Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2015-10-22Approved: 12/8/15  108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, October 22, 2015    Members: Svante Myrick, Chris Proulx, Tracy Farrell, Eric Rosario, Ellen McCollister (Common Council  Liaison)  Excused: Karl Graham  Staff:  Nels Bohn, Lynn Truame, Charles Pyott  Guests: None    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:44 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  No changes were made to the agenda.      III. Public Comment   None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: August 20, 2015  Proulx moved, seconded by Farrell, to approve the August 20, 2015 meeting minutes, with one  minor modification.    Carried Unanimously 4‐0    V. Neighborhood Investment Committee (NIC) Report  A. HUD Entitlement Program  1. HOME Affirmative Marketing Policy   Farrell noted HUD requires the IURA to have a HOME Affirmative Marketing Policy.  Truame  researched what other agencies have been using, drafted a policy, and asked Ithaca  Neighborhood Housing Services (INHS) to review it to determine if it conforms to what INHS  already does, which it does.     Proulx asked what monitoring mechanism is involved.  Farrell replied that the IURA receives an  annual report from IURA HOME funding recipients.  Ithaca Urban Renewal Agency IURA Minutes  October 22, 2015  Page 2 of 13    Moved by Farrell, seconded by Proulx:    HUD Entitlement Program — HOME Affirmative Marketing Policy    WHEREAS, §92.351 of the 2013 HOME final rule requires participating jurisdictions (PJ) to  adopt and apply affirmative marketing requirements to all projects containing five or more  HOME‐assisted units and to all HOME‐funded programs, such as tenant based rental  assistance, and    WHEREAS, pursuant to an executed agreement, dated 2/14/13, the City of Ithaca authorized  the IURA to act as Lead Agency to plan, administer, implement, and monitor HUD  Entitlement grant funds awarded to the City of Ithaca, and    WHEREAS, IURA staff have developed a draft Affirmative Marketing Policy, based upon  standards and practices established by HUD, and    WHEREAS, the IURA Neighborhood Investment Committee reviewed and discussed this draft  policy at its October 9, 2015 meeting, and recommend the following; now, therefore be it    RESOLVED, that the IURA, acting in its capacity of Lead Agency on behalf of the City of  Ithaca, hereby adopts the proposed HOME Affirmative Marketing Policy.    Carried Unanimously 4‐0    HOME Affirmative Marketing Policy  Ithaca Urban Renewal Agency    In compliance with the provisions of §92.351 of the 2013 HOME final rule, it shall be the policy of the Ithaca  Urban Renewal Agency to include the Equal Housing Opportunity logotype or slogan in all materials utilized  for outreach to the general community; to conduct community outreach activities during development of the  five‐year Consolidated Plan and Annual Action Plans, consistent with the approved Citizen Participation Plan;  and to require the following affirmative marketing procedures for all HOME‐funded programs, and all rental  and homebuyer projects containing five or more HOME‐assisted housing units:    I. Policy on Nondiscrimination and Accessibility  With respect to the treatment of applicants, the Owner and Managing Agent will not discriminate against  any individual or family because of race, color, national origin, religion, gender, disability, familial status,  or presence of children in a household.  Reasonable accommodations will be offered to all disabled  persons who request accommodations due to disability at any time during the application, resident  selection, and rent up process.  IURA Minutes  October 22, 2015  Page 3 of 13      II. Training  1.   The Owner and Managing Agent shall provide property management staff with all relevant  regulations and Fair Housing provisions.  All property management staff shall be required to follow  the procedures and policies adopted by the Owner and Managing Agent.    2.  On‐site training programs shall include marketing, outreach, data collection, reporting, and record  keeping.  Property management staff shall annually receive instruction regarding fair housing laws  and the Development’s Affirmative Marketing Plan.    III. Marketing and Outreach  1. All advertising shall display the Equal Housing Opportunity logo or the phrase “Equal Housing  Opportunity.”    2. Consistent with the resident population the Development was designed to serve, the marketing of  each Development will ensure equal access to appropriate size units for all persons in any category  protected by federal, state, and local laws governing discrimination.  There will be no local residency  requirements for applicants nor will preference be given to local residents for this Development.   Special marketing outreach consideration will be given to the following underserved populations:   a. African‐Americans   b. American Indian/Native American   c. Hispanics   d. Asians and Pacific Islanders     e. Disabled Persons     f. Limited English Proficiency populations  3. Marketing shall include the use of newspapers of general circulation in Ithaca and Tompkins County,  NY.  The Managing Agent will place notices in newspapers, specialized publications, and newsletters  to reach potential residents.   Applications, notices, and all publications will include a Fair Housing  and Equal Housing Opportunity Logo, and the Accessibility Logo.    4. The Managing Agent will contact local civic and community organizations representative of the  ethnic and cultural diversity of the area in order to disseminate information about the Development.   Groups representing the handicapped and the elderly will also be contacted.  Where necessary and  in consultation with the Owner, the Managing Agent will publish its marketing materials in multiple  languages in order to better reach potential applicants in the area with language limitations.  5. The Ithaca Housing Authority and other neighborhood‐based, nonprofit housing agencies that  maintain waiting lists or make referrals for below market rate housing will be contacted when units  in the Development are available.  IURA Minutes  October 22, 2015  Page 4 of 13    IV. Race and Ethnic Data Collection and Reporting  1.  Any family who asks shall receive an application package containing the following:  Instruction sheet;  Application; Income Summary; and form HUD‐27061‐H “Race and Ethnic Data Reporting Form” or its  equivalent.  The Owner and Managing Agent are required to offer each household member the  opportunity to complete the form.  Parents or guardians are to complete the form for children under  the age of 18.  Completed documents for the entire household shall be stapled together and placed in  the household’s file.                                           2. Monthly marketing reports will be maintained, which will include the number of applicants to the  Development, unit preference, number of actual occupants, ineligible applicants, and cancellations.      V. Compliance Assessment  1.  The Owner and Managing Agent will review the Affirmative Marketing Plan every five years and  update as needed to ensure compliance.  Advertising sources will be included in the review to  determine if past sources should be changed or expanded.  2. The Owner and Managing Agent will annually provide to the City a demographic report for each of  their properties, including the number of African American, American Indian/Native American,  Hispanic, Asian and Pacific Islander, Disabled, and Limited English Proficiency persons residing at the  property, along with their move‐in date.    VI. Record Keeping  1.  An Affirmative Marketing file shall be established to hold advertisements, flyers, and other public  information documents to demonstrate that the appropriate logo and language have been used.    Additionally, records shall be kept of all activities undertaken in implementing the affirmative  marketing plan, including other community outreach efforts and annual analysis.  2.  The Owner shall be responsible to keep up‐to‐date records based on census data, applications, and  surveys about community residents, applicants, residents of the Development, and records about  tenant selection or rejection.      3. The Owner and Managing Agent shall provide HUD and IURA staff access to any pertinent books,  documents, papers or other records of their HOME‐assisted properties, as necessary, for  determining compliance with civil rights and nondiscrimination requirements.        2. Minor Program Amendment to 2010 CDBG #5: First‐Time Homebuyer Assistance  Farrell reported that the IURA has been providing funds to INHS for first‐time homebuyers and  there was clause in the original agreement regarding the sale of 213 Cleveland Avenue and the  recapture of the $30,000 originally provided to the homebuyer to be returned to the IURA.   INHS has now asked to use the recaptured $30,000 to provide assistance to another qualified  low‐ or moderate‐income first‐time homebuyer.  IURA Minutes  October 22, 2015  Page 5 of 13    Moved by Farrell, seconded by Proulx:    Minor Program Amendment: 2010 CDBG #5 — First‐Time Homebuyer Assistance    WHEREAS, on July 13, 2010, Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc. (INHS) received a  commitment of $159,999.40 in HOME Investment Partnership (HOME) funds from the  Ithaca Urban Renewal Agency to assist at least 5 first‐time low‐ and moderate‐income  homebuyers with loans of up to $30,000 toward the purchase of their new home, (the  Project) and    WHEREAS, $30,000 from this activity was awarded to an eligible homebuyer to purchase  213 Cleveland Avenue, and    WHEREAS, the purchaser of 213 Cleveland Avenue has now sold the house and, as required  by the recapture provisions of the agreement between the IURA and INHS, INHS has  recaptured the $30,000 originally provided to this homebuyer and returned the funds to  the IURA, and    WHEREAS, INHS would like to use the recaptured $30,000 to provide assistance to another  qualified low‐ or moderate‐income first‐time homebuyer, and    WHEREAS, this use of the recaptured funds is allowable under HOME regulations; and    WHEREAS, the proposed use of the funds would constitute a minor program amendment  under the City’s approved Citizen Participation Plan, and requires the approval of the IURA,  and    WHEREAS, INHS’ request was discussed at the October meeting of the IURA Neighborhood  Investment Committee, which recommends the following action; now therefore be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves INHS’ request to use the recaptured funds, in  their entirety, to assist a new low‐ or moderate‐income first‐time homebuyer with the  purchase of their home, subject to the restrictions and requirements contained in the  agreement between the IURA and INHS for this 2010 HOME activity, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of the IURA Attorney, is hereby  authorized to execute all necessary and appropriate documents to implement this  resolution.    Carried Unanimously 4‐0  IURA Minutes  October 22, 2015  Page 6 of 13    B. Committee Chairperson Report   None.    VI. Governance Committee (GC) Report  A. FY 2016 IURA Administrative Budget Review & Adoption  Rosario indicated the IURA is required to submit its adopted annual budget by November 1 to  the New York State Authorities Budget Office.  The greatest change since the last budget was to  employee benefits, due to increased health insurance and retirement contributions.  In all  other respects, the proposed budget is well‐structured and stable.  The Committee praised  IURA staff for working under significant cost pressures and budget constraints.    Bohn explained that staff explored options for less expensive local health insurance plans (e.g.,  Blue Cross Blue Shield, MVP); however, their pricing is virtually identical to the current IURA  plan.  Staff also examined a high‐deductible health savings account approach, which also  amounted to virtually the same amount.  Bohn noted there is a 1% salary increase and 1%  retirement contribution increase in this year’s budget, which are consistent with the City  Controller’s recommendations.  Bohn stressed that the crucial issue is the dwindling Federal  budget for domestic programs; although, the IURA has been successful in finding income from  additional loans and program income to offset some of that decrease.  It will nonetheless be  important to try and anticipate future Federal budget decreases.    Moved by Rosario, seconded by Farrell:    FY 2016 IURA Administrative Budget    WHEREAS, the IURA desires to annually adopt an administrative budget to guide  expenditures and manage financial resources of the IURA, and    WHEREAS, New York State law governing public authorities requires submission of the  adopted budget 60 days prior to the start of the next fiscal year, and     WHEREAS, the IURA budget is due to be submitted to the New York State Authorities  Budget Office by November 1st of each year, and    WHEREAS, at their October 16, 2015 meeting the IURA Governance Committee reviewed  this matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the FY 2016 IURA Administrative Budget, dated  10/1/15, as herein attached, and be it further  IURA Minutes  October 22, 2015  Page 7 of 13      RESOLVED, that effective with the first payroll check date following January 1, 2016, any  modifications to IURA employee salaries, benefits, and contributions shall be adjusted as  contained in the adopted 2016 IURA budget.    Carried Unanimously 4‐0          IURA Minutes  October 22, 2015  Page 8 of 13      IURA Minutes  October 22, 2015  Page 9 of 13      IURA Minutes  October 22, 2015  Page 10 of 13    IURA Minutes  October 22, 2015  Page 11 of 13  B. Digitizing Pre‐2000 IURA Records   Rosario explained that the IURA converted all its archived documents to microfiche/microfilm,  10 years ago and stored them in a secure location; however, staff has since learned that the  ability to access those documents has become increasingly limited.  IURA Contracts Monitor  René Funke recently conducted pricing comparisons for converting all the files to digital format.      Moved by Proulx, seconded by Farrell:    Digitizing Pre‐2000 IURA Records    WHEREAS, the IURA converted all its documents to microfiche/microfilm, approximately 10  years ago, and stored them in a secure location, and    WHEREAS, IURA staff has learned that the ability to access and print those documents has  become very limited as microfiche/microfilm readers and printers have been retired and  not replaced, and     WHEREAS, IURA staff conducted pricing comparisons for converting all the aforementioned  files to a digital format, and    WHEREAS, the estimated project cost for the microfiche/microfilm conversion services is  $1,065.00, and    WHEREAS, at their August 21, 2015, meeting the IURA Governance Committee reviewed  this matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the procurement of Image Data to convert pre‐ 2000 IURA records from microfilm to digital images at a cost of $0.33 per image and an  estimated project cost of $1,065, and be it further     RESOLVED, that the funding shall derive from non‐CDBG funds.     Carried Unanimously 4‐0    C. City Financial Audit for FY 2013 — Review  Bohn reported the City recently completed its 2013 audit, which should actually have been  completed in September 2014, and it is now working on its 2014 audit.  Excerpts from the 2013  audit are contained in the meeting packet, including a “Management Comment Letter,” which  identifies some material weaknesses (e.g., the City’s purchasing policy has very low bidding  thresholds, since it has not been revised in many years, although it is in the process of being  updated).  Bohn noted on p. 58 that the findings list no material weaknesses in CDBG financial  accounting, which is encouraging.  The findings did identify the City’s late filing on p. 59.  While the  IURA files its documents on time with the City, the City has not been doing so.  HUD requires filings  at the end of September.    IURA Minutes  October 22, 2015  Page 12 of 13  Myrick announced the proposed 2016 City Budget includes $100,000 in funding for an upgrade to  the MUNIS accounting management software system, which should help with the timeliness issue.      Rosario responded that is good news, since the Committee discussed the subject extensively and  expressed numerous concerns.  One other suggestion that emerged from the meeting was to  transition to a bi‐weekly payroll disbursement schedule, which could ease some of the Controller’s  Office work.      E. McCollister responded she is skeptical a bi‐weekly payroll disbursement schedule is something  that could be agreed to (e.g., one of the most difficult union contracts to negotiate is the Ithaca  Police Department contract).    Bohn added that another cost associated with late audit reports stems from HUD’s risk‐based  auditing practice.  HUD monitors the IURA more frequently as a result of the delayed audit  reports, which ends up expending more IURA staff resources.    Myrick noted Common Council is also considering funding a part‐time accountant, which may  help.    Rosario remarked the Committee also discussed subcontracting an accountant short‐term to help  the City catch up to where it needs to be, which would also facilitate efforts to identify the best  long‐term solution to the issue.    D. Review of IURA Financials: September 2015  Rosario reported the financials are in excellent shape.  There is $143,000 listed in unspent funds  for the Route 13 Pedestrian Crossing project, but that has actually now been spent.  The  Homeowner Rehab program should also be spent shortly, since contracts have now been lined up  for that.  Also, the Housing First project sponsor has been slow in submitting its vouchers to the  IURA, but the program has been operating.    Bohn added that Housing First has now drawn down $11,000 of the $20,000.  It originally fronted  some of the expenses for the program, but that is moving forward now.    Bohn also noted that 2015 projects have been added to the bottom of the list.    Under the Loans category, Rosario reported the Argos Inn is listed with a $39,000 balance;  however, that has now been paid in full, from to the borrower’s proceeds from the sale of its  Brookton’s Market property.    Rosario noted that the Art & Found has now moved its operations virtually entirely online.  Bohn  added that the Art & Found is not responding to staff communications, so that effort will need to  be intensified.  In addition, the State Theatre is running late with its payment and staff will need to  follow up with it.  Finally, Bohn announced, staff is on the verge of closing on two recently  approved loans for Madeline’s and the Finger Lakes Massage School.  IURA Minutes  October 22, 2015  Page 13 of 13  E. Committee Chairperson Report  None.    VII. Economic Development Committee (did not meet)    VIII. Other Business  A. IURA Chairperson Report  None.    B. Common Council Liaison Report  McCollister reported that Common Council is in the midst of its budget drafting process.  She  anticipates it will most likely adopt the Mayor’s budget, with a few minor changes.  There is a  strong desire to maintain the tax rate increase at 0%.      McCollister also reported that the Community Investment Incentive Tax Abatement Program  (CIITAP) Working Group continues to make considerable progress, with good representation from  unions, sustainability‐oriented groups, Planning Division staff, the Downtown Ithaca Alliance (DIA),  Common Council members, and Tompkins County representatives.  The Working Group is tasked  with identifying additional community benefits to include in the CIITAP program (e.g., affordable  housing, living wage, local labor, etc.).    C. Staff Report  Bohn announced the Southern Tier Regional Economic Development Council recently approved  four Upstate Revitalization Initiatives:  Greater Binghamton Innovation Ecosystem Initiative;  Southern Tier Food and Agriculture Initiative; Advanced Industries — Transportation Products,  Components and System Controls Initiative; and Promoting the Southern Tier's Innovative  Culture Initiative.  While much of the focus is on the Binghamton area, several Ithaca area  projects are included (e.g., Collegetown infrastructure/streetscape upgrades, enhancements to  the Cornell Schwartz Center for The Performing Arts).    V. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 9:41 A.M.    — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.