Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2018-01-25Approved: 2/22/18  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, January 25, 2018    Members: Tracy Farrell, Vice‐Chair; Chris Proulx; Karl Graham; Laura Lewis (Common Council  Liaison)   Excused: Mayor Svante Myrick, Chair; Eric Rosario  Staff:  Nels Bohn; JoAnn Cornish; Anisa Mendizabal; Charles Pyott  Guests: None    I. Call to Order   Vice‐Chair Farrell called the meeting to order at 8:30 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  No changes were made to the agenda.      III. Public Comment   None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: December 21, 2017  Proulx moved, seconded by Lewis, to approve the December 21, 2017 meeting minutes, with no  modifications.    Carried Unanimously 3‐0    V. Economic Development Committee (EDC) Report  A. CD‐RLF, Request from Tompkins Community Action, Inc. for Supplemental Loan Assistance for Harriet  Giannelis Child Care Center Project at 661‐701 Spencer Rd.   Proulx explained that the proposed resolution will enable the IURA to provide supplemental financial  assistance to Tompkins Community Action (“TCAction”).  TCAction initially believed it would be able to  remain at its principal office address, while the building is being reconstructed.  That turned out not to  be the case, resulting in a significant unanticipated cost of leasing a temporary space.  The loan would  cover a 10‐year term, which TCAction indicates it is comfortable with.  The IURA will need to amend its  policies so relocation assistance is an appropriate use of funds.    Bohn indicated the project is creating jobs and meets the public benefit test.  TCAction has a strong  long‐term balance sheet, as a result of its Head Start funding, to be able to repay the loan, although  there is very little collateral.  Ithaca Urban Renewal Agency IURA Minutes  January 25, 2018  Page 2 of 11   Bohn explained that CDBG regulations place restrictions on loans to not‐for‐profit organizations and  relocation assistance does not qualify as an economic development activity; so the proposed resolution  indicates the loan would be made from the IURA’s Urban Development Action Grant (UDAG) funds in  the first instance.  The resolution directs staff to seek Common Council approval of an amendment to  the Action Plan to authorize use of CDBG program income as the funding source for the loan.   If  approved by Common Council, UDAG funds will be preserved for other projects.    Moved by Proulx, seconded by Graham:    Loan Assistance to Tompkins Community Action, Inc. (Activity #23, 2017 Action Plan)    WHEREAS, on October 18, 2017, Tompkins Community Action, Inc. (TCA) applied for a $90,960 loan  for unanticipated relocation expenses associated with construction of the $2,100,000 Harriet  Giannelis Child Care Center at 661‐701 Spencer Rd., Ithaca, NY; and    WHEREAS, the HGCCC will provide five Early Head Start classrooms serving 48 low‐income children  and their families, and    WHEREAS, the primary objective of the Community Development Revolving Loan Fund (CD‐RLF) is  provision of direct financing for economic development activities that create employment  opportunities, facilitate the expansion of business activity within the City of Ithaca and expand the  commercial and industrial tax base, and    WHEREAS, approximately $145,000 in miscellaneous funds received after close‐out of projects  undertaken with Urban Development Action Grants (UDAGs) are administered by the IURA and are  eligible to be used for a wide variety of community development activities including child care  centers and relocation expenses, and    WHEREAS, a total of three (3) new jobs are projected to be created as a result of requested  financial assistance, and    WHEREAS, TCA is a certified living wage employer, and    WHEREAS, the proposed uses of project funds are:  $84,200   Property acquisition  $1,774,470  Construction  $153,530  Fees/Soft costs  $90,960   Relocation expenses  $2,103,160  Total, and    WHEREAS, the proposed sources of project funds are:  $1,325,000  NYS Community Investment Fund (CIF)  $603,000  Bank  $84,200   IURA property acquisition  $90,960   IURA relocation  IURA Minutes  January 25, 2018  Page 3 of 11 $2,103,160 Total, and    WHEREAS, the applicable CDBG public benefit standard for economic development projects  requires at least one full‐time equivalent (FTE) job be created for every $35,000 of loan assistance,  and    WHEREAS, the project will generate at least three (3) additional FTE jobs, resulting in $30,320 of  loan assistance per beneficiary thereby satisfying the public benefit test, and    WHEREAS, the CD‐RLF establishes the maximum amount of financing for non‐retail businesses at  $150,000 unless a project will result in extraordinary degree of public benefit, and    WHEREAS, the project satisfies all eligibility requirements of the Economic Development Policy  Guidelines and Operating Plan (ED Operating Plan) if CDBG funds are not used to fund the  economic development activity; and    WHEREAS, CDBG regulations limit eligible uses of CDBG funds for economic development loans to  nonprofit entities to the following:   acquisition,   construction,   rehabilitation,   reconstruction, or   installation of commercial or industrial buildings or structures and other related real property  equipment and improvements, and    WHEREAS, relocation assistance is a not an eligible CDBG use for economic development activities  carried out by a non‐profit, and    WHEREAS, a day care center serving low‐income children is eligible for CDBG funding as a public  facility activity, so the project may be allocated CDBG program income funds if the FY 2017 Action  Plan is formally amended to establish a new activity, which amendment requires a public hearing  and Common Council approval, and    WHEREAS, as project funding for relocation assistance is classified at 24 CFR 58.35(b)(3) as a  categorically excluded activity not subject to federal laws listed at 58.5, therefore the activity  requires no further environmental review under the National Environmental Protection Act (NEPA),  and    WHEREAS, the City of Ithaca Planning and Development Board issued a negative declaration on  11/22/16 finding that the project will not have a significant impact on the environment pursuant to  the City of Ithaca Environmental Quality Review Ordinance and therefore is not subject to further  local environmental review, and    IURA Minutes  January 25, 2018  Page 4 of 11 WHEREAS, at their January 9, 2018 meeting, the IURA Economic Development Committee reviewed  the loan application, a credit analysis prepared by IURA staff and applicable provisions of the IURA  Economic Development Policy Guidelines and Operating Plan, and recommend the following; now,  therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby find the requested relocation assistance a reasonable and  appropriate project expense and approves a loan in accordance with the loan application, subject  to the following terms:    Borrower:   Tompkins Community Action, Inc.  Loan Amount:    Up to $90,960  Project: Relocation expenses associated with the construction of the  Harriet Giannelis Day Care Center, located at 661‐701 Spencer Rd.,  Ithaca, NY.  Total Project Cost:    $2,103,160  Projected Use of IURA Funds:  Temporary relocation expenses for TCA operations  Term:    120 months (10 years)  Amortization Term:  120 months  Interest Rate:    2.5% annually  Repayment:  Level monthly payments of principal and interest to fully amortize  the loan over 240 months (approximately $857.50/month).  Loan Collateral: 1. Security lien on tangible personal property of the Harriet  Giannelis Day Care Center, including but not limited to furnishings,  kitchen equipment and movable playground equipment located at  661‐701 Spencer Rd., Ithaca, NY.  Personal Guarantor(s):    Not applicable  Job Creation Requirement: Creation of a minimum of three (3) FTE employment positions of  which at least 51% must be held by low‐ and moderate‐income  persons.  Reporting:   1. Annual submission of audited financial statements.  2. Quarterly IURA job reporting.  3. Documentation of project match funding.    And be it further,    RESOLVED, that the initial source of loan funds shall be miscellaneous income derived from  miscellaneous funds derived from closed‐out Urban Development Action Grant (UDAG) projects,  and be it further    RESOLVED, that the IURA hereby recommends to the City of Ithaca Common Council a substantial  amendment to the FY 2017 Action Plan to allocate $90,960 to the Harriet Giannelis Early Head Start  Day Care Center project, a CDBG‐eligible public facility serving 48 low‐income children, with funds  to be derived from the Community Development Revolving Loan Fund (CD‐RLF), and be it further  IURA Minutes  January 25, 2018  Page 5 of 11   RESOLVED, that upon Common Council approval of an Amendment to the FY2017 Action Plan to  establish a new funded activity for the day care facility, CDBG program income from the CD‐RLF  shall be allocated to fund the loan, and be it further    RESOLVED, that should the Action Plan amendment not be approved, UDAG funds shall serve as  the permanent funding source for the loan, and    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of IURA legal counsel, is hereby authorized  to execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 3‐0    B. CDBG Optional Relocation Assistance Policy    Moved by Proulx, seconded by Graham:    CDBG Optional Relocation Assistance Policy    WHEREAS, under 24 CFR §570.606 certain persons displaced by an activity assisted with CDBG  funds must be offered relocation payments, and    WHEREAS, CDBG regulations define displaced persons broadly to include:  • individuals  • families  • businesses  • non‐profit organizations, and  • farms, and    WHEREAS, CDBG funds may also be used for optional relocation payments and assistance to the  above entities displaced by an activity that is not subject to the requirements of section 570.606,  which may include temporary relocation assistance or payments at levels higher than those  required, and    WHEREAS, the CDBG grantee may make such optional relocation assistance only upon the basis of a  written determination that such payments and assistance are appropriate and only if the grantee  adopts a written policy available to the public setting forth the relocation payments and assistance  it elects to provide, and    WHEREAS, the written policy must also provide for equal payments and assistance within each class  of displacees, and    WHEREAS, at their January 9, 2018 meeting, the IURA Economic Development Committee reviewed  this matter and recommends the following; now, therefore, be it  IURA Minutes  January 25, 2018  Page 6 of 11   RESOLVED, that the IURA hereby adopts the CDBG Optional Relocation Assistance Policy, dated  January 9, 2018.  Carried Unanimously 3‐0    CDBG Optional Relocation Assistance Policy  Ithaca Urban Renewal Agency  §570.606 of Community Development Block Grant (CDBG) regulations require a grantee to adopt a  written policy setting forth any optional relocation payments and assistance it elects to provide and  provide for equal payments and assistance within each class of displacees. Such optional relocation  assistance does not impact required relocation assistance required under  §570.606.    CDBG funds may be used for optional relocation payments and assistance to displaced  “persons” in the following classes:  • individuals  • families  • businesses  • non‐profit organizations, and  • farms.    The IURA hereby establishes the following guidelines for providing optional relocation payments  to displaced individuals, families, businesses, non‐profit organizations, and farms displaced by a  CDBG‐eligible activity:    1.   Eligible Activity – Relocation activities must comply with the national objectives of the  CDBG program by satisfying the low/moderate income persons benefit test, either based  on the re‐use of the property (the displacing project) or the income of the recipients of  relocation assistance.    2.   Assistance is Discretionary – Available CDBG funds are insufficient to meet all funding  requests. The IURA reserves the right to approve or deny any request for optional  relocation assistance at its sole discretion.    3.   Duration of Assistance ‐ Assistance shall be limited to temporary relocation assistance only.   Assistance shall generally be limited to no more than 18 months unless the IURA extends  the duration based on a determination that an extension is reasonable and appropriate.    4.   Eligible Expenses ‐ Eligible expenses are those relocation expenses authorized under the  Uniform Relocation Act (49 CFR part 24) and further described in HUD Handbook 1378.  In general eligible relocation expenses include actual reasonable out‐of‐pocket expenses  incurred in connection with the temporary relocation. For residential relocations, such  IURA Minutes  January 25, 2018  Page 7 of 11 eligible costs include the cost of moving to and from temporary quarters and the increase in  monthly rent and utility costs. For non‐residential relocations, such eligible expenses include  moving costs, reestablishment expenses, and the increase in monthly rent and utility costs.    5.   Form of Assistance – The following classes of displacees shall be eligible for grant  assistance to reimburse eligible expenses:  • involuntarily displaced individuals,  • Involuntarily displaced families,  • Involuntarily displaced businesses owned by low/moderate income persons, and  • Involuntarily displaced farms owned by low/moderate income persons.  Relocation assistance to all other classes of displacees shall be provided in the form of a loan  for projected eligible relocation expenses.    6.   Each displaced person or entity within a class shall be treated equally regarding optional  relocation assistance.    7.   Reasonable and appropriate – The relocation assistance provided shall be determined to be  reasonable and appropriate.        C. Committee Chairperson Report  Proulx noted the deadline for RFP responses to the Green Street Garage Development Project was  extended.  The Committee will review all the applications at its March 13, 2018 meeting, which all IURA  Board members are invited to attend.  At its last meeting, the Committee discussed a variety of means to  promote and publicize the meeting as much as possible, given the project’s large impact and high degree  of public interest.      Proulx noted the Committee also continues to work on reformulating and marketing IURA loan programs,  including creating a brochure or other promotional materials.    VI. Neighborhood Investment Committee (NIC) Report  A. Technical Correction to Promissory Note for 210 Hancock Street Loan to INHS (Project #1, 2015)  Graham reported the proposed resolution makes a minor technical correction to the Promissory Note,  regarding how late fees are calculated.  Late fees should have been calculated as 5% of the monthly  payment, but the wording of the Promissory Note calculated it on the basis of the annual payment, which  could be significant difference.      Moved by Graham, seconded by Proulx:    Project #1 – 210 Hancock (AcƟon Plan 2015) ― Technical Correction to Promissory Note    WHEREAS, Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) provided Ithaca Neighborhood Housing Services  (INHS) with $120,000 in financial assistance in the form of a construction loan on June 30, 2016 to  support Action Plan 2016 Project #1 – 210 Hancock, and  IURA Minutes  January 25, 2018  Page 8 of 11   WHEREAS, an error in the language of the Promissory Note between IURA and INHS results in incorrect  calculation of the late fees imposed as five percent (5%) of total annual payment instead of five  percent of total monthly payment, and    WHEREAS, this matter has been reviewed and by the Neighborhood Investment Committee of the  IURA who recommends the following; now therefore, be it    RESOLVED, that the Ithaca Urban Renewal Agency approves a correction to the executed promissory  note for the construction loan of Project #1 – 210 Hancock (Action Plan 2015) to establish late fees to  be calculated at 5% of the total monthly payment due.    Carried Unanimously 3‐0    B. Assessment of Fair Housing (AFH) Discussion ― Review Goals #6 & #7  Graham noted the IURA Board should continue its review and discussion of the report’s goals.    Goal 6  “Address policies and practices that result in displacement, eviction of, and/or lack of housing support for  victims of domestic violence, sexual assault, and stalking.”    Graham explained that the concern being addressed by the goal is to ensure renters faced with stalking or  domestic violence have the ability to call police without fear of eviction.  One of the ways this could be  done is to educate landlords, which some non‐profit organizations have experience doing.  The other issue  would be enforcement, which would be more difficult.    Farrell asked if there is any available data on the incidence of the problem.  Mendizabal replied she  believes The Advocacy Center has some information she could obtain.  The Violence Against Women Act of  1994 (VAWA) also includes rules that landlords should be aware of.     Goal 7  “Create an Affirmatively Furthering Fair Housing‐directed goal within the 2018‐2023 Consolidated Plan.”    Graham remarked that fair housing education, enforcement, and subsidized/affordable housing are all  goals the IURA would want to fund.  He suggested each annual Action Plan could identify the IURA’s  priorities up‐front, so applicants are aware of them before submitting applications.  Alternatively, the IURA  could simply operate as it has been, review project applications as they are submitted, and apply its  priorities during the review process, since it may not want to risk discouraging innovative ideas for projects  that would be valuable to the community.    Proulx supported the concept of identifying priorities in advance, but that should be done as transparently  as possible, including details of what an ideal project would look like.  The IURA should continue to stress  to applicants that they should be regularly looking for other funding sources.    Farrell noted if the IURA decides to identify its funding priorities up‐front, it should have serious  substantive discussions, before the annual Action Plan application process is underway.    IURA Minutes  January 25, 2018  Page 9 of 11   C. Committee Chairperson Report  Graham reported that the Committee reviewed the 2016 Consolidated Annual Performance and  Evaluation Report (CAPER), which contains the IURA’s goals, units of measure, and percentages of goal  completion.  It is a good means of identifying the effectiveness of IURA programs.    Farrell responded that the only issue she personally had with the CAPER is that it reports on a strict  interpretation of measurable outcomes (e.g., number of affordable housing units); however, the IURA’s  overall impact is arguably greater, since it provides funding to projects that provide more affordable  housing units than are captured in the report.  IURA funding commitments allow some projects to obtain  Low‐Income Housing Tax Credits (LIHTC), which they may not otherwise have obtained; so the IURA’s  leverage is an important factor.    Bohn replied IURA staff could certainly try and capture more of that kind of information.    Proulx added the IURA could take the same approach with economic development projects.  It would also  be useful if the CAPER could serve to establish a common baseline of outcomes with which to compare  future funding applications, since some applications contain ambiguous measurable outcomes.   Graham noted today’s agenda packet also includes HUD’s 2016 Annual Community Assessment (ACA)  report for the IURA, which identified no issues or concerns.    Bohn added the ACA is a desk‐monitoring exercise undertaken by HUD.  The recent ACA rated IURA’s  performance as satisfactory, which he believes is the highest rating HUD provides.      VII. Other New/Old Business  A. Review of IURA Financials: December 2017  Bohn reported on the IURA Grants Summary, which includes the IURA’s spend‐down ratio.  HUD requires  the IURA to spend its funds on a timely basis.  Two large projects that need to be have funds expended by  June 1st, 2018 are the Spencer Road Sidewalks Project and the GIAC Wading Pool Expansion Project.  The  IURA will need to spend $120,000 to comply with the requirement, which should be feasible.  The IURA  should also continue to seek creative ways to use its funds, especially the Community Development  Revolving Loan Fund (CD‐RLF).      Proulx stressed that applicants should demonstrate they are ready to spend IURA funds in a timely  manner.  He also observed many of the projects that have historically been slow to expend their funds  have been City of Ithaca projects.    B. IURA Chairperson Report  None.    C. Common Council Liaison Report  None.  IURA Minutes  January 25, 2018  Page 10 of 11   D. Staff Report  Bohn urged IURA Board members to remember to check the 2018 Action Plan Schedule.     Bohn briefly presented the following draft 2017 Affordable Rents & For‐Sale Housing report.        IURA Minutes  January 25, 2018  Page 11 of 11   VIII. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 9:50 A.M.    — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.