Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAED-2018-09-14Approved: 11/13/18  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 MEETING MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Economic Development Committee (EDC)  2:00 PM, Friday, September 14, 2018  Common Council Chambers, City Hall, Ithaca, NY    Present:  Chris Proulx, Chair; Doug Dylla, Vice‐Chair; Leslie Ackerman; Heather Harrick  Excused:  Charles Hamilton  Vacancies:  1  Staff:  Nels Bohn; Charles Pyott; Anisa Mendizabal   City Staff:  Pete Messmer (Parking Director); Tom Knipe (Deputy Director for Economic  Development); JoAnn Cornish (Director of Planning & Development); Jennifer  Kusznir (Economic Development Planner)  Guests:  Stephen J. Smith (Common Council); Laura Lewis (Common Council)    I. Call to Order   Chair Proulx called the meeting to order at 2:00 P.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Review of Meeting Minutes: August 21, 2018  Ackerman moved, seconded by Dylla, to approve the August 21, 2018 minutes, with one minor  modification.    Carried Unanimously 4‐0.    IV. Green Street Garage Redevelopment Urban Renewal Project  A. Review of IURA Decision‐Making Process & Schedule  Bohn explained the purpose of the meeting is for the Committee to review, discuss, and  numerically rank the four applications, which will form the basis of its recommendation to the  IURA Board.  The IURA Board will then review and discuss the rankings at its September 27th, 2018  meeting (including a Public Hearing), but will not make a formal decision on the preferred project  until October 25th, 2018.  Assuming a decision is made at that time, the 90‐day Exclusive  Negotiation Agreement (ENA) period would begin (11/1/18‐2/1/19); and the Committee will  review the resulting draft Disposition and Development Agreement (DDA) at its February 12th,  2019 meeting, with the IURA Board scheduled to approve the DDA at its February 28th, 2019  meeting.    IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 2 of 12      Finally, Common Council’s Planning & Economic Development Committee will hold another Public  Hearing on March 3rd, 2019 and vote to recommend approval of the DDA to Common Council,  which will make the final decision on April 3rd, 2019.    B. Review of RFP Evaluation & Selection Criteria  Bohn described the Evaluation & Selection Criteria (listed below), noting the “Developer  Qualifications & Experience” category has already been satisfied for every applicant through the  Submissions of Qualifications process.  The only potential criteria or remaining issues that have  not yet been addressed relate to the Planning and Development Board’s Site Plan Review process  and any zoning‐related issues.         COMMUNITY BENEFITS:  Calculation of social, economic, and physical community benefits resulting  from the project. The primary social benefit sought is an increase in the supply of affordable and  workforce housing.  The extent to which the project includes such below‐market housing will  greatly impact community benefit scoring.  New housing targeted to address other housing gaps  identified in the Tompkins County Housing Strategy, such as senior housing, condominium housing,  and supportive housing, provides a secondary housing benefit.  Increasing the supply of market‐rate  housing in the downtown is also encouraged, but a project lacking below‐market housing will score  poorly.  Other social benefits may include commitments to utilize local labor, construct a high energy  performance building, implement parking demand management plan, and pay employees a living  wage.  Economic benefits may include job creation, commitment to shoulder the cost to repair or  replace aged public parking at the project site or a nearby location, and project elements that enhance  economic vitality of the downtown through the attraction of new residents, workers and visitors to  the downtown.  Physical benefits may include provision of public open spaces, development of  street‐level active uses along Green Street, strengthening the public pedestrian connection(s)  between Green Street and The Commons, inclusion of public art, and accommodations in design  and operations to mitigate potential adverse impacts on adjacent businesses, buildings and historic  resources.     PROJECT CONCEPT:  The proposal’s ability to incorporate the preferred programmatic elements in the  project in a manner that will improve the social, economic and physical characteristics of the site and  the surrounding area. Preferred programmatic elements are:   Housing units specifically designed to appeal to a diverse demographic, including a substantial  number of units to be affordable to low and/or middle income households;   Street‐level active uses along Green Street;  IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 3 of 12       At least 450 parking spaces open to the public, of which at least 90 will be available for short‐term  parking;   Retention of the Cinemapolis movie theatre and the public walkway between Green Street and The  Commons; and   A conference Center.    The IURA is also open to consider alternative development programs that creatively address  community housing needs and satisfy existing parking demand and projected parking requirements  from the proposed project.  Proposals that seek to acquire only a portion of the site are expected to  have a proportionally reduced project scope.    FINANCIAL CAPACITY & PROJECT FEASIBILITY:  Financial capacity is the demonstrated ability of the  developer to fund predevelopment expenses, secure project financing and meet equity investment  requirements for the proposed project.  The extent to which the following submissions are complete  and based on reasonable inputs and assumptions that demonstrate a well‐researched and financially  successful project increases a project’s financial feasibility:   Project plan;   Marketing plan;   Financing plan, including project budget and projects revenues and expenses.    In addition, the project’s compliance with land use regulations and building codes increases a project’s  feasibility to secure entitlements.    DEVELOPER QUALIFICATIONS & EXPERIENCE:  The qualifications and experience of the developer  team, including investors, project managers, and construction and design teams involved.  A highly  qualified development team should demonstrate experience in the successful development, operation  and management of a mixed‐use project of comparable size and scale.    FINANCIAL TERMS PROPOSED: The project’s ability to achieve financial benefit to the City through  direct economic benefits. Direct benefits may include the land purchase price offered by the developer,  generation of new City property tax or revenues, private sector capital investments in lieu of public  investments to improve existing, or construct new, public parking, and financial subsidy to construct  and/or operate a conference center.  Indirect economic benefits, such as attracting new residents or  visitors who may increase revenues at downtown businesses, are not considered under this criterion.    Proulx asked if the Committee should also consider project concept‐ and design‐related issues, or  whether it should restrict itself to programmatic elements.  Bohn replied the Committee should  restrict itself to considering programmatic elements.    Harrick recalled when the Committee discussed the Newman/Visum proposal with the applicants  she understood there would be space for a conference center, but she sees it listed as “No” on the  “Comparison of Green Street Garage Property Redevelopment Proposals” chart.  Bohn replied he  listed it as “No,” since the project could not accommodate the conference center in a contiguous  30,000‐square‐foot area without significant modification to the physical project.     IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 4 of 12      C. Review of Written Comments Received from Stakeholders    Proulx remarked the Committee received numerous comments and letters about the project from  various members of the community, organizations, and other groups (e.g., Tompkins County  Planning and Sustainability Department, Tompkins County Strategic Tourism Planning Board,  Historic Ithaca, Inc.).  If the Committee would like to discuss any of those submissions, it should do  so at this time.    Dylla noted the Historic Ithaca letter captures several important design goals that the project  should: “reflect a human scale; be responsive to context with compatible building design; offer  pedestrian comfort at ground level with street level interest; maximize pedestrian connectivity  through block connectivity; achieve good design while using appropriate cladding materials; and  aim for sustainability.”    D. Input from City Staff    Messmer expressed concern that the selected project not be allowed to interfere with long‐term  strategic management of the City’s public parking inventory.  The City has only just started the  process of generating a parking demand study, including parking inventory cost and revenue data,  using a consultant to come up with the most comprehensive analysis possible.  He would like the  garage’s public parking capacity to continue to be operated by the City.  The City needs to strike a  careful balance between the public’s needs and the increased demand being placed on local  parking infrastructure, which would be more difficult if the Green Street Garage were privately  operated.  Messmer likes the Vecino Group proposal that ‘sandwiches’ the parking in an enclosed  space, thereby reducing maintenance costs, since it would not be so heavily exposed to weather  and salt.  He also likes the Newman/Visum proposal since it confines the parking to a stand‐alone  structure, which would probably simplify parking operations and maintenance.    Dylla asked about the level of parking demand for the Cayuga Street Garage.  Messmer replied its  occupancy remains high, although he does not have exact figures with him.  Bohn added it  regularly operates with 6 of its 8 levels occupied.    Proulx asked if the Vecino Group’s ‘sandwiched’ parking configuration would not complicate  managing the parking garage’s lifecycle in some ways.  Messmer replied, possibly.  He had actually  been concerned about that issue.  He would like the applicant to provide more detailed  information about its maintenance plan and anticipated parking lifecycle costs.    Dylla noted several applicants suggested overall parking demand would decrease in the future.  He  asked if Messmer agreed with that.  Messmer replied, although that would be a desirable  outcome, it would need to be proactively managed and heavily promoted.      Dylla asked how the parking garage’s lifecycle would be affected by the differences in the  applications (e.g., refurbishment vs. new construction).  Messmer replied the Engineering Division  would be best suited to answering that question.   IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 5 of 12      Proulx noted he wondered how the parking infrastructure would be affected by whether it is  situated under/over other parking, or under housing units.  He suggested the Engineering Division  provide a technical analysis of that particular issue.     Smith asked if there has been any significant recent decline in demand for City parking garages.   Messmer replied, not since he has been working for the City.  It has remained reasonably  consistent.    Cornish stressed the Planning Department’s greatest concern is the high cost to the City of  repairing the garage, if the chosen project does not sufficiently address the garage’s structural  integrity issues.  The Planning Department also believes including the conference center will be a  very important component for the success of the City’s economic development strategy.  She  expressed concern with any project that situates public parking over a private building (similar to  how parking is currently situated over a portion of the Rothschild Building), which can be legally  complicated and potentially costly to the City.  Cornish indicated she does not foresee parking  demand decreasing significantly in the near future, especially with all the new housing being  constructed downtown.  Current parking capacity should be retained as consistently as possible  during construction of the project.  (The City may also be forced to make significant repairs to the  Seneca Street Garage relatively soon, which would further complicate the situation.)    Proulx asked if the City would be responsible for maintaining the parking in the Vecino Group’s  ‘sandwiched’ parking scenario.  Bohn replied the Vecino Group planned to annually allocate  $190,000 for maintenance, but he is not sure from the application if that would be paid to the City  or not.  At the end of the 30‐year term, the parking would be conveyed back to the City.      Dylla asked Cornish how many downtown housing units will be completed in the coming year.   Cornish replied approximately 250 (not including some planned development along the West  State Street corridor).    Knipe remarked the City has been an active stakeholder/partner in developing the 2017 “Ithaca  Conference Center Market and Feasibility Study” (Hunden Strategic Partners).  The second phase  of the study is currently being planned and will be ready to proceed, once the IURA selects the  preferred developer.  The stakeholders continue to view the Green Street Garage site as the single  best opportunity for a conference center in the foreseeable future.  If the selected project does  not include a conference center, there would significant delay and additional risk in terms of  exploring other downtown sites.      Harrick observed the Harold’s Holdings proposal includes an alternative configuration for the  conference center space, which did not necessarily seem ideal.  She asked if the City has assessed  unconventional or alternative approaches to a conference center space.  Knipe replied, yes.  One  feature the conference center space would need, to be financial viable, is a sufficiently large pre‐ function area, which an unconventional or alternative design would not provide.  As a result, there  has been little interest in an unconventional or alternative conference center approach.  IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 6 of 12      Dylla asked why phase two of the feasibility study needs to be so site‐specific.  Knipe replied phase  two needs detailed financial and infrastructural information to generate a pro forma financial  analysis.  The choice of partner will also be critical to the conference center’s success.  Without a  defined site, it would be very difficult to approach potential funders and partners.  The City really  needs to have all those kinds of details in place.    Dylla asked which other cities Ithaca competes against, as a meeting venue.  Knipe replied,  primarily Saratoga and Lake Placid, but also Syracuse, Rochester, Buffalo, and Corning.     Dylla asked if Ithaca’s relatively limited transportation options constrain its ability to host large  meetings and conferences.  Knipe replied a 2003 feasibility study by Pinnacle Consulting did cite  that as an obstacle; however, phase 1 of the 2017 study concluded Ithaca has grown considerably  in its destination appeal.    Dylla recalled originally seeing a reference to the conference center hosting 10‐12 small‐ or  medium‐sized conferences a year, but it seems there has been a significant increase in the  anticipated impact.  Knipe replied the initial projections were conservative.  The total number of  events is anticipated to be approximately 200 per year (e.g., conventions, conferences, consumer  shows, corporate events, special events, banquets/weddings).      Ackerman asked how long it would take to achieve that level of use.  Knipe replied there would be  a five‐year ramp‐up period before that number could be reached.     Ackerman asked what the initial operating loss would be.  Knipe replied probably $200,000‐ $300,000 per year.  The stakeholders would need to investigate which funder(s) would be most  appropriate to cover that loss.  In other communities, the tourism industry itself has often  underwritten operating losses.      Harrick asked if there are any projections on the proportion of state vs. regional vs. national  meetings the conference center would be anticipated to host.  Knipe replied he could provide  much of that information now.  The phase 1 portion of the study also contains some of that  information.    Proulx observed the conference center is not anticipated to create much, if any, parking demand.   But he wondered if it would not in fact create at least some net additional parking demand.  Knipe  replied, yes.  There would likely be a modest amount of additional parking demand.    Proulx asked what alternative uses the conference center space could be employed for, in a worst‐ case scenario, if it turns out to be financially infeasible in five years.  Cornish replied, given the  large amount of space involved, it could easily be converted to offices.  It could also conceivably  be converted to housing units, although the City typically does not encourage situating housing on  street‐level.  It could also be converted to retail use.  The City would prefer to see a dynamic,  activated ground floor.  IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 7 of 12      Bohn reported he met with City Controller Steve Thayer to discuss the applications.  Thayer  particularly wants the City to avoid the cost of parking repairs/construction (approximately $15M).   He did not express a preference for any single proposal.  Although the Ithaca‐Peak Development  proposal would generate the most revenue for the City, it would provide fewer public parking  spaces.  Thayer would prefer any project with a financing plan that does not require the City to  issue general obligation debt.      Proulx asked if the Vecino Group proposal to lease parking spaces back to the City is reasonable.   Messmer replied he believes it is a reasonable number, which the City could recoup from parking  revenue.    E. Review of Developer Responses to IURA Requests for Clarifications    HAROLD’S HOLDINGS, LLC (“LITTLE COMMONS”)      Bohn reported the applicant clarified the project site would extend all the way up to the existing  ramp that serves City Hall, with an access drive to the existing businesses to the north.    Dylla observed developing the eastern portion of the garage was not included in the project scope.   Bohn replied the RFP clearly indicated that was not an absolute requirement, although obviously  the City would need to address that issue.  The applicant stated it would offer the City $2 million  to be used towards construction/renovation of the eastern portion.    Proulx noted the proposal does not include the photovoltaic solar arrays in its financing plan.   Bohn replied the applicant has not committed to solar arrays at this time, but continues to explore  that component.  If the applicant chooses to include it, the Worley Parsons company would  engineer and install the arrays, but the City would be responsible for entering into the power  purchase agreement.     Dylla wondered if the smaller construction scale and building materials would in fact enable the  project to employ more local labor, as the applicant suggested.  Bohn replied he knows there is a  large local wood‐framing construction company.  Although he does not have the technical  expertise to definitively say, the project’s size and building materials do suggest there would be  more opportunity for employing local labor.    Dylla asked if the applicant’s negotiations with GreenStar Natural Foods Market remain in an early  stage.  Bohn replied, he believes so.  He did not receive any additional information from the  applicant about the feasibility of including GreenStar in the project.    VECINO GROUP NEW YORK, LLC (“ASTERI ITHACA”)      Proulx asked Bohn to explain the difference between the proposed 4% Low‐Income Housing Tax  Credits (LIHTC) financing process and the 9% process.    IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 8 of 12      Bohn replied the City and IURA are more familiar with the 9% process, which is always highly  competitive.  The applicant’s proposed 4% tax credit subsidy is a “by right” approach that should  reduce the feasibility risk.  The applicant was just awarded that same tax credit subsidy for a 157‐ unit housing project in Saratoga Springs.  The applicant indicated it has never been denied the 4%  tax credit subsidy.    Proulx observed the Vecino Group application is the only one that provides a rent reduction to  Cinemapolis during the construction period.  Bohn replied that is correct; however, he  subsequently explained to the Vecino Group that waiving the City/IURA rent would alleviate only  approximately 30% of Cinemapolis’ rent obligation, since another entity owns a large part of the  lease.  The Vecino Group could waive approximately $35,000, representing the City/IURA portion.     ITHACA‐PEAK DEVELOPMENT, LLC      Proulx remarked the applicant eventually committed to increasing the amount of affordable  housing.  Bohn replied that is correct.  The applicant increased the affordable housing units from  41 to 60 studio/1‐bedroom/2‐bedroom units (approximately 15% of all units) at an average rent  based on 75% Area Median Income (AMI) ― however, the applicant is also now requesting an  additional 30% tax abatement, in addition to a Payment‐in‐Lieu of Taxes (PILOT) agreement, on  the full‐market value of the housing, over a 30‐year period.    Bohn added the applicant also increased its conference center space to 30,000 square feet.     NEWMAN DEVELOPMENT GROUP, LLC & VISUM DEVELOPMENT GROUP, LLC      Harrick asked if there is any further information about the project’s conference center space.   Bohn replied the applicant indicated it would acquire the air rights above the parking on the east  side of the garage, which could accommodate the conference center as part of a second phase in  the project.    Harrick noted she has heard considerable support for the proposal; however, she remains  skeptical how feasible it would be to complete the conference center, within a reasonable amount  of time.    Ackerman observed the 20,000‐square‐foot conference center space could be increased, if it  included more than one floor.  Bohn replied that is possible, although it would most likely affect  the massing of the building and/or the housing and retail components.    Proulx observed not all the proposed amenities are included in the financing plan.  Bohn replied  the applicant did agree to commit a minimum of $500,000 to improvements to the public plaza.    IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 9 of 12      F. Rating & Ranking of Proposals ― Recommendation to IURA  1. Harold’s Holdings, LLC (“Little Commons”)   click to view proposal  2. Vecino Group New York, LLC (“Asteri Ithaca”)   click to view proposal  3. Ithaca‐Peak Development, LLC   click to view proposal  4. Newman Development Group, LLC & Visum Development Group, LLC   click to view proposal    Proulx suggested the Committee discuss each proposal separately and then tally the rankings.  No  objections were raised.    HAROLD’S HOLDINGS, LLC (“LITTLE COMMONS”)    Ackerman noted she likes the project’s human‐oriented scale, its community‐focused uses, and  public spaces.  Its major drawback is that it provides less new housing.  It also does not fully  address the parking situation or conference center.    Dylla agreed with Ackerman’s comments.  He likes the greater use of local labor; and the design  seems most appropriate for the community.  He agreed it provides less new housing and does not  fully address the parking situation.    Harrick noted the purchase‐price offer has some appeal.  She also liked the alternative conference  center space and concept.  She agreed with the other prior comments.    Proulx agreed it is the only proposal to offer to purchase the site, although $2M will not go very  far towards off‐setting the City’s parking‐related costs.  Furthermore, the viability of the  alternative conference center space depends entirely on whether it could be successfully  implemented.  In examining all the criteria, the project definitely seems to have some gaps.    VECINO GROUP NEW YORK, LLC (“ASTERI ITHACA”)    Harrick indicated the applicant’s community involvement approach was particularly appealing.   The proposal also has the necessary housing, parking, and conference center components.  She is  confident in the 4% Low‐Income Housing Tax Credits (LIHTC) financing.  The proposal possesses  many positive characteristics, although it is disappointing it is not a local/regional company.    Ackerman remarked she appreciates the affordable housing focus.  She likes the applicant’s other  projects and the proposal’s inclusion of housing for residents with special needs.  The Vecino  Group also seems to possess all the values that are most compatible with the Ithaca community,  which compensates for it not being a local/regional company.    Dylla noted the proposal is especially robust in terms of the affordable housing component.  It also  seems well thought‐out and includes a fast construction timeline.  Like Ackerman, he appreciates  the applicant’s values and branding.  His only concerns would be the leasing of parking back to the  City, the uncertainty with the conference center space, and the reliance on grant funds.  IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 10 of 12        Proulx agreed with all the prior comments, but noted the project would probably produce the  least annual revenue to the City of all the projects.      ITHACA‐PEAK DEVELOPMENT, LLC      Dylla noted the proposal provides the most parking and the greatest overall number of housing  units ― albeit with the least number of affordable housing units.  It also fully replaces the parking  garage and is fully self‐financed.  But he is not sure if the tower element is particularly desirable in  the downtown area.      Proulx remarked the applicant made significant improvements, compared to its first proposal.  But  the programmatic concept of the mixture of housing units does not seem entirely well thought  through.  The project’s financing package is probably the most viable of all the proposals, since it  does not rely so much on public funding.  He also likes the flexibility associated with the parking  component.    Ackerman agreed the applicant improved the project by increasing the number of affordable  housing units, but it still remains the weakest application by far in that respect; and considerable  pressure was required by the Committee to achieve that.      Lewis asked if the applicant reached out to INHS (or similar organization), as the other applicants  did.  Bohn replied it did initially reach out to INHS, but ultimately decided it would manage the  affordable housing component itself, although it would be required to work with the IURA or  another organization to ensure compliance.    Lewis asked if there is any more information about how the applicant has managed housing in  other projects.  Bohn replied he did not follow up with the applicant about that particular issue,  although that would be a part of the negotiation process.    NEWMAN DEVELOPMENT GROUP, LLC & VISUM DEVELOPMENT GROUP, LLC      Proulx noted the project’s community benefit component is strong, even though the affordable  housing units are smaller.  The workforce housing component also appears to fill a need and the  treatment of the eastern portion of the parking garage is good.  He is concerned the project  requires additional funding sources, which could be a potential risk.  Although the project’s overall  financing plan is fairly strong, there is some question about the feasibility of obtaining the 9% Low‐ Income Housing Tax Credits (LIHTC) financing, which could delay or even eliminate the affordable  housing component.     Harrick asked if there is any more information about the likelihood of the project’s receiving the  9% Low‐Income Housing Tax Credits (LIHTC) funding.  Bohn replied INHS has a strong record in  that respect, but it is a highly competitive process, so there are no assurances.    IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 11 of 12        Harrick remarked the project is the most versatile, which is positive, although perhaps more  difficult to assess.  It contains many desirable components and the applicant is local.     Ackerman noted she does not like the project’s large scale and would prefer to see a less imposing  design.  She is also concerned about the separation of the affordable and non‐affordable housing  components.  The project does, however, address many of the items the IURA has been looking  for.    Bohn clarified the applicant did commit to ensuring that the affordable and non‐affordable  housing units would be identical in function and appearance.    Smith asked if there would be separate entrances to the affordable and non‐affordable housing  components.  Bohn replied, yes.  The affordable housing component is required to be free‐ standing and operationally independent, so it needs to have its own entrance.    Dylla indicated he liked the art park community space, as well as the air rights for a conference  center space.  On the other hand, the building’s massing seems overwhelming.  He likes the local  nature of the development team; and the project does satisfactorily address the affordable  housing and parking components.      The Committee proceeded to rank the applications (including those of absent Committee  member, Charles Hamilton), as follows:        Proulx suggested it will be important to convey some of the Committee’s qualitative observations  and assessments to the IURA Board, and not merely the numeric scores.  He asked if there is any  consensus on the desirability of the conference center.  IURA EDC Meeting Minutes  September 14, 2018  Page 12 of 12        Harrick responded she personally supports the conference center concept, but there seems to be  conflicting information about whether it would genuinely be a net benefit to the community.  As a  result, it has been more difficult to evaluate the projects.      Ackerman asked what timeframe is associated with the phase 2 conference center study.  Knipe  replied it would begin on November 1st, 2018 and should be completed in 3 months.     V. Other Business  A. IURA Loan & Lease Payments Report: August 2018  Bohn noted the all lease and loan payments are current, except the Finger Lakes School of  Massage loan payment.    B. Staff Report  None.    VI. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 3:52 P.M.    — END —     Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.