Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2015-02-20Approved: 5/15/15  108 E. Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, February 20, 2015  Pistachio Conference Room, City Hall, Ithaca, NY    Present:    Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore  Excused:   None.  Vacancy:   1  Staff:   Nels Bohn, JoAnn Cornish, Lisa Nicholas, Charles Pyott  Guests:     None.    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:42 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  Bohn noted the Committee should also discuss deferring Lead Agency status to the  Planning and Development Board for the 210 Hancock Street (INHS) project.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: January 21, 20145  Cummings moved, seconded by Schlather, to approve the January 21, 2015 minutes,  with one minor modification.  Carried Unanimously 3‐0    (Whitmore arrived at 8:48 a.m.)    V. New Business  A. Procurement of Independent Contractors  1. Legal Services  Rosario suggested voting to approve the Legal Services resolutions together as a group.  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 2 of 14        Schlather moved, seconded by Rosario:    2015 Procurement of Independent Legal Services: Geldenhuys    WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in  24 CFR §85.36, the IURA issued a Request for Proposals (RFP) for legal services on  January 7, 2015, and    WHEREAS, the following four proposals were received:  • Mariette Geldenhuys;  • Richard Ruwsick;  • Sharon Sulimowicz;  • Pannone, Lopes, Devereau & West, LLC, and    WHEREAS, the IURA currently contracts with Mariette Geldenhuys and Richard  Ruswick for legal services, and    WHEREAS, Mariette Geldenhuys submitted a proposal to continue providing legal  services to the IURA at a maximum billing rate of $200 per hour, and    WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided  by Geldenhuys, and    WHEREAS, IURA staff reviewed the proposals against the RFP criteria and recommends  selection of Mariette Geldenhuys, and    WHEREAS, the 2015 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  $23,000 for general legal services, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee reviewed this matter at its February 20,  2015 meeting and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel,  to execute a contract extension for independent contractor legal services with  Mariette Geldenhuys, Attorney and Mediator, at a maximum hourly rate of $200 per  hour with the total amount not to exceed $18,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the services were  performed.  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 3 of 14        2015 Procurement of Independent Legal Services: Ruswick    WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24  CFR §85.36, the IURA issued a Request for Proposals (RFP) for legal services on January  7, 2015, and    WHEREAS, the following four proposals were received:  • Mariette Geldenhuys;  • Richard Ruwsick;  • Sharon Sulimowic;  • Pannone, Lopes, Devereau & West, LLC, and    WHEREAS, the IURA currently contracts with Mariette Geldenhuys and Richard Ruswick  for legal services, and    WHEREAS, Richard Ruswick submitted a proposal to continue providing legal services to  the IURA at a maximum billing rate of $185 per hour, and    WHEREAS, the IURA staff is satisfied with the quality of legal services provided by  Geldenhuys, and    WHEREAS, IURA staff reviewed the proposals against the RFP criteria and recommends  selection of Richard Ruswick, and    WHEREAS, the 2015 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  $23,000 for general legal services, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee reviewed this matter at its February 20,  2015 meeting and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to  execute a contract extension for independent contractor legal services with Richard  Ruswick, Attorney at Law, at a maximum hourly rate of $185 per hour with the total  amount not to exceed $2,000, subject to an exclusion on the cap for legal services on  any low‐income housing tax credit project where the borrower agrees to pay the IURA’s  legal costs, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the services were  performed.  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 4 of 14      2015 Procurement of Independent Legal Services: Sulimowicz    WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in  24 CFR §85.36, the IURA issued a Request for Proposals (RFP) for legal services on  January 7, 2015, and    WHEREAS, the following four proposals were received:  • Mariette Geldenhuys;  • Richard Ruwsick;  • Sharon Sulimowicz;  • Pannone, Lopes, Devereau & West, LLC, and    WHEREAS, the IURA currently contracts with Mariette Geldenhuys and Richard  Ruswick for legal services, and    WHEREAS, Sharon Sulimowicz submitted a proposal to continue providing legal  services to the IURA at a maximum billing rate of $200 per hour, and    WHEREAS, the IURA staff is interested to diversify contracted legal services, and    WHEREAS, IURA staff reviewed the proposals against the RFP criteria and recommends  selection of Sharon Sulimowicz, and    WHEREAS, the 2015 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  $23,000 for general legal services, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee reviewed this matter at its February 20,  2015 meeting and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to  execute a contract extension for independent contractor legal services with Richard  Ruswick, Attorney at Law, at a maximum hourly rate of $200 per hour with the total  amount not to exceed $3,000, subject to an exclusion from the cap for legal services  on a low‐income housing tax credit syndicated project when the borrower agrees to  pay the IURA’s legal costs, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the services were  performed.     Carried Unanimously 4‐0  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 5 of 14          Bohn explained that IURA staff would like to always have at least two attorneys  available, in case a conflict of interest arises.    Cummings noted she is curious about the Sharon Sulimowicz proposal and what her  credentials are.  Bohn replied that Community Development Planner Lynn Truame has  some experience with the firm and was impressed with them.    Rosario asked about the fourth proposal that was received.  Bohn replied that IURA staff  did express interest in it; however, since the attorney is not yet admitted to the New  York State Bar, a Senior Partner would have had to review his work, which would have  been more expensive.      Cummings asked if there may be a problem with Sharon Sulimowicz, since Ithaca  Neighborhood Housing Services (INHS) was one of her clients.  Bohn replied that the  IURA may simply not be able to use her services for an INHS project.  IURA staff would  have to investigate what that work with INHS has involved.  It may be that INHS was just  a prior client.     2. Community Development Consulting Services    Schlather moved, seconded by Whitmore:    2015 Procurement of Independent Consultant Services: H. Sicherman & Co., Inc.    WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained at  24 CFR §85.36 the IURA issued a Request for Proposals (RFP) for community  development consulting services, including loan underwriting services, on January 9 ,  2015, and    WHEREAS, the RFP resulted in receipt of one proposal from H. Sicherman & Co., Inc.,  and    WHEREAS, the IURA currently contracts with H. Sicherman & Co., Inc. for community  development consulting services, and    WHEREAS, H. Sicherman & Co., Inc. submitted a proposal to continue providing  community development consulting services at a maximum hourly rate of $164/hour,  with loan underwriting services provided at $135/hour, and    IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 6 of 14      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of services provided by  Sicherman, and    WHEREAS, the 2014 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  $12,000 for community development consulting services; now, therefore, be it    RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel,  to execute a contract extension for independent contractor community development  services with H. Sicherman & Co., Inc. at a maximum hourly rate of $164 per hour with  the total amount not to exceed $12,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the services were  performed.     Carried Unanimously 4‐0    3. Minute‐Taking Services  ― EXECUTIVE SESSION ―   Schlather moved, seconded by Cummings, to open the Executive Session at 9:04 a.m.    Carried Unanimously 4‐0    Cummings moved, Whitmore seconded by, to close the Executive Session at 9:12 a.m.      Carried Unanimously 4‐0    No action was taken in the Executive Session.    Whitmore moved, seconded by Schlather:    2015 Procurement of Independent Minute‐Taking Services: Charles Pyott    WHEREAS, Mr. Charles Pyott has been providing the IURA with minute taking services  to the IURA as an independent contractor since July 8, 2011, and    WHEREAS, the annual contract for his services expires on February 28, 2015, and    WHEREAS, Pyott has submitted a proposal to continue to provide minute‐taking  services at a rate of $18.35 per hour, a 1.9% increase from 2014 rates, and  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 7 of 14        WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with Pyott’s performance, and    WHEREAS, the 2014 IURA budget recommends an authorized amount of $5,000 for  minute taking services; now, therefore be it, and    WHEREAS, at their February 20, 2015 meeting the Governance Committee considered  this matter and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute a one‐year contract extension for independent contractor minute‐ taking services with Charles Pyott at a rate of $18.35 per hour with the total amount  not to exceed $5,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds shall be derived from non‐CDBG funds.      Carried Unanimously 4‐0    B. HUD Entitlement Program     1. 210 Hancock Street Mixed‐Use Project (INHS)  Bohn noted the Committee needs to discuss deferring Lead Agency status to the  Planning and Development Board for the environmental review of the project.  If the  IURA does not agree to defer it, the State Department of Environmental Conservation  (DEC) would need to make that decision.      Cummings noted she attended several of the project’s community open house  meetings.  INHS did a fantastic job of gathering public input and the meetings were well‐ attended ― however, she personally preferred the project design that was not selected.   While the proposed design seems to have garnered more neighborhood support in  terms of the people who attended the meetings, she suspects that may not be entirely  representative of the surrounding community.  Cummings asked if there is any way to  have a dual Lead Agency process, conducted by both the Planning Board and the IURA,  since IURA has so much experience reviewing this kind of project.      Cornish responded the IURA could still be an involved agency, with multiple  opportunities to provide its feedback to the Planning Board, but there can only be a  single Lead Agency.  All the project documents would be distributed to the IURA for  comment.  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 8 of 14        Cummings remarked she does not believe the project should go to the Planning Board,  before the IURA has had the opportunity to review it.  The IURA should have the chance  to provide as much input as possible, before the Planning Board reviews it.    Bohn remarked that the IURA was able to review and discuss the two design proposals  at its last meeting.  There was considerable discussion about the project at that  meeting, including some of the same issues Cummings has brought up (e.g., the extent  of the project’s integration with the rest of the community).     Cummings noted the current proposed design seems like a workable plan, but she still  has some concerns/suggestions (e.g., increasing the number of entrances to the project,   and making the buildings appear less homogeneous; the disjuncture between the more  modestly sized townhomes and the large imposing multi‐family building; creating more  amenity spaces, greenspaces, benches, etc.).  She is particularly concerned with the  impact of the large multi‐family building.  Once the project is subject to environmental  review, she is worried there would be pressure to expedite the approval process.    Bohn responded at least some of Cummings’ concerns could be addressed through  design modifications during Site Plan Review.    Nicholas stressed that the project design is still early in its development.  Planning staff  certainly anticipates changes would be made.  The kinds of community character‐ related concerns Cummings raised would be one of the primary issues the Planning  Board would address.    Bohn asked what opportunities there would be for the IURA to inform the final design.   Nicholas replied that all involved agencies are informed of each step in the  environmental review process.  The IURA would receive all the information the Planning  Board itself receives and be able to comment on it.  Involved agencies are also free to  adopt their own findings, if they differ from the Planning Board’s.  The Planning Board is  committed to reviewing involved agency comments and incorporating them into the  review process.    Cummings remarked it would still leave the IURA as a secondary source of input on the  project.  She recalled that the IURA has reviewed past projects and made verbal  recommendations that did not appear to have any real bearing on the results of the  process.    IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 9 of 14        Nicholas remarked there cannot be two Lead Agencies; however, she stressed that any  comments from an involved agency would most likely be incorporated into the  environmental review.  The Lead Agency also has the option of extending the review  process, if an involved agency has persistent concerns about the project.    Cummings responded that she would like to ensure that the IURA could submit written  comments.     Whitmore asked what would happen if the IURA disputed the Planning Board’s Lead  Agency status.  Bohn replied it would be unconventional and it would likely complicate  the review process (e.g., adhering to the review timeline and coordinating with other  involved agencies).    Cummings noted she would just like to ensure the IURA has the opportunity to provide  the greatest degree of input into the project at the front‐end of the process.    Whitmore moved, seconded by Schlather:    Consent to Lead Agency Designation for 210 Hancock Street Project    WHEREAS, 6 NYCRR Part 617 of the State Environmental Quality Review Law and  Chapter 176.6 of the City Code, Environmental Quality Review, require that a lead  agency be established for conducting environmental review of projects in  accordance with local and state environmental law, and    WHEREAS, State Law specifies that for actions governed by local environmental  review, the lead agency shall be that local agency which has primary responsibility  for approving and funding or carrying out the action, and    WHEREAS, the City of Ithaca Planning and Development Board has one pending  application for site plan approval for redevelopment of 210 Hancock Street from  Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc., and    WHEREAS, the Planning Board is anticipated to seek to act as lead agency for the  environmental review of a proposed site plan for the 210 Hancock St. project, and    WHEREAS, the applicant is proposing to construct a mix of approximately 50  apartments, 12 forsale townhouses and 8,500 square feet of commercial lease space  on a 2‐acre parcel located in the B‐2a zoning district, and  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 10 of 14        WHEREAS, the project is a Type I Action §176‐4(h)[2], (k), and (n) under the City of  Ithaca Environmental Quality Review Ordinance and the State Environmental Quality  Review Act and is subject to environmental review and a variances for height and  parking, and    WHEREAS, if the IURA consents to lead agency designation of the Planning Board the  IURA will maintain the status of an Involved Agency for the environmental review of  this action, and    WHEREAS, it is appropriate for an Involved Agency to provide the Lead Agency with  observations and concerns about the potential environmental impact of the  proposed action, especially comments relating to the IURA’s area of expertise, and    WHEREAS, at their February 20, 2015 meeting, the IURA Governance Committee  commented on the extensive and well‐designed INHS community engagement  process for this project and briefly discussed the resulting preferred schematic  design, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee supports further refinement of the  schematic plan to enhance integration of the proposed project into its surrounding  neighborhood, especially regarding the 4‐story buildings along First Street; now,  therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby consents to the designation of the City of Ithaca  Planning & Development Board as lead agency for the environmental review of the  proposed redevelopment of 210 Hancock Street, and be it further    RESOLVED, that the IURA Neighborhood Investment Committee is hereby requested  to review the Full Environmental Assessment Form (FEAF) for this project and  develop draft comments, if appropriate, to mitigate any potential negative  environmental impacts of the proposed project for possible communication to the  Lead Agency.      Carried Unanimously 4‐0    1. Natural Leaders Initiative’s Job Readiness Internship program (#16, 2013) ―  Request for Schedule Extension  Rosario explained that extenuating personal circumstances prevented the program from  expending its funding in the originally allotted timeframe.  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 11 of 14        Cummings moved, seconded by Whitmore:    Amend Funding Contract for Cornell Cooperative Extension’s   Natural Leaders Initiative Program (2013 Project #16)    WHEREAS, Cornell Cooperative Extension received funding as part of the 2013  Action Plan for an employment readiness program, and    WHEREAS, the Program, as originally designed, was intended to use CDBG funds to  provide training, support, and mentorship for four Natural Leaders Initiative (NLI)  graduates to serve as Program Assistants and develop job readiness skills, and    WHEREAS, four NLI graduates have successfully completed the Program and  received the planned services, and    WHEREAS, due to personal circumstances, three of the original participants  completed fewer Program hours than originally anticipated, leaving a surplus of  unexpended funds in the amount of $2,928.14 as of December 31, 2014, the  expiration of the contract period, and     WHEREAS, the staff of NLI have requested an extension to the contract to allow the  spend down of these remaining funds, which will be utilized to provide services to a  fifth Program participant, and    WHEREAS, this request was not received in time to be formally voted on at the  February 13, 2015, Neighborhood Investment Committee meeting, but was  discussed by that committee and recommended for approval, and    WHEREAS, the Governance Committee has reviewed the request and the NIC  recommendation at their February 20, 2015 meeting and recommended the  following, now, therefore be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves the request to extend the end date of the  contract to August 31, 2015 with Cornell Cooperative Extension for the Natural  Leaders Initiative Program (2013 project #16), and be it further    RESOLVED, that the IURA has determined that this action does not constitute a  Substantial Program Amendment under the Citizen Participation Plan of the City of  Ithaca, and as such does not require a public hearing or approval of Common  Council, and be it further  IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 12 of 14      RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon advice of the IURA Attorney, is hereby  authorized to execute all necessary and appropriate documents to implement this  resolution.   Carried 3‐0, Schlather Abstaining    2. Southside Community Center Gym Acoustics ― Award of Construction Contract (#4,  2013)  Bohn explained that the Southside Community Center asked that this action be brought  to the IURA.  The project comprises improving the sound quality of the gym, which the  IURA would implement itself.  The proposals are not due until next Wednesday, so there  is not enough information to draft a resolution.  Bohn asked if the Committee would like  to authorize his bringing the awarded contract to the IURA for approval (including  possible approval of surplus funds to pay for it).  There were no objections.    3. 2015 Funding Allocation Levels for CDBG and HOME Programs Report  Bohn explained that there is a 1% reduction in CDGB funding compared to the previous  year, which is a comparatively good outcome ― however, there was a 17% reduction in  HOME funding.  Bohn asked HUD why the reduction was 10% nationally, but 17% for  Ithaca, but HUD‐Buffalo staff did not appear to know.  IURA staff will follow up and try  to determine the answer.  The HOME funding figure continues to decrease year‐by‐year.      IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 13 of 14        VI. Other Business  A. IURA Strategic Planning Discussion  Bohn indicated he did not have much opportunity to continue working on this item, so  there is little new information.    Cummings remarked that one of the most encouraging suggestions she heard was to  reallocate the Community Development Revolving Loan Fund (CD‐RLF).  She asked if  there were any projects that could benefit from that.  Bohn replied, the 210 Hancock  Street project would be one of them.    Cummings asked what interest rate the IURA would receive for the loan.  Bohn replied it  would amount to roughly $25,000, which could be applied to IURA administrative costs.   He explained that the one constraint with CD‐RLF is that repayments are treated as  Program Income, so the IURA could only use 20% of the repayment and the remainder  would need to be returned to the funding pool.      Cummings wondered if it is really still the case that foundation grants do not generally  provide much, if anything, in terms of general operating funds.  Bohn replied that staff  has been searching for grant opportunities, but federal domestic funding opportunities  are diminishing.  Energy‐ and sustainability‐oriented grants may be the one exception to  that rule.      Schlather remarked that many foundations have begun to understand the need for  operating funds, but not other major funders.  The Human Services Coalition (HSC), for  example, receives a lot of Health Department funds, but each grant comes with  peculiarities about what can and cannot be funded.  ‘Medicaid redesign’ programs could  bring funds into the community.  She added that private foundations are beginning to  seek to fund more long‐term projects.    C. Review of IURA Financials: January 2015  Bohn remarked that the Immigrant Services program has been completed.  All the  projects listed as not on schedule are making progress.     Bohn noted the required expenditure milestone for the year has already been  completed.  The loan and lease payments are in good shape.  The State Theatre is  lagging, but that is not uncommon in its slower ticket sales months.      IURA GC Minutes  February 20, 2015  Page 14 of 14      D. Project Updates & Staff Report  Bohn reported that the auditors completed their audit last week.  They complimented  IURA staff on the state of the documents they reviewed and the fact that no  adjustments were required.     Bohn remarked that the IURA received an inquiry into the acquisition of its Cherry Street  property by an employer seeking to relocate 250 employees into a one‐story campus  setting one the entire 6 acres.      E. IURA & Common Council Actions of Interest to Governance Committee  No discussion.    F. Next Meeting: March 20, 2015    VII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 10:34 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.