Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2015-05-15Approved: 8/21/15  108 E. Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, May 15, 2015  Third Floor Conference Room, City Hall, Ithaca, NY    Present:    Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather  Excused:   David Whitmore.  Vacancy:   1  Staff:   Nels Bohn, Charles Pyott  Guests:     None.    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:39 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: February 20, 2015  Cummings moved, seconded by Schlather, to approve the February 20, 2015 minutes,  with one minor modification.  Carried Unanimously 3‐0    V. New Business  A. Election of Committee Vice‐Chair & Nomination of Committee Chair  Rosario explained that as an IURA Board member he is required to serve as either the  Chair or Vice‐Chair.  He welcomed the other Committee members to consider serving as  Chair.     Schlather moved, seconded by Cummings, to nominate Rosario for the position of Chair.   Ithaca Urban Renewal Agency IURA GC Minutes  May 15, 2015  Page 2 of 9        Cummings moved, seconded by Rosario, to nominate Schlather for the position of Vice‐ Chair.      Cummings moved, seconded by Rosario:    2015 Election of IURA Governance Committee Vice‐Chairperson    WHEREAS, IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own  committee Vice‐Chairperson and nominate a candidate for committee Chairperson  for consideration by the Agency, and    WHEREAS, per the Bylaws, an Agency member shall fill either the committee  Chairperson or committee Vice‐Chairperson position, and     WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold  office until their successor is selected or appointed, and     WHEREAS, the current Committee Chairperson and Vice‐Chairpersons are Eric  Rosario and Kathy Schlather, respectively, and      WHEREAS, at their May 15, 2015 meeting, the IURA Governance Committee  considered this matter; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Governance Committee hereby nominates Eric Rosario to  serve as Chairperson of the IURA Governance Committee, and be it further    RESOLVED, that the IURA Governance Committee hereby elects Kathy Schlather to  serve as Vice‐Chairperson of the IURA Governance Committee.         Carried Unanimously 3‐0    B. Election of IURA Officers    Cummings moved, seconded by Schlather:    2015 Annual Election of IURA Officers    WHEREAS, officers of the IURA consist of a Chairperson, Vice Chairperson and  Secretary, and   IURA GC Minutes  May 15, 2015  Page 3 of 9      WHEREAS, Section 2 of Article III of the IURA By‐Laws call for election of the  Chairperson and Vice Chairperson of the IURA at each annual May meeting of the  Agency, and     WHEREAS, Section 2 of Article III of the IURA By‐Laws further states that the Agency  shall appoint an Executive Director who shall serve as secretary to the Agency, and    WHEREAS, by resolution dated May 22, 2008, the IURA appointed the Director of  Planning & Development for the City of Ithaca, ex‐officio, as the IURA Executive  Director, and    WHEREAS, per New York State enabling legislation creating the IURA, an IURA  members serve at the pleasure of the mayor and shall continue to hold office until  their successor is appointed, and    WHEREAS, current IURA officers are:   Svante Myrick, Chairperson   Tracy Farrell, Vice‐Chairperson   JoAnn Cornish, Secretary, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at their May 15,  2015 meeting and forwarded this matter for IURA action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby elects Svante Myrick as Chairperson and  ___________________ as Vice‐Chairperson of the IURA.    Carried Unanimously 3‐0    C. Audited 2014 IURA Financial Statements Review  Bohn explained that the auditors identified no deficiencies, findings, issues,  recommendations, or concerns with the 2014 IURA Financial Statements.  It is a clean  audit.  The auditors also typically conduct a single programmatic audit every year ― and  this year, the HOME program was selected.  (Three different HOME projects were  reviewed.)  The auditors complimented the quality of IURA accounting records and  practices.      Cummings observed it would be helpful if the Committee could have the complete City  audit, as well, as soon as it is completed.  Bohn replied he would request it.  Cummings  asked if the audit of the IURA’s financial statements would be submitted to the New  York State Public Authorities Budget Office.  Bohn replied, yes.  Cummings recalled that  this was the audit the IURA should not have been paying for, if the City had been on  schedule with its own audit.  Bohn replied, yes.   IURA GC Minutes  May 15, 2015  Page 4 of 9      Cummings expressed concern with the implications in the first sentence of the audit  letter, referring to the IURA as “a blended component unit of the City of Ithaca.”  Bohn  replied that, for auditing purposes, the IURA is in fact a blended component unit of the  City because the majority of the funds it derives are awarded to the City of Ithaca.   Rosario asked if it would be appropriate to ask the auditors to rephrase that particular  term.  Bohn explained that it is not new language: the auditors have employed identical  or very similar language for years.    Bohn went on to draw the Committee’s attention to the cash analysis report, showing  the cash balances in IURA accounts over the past 3 years.  The non‐CDBG account is  what is most important to focus on, in terms of the IURA’s being able to cover its  administrative operating expenses, with no strings attached.  These funds have been  growing in the past few years, which is largely a function of the funds earned from the  Cayuga Green project.  As the Committee has discussed previously, Bohn noted, the  IURA is trying to increase these kinds of operating funds to make up for reduced federal  funding for the CDBG and HOME programs.  He also noted the CDBG‐RLF fund grew  significantly, largely due to Alternatives Federal Credit Union (AFCU) repaying its loan in  full.      Schlather asked if any regulations govern how much cash the IURA is permitted to keep  in a given fund.  Bohn replied, no, but there is a requirement that federally funds be  held only in accounts that are federally insured or secured by bonds in federal, state or  municipal agencies.    Rosario asked what the Gateway funds are used for.  Bohn replied they support the  Tompkins County‐Cornell‐City Housing Affordability fund.  Cummings asked if there had  been any further investigation of other funding sources for that fund.  Bohn replied that  the first memorandum of understanding will be expiring soon and the fund sponsors are  currently meeting to determine if they would like to renew the fund another 6 years,  with the City of Ithaca providing $100,000 per year.  The IURA will not be funding the  program in the future as the Gateway funds will be exhausted.      Cummings observed the Eddygate project was the only for‐profit market rate project  which included low‐income affordable housing.  It is also the only such project to have  paid the City money, not merely repaying the loan to the City, that the IURA has funded  outside of CDBG or HOME funding.  Bohn replied, that is correct.      Bohn reported that the City’s Planning and Economic Development Committee (PEDC)  recently discussed a 5/13/15 memorandum from IURA Community Development  Planner Lynn Truame about incentive/inclusionary zoning for affordable housing.  The  memorandum was written in response to the proposed rezoning of the Collegetown  Bagels block on Aurora Street.  PEDC members indicated the memorandum raises  Approved: 8/21/15  interesting questions about whether the City should adopt incentive zoning tied to  affordable housing.  PEDC will launch a working group to examine what approach the  City would like to take.     Cummings indicated she would very much like to be involved in that process.  She  stressed that the Eddygate project should be used as a model.  She noted the City does  not need to provide large incentives for traditional market‐sector housing, since housing  demand remains so high downtown.    Returning to the issue of the annual audit, Rosario observed the City’s own audit will be  late this year.  Bohn reported that Standard and Poor’s actually sent the City a letter  stating that it needs to be on time this year, or face a possible increase in its borrowing  rate.  Rosario asked if Bohn could circulate the letter.  Bohn agreed to do so if he can  locate it.    D. Personnel Matter (possible Executive Session to discuss the medical, financial,  credit or employment history of a particular person or corporation, or matters leading  to the appointment, employment, promotion, demotion, discipline, suspension,  dismissal or removal of a particular person or corporation)    ― EXECUTIVE SESSION ―   Schlather moved, seconded by Cummings, to open the Executive Session at 9:22 a.m.    Carried Unanimously 3‐0    Schlather moved, Cummings seconded by, to close the Executive Session at 9:38 a.m.      Carried Unanimously 3‐0    No action was taken in the Executive Session.    Rosario expressed the Committee’s appreciation for the work of IURA Community  Development Planner Lynn Truame.    E. Consent to Planning & Development Board as Lead Agency in Environmental Review  of Projects Undergoing Site Plan Review   Rosario observed there is an opt‐out clause in the proposed resolution which allows the  IURA withhold or withdraw its consent to the Planning and Development Board’s acting  as Lead Agency, for any given project.    Bohn explained the resolution would only apply to those projects that go before the  Planning Board for which IURA has been identified as an involved agency.  IURA GC Minutes  May 15, 2015  Page 2 of 9      Cummings remarked she cannot see any reason that review of any project would need  to be expedited through the use of this kind of resolution.  She cannot justify voting in  support of the resolution, since it effectively represents a diminution of the IURA’s  authority.    Schlather wondered if IURA staff would have the time and/or expertise to conduct an  environmental review for a project.  Bohn replied that conducting one for a relatively  simple or modest‐sized project would be no problem.  Larger and/or more complicated  projects, on the other hand, would probably require significant staff resources and  expertise to ensure the process is properly conducted.    Cummings stressed there are certain projects for which the IURA would be the most  knowledgable agency for conducting the environmental review.  It is erroneous to  assume the Planning Board will always have the most expertise.      Bohn remarked that when the IURA reviews CDBG HOME‐funded project it is required  to conduct a national environmental review, which is a completely separate process that  cannot be delegated; so those kinds of projects would always be reviewed by the IURA.   He noted that the past practice for determining the Lead Agency used to be that the  Planning Board simply asked the IURA Chair (the Mayor) if the IURA had any objection.   The proposed resolution was intended as an improvement to that process that involved  the full IURA Board.  Bohn conceded there may be occasions when the proposed new  process could create a timeline problem/conflict.    Schlather moved, seconded by Rosario:    IURA Concurrence that the Planning Board be Lead Agency in Local Environmental  Review of Site Plan Review Projects for which IURA is Involved Agency    WHEREAS, 6 NYCRR Part 617 of the State Environmental Quality Review Law and  Chapter 176.6 of the City Code, Environmental Quality Review, require that a lead  agency be established for conducting environmental review of projects in accordance  with local and state environmental law, and    WHEREAS, State Law specifies that, for actions governed by local and state  environmental review, the lead agency shall be that local agency which has primary  responsibility for approving and funding or carrying out the action, and     WHEREAS, State Law also specifies that when an agency proposes to directly  undertake, fund or approve a Type I Action or an Unlisted Action undergoing  coordinated review with other involved agencies, it must notify them that a lead  Approved: 8/21/15  agency must be agreed upon within 30 calendar days of the date that the  Environmental Assessment Form (EAF) or draft EIS was transmitted to them, and     WHEREAS, Projects submitted to the Planning Board for Site Plan Review and  Approval, at times involve approvals or funding from the Ithaca Urban Renewal  Agency (IURA), making IURA  an Involved Agency in environmental review, and     WHEREAS, in order to avoid delays in establishing a Lead Agency and to make the  environmental review process more efficient, it is desirous to have a standing  agreement that the Planning Board will assume Lead Agency status for such projects,  and       WHEREAS, in accordance with the State Environmental Quality Review (SEQR) Law  and the City of Ithaca Environmental Quality Review Ordinance (CEQRO), Involved  Agencies are provided with project information and environmental forms for their  review, as well as all environmental determinations,  and     WHEREAS, all HUD‐assisted projects undergo a separate national environmental  review pursuant to the National Environmental Protection Act, and     WHEREAS, at their April 10, 2015 meeting the IURA Governance Committee discussed  this matter and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that IURA does hereby annually consent, until 12/31/15, to the Planning  & Development Board acting as Lead Agency in environmental review for site plan  review projects for which the IURA has been identified as an Involved Agency, and be  it further     RESOLVED, that for any future project the IURA may withhold or withdraw its  consent should it so desire, and be it further,     RESOLVED, that each IURA member shall be provided with an opportunity to be  informed in a timely fashion of each future site plan review project for which the  IURA is eligible to be the Lead Agency, so that the IURA has an opportunity to  consider withholding its consent and/or submitting comments, and be it further,     RESOLVED, upon notice received from any individual IURA member, the matter shall  be scheduled for consideration at the next IURA meeting.      Resolution failed, 2‐1  Cummings opposed    Bohn remarked the resolution required three votes to pass.    IURA GC Minutes  May 15, 2015  Page 2 of 9        Rosario suggested the resolution be reviewed again at the next Committee meeting, so  Committee member David Whitmore has an opportunity to discuss it.  Rosario noted he  is a little more ambivalent about the resolution, now having heard Cummings’ argument  against it; however, it is important to remember it contains an opt‐out clause.    Schlather suggested substituting a ‘default clause’ in the resolution, making the IURA  the default Lead Agency rather than the Planning Board, instead of the current opt‐out  language (“[…] for any future project the IURA may withhold or withdraw its consent  should it so desire”).      Bohn responded he will re‐word the resolution and bring it back to the Committee for  discussion.    F. Draft 2015 HUD Entitlement Grant Action Plan Summary Report  Bohn noted the draft 2015 HUD Entitlement Grant Action Plan was submitted to PEDC  for consideration.  No comments were made at the Public Hearing and PEDC voted to  adopt it.  It is anticipated it would be adopted at the June 2015 Common Council  meeting.  Bohn remarked that much of the focus of the Action Plan is on job‐training  and job‐readiness programs.  Since those programs are classified as Economic  Development activities, they will need to demonstrate they have placed people in  permanent jobs to be eligible for funding.      Schlather suggested there be as much follow‐up with the program sponsors as possible.    Cummings asked if a portion of the programs could be funded using Public Services  funds.  Bohn replied, yes, but public service funding is limited to 15% of the CDBG  award.    Rosario asked if there is a HUD definition of what “job placement” actually means.  Bohn  replied, no, though the job must be “permanent” in nature.     Bohn explained that the BJM Housing Stability Program outline was included in the  Committee packet because it will be a part of the City’s My Brother’s Keeper initiative  application.  IURA Community Development Planner Lynn Truame took the lead in  developing the idea and designing the program, which is intended to provide stability to  young families in unstable housing situations.  IURA funding may be required to launch  the program, unless another funding source is identified.    IURA GC Minutes  May 15, 2015  Page 3 of 9      VI. Other Business  A. IURA Strategic Planning Discussion  No discussion took place due to time considerations.     B. Review of IURA Financials: April 2015  No discussion took place due to time considerations.     C. Project Updates & Staff Report  No discussion took place due to time considerations.     E. IURA & Common Council Actions of Interest to Governance Committee  No discussion took place due to time considerations.     F. Next Meeting: June 19, 2015    VII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 9:58 A.M.    — END —     Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.