Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAED-2018-01-09Approved: 3/27/18  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 MEETING MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Economic Development Committee (EDC)  3:30 P.M., Tuesday, January 9, 2018  Common Council Chambers, City Hall, Ithaca, NY    Present:  Chris Proulx, Chair; Doug Dylla, Vice‐Chair; Leslie Ackerman; Heather Harrick  Excused:  Charles Hamilton  Vacancies:  1  Staff:  Nels Bohn; Charles Pyott  Guests:  Carrie Berman, Tompkins Community Action    Lynn Truame, Ithaca Neighborhood Housing Services (INHS)    I. Call to Order   Chair Proulx called the meeting to order at 3:31 P.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: November 7, 2017  Dylla moved, seconded by Ackerman, to approve the November 7, 2017 minutes, with one minor  modification.  Carried Unanimously 3‐0.    V. New Business  1. CD‐RLF ― Request from Tompkins Community AcƟon, Inc. (“TCAction”) for Supplemental Loan  Assistance for Harriet Giannelis Child Care Center Project at 661‐701 Spencer Rd.  Bohn explained that the IURA previously approved a loan for 2017 Project #9, “Harriet Giannelis  Child Care Center,” which required creation of at least five full‐time equivalent (FTE) positions, for  low‐ and moderate‐income persons.  At that time, the IURA was not aware of the additional cost  for relocating TCAction’s offices, for which TCAction has now asked for IURA assistance.  Bohn  noted the loan underwriting indicates TCAction should have enough Head Start funding to support  the loan.  TCAction has only limited collateral to offer to secure the loan in the form of contents of  the building.  While their initial purchase price approximates the loan amount, their collateral  value falls well short of the loan amount in a default scenario.    Ithaca Urban Renewal Agency IURA EDC Meeting Minutes  January 9, 2018  Page 2 of 9    Bohn noted that mitigating this collateral risk is the consistent history of Head Start funding to TTC  and their ability to absorb loan payments from operating expenses in the event of reduced project  income.  He recommended approving the loan.     (Harrick arrived at 3:36 p.m.)    Dylla asked why the relocation cost was not anticipated.  Berman replied that TCAction was led to  believe by its contractor that it would be able to remain in the building during construction.  It  subsequently became apparent that only a few TCAction staff would be able to do so.  Most staff,  as well as TCAction’s clients, were not able to remain in the building, due to construction noise,  activity, and environmental/safety concerns.      Dylla noted the proposed 20‐year term seems somewhat protracted for a $90,000 loan.     Berman responded that TCAction would certainly be amenable to a shorter loan term.  A 10‐year  term should be feasible.    Dylla moved, seconded by Ackerman:    Loan Assistance to Tompkins Community Action, Inc. (Activity #23, 2017 Action Plan)    WHEREAS, on October 18, 2017, Tompkins Community Action, Inc. (TCA) applied for a $90,960  loan for unanticipated relocation expenses associated with construction of the $2,100,000  Harriet Giannelis Child Care Center at 661‐701 Spencer Rd., Ithaca, NY; and     WHEREAS, the HGCCC will provide five Early Head Start classrooms serving 48 low‐income  children and their families, and     WHEREAS, the primary objective of the Community Development Revolving Loan Fund (CD‐ RLF) is provision of direct financing for economic development activities that create  employment opportunities, facilitate the expansion of business activity within the City of  Ithaca and expand the commercial and industrial tax base, and    WHEREAS, approximately $145,000 in miscellaneous funds received after close‐out of projects  undertaken with Urban Development Action Grants (UDAGs) are administered by the IURA  and are eligible to be used for a wide variety of community development activities including  child care centers and relocation expenses, and    WHEREAS, a total of three (3) new jobs are projected to be created as a result of requested  financial assistance, and    WHEREAS, TCA is a certified living wage employer, and    IURA EDC Meeting Minutes  January 9, 2018  Page 3 of 9    WHEREAS, the proposed uses of project funds are:    $84,200 Property acquisition   $1,774,470 Construction    $153,530 Fees/Soft costs   $90,960 Relocation expenses   $2,103,160 Total, and    WHEREAS, the proposed sources of project funds are:   $1,325,000 NYS Community Investment Fund (CIF)   $603,000 Bank    $84,200  IURA property acquisition   $90,960 IURA relocation     $2,103,160 Total, and    WHEREAS, the applicable CDBG public benefit standard for economic development projects  requires at least one full‐time equivalent (FTE) job be created for every $35,000 of loan  assistance, and    WHEREAS, the project will generate at least three (3) additional FTE jobs, resulting in $30,320  of loan assistance per beneficiary thereby satisfying the public benefit test, and    WHEREAS, the CD‐RLF establishes the maximum amount of financing for non‐retail businesses  at $150,000 unless a project will result in extraordinary degree of public benefit, and    WHEREAS, the project satisfies all eligibility requirements of the Economic Development Policy  Guidelines and Operating Plan (ED Operating Plan) if CDBG funds are not used to fund the  economic development activity; and    WHEREAS, CDBG regulations limit eligible uses of CDBG funds for economic development loans  to nonprofit entities to the following:   acquisition,   construction,   rehabilitation,   reconstruction, or   installation of commercial or industrial buildings or structures and other related real  property equipment and improvements, and    WHEREAS, relocation assistance is a not an eligible CDBG use for economic development  activities carried out by a non‐profit, and     WHEREAS, a day care center serving low‐income children is eligible for CDBG funding as a  public facility activity, so the project may be allocated CDBG program income funds if the FY  2017 Action Plan is formally amended to establish a new activity, which amendment requires a  public hearing and Common Council approval, and   IURA EDC Meeting Minutes  January 9, 2018  Page 4 of 9      WHEREAS, as project funding for relocation assistance is classified at 24 CFR 58.35(b)(3) as a  categorically excluded activity not subject to federal laws listed at 58.5, therefore the activity  requires no further environmental review under the National Environmental Protection Act  (NEPA), and     WHEREAS, the City of Ithaca Planning and Development Board issued a negative declaration  on 11/22/16 finding that the project will not have a significant impact on the environment  pursuant to the City of Ithaca Environmental Quality Review Ordinance and therefore is not  subject to further local environmental review, and    WHEREAS, at their January 9, 2018 meeting, the IURA Economic Development Committee  reviewed the loan application, a credit analysis prepared by IURA staff  and applicable  provisions of the IURA Economic Development Policy Guidelines and Operating Plan, and  recommend the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby find the requested relocation assistance a reasonable and  appropriate project expense and approves a loan in accordance with the loan application,  subject to the following terms:     Borrower:  Tompkins Community Action, Inc.       Loan Amount: Up to $90,960        Project:  Relocation expenses associated with the construction of  the Harriet Giannelis Day Care Center, located at 661‐701  Spencer Rd., Ithaca, NY.             Total Project Cost: $2,103,160        Projected Use of IURA  Funds:   Temporary relocation expenses for TCA operations        Term: 120 months (10 years)        Amortization Term:  120 months        Interest Rate: 2.5% annually         Repayment:  Level monthly payments of principal and interest to fully  amortize the loan over 240 months (approximately  $857.50/month).     IURA EDC Meeting Minutes  January 9, 2018  Page 5 of 9          Loan Collateral: 1. Security lien on tangible personal property of the  Harriet Giannelis Day Care Center, including but not  limited to furnishings, kitchen equipment and  movable playground equipment located at 661‐701  Spencer Rd., Ithaca, NY.           Personal Guarantor(s): Not applicable        Job Creation  Requirement:   Creation of a minimum of three (3) FTE employment  positions of which at least 51% must be held by low‐ and  moderate‐income persons.       Reporting:  1. Annual submission of audited financial statements.    2. Quarterly IURA job reporting.  3. Documentation of project match funding.  And be it further,    RESOLVED, that the initial source of loan funds shall be miscellaneous income derived from  miscellaneous funds derived from closed‐out Urban Development Action Grant (UDAG)  projects, and be it further    RESOLVED, that the IURA hereby recommends to the City of Ithaca Common Council a  substantial amendment to the FY 2017 Action Plan to allocate $90,960 to the Harriet Giannelis  Early Head Start Day Care Center project, a CDBG‐eligible public facility serving 48 low‐income  children, with funds to be derived from the Community Development Revolving Loan Fund  (CD‐RLF), and be it further    RESOLVED, that upon Common Council approval of an Amendment to the FY2017 Action Plan  to establish a new funded activity for the day care facility, CDBG program income from the CD‐ RLF shall be allocated to fund the loan, and be it further    RESOLVED, that should the Action Plan amendment not be approved, UDAG funds shall serve  as the permanent funding source for the loan, and    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of IURA legal counsel, is hereby  authorized to execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution.     Carried Unanimously 4‐0    2. Loan Pipeline Report   Bohn reported that IURA staff has been discussing a potential ownership transition with IURA  lessee Precision Filters, Inc., which has now been placed on hold for a while.  Staff also expects  one of the Downtown Ithaca Alliance (DIA)’s “Race for the Space” participants to possibly apply for  IURA loan assistance.    IURA EDC Meeting Minutes  January 9, 2018  Page 6 of 9      Proulx remarked he would like a future agenda to include a continuation of the Committee’s  discussion of how to more effectively package and promote IURA loans.      3. Remote Meeting Participation by Committee Members ― Discussion  Proulx explained that he asked that Committee members be given the opportunity to discuss  remotely participating in meetings, if they choose, when they happen to be traveling.  Bohn  replied that as a public benefit corporation the IURA is governed by New York State open meeting  laws, which appear to include very few exceptions to the requirement to have a quorum of  physically present board/committee members.  He would certainly be willing to investigate the  issue further.  The City Attorney’s Office may also know of legal opinions that would clarify the  exact legal requirements.    Bohn responded that another option to ensure future quorums would be to recruit more IURA  Committee members.  The Mayor has the flexibility to increase the size of IURA Committees.   Seven Committee members, for example, may be a reasonable number.    VI. Other Business  1. CDBG Relocation Assistance Policy  Harrick moved, seconded by Ackerman:    CDBG Optional Relocation Assistance Policy    WHEREAS, CDBG funds may be used for relocation payments and assistance to displaced  persons, including:    Individuals;   Families;   Businesses;   Non‐profit organizations; and   Farms,  where required under section 570.606 of the regulations, and    WHEREAS, CDBG funds may be used for optional relocation payments and assistance to the  above entities displaced by an activity that is not subject to the requirements of section  570.606, which may include temporary relocation assistance or payments at levels higher than  those required, and    WHEREAS, the CDBG grantee may make such optional relocation assistance only upon the  basis of a written determination that such payments and assistance are appropriate and only if  the grantee adopts a written policy available to the public setting forth the relocation  payments and assistance it elects to provide, and    WHEREAS, the written policy must also provide for equal payments and assistance within each  class of displaces, and  IURA EDC Meeting Minutes  January 9, 2018  Page 7 of 9      WHEREAS, at their January 9, 2018 meeting, the IURA Economic Development Committee  reviewed this matter and recommends the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the CDBG Optional Relocation Assistance Policy,  dated January 9, 2017.    Carried Unanimously 4‐0      CDBG Optional Relocation Assistance Policy  Ithaca Urban Renewal Agency    §570.606 of Community Development Block Grant (CDBG) regulations require a grantee to adopt a  written policy setting forth any optional relocation payments and assistance it elects to provide  and provide for equal payments and assistance within each class of displacees.  Such optional  relocation assistance does not impact required relocation assistance required under §570.606.    CDBG funds may be used for optional relocation payments and assistance to displaced “persons”  in the following classes:    Individuals,   Families,   Businesses,   non‐profit organizations, and   farms.    The IURA hereby establishes the following guidelines for providing optional relocation payments  to displaced individuals, families, businesses, non‐profit organizations, and farms displaced by a  CDBG‐eligible activity:     1. Eligible Activity – Relocation activities must comply with the national objectives of the  CDBG program by satisfying the low/moderate income persons benefit test, either based  on the re‐use of the property (the displacing project) or the income of the recipients of  relocation assistance.     2. Assistance is Discretionary – Available CDBG funds are insufficient to meet all funding  requests.  The IURA reserves the right to approve or deny any request for optional  relocation assistance at its sole discretion.     3. Duration of Assistance ‐ Assistance shall be limited to temporary relocation assistance only.   Assistance shall generally be limited to no more than 18 months unless the IURA extends  the duration based on a determination that an extension is reasonable and appropriate.   IURA EDC Meeting Minutes  January 9, 2018  Page 8 of 9      4. Eligible Expenses ‐ Eligible expenses are those relocation expenses authorized under the  Uniform Relocation Act (49 CFR part 24) and further described in HUD Handbook 1378, as  amended.  In general eligible relocation expenses include actual reasonable out‐of‐pocket  expenses incurred in connection with the temporary relocation.  For residential  relocations, such eligible costs include the cost of moving to and from temporary quarters  and the increase in monthly rent and utility costs.  For non‐residential relocations, such  eligible expenses include moving costs, reestablishment expenses, and the increase in  monthly rent and utility costs.     5. Form of Assistance – The following classes of displacees shall be eligible for grant  assistance to reimburse eligible expenses:   involuntarily displaced individuals,   Involuntarily displaced families,   Involuntarily displaced businesses owned by low/moderate income persons, and   Involuntarily displaced farms owned by low/moderate income persons.  Relocation assistance to all other classes of displacees shall be provided in the form of a  loan for projected eligible relocation expenses.     6. Each displaced person or entity within a class shall be treated equally regarding optional  relocation assistance.      7. Reasonable and appropriate – The relocation assistance provided shall be determined to  be reasonable and appropriate.   2. Restore NY Grant Application Report  Bohn announced that the City submitted its $1M Restore New York Round 5 grant application,  which includes four properties at 121‐123 W. State Street and 108‐114 W. Green Street  (collectively known as the “100s West” project); and 310 W. State Street.  He also noted that  Restore New York Round 4 grant recipient, PPM Homes, recently determined it could not build the  originally proposed two stories of housing for its 413‐415 W. Seneca Street project, since the  subsurface conditions would not support an overbuild.  The new proposal to reconstruct the  building should meet virtually all the original project goals.      3. Green Street Garage Redevelopment ― RFP Report  Bohn noted the deadline for submission of proposals to redevelop the Green Street Parking  Garage was extended by 30 days, to February 23, 2018, to allow developers sufficient time to  generate complete proposals.      Proulx noted the Committee agreed to use its March 13, 2018 meeting to present the proposals to  the public and solicit public comments.  He suggested IURA Board members may also want to  participate in the meeting (as well as other stakeholders, like Common Council, the Downtown  Ithaca Alliance, and community groups).  IURA EDC Meeting Minutes  January 9, 2018  Page 9 of 9      4. NYS Consolidated Funding Application (CFA) Awards Report  Bohn reported that several CFA projects were funded in Tompkins County, including the Tompkins  County Heritage Cultural Visitor Center, the Cornell Engineering and Physical Sciences Incubator  Plus, the Finger Lakes Land Trust, and the Kitchen Theatre Company.    5. IURA Loans, Grants, & Leases Financial Summary: November 2017  Bohn reported all loan repayments are on schedule (except e2e Materials, as anticipated).  The  State Theatre was originally past due one month, but it is now current.  Diane’s Downtown Auto  was also one month late.  All IURA leases are current.  2017 projects have now been added to the  Grants Summary.      6. Staff Report   Bohn encouraged Committee members to review the 2018 Action Plan Schedule.    Bohn noted the Contracts Monitor drafted an IURA loan program brochure, which can serve as a  starting point to develop more effective marketing materials for IURA loans.    Ackerman suggested making the introductory language on the brochure simpler and ‘snappier’.    Harrick proposed reducing and simplifying the brochure, so it fits onto a postcard‐sized mailer.    Dylla recommended asking the City Chamberlain’s Office to include IURA loan program  information in the tax or utility bills it mails out.    Proulx suggested asking the City’s incoming Deputy Director for Economic Development Tom  Knipe to participate in an upcoming Committee meeting.  Bohn indicated he would invite him.    VIII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 4:58 P.M.    — END —     Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.