Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2017-02-17Approved: 4/20/17  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, February 17, 2017  Third Floor Conference Room, City Hall, Ithaca, NY    Present:     Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather  Excused:    David Whitmore  Vacancy:    1  Staff:   Nels Bohn, Charles Pyott  Guests:     None    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:40 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  Cummings asked Bohn for a staffing/personnel update and an update on the status of  Southside Community Center.  There were no objections.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: January 20, 2017  Cummings moved, seconded by Schlather, to approve the January 20, 2017 meeting  minutes, with no modifications.  Carried Unanimously 3‐0    V. New Business  A. Procurement of Independent Contractors  1. Legal Services   Bohn explained that Geldenhuys typically reviews CDBG, land transaction, and ethical  compliance contracts/issues.  Sulimowicz typically reviews HOME contracts/issues.   Ruswick typically reviews HOME and tax‐credit contracts/issues.    Ithaca Urban Renewal Agency IURA GC Minutes  February 17 2017  Page 2 of 8        Rosario observed Sulimowicz proposed a 25% increase in her fee.  Bohn explained that  originally Sulimowicz offered the IURA an introductory rate, since she was not fully  versed in HOME regulations.  If the Committee feels the fee increase is an issue, the  IURA could ask her if she would be willing to graduate the increase over time.  He added  Sulimowicz performs work very similar to Ruswick’s, although she appears to be a little  faster, so that is one benefit of employing her.      Moved by Cummings, seconded by Schlather:    2017 Procurement of Independent Legal Services, Geldenhuys    WHEREAS, the contract for independent legal services with Mariette Geldenhuys,  Attorney‐at‐Law (Geldenhuys) expires on February 28, 2017, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained  in 24 CFR §85.36, the IURA selected Geldenhuys through a Request for Proposals  (RFP) selection process in 2015, and     WHEREAS, whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected  through an initial competitive selection process may be renewed for up to three  additional one‐year terms without undertaking a new competitive selection  process, and     WHEREAS, a proposed 2017 contract would constitute the second one‐year  extension of the base independent consultant contract, and     WHEREAS, Geldenhuys submitted a proposal on January 25, 2017 to continue  providing legal services to the IURA at a maximum billing rate of $210 per hour, a  2.4% increase from the current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services  provided by Geldenhuys, and     WHEREAS, the 2017 IURA budget recommended a total authorized contract  amount of $10,000 for legal services; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute a contract extension for independent contractor legal services  with Mariette Geldenhuys, Attorney and Mediator, at a maximum hourly rate of  $210 per hour with the total amount not to exceed $12,000, and be it further  IURA GC Minutes  February 17 2017  Page 3 of 8      RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds,  and expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the  services were performed.     Carried Unanimously 3‐0    Moved by Schlather, seconded by Cummings:    2017 Procurement of Independent Legal Services, Ruswick    WHEREAS, the contract for independent legal services with Richard P. Ruswick,  Attorney at Law, at Levene Gouldin & Thompson, LLP (Ruswick) expires on February  28, 2017, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained  in 24 CFR §85.36, the IURA selected Ruswick through a Request for Proposals (RFP)  selection process in 2015, and     WHEREAS, whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected  through an initial competitive selection process may be renewed for up to three  additional one‐year terms without undertaking a new competitive selection  process, and     WHEREAS, a proposed 2017 contract would constitute the second one‐year  extension of the base independent consultant contract, and     WHEREAS, Ruswick submitted a proposal on February 8, 2017 to continue providing  legal services to the IURA at a maximum billing rate of $190 per hour, a 2.7%  increase from the current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services  provided by Ruswick, and     WHEREAS, the 2017 IURA budget recommended a total authorized contract  amount of $4,000 for legal services; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute a contract extension for independent contractor legal services  with Richard P. Ruswick at Levene Gouldin & Thompson, LLP, at a maximum hourly  rate of $190 per hour with the total amount not to exceed $4,000, and be it further  IURA GC Minutes  February 17 2017  Page 4 of 8        RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds,  and expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the  services were performed.     Carried Unanimously 3‐0    Moved by Cummings, seconded by Schlather:    2017 Procurement of Independent Legal Services, Sulimowicz    WHEREAS, the contract for independent legal services with Sharon M. Sulimowicz,  Attorney at Law, (Sulimowicz) expires on February 28, 2017, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained  in 24 CFR §85.36, the IURA selected Sulimowicz through a Request for Proposals  (RFP) selection process in 2015, and     WHEREAS, whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected  through an initial competitive selection process may be renewed for up to three  additional one‐year terms without undertaking a new competitive selection  process, and     WHEREAS, a proposed 2017 contract would constitute the second one‐year  extension of the base independent consultant contract, and     WHEREAS, Sulimowicz submitted a proposal on January 23, 2017 to continue  providing legal services to the IURA at a maximum billing rate of $175 per hour, a  25% increase from the current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services  provided by Sulimowicz, and     WHEREAS, the 2017 IURA budget recommended a total authorized contract  amount of approximately $4,000 for legal services; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute a contract extension for independent contractor legal services  with Sharon M. Sulimowicz, Attorney‐at‐Law, at a maximum hourly rate of $175 per  hour with the total amount not to exceed $4,000, and be it further  IURA GC Minutes  February 17 2017  Page 5 of 8        RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds,  and expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the  services were performed.     Carried Unanimously 3‐0    2. Community Development Services Resolution: H. Sicherman & Co., Inc.  Bohn indicated Sicherman acquired business partner as part of his retirement  succession plan: Charles Bell, who has worked on economic development in western  New York.  Sicherman plans to continue providing services on a limited basis.     Cummings noted that since the IURA has been accustomed to working with the  company for a long time and found it reliable, it should just make sure it is comfortable  with Mr. Bell’s work.    Moved by Schlather, seconded by Cummings:    2017 Procurement of Independent Consultant Services, H. Sicherman & Co., Inc.    WHEREAS, the contract for independent professional consulting services with H.  Sicherman & Co., Inc. (Sicherman) expired on February 28, 2015, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained  in 24 CFR §85.36, the IURA selected Sicherman through a Request for Proposals  (RFP) selection process in 2015 to provide technical assistance for development,  administration and implementation of the IURA community development program,  including loan underwriting, and      WHEREAS, whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected  through an initial competitive selection process may be renewed for up to three  additional one‐year terms without undertaking a new competitive selection  process, and     WHEREAS, a proposed 2017 contract would constitute the second one‐year  extension of the base independent consultant contract, and     WHEREAS, Sicherman submitted a proposal on January 23, 2017 to continue  providing community development consulting services to the IURA at a maximum  billing rate of $175 per hour, a 3.4 % increase from the current contract rate, and    IURA GC Minutes  February 17 2017  Page 6 of 8        WHEREAS, loan underwriting services of Ms. Elizabeth Kraus of Sicherman are  offered at a rate of $139 per hour, no change from the current contract rate, and    WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of services provided by  Sicherman, and     WHEREAS, the 2017 IURA budget recommended a total authorized contract  amount of $10,000 for community development consulting services; now,  therefore, be it      RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute a contract extension for independent contractor community  development services with H. Sicherman & Co., Inc. at a maximum hourly rate of  $175 per hour with the total amount not to exceed $10,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds,  and expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the  services were performed.    Carried Unanimously 3‐0    B. Review of Annual IURA Board Self‐Evaluation Survey   Bohn reported that IURA Board members completed the survey.      Rosario observed there only seems to be one outlier response, regarding the IURA’s  meeting its statutory authority.  It was a good use of the newly added comments box.    Schlather remarked the survey still seems deficient in some ways.  Many of the  questions are too general in terms of the response options that are included (e.g.,  totally agree, do not agree).  She suggested there could be a comments box for each  question.  Alternatively, an online survey could be created to provide further  opportunity for comment.    Rosario agreed an online survey would allow people to think about the questions a little  more and elaborate on, or clarify, their responses to certain questions.    IURA GC Minutes  February 17 2017  Page 7 of 8      C. FY2015 City Financial Audit Review  Rosario observed there appears to be nothing particularly new about the auditor’s  comments, compared to prior years.  At the recent IURA Board meeting, the issue of  hiring additional permanent City staff in the Controller’s Office to work on the audit was  brought up.  The common understanding was that Common Council approved the  action in the Mayor’s recommended budget, specifically so the City could make progress  with the timeliness of its audits.  The Mayor confirmed that was the case, but that staff  changes in the Chamberlain’s Office necessitated a reallocation of staff that may  undercut efforts to dedicate more staff time to City audits.      Cummings wondered who in City government has oversight to ensure funds specifically  budgeted for a given purpose are actually employed for that purpose.  Bohn replied that  the City budget is often not detailed enough regarding the purpose of a given set of  funds.     Cummings suggested asking the City’s Chief of Staff how best to ensure that what is in  the City budget is actually secured for the use it was intended for.  Bohn responded that  the Mayor seemed optimistic the City could continue to reduce its audit delays.  He  added that the issue was in fact brought up with the Chief of Staff, who appeared to  take it seriously.  It was emphasized to him that delayed City audits could conceivably  pose a serious problem with the City’s grant applications (e.g., to NYS Empire State  Development).    Rosario suggested the Chief of Staff be invited to a future Committee meeting to discuss  the issue.  Bohn agreed to do so.     VI. Other Business  A. Review of IURA Financials: January 2017  Bohn reported IURA projects are now starting to spend down more of their funds.  INHS  is making rapid progress on 210 Hancock Street and the 202 Hancock Street projects.    Bohn noted the loan report shows three delinquencies; however, two of them are now  current.  The State Theatre remains one month behind.    B. IURA Strategic Planning Update  Bohn reported the IURA and other organizations are still planning to reach out to U.S.  Representative Tom Reed about the current Federal CDBG and HOME budget situation  and invite him to personally see some IURA‐funded projects/programs.  The current  discussion is focusing on how to structure the visit to be most productive.  Cummings  asked if Tompkins Trust Company would be a part of the visit.  Bohn replied, he is not  sure.   ACTION ITEM IURA GC Minutes  February 17 2017  Page 8 of 8        C. 2017 HUD Entitlement Funding Round Report  Bohn reported that the funding application deadline is February 28, 2017.  He has  communicated with 25 people about potential applications.     D. Southside Community Center Update  Bohn reported there has been progress in terms of Southside Community Center.  He  met with Nia Makepeace, chair of the organization’s board, and Nydia Blas, its Interim  Executive Director.  They discussed both the Recycle Ithaca's Bicycles (RIBs) and Building  for the Future programs.  Makepeace and Blas both believe they can produce  documentation of more beneficiaries for the Building for the Future program, which  they had not been able to do.  They expect to produce approximately 25 beneficiaries.   They are also exploring how to proceed with the RIBS program.  Two new volunteers  have recently reinvigorated it.  They have committed to resolving the issue by 3/31/17.     E. Community Development Planner Hiring Update  Bohn reported that the first interviews were conducted for the vacant position.     F. IURA & Common Council Actions of Interest to Committee  None.    VII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 10:12 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.