Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAED-2019-07-23Approved: 10/15/19  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 MEETING MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Economic Development Committee (EDC)  3:30 P.M., Tuesday, July 23, 2019  Common Council Chambers, City Hall, Ithaca, NY    Present:  Chris Proulx, Chair; Doug Dylla, Vice‐Chair; Leslie Ackerman; Charles Hamilton  Excused:  None   Vacancies:  2  Staff:  Nels Bohn; Charles Pyott  Guests:  Molly Chiang, Vecino Group of New York, LLC    I. Call to Order   Chair Proulx called the meeting to order at 3:31 P.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comments (3‐min. maximum per person)    ANDRE GARDINER, Board of Directors, Downtown Ithaca Alliance (DIA), spoke as on his own behalf  regarding the Green Street Garage Redevelopment Urban Renewal Project.  He supports the proposal  with the most housing, which would more than justify additional construction time and any aesthetic  concerns involved with having a taller building.  15,000 people commute in and out of the County every  day (with an average commute time of 40 minutes), over half of whom want to live in the City, Town, or  Lansing, with the remainder not being able to afford to live closer to/in the City.  As a result, increasing  the availability of affordable housing should be the City’s primary focus with this project.    JOSEPH WETMORE, Autumn Leaves Used Books, spoke regarding the Green Street Garage Redevelopment  Urban Renewal Project, noting he also supports providing as much affordable housing as possible.  He  also advocates for the inclusion of a conference center.  While he personally appreciates the prevalence  of ‘construction fatigue’ among downtown businesses and residents, and the short‐term impact  constructing a larger building would represent, the city desperately needs more housing, especially low‐ income housing, in the city center.  Furthermore, the larger building would have a more solid frame,  with a longer life‐cycle, ultimately providing a longer‐term, more financially sound, and more  sustainable use of the site.  IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 2 of 10      BRETT BOSSARD, Executive Director, Cinemapolis, spoke regarding the Green Street Garage  Redevelopment Urban Renewal Project, noting the prospect of a long‐term closure of the theatre risks  being catastrophic to its operations, since it would jeopardize its relationships with film distributors.  As  a result, identifying one or more temporary screening locations during the closure, with at least two  screens, would be crucial.  Although he appreciates construction‐related safety concerns, the theatre  generally does not operate during construction hours.  He urged the developers and the City to identify  strategies to allow access to the theatre over at least some of the construction period.    DENISE KATZMAN spoke regarding the Green Street Garage Redevelopment Urban Renewal Project, noting  she strongly opposes the closure of Cinemapolis.  Having worked in media distribution, she knows the  theatre’s distributors would find other outlets, which would be catastrophic.  Any agreement  negotiated between the City and the developer should allow Cinemapolis to remain open.    IV. Committee Members’ Response to Public Comments  None.    V. Review of Meeting Minutes: June 23, 2019  Dylla moved, seconded by Ackerman, to approve the June 23, 2019 minutes, with no modifications.    Carried Unanimously: 4‐0.    VI. New Business  A. Request from State Theatre of Ithaca, Inc. for Modification to Loan Extension Approved on  February 28, 2019 (PB‐LF #2)  Bohn explained the IURA approved a 10‐year extension of the loan, several months ago.  Some  additional information subsequently came to light, regarding Mack Travis’ retirement from the theatre’s  board of directors.  As a result, the theatre requests Mr. Travis’ personal financial guarantee be  released.  The theatre has paid down the loan significantly and the IURA also has collateral on two other  mortgages, so the loan should remain well‐secured without the personal financial guarantee.      Dylla moved, seconded by Ackerman:    Modification to Loan Extension ― State Theatre of Ithaca, Inc. (PB‐LF #2)    WHEREAS, on February 28, 2019, the IURA approved a 10‐year extension of the $458,500 loan issued  to the State Theatre of Ithaca, Inc. (STI) in 2009 for acquisition of the historic State Theatre, and    WHEREAS, on June 26, 2019, STI requested the existing collection collateral and financial guarantees  securing the loan be modified in recognition of 10 years of successful operations and  loan  repayments which reduce the need for the original amount of loan security, and    WHEREAS, STI specifically requests release of the limited personal guarantee of M. and C. Travis, and  IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 3 of 10        WHEREAS, as of June 30, 2019, the outstanding principal balance of the loan is $340,775.80, and    WHEREAS, the IURA loan is secured by the following collateral and financial guarantees:   1st mortgage lien on the State Theatre building property located at 117 W. State Street;   2nd mortgage lien on property located at 209‐17 W. State Street;   $200,000 limited personal guarantee of M. and C. Travis, and    WHEREAS, the assessed value of the State Theatre property is $1,850,000, and    WHEREAS, the assessed value of the property located at 209‐217 W. State is $700,000, and    WHEREAS, the estimated collateral value of the mortgages is in excess of 150% of the outstanding  loan balance, and    WHEREAS, STI has established an automatic payment system to make timely loan payments and is  current on IURA loan payments, and    WHEREAS, the IURA Economic Development Committee reviewed this matter at its June 23, 2019  meeting, and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby approves the request from State Theatre of Ithaca, Inc. to release  all personal financial guarantees on the State Theatre of Ithaca, Inc. loan originally issued on March  5, 2009 (PB‐LF #2), and be it further.     RESOLVED, that IURA Chairperson, upon the advice of IURA legal counsel, is hereby authorized to  execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution.     Carried Unanimously: 4‐0    B. Annual Selection of Economic Development Committee Officers  Bohn explained this is the annual process whereby the Committee selects a Vice‐Chair and nominates a  Chairperson.  One of the two officers must be an IURA Board member, so Proulx would need to serve in  one of the two roles.    Ackerman moved, seconded by Hamilton:    Selection of 2019 IURA Economic Development Committee Officers    WHEREAS, IURA by‐laws provide that the committee membership shall elect its own committee Vice‐ Chairperson and nominate a candidate for committee Chairperson for consideration by the Agency,  and  IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 4 of 10        WHEREAS, per the by‐laws, an Agency member shall fill either the committee Chairperson or  committee Vice‐Chairperson position, and     WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold office until their  successor is selected or appointed, and     WHEREAS, the current Committee Chairperson and Vice‐Chairpersons are Chris Proulx and Doug  Dylla, respectively, now, therefore be it    RESOLVED, that Chris Proulx be nominated as Chairperson of the IURA Economic Development  Committee, and be it further    RESOLVED, that Doug Dylla be elected as Vice‐Chairperson of the IURA Economic Development  Committee.    Carried Unanimously: 4‐0    VII. Green Street Garage Redevelopment Urban Renewal Project  A. Western & Center Sections of Project Site   VERSION 1 ― ORIGINAL CONCEPT:  11 stories, 218 affordable units, 2‐story 49,000 SF conference  center, 350 parking spaces (excludes east section of garage)   VERSION 2.1 ― EXCLUDES CONFERENCE CENTER:  8 stories, 173 affordable units, 1‐story 9,000 SF  commercial (light‐gauge steel construction like City Centre)   VERSION 2.2 ― EXCLUDES CONFERENCE CENTER:  12 stories, 273 affordable units, 1‐story 9,000 SF  commercial (structural steel construction like Harold’s Square)    1. Extension of Exclusive Negotiation Agreement (ENA) [Vecino Group ENA Submission]  Bohn explained he has been working with the developers on several significant as‐yet‐unresolved issues  associated with the project, so he recommends extending the ENA deadline.  No objections were raised.     Hamilton moved, seconded by Ackerman:    Amendment #2 to Exclusive Negotiation Agreement (ENA):  Green Street Garage Redevelopment Urban Renewal Project    WHEREAS, on December 13, 2018, the IURA designated Vecino Group of New York, LLC as the  preferred developer for the urban renewal project to redevelop the Green Street Garage, and     WHEREAS, on April 11, 2019, the IURA executed an Exclusive Negotiation Agreement (ENA) with  Vecino Group of New York, LLC (Vecino), and  IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 5 of 10        WHEREAS, the ENA is intended to translate Vecino’s conceptual mixed‐use development project to  finalize a term sheet to define the project and developer’s responsibilities, define seller and buyer  contingencies, resolve feasibility issues, and address pre‐identified negotiation issues, and    WHEREAS, on May 23, 2019, the IURA approved an amendment to approve a 30‐day extension of the  ENA schedule, and    WHEREAS, pursuant to the current ENA, the IURA is scheduled to submit a proposed Disposition and  Development Agreement (DDA) to Vecino by July 30, 2019 for a 10‐day review period to accept or  submit a counter‐offer, and    WHEREAS, IURA staff is still developing preliminary draft terms for the DDA and a second  extension  would allow the draft DDA to consider responses by Vecino, the IURA, and IURA legal counsel to  incorporate into proposed DDA, and     WHEREAS, Vecino does not object to a second 30‐day extension of the ENA schedule, and    WHEREAS, at its July 23, 2019 meeting, the IURA Economic Development Committee considered this  matter and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes a second 30‐day extension of the time schedule  contained in the Exclusive Negotiation Agreement between the IURA and Vecino Group of NY, LLC,  and be it further    RESOLVED, that the revised schedule for submission of the proposed Disposition and Development  Agreement is August 29, 2019, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson is authorized, subject to review by IURA legal counsel, to  execute Amendment #2 to the Exclusive Negotiation Agreement.    Carried Unanimously: 4‐0    2. Draft Disposition & Development Term Sheet ― Discussion  Proulx suggested the Committee first review the key components of the original core project proposal,  and then review and compare the two alternative proposals.  No objections were raised.    Bohn reported he has been actively working with Vecino Group New York, LLC (“Vecino”) on narrowing  down the sets of remaining questions and issues raised in response to the most recent project  submission.  Considerable time was spent working out the details of the conference center and  exploring various financing approaches for it.    IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 6 of 10      Bohn remarked at least one funding application for the conference center will be submitted to New  York State (Upstate Revitalization Initiative), which will serve a critical role in the conference center’s  financial viability.  The developers have been consulting with the State about its overall interest in the  project, and its timelines and benchmarks.  The State strongly recommends submitting the application  in the first quarter of 2020, given the extraordinary demand for funding.  The developers are also  waiting for the project’s residential market‐demand study to be completed, but the general  understanding is that Ithaca possesses a strong housing market.      Bohn explained additional time was spent identifying the desired housing unit specifications.  Compared  to the 9% NYS Low‐Income Housing Tax Credits (LIHTC) award, there is more flexibility in the 4% award,  in terms of minimum required housing standards.  Nonetheless, the City would like to ensure  satisfactory housing quality standards for the project.  By and large, the project would comply with the  9% LIHTC standards (e.g., counter space, windows, bedroom size), as detailed in the NYS HCR Design  Handbook.  The degree of accessibility would also be same as the 9% LIHTC standard; so all housing  units would be visitable, with many or most of them adaptable.     Ackerman asked if Vecino would hold accessible units open until they are filled, if no tenants happen to  be immediately available to fill them.  Chiang replied it would probably be somewhat of a balancing act,  depending on when and how the lease‐up process unfolds.  Vecino would most likely not hold the  accessible units, but would more likely reshuffle the availability and accessibility of units in the building.   The property management company would also have good understanding of the demand for accessible  or special‐needs units.  It would ultimately be the property management company’s responsibility.      Bohn walked through several project components for which some issues need to be reviewed.  He  pointed out the resident storage units would be alcoves, not closets with doors.  There would also be a  large bulk‐storage room in each of the units (probably preferable to having bulk‐storage elsewhere in  the building).     Bohn noted one issue raised previously by the Committee and IURA Board relates to the property  management company’s (CRM Rental Management, Inc.) organizational capacity, qualifications, and  experience.  He and the developers discussed ideas for ensuring high‐quality management of the  property.  The Draft Disposition and Development Term Sheet lists the following six Residential Property  Management items for consideration (p.4):     1.  Minimum management fee: the greater of $XXX,000/year or 6.1% of gross residential rents  (projected to be at least $125,000/year for the 218 unit project)  2.  On‐site management office: required  3.  On‐site superintendent residential unit: required  4.  Minimum on‐site staffing level: XXX hours/week  5.  Annual consultation with IURA on property management performance at IURA’s option  6.  Required resident and adjacent property owner survey conducted within 12‐24 months of opening,  with joint IURA/Vecino meeting to review responses  IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 7 of 10      Chiang added the project’s supportive services partner, Springbrook, would also have 1‐3 full‐time  equivalent (FTE) staff overseeing the supportive housing portion of the project.    Proulx asked about the process for approving CRM Rental Management, Inc. (CRM).  Bohn replied the  initial choice would be the IURA’s; and the IURA would need to be consulted, if there were any future  changes.    Proulx asked what a typical property management contract duration would be for this kind of project.   Chiang replied she is not absolutely certain, but she would obtain the answer.    Chiang remarked, in response to Ackerman’s prior concerns, all housing units would be fully adaptable,  meaning they would all have sufficient clearances (e.g., door openings) and other features, so they  could relatively easily be converted with some light construction and modification.    Bohn explained the City’s principal obligation to the project would be to convey the property and serve  as the lessee for the parking garage.     Bohn noted construction impact mitigation for Cinemapolis is an important element of the project.   Temporary closure of the theatre would certainly be required (~150 days).  Building Code requirements  would need to be complied with.  Vecino and Cinemapolis are collaborating to identify alternative  locations for at least two screens during the theatre’s closure.  The IURA may need to make that a  condition for final project approval.  The Draft Disposition and Development Term Sheet lists the  following elements of the Cinemapolis Mitigation Plan:     Cinemapolis to be paid normal and reasonable operating expenses, including but not limited to rent,  payroll, and debt service, projected at $55,000/month during any required closure and is included as  a development cost for the parking component at $330,000 for up to 6 months.   If closure exceeds 6 months, developer responsible to pay Cinemapolis operating expenses from the  developer fee.   Developer identification of temporary alternative location(s) for screening at least two movies/night  during the closure period.   Following closure period during garage construction, Developer will not obstruct public access to  Cinemapolis during its normal operating hours.   Developer will pay Cinemapolis $XXX for each Friday or Saturday, and XXX for each other additional  day that the public cannot access Cinemapolis during its normal operating hours after the initial  closure period.    Dylla asked what the project timeline is anticipated to be.  Chiang replied it is difficult to identify  precisely; however, she would envision all financing would be in place by Spring/Summer 2021.      Bohn noted the parking component of the project would be that the developer builds/reconstructs the  garage, which the City would then lease over 30 years (~$700,000/year).  The final figure would depend  on grant funding and the interest rate that could be secured.  IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 8 of 10      Bohn added the City will require the right to exercise the option to reacquire the parcel at the end of  the lease term.  There also needs to be a contingency plan, if the project’s financing ends up being too  expensive (e.g., providing the City with option to use its general obligation debt, rather than private  financing).    Proulx asked when the developers would lock in their financing agreements and terms.  Bohn replied,  that has not yet been determined, but there will be a framework in the Disposition & Development  Agreement for that.    Bohn noted the City asked for an additional cab in the garage’s elevator shaft, which Vecino agreed to.    Bohn noted even though the project would be privately financed, it would still need to comply with all  public facility requirements (e.g., Davis Bacon prevailing wages).    Dylla asked who would be responsible for maintenance functions.  Bohn replied the details remain to be  worked out.  The City would be responsible for general ongoing maintenance of the garage; however,  any structural maintenance issues would be Vecino’s responsibility.    Dylla asked what the maintenance costs are for the existing garage.  Bohn replied the Cayuga Street  Garage would probably be the best model to refer to.  He can provide the Committee with those  figures.     Dylla suggested adding a separate category in the Disposition and Development Term Sheet for  maintenance.  Bohn replied he would add that.    Bohn remarked the ideal situation would be for the City to have an owner‐representative to ensure  Building Code compliance and adherence to other requirements.  The City representative should have  the right to review every project document and be able to reject anything inconsistent with the original  approved project and site plans.  Bohn added that, if there were any cost savings over the course of the  project, the City should receive credit for a portion of those savings (e.g., lower lease rate).  The existing  equipment in the garage would not be subject to the sale.    Proulx observed the last critical piece of information in planning the project is when the viability of the  conference center has been determined.  Bohn replied the current deadline for that decision has been  suggested to be 2/28/20, in part because the status of the NYS funding application will not be known  until around that time.     Proulx responded he would much prefer setting a deadline of 1/31/20 for that determination.  No  objections were raised.    Proulx noted the Committee should discuss the two alternative options.  He asked if anything had  changed substantively, since the last time they were discussed.  Bohn replied, no.  He added the IURA  did receive comments from various individuals and organizations, most of whom expressed support for  the larger of the two alternatives.  IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 9 of 10      Ackerman observed Ithaca Neighborhood Housing Services (INHS) brought up several new points in its  letter.  Bohn conceded that INHS stressed the value of a more diverse set of targeted income levels;  however, the proposed project already includes a fairly wide set of income targets: 50%, 60%, and 80%  of Area Median Income (AMI).  Bohn noted INHS also argues that Ithaca is a small housing market and  the lease‐up process could be reasonably lengthy, so it expressed concern the number of units would be  too high; however, recent affordable housing projects have seen high demand and long waiting lists.     Chiang added the 16‐20 supportive housing units would have subsidized rents targeted at/below 30%  AMI.    Bohn remarked the housing‐market study still needs to be completed, which NYS will review.  NYS will  evaluate the project by the size of its capture rate.  (The Arthaus project’s capture rate, for example,  was 2%.)  Capture rate is the percentage of age, size, and income‐qualified renter households in the  primary market area that a property must capture to fill the units.  Capture rate is calculated by dividing  the total number of units at the property by the total number of age, size, and income‐qualified renter  households in the primary market area.    Chiang noted the NYS HCR cut‐off for the capture rate is 20%.    Hamilton remarked, given that the developer is bearing the risk and the high housing demand in the  community, he believes the larger of the two alternatives (VERSION 2.2) would be best.     Ackerman agreed VERSION 2.2, with the greatest number of units, would be best.     Dylla indicated he would lean the other way.  VERSION 2.2 appears too large in scale and height,  especially considering the size of the immediately adjacent Harold’s Square project.  He would prefer  VERSION 2.1.    Proulx remarked, originally, he leaned towards VERSION 2.1, since he was concerned about the actual  demand for so many units in a specific configuration/style, at that location.  But, he observed, were the  project a market‐rate project and the developers were confident they could lease as many units, the  City/IURA would probably approve it with little concern.  As a result, he is now leaning towards VERSION  2.2.    Proulx asked about the height differences of the different options.  Chiang replied the conference  center version would be 140 feet.  VERSION 2.2 would be closer to 150 feet.  VERSION 2.1 would be a little  over 100 feet.    Ackerman observed, given that the City/IURA is prepared to approve a taller building with the  conference center, she sees no reason it should object to the comparably tall VERSION 2.2.    Proulx recapitulated the Committee’s non‐binding recommendation:   VERSION 2.2: Proulx, Hamilton, Ackerman   VERSION 2.1: Dylla  IURA EDC Meeting Minutes  July 23, 2019  Page 10 of 10      B. Eastern Section of Project Site ― Update  Bohn reported the proposed project for the Eastern Section has been progressing.  The developer has  been meeting with consultants and financiers in an effort to refine the project.  The IURA has also  arranged for an appraisal of the air rights, which should be completed by August 30th.  The developer  expressed some interest in exploring low‐income/affordable housing, through the Community  Investment Incentive Tax Abatement Program (CIITAP), if financially viable.     VIII. Old/Other Business  A. IURA Loan & Lease Payment Report: June 2019  Bohn reported virtually all HUD Entitlement Program projects are progressing well, including prior slow  projects.  Only the following two projects are experiencing delays at this time:       2018 Project 1: Neighbor to Neighbor Homeowner Rehab (CDBG)   2018 Project 18: Domestic Violence Center Renovation (CDBG)    Bohn noted the Neighbor to Neighbor project has been delayed, partially because of some leadership  and staffing changes.  It is admittedly not a high‐capacity organization, due to its small size and reliance  on volunteers.  The project should recommence in earnest this Summer.  He believes INHS has referred  some potential projects to Neighbor to Neighbor, which is also examining potential projects at Nate’s  Floral Estates.  Neighbor to Neighbor also collaborates regularly with the Office of the Aging.     Bohn explained the Domestic Violence Center is waiting for funding from the State’s Dormitory  Authority of the State of New York (DASNY), which usually seems to take a long time, and which has  delayed the project.  Mendizabal will be following up with the center’s Executive Director.  To a large  extent, the delay is beyond its control, since it needs sufficient funding on‐hand to hire a contractor.    Bohn reported all loan repayments are current, except for the Finger Lakes School of Massage, which  represents the first time it has been delinquent since the school’s recent much‐publicized management  and accreditation crisis.  Bohn has asked for an update on the situation from the school.     Bohn reported all lease payments are current, except the Ithaca Farmers’ Market, which only just  submitted its payment.    B. Staff Report  None.    IX. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 5:05 P.M.    — END —     Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.