithaca, LLC (PB‐LF #12)    WHEREAS, on August 26, 2020, Home Cooking Ithaca, LLC applied for $100,000 in loan assistance  from the IURA for a 3,705 square foot multi‐faceted retail business located at 171 E. State/MLK Jr.  on The Commons, Ithaca, NY, and    WHEREAS, the project involves the acquisition of an existing business, 15 Steps, merger of the  existing Breath of Ithaca clothing business, and renovation and expansion of the 15 Steps into the  adjacent vacant storefront to establish a business that will sell jewelry, sportswear, specialty  cookware and foods, home goods, and include a test kitchen and a studio that will offer hands‐on  craft classes taught by artisans, and    WHEREAS, the primary objective of the Ithaca Density District Priority Business Loan Fund (PB‐LF) is  to induce the creation, start‐up and expansion of specific priority business enterprises in the  designated Density District of the community that have been defined by the community as highly  desirable or substantially increases foot traffic thereby strengthening downtown vitality; and    WHEREAS, the project site is located within the Density District and a clothing store and other  businesses that implement locally adopted plans, are listed as an eligible use for loan assistance  through the PB‐LF; and    WHEREAS, the proposed uses of project funds are:  $142,733 Business Acquisition  $37,345  Renovations  $9,300  Machinery, Equip., Furnishings & Fixtures  $51,500  Inventory  $45,122  Working Capital  $286,000 Total, and    WHEREAS, the proposed sources of project funds are:  $137,000 M&T Bank  $100,000 IURA  $25,000 Ithaca Anchor Storefront Loan Program  IURA Minutes  September 24, 2020  Page 3 of 10  $24,000 Owner Equity  $286,000 Total, and    WHEREAS, the IURA Economic Development Policy Financing Guidelines and Operating Plan for the  Priority Business Loan Fund normally requires at least one FTE job for every $35,000 of loan  assistance and sets a maximum loan amount of $250,000, and    WHEREAS, the project is projected to retain two (2) full‐time equivalent (FTE) jobs and create one  (1) FTE employment positions, resulting in $33,333 of loan assistance per job created/retained, and    WHEREAS, both retained jobs are held by low/mod income persons, and    WHEREAS, as an economic activity not associated with new construction the activity qualifies at  58.35(b)(4) as a Categorically Excluded from the National Environmental Protection Act (NEPA), but  is subject to Federal flood hazard regulations, and    WHEREAS, the project site is not located within a 100‐year flood hazard area, and    WHEREAS, at its September 15, 2020 meeting, the IURA Economic Development Committee  reviewed the loan application and the September 2020 credit analysis prepared by Elizabeth Krause  of H. Sicherman & Company, Inc., and recommend the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves a loan from the PB‐LF in accordance with the loan  application and supplemental submissions, subject to the following terms:    Borrowers: Home Cooking Ithaca, LLC, a Delaware limited liability corporation  established in July 2019    Loan Amount:    Up to $100,000    Project:  Variety of retail stores under one roof selling jewelry, gifts,  sportswear, cookware and artisanal merchandise and offering  cooking & craft classes at 171 E. State/MLK Jr. Street, Ithaca, NY.    Total Project Cost:  $286,000    Projected Use of IURA Funds: Machinery, equipment, furnishings and fixtures, inventory, supplies,  working capital and start‐up costs    Term & Amortization: Interest only for six (6) months followed by a seven‐year term, seven‐ year amortization.    IURA Minutes  September 24, 2020  Page 4 of 10  Interest Rate: 3.5% annually, reset to 2.5% upon submission of satisfactory job  reports documenting that the job creation goal has been achieved for  two consecutive quarters if borrower remains in compliance with all  other terms of the loan agreement.    Repayment: Interest‐only payments for six (6) months, then level monthly  payments of principal and interest to fully amortize the loan over 84  months (approximately $1,343.99/month) and subject to a revised  P&I amount upon rate reset.    Loan Collateral: General security interest lien on all business assets, including new  equipment, furnishings and fixtures located at 171 E. State/MLK Jr.  Street, Ithaca, NY. Lien subordinate to filings of M&T Bank.    Personal Guarantor(s): Todd Nau and Carol Travis.    Job Creation/Retention Creation/Retention of at least a total of 3 full‐time equivalent (FTE)  Requirement:    jobs.  Retention of at least two (2) FTE employment positions held by   low‐ and moderate‐income persons and creation of at least one (1)  FTE employment position.       Loan Conditions: 1. Submission of proof of bank financing in an approximate amount of  $137,000 on terms and conditions consistent with the Sicherman loan  analysis.  2. Confirmation that the company has authority to conduct business  in New York State as the LLC is registered in Delaware and therefore a  foreign business entity    Reporting: 1. Annual company Federal tax returns and annual internally  prepared financial statements.  2. Job retention/creation reporting.  3. Documentation of project match funding.    And be it further,    RESOLVED, that the Director of Community Development for the IURA is authorized to issue a loan  commitment letter in accordance with this resolution, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of IURA legal counsel, is hereby authorized  to execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution.     Carried Unanimously: 5‐0    IURA Minutes  September 24, 2020  Page 5 of 10  B.  Request from Ithaca Farmers Market (IFM) Cooperative for Lease Concessions at Steamboat  Landing Site Due to COVID‐19 Impacts   Proulx noted there is considerable, detailed information in the meeting materials about the Ithaca  Farmers Market (IFM) request.  IFM is a highly recognizable and cherished asset to the community,  which the Committee agreed should be assisted, as much as possible.      Norman explained that social distancing requirements forced Ithaca Farmers Market (IFM) to reduce  its hours of operation and the number of vendors/booths (60‐70% occupancy), as well as cancel its  pavilion rentals for the remainder of the year.  IFM has been trying to project its financial outlook  based on what it has been experiencing to date, although there remains considerable uncertainty,  which is what led the organization to seek lease concessions from the IURA/City.  IFM does not want  to risk placing itself in a tenuous financial situation.    Proulx moved, seconded by Farrell:    Ithaca Farmers Market COVID‐19 Lease Concession    WHEREAS, on September 11, 2020, the IURA received a request from the Ithaca Farmers Market  Cooperative, Inc. (IFM) for a rent concession on leased property at Steamboat Landing, and    WHEREAS, in compliance to COVID‐19 health guidelines, the Farmers Market has been limited to  150 attendees at any one time in the market pavilion for the full 2020 season and prohibited from  hosting events in the pavilion, and    WHEREAS, IFM has an annual net operating loss of $57,000 through August, which is projected to  rise to $92,000 by year‐end, and    WHEREAS, such a loss will reduce IFM net equity to approximately $238,000, and    WHEREAS, the lease premises are owned by the City of Ithaca, leased to the IURA, and subleased to  IFM, and    WHEREAS, rents collected from IFM by the IURA are paid over to the City of Ithaca general fund, and    WHEREAS, IFM’s producer‐to‐consumer market at Steamboat Landing is a top tourism draw of the  City, offers healthy and fresh local produce and food, acts as an incubator for new small businesses,  and generates significant sales tax revenue, and    WHEREAS, 2020 annual rent to IFM is $34,876 due in four payments of $8,719 that align with the  market season, and    WHEREAS, IFM has paid rent of $8,719, leaving $26,157 due for the remainder of 2020, and    WHEREAS, IFM requests all remaining 2020 rent be forgiven in recognition of adverse COVID‐19  impacts, and  IURA Minutes  September 24, 2020  Page 6 of 10  WHEREAS, the IURA has worked with other lessees with tenants impacted by COVID‐19 restrictions  by providing 50% rent discounts and deferrals as reasonably requested, and    WHEREAS, the City of Ithaca implemented over 80 employee furloughs in 2020 and is facing a  difficult 2021 budget year due to COVID‐19, and    WHEREAS, the IURA Economic Development Committee considered this matter at their September  15, 2020 meeting and recommends the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves the following rent concession to IFM to share the  adverse financial impact of COVID‐19 equally between the City and IFM:  • 2020 rent discount: 50% of total 2020 rent due: $17,438 ($34,876 * 0.5 = $17,438),  • 2021 rent deferral: 50% of total 2021 rent due    And be it further    RESOLVED, that IURA is open to consider further 2021 rent concessions if COVID‐19 restrictions  remain in place for the 2021 season, and be it further    RESOLVED, that the Director of Community Development is authorized to implement this resolution  through a letter agreement amending the lease to implement this resolution.     Carried Unanimously: 5‐0    C.  Committee Chair Report  None.    VI. Neighborhood Investment Committee (NIC) Report   None.    VII. CDBG‐CV3 Funding Award to City of Ithaca ― Discussion  Bohn announced the City/IURA was just awarded its final tranche of CARES Act CDBG‐CV funding of  $367,837, of which $294,270 would be available to fund projects.  The meeting materials include  Bohn’s September 21, 2020 memorandum, describing the award, potential funding approaches, and  staff recommendations.  As noted in the memorandum:    “Additional award of $367,837 in CDBG‐CV3 funding makes available $294,270 for project funding.   With $38,573 in funding already on‐hand reserved for emerging needs, the IURA has a total of  $332,846.60 available for recommended project funding.    The task for the IURA is to decide how best to select activities for funding. The primary selection  approaches are:  A. Open competitive process with a public call for funding proposals;  B. Directed activities to address Priority Needs; and  C. Integrate allocation with municipal budgeting to restore funding for core programs.” IURA Minutes  September 24, 2020  Page 7 of 10  In the memorandum, Bohn recommends employing a blended approach to allocate the funds:  (1) determine if City’s 2021 budget will require cuts in essential programming serving low‐income  persons, which may be eligible for CDBG‐CV funding;  (2) direct IURA staff to solicit funding proposals from capable non‐profits to implement specific  projects that address a Priority Need (e.g., expansion of daytime homeless services/warming  center);  (3) depending on (1) and (2), advertise for competitive proposals to use remaining funds.    Bohn indicated he spoke with City Controller Steve Thayer, who confirmed the City will suffer from  serious 2021 budget shortfalls, leading to reductions in City programs, some of which could  potentially be alleviated with CDBG‐CV funds (e.g., Community Outreach Worker funding).     Myrick endorsed Bohn’s blended approach.     Farrell expressed strong support for exploring ways to help the City compensate for budget shortfalls,  as well as solicit funding proposals for specific projects.  She would not be in favor of launching an RFP  process, at this time.    Rosario agreed with Farrell’s comments.      Myrick asked if Emergency Rental Assistance Program (ERAP) remains under‐subscribed.  Mendizabal  replied, yes.  Approximately half of the program’s IURA funding remains unexpended.      Graham asked how much of an impact reduced funding for the Community Outreach Worker would  have.  Bohn replied it would require a reduction in services below 1 full‐time equivalent (FTE) position.      Myrick indicated he would obtain further information about Community Outreach Worker funding  from the City Controller’s Office and communicate it to IURA staff.    VIII. Other/Old Business  A.  Proposed Mural on Ithaca Area Wastewater Treatment Facility Property  Bohn noted information on the request from the Water Resources Institute for approval of a  proposed mural on the Ithaca Area Wastewater Treatment Facility property is contained in the  meeting materials.    Myrick moved, seconded by Farrell, to approve the proposed mural on the Ithaca Area Wastewater  Treatment Facility property, as submitted by the Water Resources Institute.    Carried Unanimously: 5‐0  IURA Minutes  September 24, 2020  Page 8 of 10         B.  Southside Community Center (SCC) & RIBs (Recycle Ithaca’s Bicycles) Lease  Myrick explained that Southside Community Center (SCC) leases the building at 530 W. Buffalo from  the IURA for their Recycle Ithaca Bicycles (RIBs) program. He understands that SCC recently closed the  building and laid off all RIBs staff.  Now former RIBs program are asking the IURA to consider  terminating its lease with SCC and execute a new lease to continue the RIBs program, effectively  spinning RIBS off from SCC.     Woods stressed that RIBs has its own core mission and existed independently of SCC, prior to the  current lease agreement.  In response to recent actions by SCC, RIBs staff retained Woods to assist  them in spinning the organization off as an entirely independent entity, while assuming the current  lease under the same terms.  RIBs anticipates earning enough revenue to allow it to continue its  operations on a sustainable basis.  It has already exceeded its 2020 revenue projections.         IURA Minutes  September 24, 2020  Page 9 of 10  Bohn explained the IURA can only terminate the lease if there has been default regarding the terms of  lease (i.e., rent, utilities, insurance, use of premises).  He is not sure if a violation of the lease has  occurred.  The IURA cannot terminate the lease without cause.  It would be ideal if the situation could  be resolved with a cooperative approach between the two organizations.      Farrell agreed she would like to see a cooperative resolution between the two organizations, to the  greatest extent possible.  Given the especially high demand for bicycles in recent months, it is  important to ensure RIBs continues operating.  Farrell asked if RIBs staff are employed by SCC.  Woods  replied, yes, although RIBs’ revenue is accounted separately.      Graham recalled there have been instances of miscommunication between the two organizations for  a number of years.  He asked if it is SCC’s intention to separate itself entirely from RIBs or realign the  program with SCC’s mission.    Woods replied he does not know.  He hopes to develop a better understanding after meeting with  SCC representatives.  Rothman added he is hopeful the meeting with SCC will allow the process to  move forward.    Myrick remarked the IURA does not have sufficient information to make any kind of decision at this  time, but it will gladly revisit the issue as the situation develops.    C.  Review of IURA Financials Report ― August 2020  Bohn reported all HUD Entitlement Program projects are progressing well.  HUD CDBG‐CV funds have  now been approved/disbursed and appear on the Grants Summary Report.      Bohn reported all loan repayments are current as of today, except Finger Lakes School of Massage.    Bohn reported all lease payments are largely current as of today.      D.  Chairperson Report  Myrick reported the City was awarded a $1.3 million BUILD (Better Utilizing Investments to Leverage  Development) grant from the U.S. Department of Transportation to redesign a portion of Route 13  and design an extension of Fifth Street to access the waterfront.      E.  Common Council Liaison Report  Lewis reported she participated in a meeting with the City’s Engineering Division about its Vision Zero  program.  (Vision Zero is a multi‐national road traffic safety project that aims to achieve road systems  with no fatalities or serious injuries involving road traffic.)  She will also participate in a micro‐mobility  meeting, with four companies expressing interest in launching local bike‐share programs.      Mendizabal reported the City’s Anti‐Displacement Learning Network (ADLN) funding proposal is being  finalized for a 10/2/20 deadline.  If successful, the City/IURA would receive up to $1M to reduce or  prevent displacement, which will need to be committed and expended within 18 months.     IURA Minutes  September 24, 2020  Page 10 of 10    Proulx announced his company is working with the organizations it assists on interpreting a recent  White House Executive Order (“Executive Order on Combating Race and Sex Stereotyping”) that  prohibits government agencies and contractors from providing certain kinds of diversity training, at  the risk of losing all Federal funding.  He is not sure if it applies to any existing IURA projects, but it  does seem to cast a rather wide net.      Bohn indicated he can send the Executive Order to the IURA Board.  He believes it is more onerous for  Federal contractors, than grantees.  Presumably, HUD will issue a formal guidance about the Executive  Order relatively soon.      F.  Staff Report  Bohn reported he received a request from The State Theatre for an extension of its loan deferment  period, due to the COVID‐19 crisis.  The request seems very reasonable to him.  Assuming there are no  objections, he is willing to approve it.  No objections were raised.     Bohn noted Liquid State Brewing Company also requested an extension on its loan’s interest‐only  period, due to the COVID‐19 crisis.  He has asked for more information from them.    IX. Adjournment  The meeting was adjourned at 9:47 A.M.    — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.