Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2017-01-20Approved: 2/17/17  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, January 20, 2017  Third Floor Conference Room, City Hall, Ithaca, NY    Present:     Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather  Excused:    David Whitmore  Vacancy:    1  Staff:   Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott  Guests:     None    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:38 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  Cummings indicated she would like to hear an update on IURA personnel matters.   There were no objections.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: October 21, 2016  Schlather moved, seconded by Cummings, to approve the October 21, 2016 meeting  minutes, with three minor modifications.  Carried Unanimously 3‐0    V. New Business  A. Public Authorities Accountability Act Compliance     1. Reaffirm IURA Investment Guidelines  Bohn explained the investment guidelines were generated in order to comply with New  York State’s Public Authorities Accountability Act requirements (e.g., maximizing earned  interest on IURA‐managed funds; annually remitting all interest earned on HUD funds to  U.S. Treasury Department).   Ithaca Urban Renewal Agency IURA GC Minutes  January 20, 2017  Page 2 of 7      Schlather asked if there are any other restrictions to IURA investment (e.g., divestment  from fossil fuel‐producing companies).  Bohn replied, no.    Cummings suggested that may be a good topic of discussion for the IURA Board.  It  would be an opportunity to identify socially responsible investing practices that would  be consistent with the IURA’s mission and the populations it serves.    Rosario volunteered to provide a definition of socially responsible investing to the IURA  Board, accompanied by a draft proposal for amending the IURA’s investment guidelines.    Bohn remarked that HUD regulations governing the use of HUD funds are very strict:  they prohibit investment in stocks and require funds to be invested in interest‐bearing  accounts.    Rosario replied the IURA could at least establish socially responsible investment  guidelines for non‐HUD funds administered by the IURA. .    Bohn noted the IURA has until March 31st, 2017 to submit its investment guidelines to  the New York State Office of the State Comptroller.    Rosario suggested the investment guidelines could be moved and approved in their  current form at this meeting, with the intention of considering modifying them later.    Moved by Schlather, seconded by Cummings:    Reaffirm IURA Investment Guidelines    WHEREAS, on March 25, 2011, the IURA adopted investment guidelines regarding the  investing, monitoring and reporting of funds of the IURA, and    WHEREAS, the Public Authorities Law requires each public benefit corporation to  adopt and annually review and approve such guidelines, and    WHEREAS, the IURA periodically reviews the investment guidelines, and    WHEREAS, at its January 20, 2017 meeting, the IURA Governance Committee  reviewed its investment guidelines and compliance with the guidelines, and  recommends the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby reaffirms the IURA investment guidelines, dated  March 25, 2011.     IURA GC Minutes  January 20, 2017  Page 3 of 7      Carried Unanimously 3‐0    2. Reaffirm IURA Mission Statement     Moved by Cummings, seconded by Schlather:    Reaffirm IURA Mission Statement    WHEREAS, on March 25, 2011, the IURA adopted the following IURA mission  statement:     The Ithaca Urban Renewal Agency secures and manages resources to improve  the social, physical and economic characteristics of the City of Ithaca by  expanding access to quality affordable housing, strengthening neighborhoods  and the local economy, and supporting other community development activities.    WHEREAS, the Public Authorities Law requires each public benefit corporation to  adopt and annually review its mission statement, and    WHEREAS, the IURA periodically reviews its mission statement, and    WHEREAS, at its January 20, 2017 meeting, the IURA Governance Committee  reviewed this matter and recommends the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby reaffirms the IURA mission statement, dated March  25, 2011.      Carried Unanimously 3‐0    3. Annual Self‐Evaluation of IURA Board Performance Form  Cummings observed that every year the Committee discusses possible ways to improve  the evaluation form.    Bohn noted that the evaluation results tend to be very consistent from year to year, and  they are generally positive.    Cummings suggested one simple modification to the form would be to include a section  for Board members to make free‐form remarks (e.g., “Other Comments:”).  There were  no objections.  Bohn indicated he will make that change to the form.    IURA GC Minutes  January 20, 2017  Page 4 of 7      B. HUD Annual Community Assessment Report (8/1/15‐7/31/16) Review  Bohn explained that the Annual Community Assessment Report is a desk‐monitoring  exercise that HUD conducts, based on what the IURA reports to HUD and what it enters  in HUD’s IDIS database.  The most recent assessment identified no major shortcomings,  other than the City of Ithaca’s own late audit.      Bohn noted the report’s reference to timely cash‐reporting (“ensure that program  income recorded in the Federal Cash Transactions Reports is receipted into IDIS in a  timely manner”) refers to the delay between when the IURA tracks program income in  its monthly in‐house accounting system and when it reports that information in IDIS,  which it has been doing on a quarterly basis.  IURA staff will now be changing this  practice in 2017 to report program income on a monthly basis in IDIS (although there  may be occasions when that is not possible, due to heightened staff‐time demands  associated with audits, reports, and other staff‐time constraints).    VI. Other Business  A. Review of IURA Financials: December 2016  Cummings asked what percentage of IURA loans ends up defaulting.  Bohn replied, he  believes between 1‐2%.  The IURA has a strong record in terms of its default rate, partly  because it asks applicants the right questions and it commissions third‐party  underwriting reports.  The IURA’s largest loan defaults have actually been with loans to  non‐profit entities.  The IURA should acknowledge those kinds of applicants represent a  higher risk.    Cummings remarked that IURA loans appear to have higher success rates than IURA  grants.  The Economic Development Committee seems to do a good job of identifying  which applicants are most likely to perform well.     Bohn added that IURA grants appear to have performed better, ever since those  applications started being vetted by IURA committees.  IURA Board members also now  understand that approving fewer applications, and concentrating on the most promising  and effective programs/projects, is a more productive approach than approving a  greater number of applications.    Cummings wondered if there has ever been any discussion for funding mini‐grants.   Bohn replied, no.  The IURA has actually evolved in the opposite direction, generally only  funding applications of more than $10,000 due to and administrative and reporting  demands for each HUD‐assisted project.      IURA GC Minutes  January 20, 2017  Page 5 of 7      Cummings suggested the IURA consider establishing a separate funding process for  smaller ‘micro‐loan’ projects and identifying people best‐situated for effectively  implementing them.      Bohn noted that Federal funding cannot be used for pre‐development expenses or  feasibility studies.       Cummings observed the City’s existing Neighborhood Improvement Incentive Fund  (NIIF) is a good example of a program that could stimulate local activism and innovative  community‐based projects.    Schlather noted she does not see the same level of engagement with NIIF that she used  to.  Bohn responded that the Neighborhood Planner position, which managed that  program, is no longer funded by the City.    Bohn added that the City has begun the process of drafting several neighborhood or  thematic plans (e.g., Waterfront Area Plan, Southside Neighborhood Plan), as part of its  comprehensive planning process, which may help create more community engagement.      Bohn reported that Southside Community Center’s Building for the Future computer  laboratory program has not been moving forward.  There have been serious issues with  it.  The program was originally projected to generate 25 beneficiaries.  While the  computer laboratory was successfully set up, the IURA only has documentation of 4  beneficiaries.  It is significantly underperforming.  Southside Community Center has  requested additional unspent funds for the project, but the IURA has asked it for more  information before considering that request.  Southside Community Center appears to  have experienced reduced staffing levels and considerable turn‐over in leadership.      Schlather asked if the proposal to merge Southside Community Center with GIAC is still  being actively considered.  Bohn replied that the Mayor would be best able to answer  this question.       Cummings suggested identifying someone associated with the City who possesses the  capacity and credibility to work with Southside Community Center to help it resolve its  current predicament.     Rosario noted he believes Common Council Member Seph Murtagh serves as the City’s  liaison to Southside Community Center’s board.     Bohn indicated he will formally notify Southside Community Center that it is not  meeting the terms of its agreement with the IURA.    IURA GC Minutes  January 20, 2017  Page 6 of 7        Bohn reported all other IURA grants are in good standing and the IURA maintains a  reasonable spend‐down ratio.  All IURA loans are now current.     Bohn stated that all IURA lease payments are current, except Southside Community  Center’s Recycle Ithaca's Bicycles (RIBs) program.  The organization originally intended to  address that program’s future as part of its strategic planning process, but that process  was never completed.  It has also been considering relocating the program to alternative  locations, possibly a Clinton Street location.  Coincidentally, Finger Lakes ReUse has  submitted a preliminary plan to build homeless housing on its downtown property,  which would also include a proposal for a recycled bicycle program.    B. City Financial Audit Schedule Report  Bohn announced that the City’s goal is to complete its work on its audit by no later than  August 2017, before it begins its annual budget process which has derailed the audit  process in the past.  The City has made progress in gradually reducing the length of time  it has been delinquent with its audit.  It also plans on retaining an independent  contractor to help it meet the deadline.    Bohn indicated he will ask the City Controller if the City has deployed all the resources it  needs to meet the September 30, 2017 audit deadline.    Rosario recalled that Common Council specifically discussed the audit issue at one of its  budget meetings; and it definitely seemed the City had agreed to hire an additional staff  person to assist in the process.    C. 2017 HUD Entitlement Funding Round Report  Bohn reported that the 2017 HUD Entitlement Funding Round has commenced, starting  with a January 10th, 2017 Call for Proposals.  He has met with 12 people so far about  potential applications.  Two public information sessions have also been held.      D. IURA Strategic Planning Update  Bohn reported an invitation will be extended to New York’s U.S. Congressional  Representative (23rd District) Tom Reed for him to come visit Ithaca.  Both Ithaca  Neighborhood Housing Services (INHS) and Alternatives Federal Credit Union have  agreed to be co‐signers on the invitation.  The purpose of the visit is to enable  Representative Reed to see first‐hand how effectively Federal funds are being spent in  Ithaca.  IURA GC Minutes  January 20, 2017  Page 7 of 7        E. IURA Personnel Update  Bohn reported that the deadline for applications to fill the Community Development  Planner vacancy is today.  Approximately 30 applications have been received.      Bohn added that Charles Pyott was hired as Contracts Monitor on December 6, 2017.     F. IURA & Common Council Actions of Interest to Committee  Bohn reported that both Common Council and the Tompkins County Legislature  approved the partial tax exemption for for‐sale affordable housing discussed at earlier  Committee meetings.  INHS will now ask the Ithaca City School District (ICSD) to adopt  the exemption.    Bohn noted Common Council also approved a PILOT agreement for the INHS Scattered  Site Housing Preservation Project, exempting those properties from City taxes, but  requiring that INHS make annual payments based on 12% of the properties’ Net  Operating Income (NOI) for 30 years.  As a result of the agreement, INHS will be able to  capitalize a reserve fund for maintenance/replacement of its housing stock.      G. HUD Assessment of Fair Housing Update  Bohn explained that a new HUD Assessment of Fair Housing for Grantees requirement  for HOME/CDBG grantees is being launched in 2017.  HUD will require that its grantees  examine various mechanisms for addressing fair housing (e.g., online, extensive public  participation).  The assessment is designed to examine concentrations of poverty and  racial/ethnic minorities in a given geographic area, and help grantees identify steps for  enhancing local housing choices.  The deadline for Ithaca is: November 4, 2017.  The  work would probably take up nine months and would be tied to the IURA’s next  five‐year Consolidated Plan.  Once the IURA has filled the Community Development  Planner vacancy, it should be able to begin work on the assessment.  Probably the single  greatest time commitment would be the public participation process.    VII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 10:08 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.