Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2015-06-25Approved: 8/20/15  108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, June 25, 2015    Members: Tracy Farrell, Eric Rosario, Karl Graham, Ellen McCollister (Common Council Liaison)  Excused: Chris Proulx, Svante Myrick  Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, Lynn Truame, Charles Pyott  Public: None  Guests: None    I. Call to Order   Vice‐Chair Farrell called the meeting to order at 8:31 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.      III. Public Comment (3‐minute maximum per person)  None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: April 2, 2015 & April 23, 2015  Rosario moved, seconded by Graham, to approve the April 2, 2015 and April 23, 2015 meeting  minutes, with four minor modifications.    Carried Unanimously 3‐0    V. Governance Committee    A. Annual Election of IURA Officers   Rosario explained there are two are elected officer positions; traditionally, the Mayor has served as the  Chair.  Rosario nominated current Vice‐Chair Tracy Farrell to serve another term.  Graham seconded  the nomination.  Ithaca Urban Renewal Agency IURA Minutes  June 25, 2015  Page 2 of 11    Farrell moved, seconded by Graham:    2015 Annual Election of IURA Officers    WHEREAS, officers of the IURA consist of a Chairperson, Vice Chairperson and Secretary, and     WHEREAS, Section 2 of Article III of the IURA By‐Laws call for election of the Chairperson and Vice  Chairperson of the IURA at each annual May meeting of the Agency, and     WHEREAS, Section 2 of Article III of the IURA By‐Laws further states that the Agency shall appoint  an Executive Director who shall serve as secretary to the Agency, and    WHEREAS, by resolution dated May 22, 2008, the IURA appointed the Director of Planning &  Development for the City of Ithaca, ex‐officio, as the IURA Executive Director, and    WHEREAS, per New York State enabling legislation creating the IURA, an IURA members serve at  the pleasure of the mayor and shall continue to hold office until their successor is appointed, and    WHEREAS, current IURA officers are:  • Svante Myrick, Chairperson  • Tracy Farrell, Vice‐Chairperson  • JoAnn Cornish, Secretary, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at their May 15, 2015 meeting  and forwarded this matter for IURA action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby elects Svante Myrick as Chairperson and Tracy Farrell as Vice‐ Chairperson of the IURA.    Carried Unanimously 3‐0    B. Annual Appointment of Governance Committee Chairperson  Rosario explained that every IURA committee elects its own Vice‐Chair, while the IURA Board  appoints each committee Chair.  The Governance Committee elected Kathy Schlather to serve as  Vice‐Chair and nominated Rosario himself to continue in his role as Chair.    Rosario moved, seconded by Graham:    2015 Appointment of IURA Governance Committee Chairperson    WHEREAS, IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own committee  Vice‐Chairperson and nominate a candidate for committee Chairperson for consideration by the  Agency, and  IURA Minutes  June 25, 2015  Page 3 of 11    WHEREAS, per the Bylaws, an Agency member shall fill either the committee Chairperson or  committee Vice‐Chairperson position, and     WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold office until  their successor is selected or appointed, and     WHEREAS, the current Committee Chairperson and Vice‐Chairpersons are Eric Rosario and Kathy  Schlather, respectively, and      WHEREAS, at their May 15, 2015 meeting, the IURA Governance Committee considered this  matter and elected Kathy Schlather as Vice‐Chairperson and nominated Eric Rosario as  Chairperson; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby appoints Eric Rosario as Chairperson of the IURA Governance  Committee.     Carried Unanimously 3‐0    C. Review of IURA Financials: May 2015  Bohn reported that three projects are behind schedule: Ithaca Skatepark Renovation, Route 13  Pedestrian Crossing, and Southside Gym Acoustics, but each project is progressing toward  completion  The Ithaca Skatepark Renovation project has just been awarded its remaining funding.    Rosario observed that the spend‐down ratio is even better than what is required by HUD.   Considerable progress has also been made with IURA loans, from when there were three delinquent  accounts.  Bohn added that the State Theatre made a double payment since it was originally listed  delinquent, so it is now current.    Rosario noted the lease payments are also generally in a good state.    D. Committee Chairperson Report  None.    VI. Neighborhood Investment Committee (NIC)    A. Award of Procurement Contract for Southside Community Center Security Camera System  (2013 CDBG #14)     Farrell explained that the security camera system project replaces the originally approved gym  acoustics project.    IURA Minutes  June 25, 2015  Page 4 of 11    Farrell moved, seconded by Rosario:    Award of Contract for Southside Community Center Security Camera System    WHEREAS, the Southside Community Center (SSCC) was awarded funding in the 2013 Entitlement  Grant cycle for acoustic improvements to the SSCC gymnasium (2013 CDBG project #14) and    WHEREAS, the amount of funding reserved for that project was inadequate to execute the  project based on the single proposal received for the work, and    WHEREAS, the Southside Community Center Board and staff requested that the unexpended  balance of funds originally allocated to the acoustic improvement projects be instead allocated to  the installation of a security camera system at the SSCC, and    WHEREAS, the SSCC’s request was approved by the IURA at their March 26, 2015 meeting with  the condition that IURA staff conduct the appropriate procurement process for the system and  submit the proposed system to Steven Nann, Building Maintenance Supervisor, for his review  and approval prior to award of the contract, and    WHEREAS, in accordance with the City’s procurement policy for projects with a budget of  $25,000 or less, IURA staff has solicited three proposals for the SSCC security camera system, and    WHEREAS, only two proposals were submitted in response to this solicitation, and    WHEREAS, those two proposals were forwarded to Steven Nann for his review and approval, and    WHEREAS, Mr. Nann has indicated his preference for the proposal submitted by Teledair, while  requesting certain follow‐up information from the company, and    WHEREAS, the requested information has been submitted by Teledair and approved by Mr.  Nann, and    WHEREAS, the award of the contract for this work to Teledair was recommended by the IURA’s  Neighborhood Investment committee at their June 12, 2015 meeting; now therefore be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves the award of the contract in the amount of $9,149.00  for the installation of the specified security camera system at the Southside Community Center to  Teledair Communications and Security, Inc., and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of the IURA Attorney, is hereby  authorized to execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution,  and be it further  IURA Minutes  June 25, 2015  Page 5 of 11    RESOLVED, that the IURA Chairperson is further authorized to approve change orders to address  unforeseen circumstances provided the total project cost does not exceed the amount budgeted  for 2013 CDBG project #14.    Carried Unanimously 3‐0    B. Committee Chairperson Report  Farrell noted that the Committee began discussing the Tompkins County Office of Human Rights (OHR)  Analysis of Impediments to Fair Housing Choice report at its last meeting.  The Committee still needs to  determine if it agrees with all the findings and then develop a recommended action plan to address  priority impediments that will be submitted to HUD.     Rosario remarked that although a survey of the entire community was conducted, it was only  conducted in English.  As a result, it seems likely it did not accurately assess the needs of the non‐ English‐speaking community.  Even though probably only approximately 4% of the local population is  non‐English speaking, it seems likely non‐English speakers would disproportionately need assistance.   Rosario suggested perhaps there may be a way of leveraging other agencies that provide services to  non‐English‐speaking residents.    Farrell responded that the survey was distributed to a variety of community groups and organizations  that were probably able to capture at least some of that information.    VII. Economic Development Committee    A. Request from Sunny Days of Ithaca, LLC for IURA to Subordinate Its Collateral Position to  Induce Tompkins Trust Company to Issue Business Loan (CD‐RLF #37)  Bohn explained that this agenda item was not reviewed at a Committee meeting, but the  Committee was polled via e‐mail.  The IURA originally loaned Sunny Days $50,000.  The owners are  now seeking a line‐of‐credit from Tompkins Trust Company, which indicated it would only be willing  to provide one if the IURA subordinated its collateral position.  M&T Bank also has a first lien  position on the store’s business assets.  Committee members unanimously concluded that the  proposal makes sense, since the IURA does not rely on the business assets.  Sunny Days is current  with its obligations to the IURA; and it has met its living wage and job creation requirements.    Rosario moved, seconded by Graham:    Sunny Days of Ithaca, LLC, Request to Subordinate Collateral (CD‐RLF #37)    WHEREAS, on May 2, 2014 the IURA issued a $50,000 loan to Sunny Days of Ithaca, LLC (Sunny  Days) for a $125,000 project to open a retail business at 123 S. Cayuga Street, and December 30,  2013, and   IURA Minutes  June 25, 2015  Page 6 of 11    WHEREAS, the IURA loan is secured by a second lien on all business assets and personal  guarantees of the two owners, and    WHEREAS, Sunny Days  requests the IURA subordinate its security interest in business assets to  induce Tompkins Trust Company to make a $10,000 line‐of‐credit loan to be secured by a second  position (subordinate only to M&T Bank) security interest in business assets, and    WHEREAS, Sunny Days is current on repayment of the IURA loan and has achieved job creation  goals to create 1.5 FTE jobs receiving a “living wage” of at least $13.94/hour, and     WHEREAS, IURA staff has reviewed a profit and loss statement for the business and tax returns of  the financial guarantors and concludes that approval of the subordination will not materially  impair the IURA’s security position for loan repayment, and    WHEREAS, Economic Development Committee members were polled on this request and  unanimously support granting the requested subordination on business assets; now, therefore,  be it     RESOLVED, that the IURA hereby agrees to subordinate its security interest in business assets of  Sunny Days of Ithaca, LLC to induce Tompkins Trust Company to make a $10,000 loan to the  business, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of IURA legal counsel, is hereby  authorized to execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution.     Carried Unanimously 3‐0    B. Annual Appointment of Economic Development Committee Chairperson    Farrell moved, seconded by Rosario:    2015 Appointment of IURA Economic Development Committee Chairperson    WHEREAS, IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own committee  Vice‐Chairperson and nominate a candidate for committee Chairperson for consideration by the  Agency, and    WHEREAS, per the Bylaws, an Agency member shall fill either the committee Chairperson or  committee Vice‐Chairperson position, and     WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold office until  their successor is selected or appointed, and   IURA Minutes  June 25, 2015  Page 7 of 11    WHEREAS, the current Committee Chairperson and Vice‐Chairperson are Doug Dylla and Chris  Proulx, respectively, and      WHEREAS, at their May 21, 2015 meeting, the IURA Economic Development Committee  considered this matter and elected Chris Proulx as Vice‐Chairperson and nominated Doug Dylla as  Chairperson; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby appoints Doug Dylla to serve as Chairperson of the IURA  Economic Development Committee.         Carried Unanimously 3‐0    C. Committee Vice‐Chairperson Report  Bohn reported there has been a fair amount of recent activity with prospective loan applications  (e.g., Madeline’s restaurant facilities upgrades, Simeon’s on the Commons renovations, Finger Lakes  School of Massage relocation to downtown Ithaca, Finger Lakes Marina).    IX. Other New/Old Business  A. Request from Community Housing of Ithaca, Inc. (CHI) to Release Mortgage Covering 421  Second Street to Facilitate Previously‐Authorized Sale of Adams Street Affordable Housing  Truame reported that CHI wants to transfer its Adams Street and Spencer Street properties.  IURA  staff approved the transfer, pending receipt of a financial statement.  Some legal documents remain  to be finalized.  Regarding the Adams Street property, Truame explained that when the property  was purchased there was an existing house which the owner had an interest in; however, the owner  has now passed away.  CHI has now requested the IURA release that parcel from the mortgage.  This  development was not discovered in time to be reviewed at the last NIC meeting, so the associated  resolution is coming directly to the IURA Board.  The new owner would maintain the properties as  affordable housing, while upgrading their energy efficiency.  IURA legal counsel has already  reviewed the document.    Farrell moved, seconded by Graham:    Release of Mortgage ― Adams Street Parcel C (2005 #4)    WHEREAS, in 2005, Community Housing of Ithaca (CHI) received funding from the Ithaca Urban  Renewal Agency to develop certain affordable housing units to be located in the city of Ithaca, NY,  as follows:  • 2005 HUD HOME Entitlement Program, Project #4, Adams Street Housing, 401 and 403 Adams  Street    o  Amount: $180,000    o  Interest rate: 0%  IURA Minutes  June 25, 2015  Page 8 of 11      o  Term & repayment: twenty‐one (21) year term deferred loan with no principal or interest  payments due, provided borrower remains in compliance with terms and conditions of  loan    o  Collateral: 2nd lien mortgage on subject property, and    WHEREAS, the purpose of the HOME‐funded project was to construct four units of affordable  housing in two duplexes on vacant land, and    WHEREAS, three separate parcels were created by subdivision at the Adams Street site when the  site was acquired by CHI: Parcels A and B (401 & 403 Adams Street), which were vacant and would  be the location of the two new affordable duplexes, and Parcel C (421 Second Street), which was  the location of an existing house, and    WHEREAS, the occupant of the existing house at the time of acquisition was the seller of the  property, who retained a life interest in that house, and    WHEREAS, pursuant to Section 2.02 of the executed Loan Agreement, Lot C and the existing house  were specifically excluded from the construction activities described in the Agreement but were  part of the Agreement’s collateral, and    WHEREAS, pursuant to Section 6.02 of the loan agreements for this projects, CHI has requested, and  the IURA has granted, approval to assign its rights, interests, and obligations under this loan,  including its obligations with respect to low‐ and moderate‐income benefit, to Mr. Stuart Staniford  or an LLC controlled by Mr. Staniford established for purposes of this project, and    WHEREAS, CHI has requested that the IURA release Parcel C from the above referenced mortgage,  and     WHEREAS, the IURA has considered this request at its June 25, 2015, regular meeting, and finds that  because the contemplated affordable units have been completed and in operation since 2006 there  is no longer any need to retain the house and Parcel C as collateral, now therefore be it    RESOLVED, the IURA hereby approves the release of Parcel C (421 Second Street), as described in  the above reference mortgage, from said mortgage, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of the IURA Attorney, is hereby authorized  to execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 3‐0    IURA Minutes  June 25, 2015  Page 9 of 11  B. Housing Fund ― Round #9: Authorize Disbursement of Funds for 210 Hancock St. Project  Pursuant to Executed MOU  Bohn explained that this action would have been reviewed by the Governance Committee, but it did  not meet this month.  The IURA needed to wait for the environmental review process to be  completed, before recommending approval.    Rosario moved, seconded by Graham:    Housing Fund, Funding Round #9 – Authorize Disbursement of $100,000   Pursuant to an Executed MOU    WHEREAS, pursuant to an executed MOU, the Program Oversight Committee for the  Cornell/City/County Housing Fund recommends that the City of Ithaca approve funding  assistance for the following affordable housing project:      $100,000  210 Hancock Street, a 53‐unit affordable rental housing project  located at 210 Hancock Street, Ithaca, NY., and    WHEREAS, the Housing Fund Program Oversight Committee (POC) met on March 23, 2015, to  review recommendations from the Application Review Committee of round #9 funding  applications for new affordable housing projects, and    WHEREAS, the City of Ithaca is represented on the POC by Alderperson J.R. Clairborne,  Chris  Proulx, Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) member, and Doug Dylla, past member of the IURA,  and    WHEREAS, the Housing Fund was established in 2009 by Memorandum of Agreement (MOU) as a  six‐year program between and among the City of Ithaca, Tompkins County and Cornell University  to raise and award funds to increase the supply of permanently affordable housing in the County,  and    WHEREAS, the Common Council determined that City contributions to the Housing Fund should  be used to assist projects located within the City of Ithaca, and    WHEREAS, City funds committed to the Housing Fund are derived from Gateway Loan proceeds  that originated from sale of City‐owned land for the Eddygate project, and are held by the IURA,  and     WHEREAS, the POC recommends round #9 funding of $200,000 for the following project:  IURA Minutes  June 25, 2015  Page 10 of 11    Round #9, Housing Fund ‐Recommended Funding Awards  Applicant Project # Afford.  Units Location Funding ($1,000s)  Cornell County  City Total Ithaca  Neighborhood  Housing Services  210 Hancock  St. ‐  New  Construction  53 rental  210 Hancock  St., City of  Ithaca  100 0 100 200  Totals  53 100 0 100 200   WHEREAS, on May 26, 2015, the City of Ithaca Planning and Development Board, acting as lead  agency in the environmental review of this project, determined the project will result in no  significant impact on the environment , and     RESOLVED, that the IURA hereby authorizes an expenditure of up to  $100,000 to support the  210 Hancock St. affordable housing project pursuant to the executed MOU, and be if further      RESOLVED, that such funds shall be derived from Gateway Loan Proceeds held by the Ithaca  Urban Renewal Agency, and be it further,     RESOLVED, that the IURA Chairperson is authorized, subject to advice of the IURA legal counsel,  to execute a fiscal agency agreement with Tompkins County to implement this resolution.     Carried Unanimously 3‐0  C. IURA Chairperson Report  None.    D. Common Council Liaison Report  McCollister reported there were some concerns at the last Planning and Economic Development  Committee meeting about the proposed State Street Triangle project (on the Trebloc building site).   The developer, Campus Advantage, is a Texas‐based company with a reputation as a big developer  of high‐rise student dormitories.  The concern is that it is not the right project for the site, given it  would provide no parking and would house so many undergraduates, among other issues.  Common  Council may end up concluding it made a mistake when it re‐zoned that part of the city without  examining the issue more contextually and architecturally.      E. Staff Report  Bohn noted the meeting packet includes a chart of CDBG funding levels for the city, with another  chart illustrating the current Federal budget process.  Since 2010, both CDBG and HOME funding  have suffered significantly in both absolute and comparative terms.  A proposed bill in the U.S.  House of Representatives would involve significant further reductions in HOME funding.  Bohn will  draft an advocacy letter for the Governance Committee to review, to be sent to local Federal  representatives.  Bohn noted the trend line of IURA funding levels has not been very good.  The  IURA has been forced to do more, with less, at a time when affordable housing is becoming more of  a problem.    IURA Minutes  June 25, 2015  Page 11 of 11    F. Next meeting date: 8:30 AM, Monday, July 23, 2015    X. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 9:36 A.M.  — END — Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.