Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2014-09-19Approved: 11/21/14  108 E. Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, September 19, 2014  Third Floor Conference Room, 3rd Floor, City Hall, Ithaca, NY    Present:    Eric Rosario, Susan Cummings, David Whitmore, Kathy Schlather  Excused:   None.  Vacancy:   1  Staff:   Nels Bohn, Charles Pyott  Guests:     None.    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:39 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions ― None.  Cummings indicated she has a few questions for the “IURA & Common Council Actions  of Interest to Committee” agenda item.     III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: July 18, 2014   Schlather moved, seconded by Whitmore, to approve the July 18, 2014minutes, with no  modifications.  Carried Unanimously 4‐0    V. New Business  A. Review of Proposed FY 2015 IURA Budget  Bohn indicated the proposed IURA budget needs to be adopted in November 2014 to  comply with the state’s Public Authorities Law (PAL) submission deadline of 60 days  before the start of the next fiscal year.  It is a relatively conservative and sustainable  budget.  IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 2 of 13      Bohn explained that the principal budget driver is that CDBG and HOME funding has  been either stagnant or declining in recent years, so the Administrative Budget needs to  remain flat unless new revenue sources are identified.  A modest cushion has been built  into the budget to compensate for future decreases in CDBG and HOME funding.  One  positive aspect of the FY 2015 budget is that salary expenditures are projected to be  lower than past years, partly due to the replacement of the Deputy Director position  with the Community Development Planner position (representing a $15,000 reduction).   Healthcare‐related costs, on the other hand, continue to increase. (Health insurance  premiums increased 12% from 2014 to 2015 after a reduction from 2013 to 2014.)    Cummings observed that no one ever followed up with the Blue Cross/Blue Shield  (BC/BS) consultant, Megan Schmidt, who spoke to the Committee about Health Savings  Accounts.  The HSA that was cited at that meeting did not appear to offer significant  savings, since it had a much lower deductible and maximum out‐of‐pocket expense due  to ACA requirements; however, it would still be prudent to determine whether or not an  HSA could work for the IURA. Bohn indicated that an employer may offer to employees  up to two plans simultaneously, for instance (1) a high deductible with HSA, and (2) a  low deductible plan.  These options were reviewed with the IURA staff, but no staff  were interested in the high deductible plan for 2015.    Schlather remarked that Human Services Coalition (HSC) HSA costs have actually been  increasing.  She suggested inviting a healthcare navigator to a Committee meeting to  discuss the issue, especially since the situation changes quickly from one year to the  next.      Bohn explained that the IURA is only eligible to use two authorized providers, Blue  Cross/Blue Shield and MVP Health Care; and there is really very little difference in cost  between the two.  He noted the IURA, as a public benefit corporation, is neither a  municipality, a non‐profit organization, nor a private employer so it is an unusual entity,  which has limited choices in the health insurance market.      Bohn noted the good news is that the IURA has not experienced a net increase in health  insurance costs, because the ratio of single‐person to family/spousal plans is different  this year.     Cummings asked if IURA staff is content with the current situation.  Bohn replied, yes.     Bohn noted that another driving factor in the budget is wage increases.  The proposed  budget contains a 2% cost‐of‐living staff wage increase.  An effort is also being made to  build up staff retirement benefits to be sufficient for true retirement expenses.  IURA  retirement benefits originally started out at 5% of payroll, which is now recognized as  IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 3 of 13      insufficient, so the goal is to increase it to 11% (the New York State Comptroller’s  recommendation).  This budget would increase retirement benefits from 9% to 10%.     Bohn noted one new item in the budget this year relates to the City’s new Stormwater  Utility and Sidewalk District assessment fees.  Since the IURA owns property, it will be  required to pay those fees.  When the IURA signs a leaseback agreement it requires the  lessee to pay for any fees and taxes, so the net budgetary impact of those changes  should be modest.    Bohn pointed out that he also included non‐recurring revenues and expenses in the  budget (e.g., property sales).  Generally speaking, they represent a positive impact on  the budget.  The IURA closed on the sale of Parcel D for Cayuga Place, so there will be an  income stream of $20,000/year for the next 14 years resulting from this transaction.    Cummings recalled that the Committee discussed the possibility of securing other long‐ term funding sources (e.g., from foundations, grants, illicit drug revenue recovery).   Bohn responded that the City consults with a lobbyist and resource strategist,  Sustainable Strategies, which has been helpful at time to think through funding  opportunities.      Cummings asked if Sustainable Strategies has any expertise in housing‐related issues.   Bohn replied that its expertise tends to be in sustainability and transportation, along  with connections to the White House.  He added that Community Development Planner  Lynn Truame is interested in identifying funding for IURA projects; and she has had  some experience with a variety of funding sources.    Cummings suggested the Committee invite/schedule Truame to discuss the subject.   Bohn replied that the November 2014 meeting would probably be a good time to do  that.  Rosario agreed it is a good idea.    Bohn observed that one challenge with many funding sources is that their funds can  generally only be used to directly support projects and frequently does not cover  administrative expenses of project sponsors.    Cummings suggested structuring future projects in such a way as to provide some kind  of return to the IURA (e.g., like the Eddygate apartments project).  Bohn responded that  the  possible sale of the property for a hotel project at 324 E. State Street would offer an  opportunity for a potential future stream of revenues.     Cummings also suggested identifying ways the IURA staff could be compensated for its  time and expertise.  She asked if there could be any role for the IURA to play, for  example, in developing the former Emerson Power Transmission site.  Bohn replied the  IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 4 of 13      ownership transfer process for that project has not yet taken place.  He does not see  any immediate way of accomplishing that.  He did ask Truame to determine if the  developers have any interest in including affordable housing or artist housing as part of  the project.  She was going to contact a Minneapolis organization known for the tax  credits it obtains for artist housing.  There is no guarantee the developers would be  interested in anything like that, though.    Schlather asked if the Committee could be given the end‐of‐fiscal year financial report  on fund balances.  Bohn replied, yes.      Schlather asked about staff bonuses.  Bohn replied that last year the IURA awarded  merit raises, rather than bonuses.  Merit raises are reflected in the 2015 budget.    Schlather moved, seconded by Whitmore:    FY 2015 IURA Administrative Budget    WHEREAS, the IURA desires to annually adopt an administrative budget to guide  expenditures and manage financial resources of the IURA, and    WHEREAS, New York State law governing public authorities requires submission of  the adopted budget 60 days prior to the start of the next fiscal year, and     WHEREAS, the IURA budget is due to be submitted to the New York State Authorities  Budget Office by November 1st of each year, and    WHEREAS, at their September 19, 2014 meeting the IURA Governance Committee  reviewed this matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the FY 2015 IURA Administrative Budget,  dated 9/19/14, as herein attached, and be it further    RESOLVED, that effective with the first payroll check date following January 1, 2015,  any modifications to IURA employee salaries, benefits, and contributions shall be  adjusted as contained in the adopted 2015 IURA budget.    Carried Unanimously 4‐0    IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 5 of 13          IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 6 of 13          IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 7 of 13          IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 8 of 13            IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 9 of 13          IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 10 of 13      IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 11 of 13        B. FY 2014 HUD Monitoring Review of Ithaca CDBG Program  Rosario observed the HUD monitor identified one subject of concern relating to the  Cinemapolis economic development loan being classified as a loan to a for‐profit entity.      Bohn remarked that he spoke with the HUD monitor about the very subject at the time  the loan was being contemplated and HUD staff agreed that classifying the project as a  loan to a for‐profit was appropriate as the vast majority of revenue at Cinemapolis is  earned income from sales ― however, HUD subsequently indicated it was not a correct  classification and that it should be considered a loan to a non‐profit organization.  The  concern that was communicated to the IURA is a recommendation only; no response is  required from the IURA.  Under CDBG regulations, proceeds from a CDBG loan to a for‐ profit entity can be used for virtually any legitimate business purpose, including working  capital and equipment; however, non‐profit entities can only use funds for certain uses  (e.g., real property investments).  They cannot use them for inventory or movable  furnishings.  Bohn will raise the issue with the Economic Development Committee.     Cummings asked if there were any other IURA projects that could potentially be  affected by the requirement.  Bohn replied that IURA did decide to fund Finger Lakes  ReUse’s Community ReUse Center project for uses that were partially non‐construction‐ related; so some of that funding may need to be reconsidered/reconfigured in some  way to be earmarked for building renovations.     C. Recommendation for Filling Governance Committee Vacancy  Bohn explained that the Committee should seek to fill its vacancy with someone who  has some financial background (e.g., someone from an auditing firm) and who is  interested in the work of the IURA, with no conflict of interest.  The Committee has had  great success in the past with former Common Council members.      Rosario suggested former Common Council member Jennifer Dotson.    Cummings recommended Susan Blumenthal.    Bohn noted a community‐involved accountant would fill a skill need.     Rosario suggested Adele Edwards, a bookkeeper who is also interested in affordable  housing issues.      Cummings remarked it may be helpful to invite a potential candidate to sit in on a  meeting and ‘audit’ the Committee.  IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 12 of 13        Rosario noted Ithaca College has new employee in its Office of Civic Engagement, who  may be able to recommend some people.     Schlather noted she also knows a retiree from Sciarabba Walker & Co., LLP.    VI. Other Business  A. Review of IURA Financials ― August 2014    Grants  Bohn indicated the 2014 grants have not yet been added to the report.  IURA grants are  performing well in most areas.  The Stone Quarry Apartments project is expected to  close on financing later this month.  The Route 13 Pedestrian Crossing project will be bid  out this Fall.  If a reasonable bid is received, the project would move forward.  If not, the  project would be delayed until Spring 2015.  Bohn noted that the Homeowner Rehab  program has only spent 53% of its funds.  While most of those homeowners have been  identified, Ithaca Neighborhood Housing Services (INHS) is still in the process of moving  them through the program.  There is also some remaining funding in the 2013  Homeowner Rehab program that INHS is starting to spend.  Bohn reported that the  Hospitality Employment Training Program ended up not needing all its funding, after  completing its first year of programming.  It appears to have been a very successful  program.  The IURA would like to see the program sponsor expand and further develop  the program.  Lynn Truame will be convening a group of all IURA job‐training/support  organizations for a roundtable on lessons learned and opportunities for collaboration.     Cummings asked to what extent former Deputy Director Kittel remains involved with  her former activities in her new role at the Park Foundation.  She wondered if there  might be any shared expertise to benefit from.  Bohn replied Kittel functions in a  different role at the foundation (i.e., more internally focused).  She also needs to  maintain a certain distance between the foundation and the projects it funds.    Schlather noted it may still be possible for Kittel play a role in identifying some of the  best methods to maximize the community’s collective impact with its job‐ training/support initiatives. Bohn agreed.    Loans  Bohn reported that the Argos Inn has now made a full payment and is current.    Bohn noted that the Bandwagon Brew Pub is current according to M&T Bank, but not  according to IURA’s own accounting.  All parties are trying to resolve the issue.   Bandwagon Brew Pub makes its payments at the end of month, so it is harder to track.    IURA GC Minutes  September 19, 2014  Page 13 of 13      It has paid what M&T Bank billed it.  Bohn noted the State Theatre account is another  problematic one to track correctly.  It paid a local M&T Bank branch its loan payment,  but it appears the payment was misapplied to an entirely different loan account.  That is  also being resolved.      B.  Staff Vacation Schedules  Bohn reported he would be on vacation for two weeks.      (Whitmore departed at 9:52 a.m.)    C.  Project Updates  Bohn reported that the updated Environmental Assessment was performed for the  Stone Quarry Apartments project, public comments were solicited, received, and  responded to, and a formal request for funds was submitted.  HUD has 15 days to  review the objections and issue a ruling.  Bohn indicated the vast majority of objections  do not rise to a threshold that would warrant HUD disapproval.    Bohn also noted the 2014 Action Plan and City of Ithaca Consolidated Plan (2014‐2018)  are both currently being reviewed by HUD.    Bohn reported that the sale of the parking lot next to the Community School for Music  and Arts was approved by the IURA Board, was recommended by the Board of Public  Works (BPW), and is scheduled to go before the Planning and Economic Development  Committee.  There appear to be a few remaining issues to work out (e.g., one Common  Council member wanted living wages for all hotel staff and another wanted to see a  local labor project agreement).     D.  IURA & Common Council Actions of Interest to Committee  None.    E. Next Meeting: October 17, 2014  Rosario indicated he would probably not be able to attend the next meeting.    VII. Adjournment (Next Meeting Date: 8:30 AM, Friday, July 18, 2014)  The meeting was adjourned by consensus at 10:02 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.