Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2015-10-16Approved: 1/20/16  108 E. Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, October 16, 2015  Third Floor Conference Room, City Hall, Ithaca, NY    Present:    Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore  Excused:   None  Vacancy:   1  Staff:   Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott  Guests:     None.    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:42 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: August 21, 2015  Schlather moved, seconded by Whitmore, to approve the August 21, 2015 minutes, with  no modifications.  Carried Unanimously 4‐0    V. New Business  A. 2016 IURA Administrative Budget Review & Approval  Bohn explained that the two largest staffing budget items are salaries/compensation  and health insurance.  No major changes are being proposed to staff salaries, other than  a 1% salary increase.  (Bohn consulted with the City Controller, who indicated the City’s  own policy is that overall salary budget increases should fall under the 2% cap applicable  to municipalities.)  The other proposed staff compensation increase is the retirement  benefit contribution, which has been brought up to 11%, which the State Comptroller  recommends as a sustainable level.  (The City contributes 17% for its own retirement  benefit).    Ithaca Urban Renewal Agency IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 2 of 10        Bohn reported that the other major budget driver is the cost of health insurance  premiums, which increased 12%.  When he inquired with the insurance provider,  Excellus, about the increase, Excellus defended it by noting that the New York State  Department of Financial Services (DFS) approved an increase of 10%.  Excellus also  informed him that its insurance pool has not been performing well; prescription costs in  particular have increased.  Bohn checked with the other major local insurance provider,  MVP Health Care, but it has virtually the same premium.  To lower its health insurance  costs, the IURA would need to go from a “Platinum” to a “Gold” or “Silver” plan.  Bohn  noted he also explored a high‐deductible plan with a Health Savings Account, but it cost  almost exactly as much as conventional health insurance if the employer contributes  into a fund to cover the increased deductible.      Bohn indicated the total 2016 budget ($353,437) is very close to the 2015 budget  ($351,636), and affordable primarily because the IURA has performed well with urban  renewal real estate project loan repayments — however, any further significant  decreases in Federal HOME funding would necessitate some serious cost‐cutting  decisions.    Rosario remarked that the budget appears to have been drafted as well as possible,  especially considering the various cost increases and uncertainties involved.  He does  not see anything that needs to be changed.    Whitmore moved, seconded by Schlather:    FY 2016 IURA Administrative Budget    WHEREAS, the IURA desires to annually adopt an administrative budget to guide  expenditures and manage financial resources of the IURA, and    WHEREAS, New York State law governing public authorities requires submission of the  adopted budget 60 days prior to the start of the next fiscal year, and    WHEREAS, the IURA budget is due to be submitted to the New York State Authorities  Budget Office by November 1st of each year, and    WHEREAS, at their October 16, 2015 meeting the IURA Governance Committee  reviewed this matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the FY 2016 IURA Administrative Budget, dated  10/1/15 as herein attached, and be it further  IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 3 of 10        RESOLVED, that effective with the first payroll check date following January 1, 2016, any  modifications to IURA employee salaries, benefits, and contributions shall be adjusted  as contained in the adopted 2016 IURA budget.   Carried Unanimously 4‐0      IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 4 of 10      IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 5 of 10        IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 6 of 10          IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 7 of 10        IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 8 of 10        B. 2013 City of Ithaca Financial Audit Review  Bohn reported the City recently completed its 2013 audit, which should actually have  been completed in September 2014, and it is now working on its 2014 audit.  Excerpts  from that audit are contained in the Committee meeting packet, including a  “Management Comment Letter,” which identifies some material weaknesses (e.g., the  City’s purchasing policy has very low bidding thresholds, since it has not been revised in  many years, although it is in the process of being updated).      Bohn noted on p. 58 the findings list no material weaknesses in CDBG financial  accounting, which is encouraging.  The findings did identify the City’s late filing on p. 59.   While the IURA files its documents on time with the City, the City has not been doing so.   HUD requires filings by the end of September, nine months after completion of the fiscal  year.      Cummings expressed concern the Controller’s Office does not seem to make the best  use of available resources.  The Mayor and Common Council both need to communicate  to the Controller’s Office that the process is not being satisfactorily managed.    Cornish added that the City actually did encounter difficulty receiving Federal grant  funding, because of the City’s tardiness.  (An $87,000 grant disbursement was placed on  hold until it the situation is resolved.)    Rosario noted he plans on making a statement at one of the Common Council budget  meetings regarding the issue.  The City cannot afford to have its grant funding or bond  rating placed at risk.      Bohn noted he knows part of the problem is the City’s capital projects accounting  system and the difficulty it has working with its MUNIS software system, which has  taken a lot of staff time.    Whitmore suggested creating a list of all the potential short‐ and long‐term  consequences of late audits, to present to Common Council.    Cummings added that the IURA could potentially be the most‐affected by the situation.   She recommended creating a list of suggested steps to be taken to resolve the issue.    (Whitmore departed at 9:21 a.m.)  IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 9 of 10        VI. Other Business  A. Review of IURA Financials: August 2015  Bohn reported that the end of HUD’s program year is July 31st, so the IURA Bookkeeper  has been working on the IURA’s Consolidated Annual Performance and Evaluation  Report (CAPER).  As a result, the September financial report was not ready for this  meeting.  The next financial report will include 2015 projects.  Most projects are on  schedule in spending their funds.  Bohn noted that, although the Route 13 Pedestrian  Crossing project is on the unexpended list, the project has actually been completed.   Also, the Housing First project sponsor has been very slow in submitting its vouchers to  the IURA, but the program has been operating.    Bohn noted that both the Art and Found and the State Theatre are listed as late,  although the State Theatre made a recent payment.  The Argos Inn has paid off its loan,  which is good news.  All lease payments are up‐to‐date.    B. Project Updates & Staff Report  Cornish reported that the Mayor recently expressed formal opposition to the  Community Investment Incentive Tax Abatement Program (CIITAP) application  submitted by the developers of the proposed 301 E. State Street/State Street Triangle  project (which is now being revised by the applicants).    Bohn announced that Carpenter Business Park was just sold for $2.4M.  There seems to  be an as‐yet‐unidentified plan for developing it.      Cornish reported that the Planning and Economic Development Committee identified  the Waterfront Neighborhood Plan as the Phase 2 plan of the Comprehensive Plan it  would like to move forward with.  Funding has been allocated for it.  The plan would  most likely be a hybrid Waterfront/West End neighborhood plan, in anticipation of  significant development interest in that part of the city.    Bohn announced that the Southern Tier Regional Economic Development Council  developed four themes for their Upstate Revitalization Initiatives:  Greater Binghamton  Innovation Ecosystem Initiative; Southern Tier Food and Agriculture Initiative; Advanced  Industries — Transportation Products, Components and System Controls Initiative; and  Promoting the Southern Tier's Innovative Culture Initiative.  While much of the focus is  on the Binghamton area, several Ithaca area projects are included (e.g., Collegetown  infrastructure/streetscape upgrades, enhancements to the Cornell Schwartz Center for  The Performing Arts).  IURA GC Minutes  October 16, 2015  Page 10 of 10        Cummings suggested identifying and coordinating a group of local investors, who are  interested in seeing some return on their investments, but with a philanthropic,  community‐oriented focus.  The Ithaca area is an affluent community.  There should be  opportunities for pursuing such an initiative.    Schlather remarked such an effort would need an organization to conduct the  accounting and manage the loans.  She volunteered to research some national models  and best practices.    C. IURA & Common Council Actions of Interest to Governance Committee  None.    VII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 10:17 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.