Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2014-11-21Approved: 1/21/15  108 E. Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, November 21, 2014  Third Floor Conference Room, 3rd Floor, City Hall, Ithaca, NY    Present:    Susan Cummings, David Whitmore, Kathy Schlather  Excused:   Eric Rosario  Vacancy:   1  Staff:   Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott  Guests:     None.    I. Call to Order   Vice Chairperson Schlather called the meeting to order at 8:50 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions ― None.  Bohn reported an additional item should have been included under New Business,  involving increasing the originally authorized funding amount for the consultant  contract for Dick Ruswick.      Cummings recalled that the Committee originally intended on keeping the discussion of  potential new sources of funding as a long‐term agenda item.  She would like to have it  added to the agenda as a standing item, as “Future Funding Opportunities,” under Old  Business.     III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: September 19, 2014   Cummings moved, seconded by Whitmore, to approve the September 19, 2014  minutes, with no modifications.  Carried Unanimously 3‐0  IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 2 of 10      V. New Business  A. Public Authorities Accountability Act (PAAL) Compliance  Bohn explained that the Public Authorities Control Board is the state entity that requires  submission of a wide variety of information (e.g., financial, membership, policy), which  is also posted to the IURA web site.  The IURA has completed all the submissions  required for closing out 2013 and has submitted the 2015 adopted budget.     • 2013 Investment Report   Bohn explained that the IURA’s cash assets are deposited on accounts at Tompkins Trust  Company where assets up to $250,000 are insured through the FDIC.  The balance  above the Federally‐insured limit is secured by bond investments in U.S., state and  municipal government securities held by the financial institution.      Cummings asked who determines what the bank invests in.  Bohn replied that those  details are reviewed by auditors, who ensure the bank is complying with sound,  generally accepted financial practices.  Bohn remarked that he specifically asked the  auditors about the use of municipal bonds as investments, to which the auditors replied  that the municipalities hold high Moody or S&P credit ratings and they are very  conventional and safe.  The IURA does not earn any interest on these underlying bonds;  the funds just serve as collateral against its accounts.    • Real Property Inventory   Bohn reviewed the listing or real property and explained that IURA properties tend to be  clustered in a few areas in the city (e.g., Inlet Island, downtownand Cherry St.)     Cummings observed that the INHS land trust properties are not being taxed at their  original purchase price property value ― they are being taxed considerably higher in  some cases.  So many homeowners are being burdened with unaffordable taxes; and  the Tompkins County Department of Assessment is unwilling to assess them at their  restricted resale value.  The IURA needs to be aware of this issue and determine how to  resolve it.  Cummings stressed that the IURA needs to ask INHS some persistent  questions about what are they going to do with all their owner‐occupied housing  projects.      Bohn replied that INHS does factor in the projected restricted market value into the  initial sale to the buyer, but many properties simply appreciate quickly in value.      • Mission Statement & Measurement Report   Bohn explained this is an opportunity to review the IURA Mission one more time.   Cummings noted it should be posted prominently to the web site.  Bohn replied he will  follow up.   IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 3 of 10        Bohn noted that the IURA is generally doing well in terms of its Economic Development  Performance Measurements ― except (1) “Living Wage Jobs (Goal: 75% of total)” and  (2) “Job Training Leading to Job Placement.”  He noted the job training issue is being  actively discussed at the Neighborhood Investment Committee (NIC).    Cummings recalled that the last time the GC performed this particular review it also  reviewed and modified the IURA Board survey.  She asked what happened to it.  Bohn  replied that it was brought up to the IURA Board, but the Board did not seem motivated  to hold an in‐depth discussion about it.  Bohn indicated he has not yet received all the  questionnaires back from IURA Board members.    Schlather indicated she would love to see the completed surveys, when they have all  been received.  Bohn replied he would make sure to do that.    B. Personnel Matter ― Possible Executive Session to Discuss Employment History of  Particular Person  ― EXECUTIVE SESSION ―   Cummings moved, seconded by Whitmore, to open the Executive Session at 9:13 a.m.  to discuss the employment history of a particular person.     Carried Unanimously 3‐0    Whitmore moved, seconded by Cummings, to close the Executive Session at 9:38 a.m.      Carried Unanimously 3‐0    Schlather reported that during the Executive Session the resolution to recommend  awarding the proposed bonus to the Contracts Monitor was passed unanimously as  follows.  Whitmore moved, seconded by Cummings:    Bonus for IURA Staff Member    WHEREAS, the Contracts Monitor temporarily assumed increased responsibilities and  work load resulting from three staff changes and a 6‐month vacancy in the Community  Development Planner position during 2014, and   IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 4 of 10        WHEREAS, the Contracts Monitor exercised initiative and cooperation to fill work gaps  to ensure seamless implementation of the community development program while  meeting compliance reporting deadlines and training new staff in 2014, and    WHEREAS, one example of expanded tasks assumed by the Contracts Monitor is lead  responsibility for all aspects of interfacing with the HUD on‐line disbursement and  reporting system, and    WHEREAS, the 2014 IURA budget includes an unallocated $5,000 reserve for merit‐ based bonuses and/or salary increases, which funding has not been allocated to date,  and    WHEREAS, IURA management recommend the Contracts Monitor be awarded a bonus  in recognition of extra tasks assumed during a period of staff turnover and vacancies,  and    WHEREAS, the IURA Governance Committee considered this matter at their November  21, 2014 meeting and recommend the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby awards the Contracts Monitor a $3,000 bonus in  recognition of her initiative to temporarily assume additional tasks to advance the  community development program in 2014 during staff turnover and staff vacancies.    Carried Unanimously 3‐0  C. Modify “Contracts Monitor” Position to “Community Development Program  Coordinator” Position  Cummings asked if the IURA should really be creating an entirely new position, as  opposed to simply assigning additional responsibilities and increasing the salary.  She is  concerned with creating job descriptions that are too task‐specific, since anyone filling  the position in the future would bring a different set of skills with them.  She also noted  she does not like the “Community Development Program Coordinator” title: it sounds as  though it supervises the Community Development Planner position; and it is also not  clear from the title what the position is in relationship to the Director.    Schlather responded that someone being hired has the right to know what the job  description is.  Cornish agreed, noting the job description should definitely address the  specifics of the position.  IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 5 of 10        Bohn added that when a performance evaluation is performed it is explicitly tied to the  job description.      Cummings observed the Program Coordinator title makes it sound like the position  involves substantive work with programs    Cummings suggested retaining the same original title, but simply changing the duties.   Bohn replied that could be done; although the change in title was the preferred option.    Cummings noted she is much more comfortable with the Contracts Monitor title.    Schlather noted the third bullet seems too specific (“Perform records‐related human  resources and benefits coordination, including records retention per labor law  requirements, insurance coordination and compliance, and pension benefits  coordination.”).  Bohn replied that could be broadened and made more generalized.     Whitmore moved, seconded by Schlather:    Modify Job Description and Salary of Contracts Monitor Position    WHEREAS, IURA management has recently completed a performance evaluation of the  Contracts Monitor, and    WHEREAS, IURA management, in conjunction with the Contracts Monitor, has  identified several additional duties outside the scope of the Contracts Monitor’s job  description that are important for the Agency effectiveness and to meet funder  obligations, and    WHEREAS, recommended new and expanded duties include, but are not limited to:  • Lead responsibility to develop and maintain an effective IURA web presence;  • Performing human resource coordination, record‐keeping and compliance  functions;  • Lead responsibility to set up, fund, disburse and report on HUD Entitlement  activities in HUD’s on‐line disbursement and reporting system, and    WHEREAS, it is appropriate to consider a salary adjustment for a position with  expanded duties and responsibilities, and    WHEREAS, the incumbent Contracts Monitor is receptive to performing expanded  duties and responsibilities, and  IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 6 of 10        WHEREAS, IURA management recommends a salary increase for the position of $2,500  to reflect expanded job duties, and     WHEREAS, the adopted 2015 IURA budget includes $5,000 for merit‐based bonuses  and/or raises, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee reviewed this matter at their November  18, 2014 meeting and recommends the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the attached Contracts Monitor job  description, dated November 21, 2014, which included expanded duties, and be it  further     RESOLVED, the authorized annual 2015 salary for Contracts Monitor position be  increased by $2,500, up to $47,622.77, and be it further    RESOLVED, that this resolution shall take effect for the first full payroll period in 2015.     Carried Unanimously 3‐0    Cummings moved, seconded by Schlather, to amend the job description title back to  the original title.    Carried Unanimously 3‐0    Contracts Monitor  Ithaca Urban Renewal Agency    The Community Development Contracts Monitor is responsible for coordinating  and monitoring contractual obligations of the Ithaca Urban Renewal Agency  (IURA), developing and maintaining internal systems related to record keeping  and compliance, maintaining an active and effective web presence for the  Agency, and performing administrative human resources functions.     A. Duties and Responsibilities    • Monitor program activities for compliance with contractual requirements,  including site visits.  • Draft funding and other contract agreements in collaboration with legal  counsel.  IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 7 of 10        • Monitor interagency agreements and agreements with grantees and  contractors to carry out programs.  • Prepare reports and other compliance documents related to the program for  submission to the Department of Housing and Urban Development (HUD)  and other funders, such as the Consolidated Annual Performance &  Evaluation Report (CAPER), and project set up and reporting on HUD’s on‐ line Integrated Disbursement & Information System (IDIS).  • Develop systems for assuring and documenting compliance with program  requirements.  This includes file management and identification of required  program reporting and compliance deadlines.   • Provide technical assistance to grantees as it relates to meeting their  contractual requirements.   • Review processes and procedures used for monitoring and reporting on  community development activities and implement changes to improve  efficiency, effectiveness, compliance, and public understanding of IURA  programs.   • Maintain inventory of IURA assets.  • Develop and maintain a professional web presence  • Develop and maintain hard copy and electronic filing systems  • Perform record‐related human resources and benefits coordination  • Develop and maintain written policies and procedures as needed for office  administration, filing, and human resources  • Orient and train new contractors and/or employees in administrative and  office requirements  • Other related tasks as assigned.    B. Supervision and Guidance    The Contracts Monitor works under the supervision of the Community  Development Planner, while exercising considerable independent judgement on  both routine and non‐routine matters. The Contracts Monitor may coordinate  activities with other staff members and legal counsel to ensure timely  completion of the work as needed.    C. Qualifications    ‰ Skills  • Outstanding organizational skills, ability to maintain detailed and accurate records,  ability to multi‐task and keep track of a multitude of details;  • Ability to schedule own work and manage time to meet deadlines and complete  assignments and reports in a busy office environment;  IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 8 of 10        • Computer literacy, including fluency with Microsoft Word and Excel programs,  internet, and email software;  • Strong interpersonal skills and the ability to work with confidential information, and  successfully work with and serve a diverse local community;  • Excellent oral and written communication skills; and    ‰ Education/Experience  • An Associates degree in a related field and four years of relevant experience; or  • A Bachelors degree and two years of relevant experience; or  • Any combination of education and experience equivalent to the above.    D. Amend 2014 Independent Legal Services Contract: Richard P. Ruswick  Bohn explained that the IURA currently has a $5,000 contract with Ruswick; however,  due to some unanticipated additional expenses (e.g., closing on Stone Quarry  Apartments), the authorized budget amount is too low to cover all the costs.  As a  result, Bohn proposes increasing the authorized amount to $8,000. He noted that all  legal expenses on the Stone Quarry Apartment project are reimbursed from the  borrower.    Cummings moved, seconded by Whitmore:    Amend 2014 Independent Legal Services Contract: Richard P. Ruswick    WHEREAS, the current annual contract with Richard P. Ruswick, Attorney at Law,  authorizes up to $5,000 in expenses, and    WHEREAS, the IURA has incurred $6,318 in legal fees to date resulting from two low‐ income housing tax credit projects that were fully reimbursed by the  borrower, and     WHEREAS, the IURA Governance Committee considered this matter at it November  meeting and recommend the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the authorized amount of the contract with Richard P. Ruswick,  Attoreny at Law be increased from $5,000 to $8,000, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by IURA legal counsel, is  authorized to execute a contract amendment to implement this resolution, and be it  further   IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 9 of 10        RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the services were  performed.     Carried Unanimously 3‐0    (Whitmore departed at 9:56 a.m.)    VI. Other Business    A. Review of IURA Financials ― October 2014  Cummings indicated she would be interested in seeing data on the IURA’s declining  budget in terms of real purchasing power over time, since 2004.  She is concerned the  IURA is falling too far behind.  She asked if it would be possible to have that kind of data  available for discussion at the next meeting.    Grants  Bohn explained that IURA staff created a more useful format for the grants summary  portion of the financials report.     Cummings asked if there were any other pieces of information that should be captured.   Bohn replied that accomplishments could be included; however, they would require an  additional spreadsheet.  This particular report is more of an immediate expenditure‐ tracking tool; however, the most recent two‐year period could also be included on  another sheet.    Bohn noted that all projects are moving forward on schedule, with a few exceptions  indicated in red.    Loans  Bohn reported that the Art and Found is past due for the first time, while The Argos Inn  is now current and the State Theatre will be current on November 15, 2014.  The  Bandwagon Brew Pub is also current.    Leases  Bohn reported that all lessees are current.  IURA GC Minutes  November 21, 2014  Page 10 of 10        B. Committee Membership Recruitment  Cummings asked if any progress had been made in identifying prospective committee  members.  She recalled Rosario was going to follow up on one or two possibilities he  had thought of.  Cummings noted she also spoke to Mike Cannon to see if he had any  suggestions.    C.  IURA & Common Council Actions of Interest to Committee  None.    D. Next Meeting: January 16, 2015    VII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 10:10 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.