Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2013-12-16Approved: 4/4/12  108 E. Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  3:30 PM, Monday, December 16, 2013  Third Floor Conference Room, 3rd Floor, City Hall, Ithaca, NY    Present:    Eric Rosario, Susan Cummings, David Whitmore, Kathy Schlather  IURA Board:  Tracy Farrell (IURA Board)  Excused:   None.  Vacancy:   1  Staff:   Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott  Guests:     None.    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 3:36 P.M.    II. Agenda Additions/Deletions ― None.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: November 15, 2013  Whitmore moved, seconded by Cummings, to approve the November 15, 2013 minutes,  with no modifications.  Carried Unanimously 3‐0    V. Old Business  A. IURA Response to Upcoming Staff Vacancy & Authorize Job Search for Full‐Time  Permanent Employment Position  Rosario noted the proposed resolution (with accompanying draft job description) would  authorize a job search to address the recently‐vacated Deputy Director position.  A draft  job description for the Contracts Monitor position would also need to be reviewed.  IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 2 of 10        Cummings asked why the Community Development Planner resolution refers to the  Contracts Monitor job description.  The two would seem better kept separate.  Bohn  replied the proposed Community Development Planner position would replace the  former Deputy Director position and that person would be working closely with the  Contracts Monitor, so it seemed logical to refer to the Contracts Monitor in the  resolution.      (Schlather arrived at 3:47 p.m.)    Farrell agreed with Cummings that the two should be kept separate.  Bohn replied he  would do that.  He added he also changed the title from “Contracts Monitor I” to simply  “Contracts Monitor,” since there is no current reason to distinguish between the two.   As the incumbent Contracts Monitor, René Funke is also specifically mentioned in the  job description, to make it clear the Contracts Monitor position is not vacant; however,  no changes in responsibilities or compensation are associated with the title change.    Whitmore indicated he would be willing to move the resolution, with the second  “Resolved” removed.      Cummings indicated she would second the resolution, but suggested incorporating  language that stresses the housing focus of the position, as a priority, so it is clear the  IURA is seeking  someone with a focus in that field.    Farrell responded it may make more sense to include that housing‐related language in  the job description itself, rather than the resolution.  Observing that the salary range is  included in the resolution, she asked if/how that would be handled in the  advertisement.  Bohn replied the salary range was intended to be more of an internal  guide.  Separately, he added, the City Human Resources Director was concerned the  position may be slightly undercompensated for the responsibilities it holds.    Farrell suggested simply stating the salary would be “commensurate with experience.”     Cummings noted it would depend on the kind of person applying.  She agreed with  excluding the salary range in the advertisement.    Bohn noted the decision about the salary range could be deferred, if need be.  Farrell  observed it is public information, in any respect.    Bohn indicated the IURA could increase the compensation, if necessary.  Rosario replied,  in that case, there is no need for salary to be mentioned in the advertisement.  IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 3 of 10        Whitmore moved to remove the salary range.  Cummings seconded the motion.  The  motion was unanimously carried.    Whitmore asked about the Search Committee composition.  Farrell indicated time  constraints would be an issue for her (although she could perhaps serve as an  alternate).    Bohn noted the advertisement would be published for one month in January 2014, with  interviews likely held in late February 2014.    Schlather suggested identifying a specific interview day, in advance.  She is concerned  with losing any potential applicants.  Bohn responded he would see what could be  arranged.    Bohn announced that IURA Board member Karl Graham indicated he would also have  time constraints.    Cornish suggested the resolution could simply include a reference to “[…] at least two  IURA Board members on the Search Committee.”    Whitmore moved, seconded by Cummings:    Authorize Job Search to Hire Community Development Planner    WHEREAS, the Deputy Director of Community Development resigned effective  December 13, 2013 to take another job, and     WHEREAS, the Deputy Director of Community Development performs critical work  functions for the IURA to achieve its mission and meet its obligations to administer  the HUD Entitlement Grant program, and    WHEREAS, IURA management recommends hiring a full‐time staff person to respond  to the staff vacancy and meet the work load, and    WHEREAS, the IURA desires to retain internal personnel capacity to perform critical  work functions, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at their November  22nd and December 16th meetings and recommend the following; now, therefore, be  it  IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 4 of 10        RESOLVED, that the IURA adopts the attached job description for the Community  Development Planner position dated 12/16/13, and be it further    RESOLVED, the IURA hereby authorizes the Executive Director, or her designee, to  advertise, form a search committee, conduct interviews, and recommend a preferred  candidate to fill a full‐time, permanent Community Development Planner position,  with the salary to be determined depending on qualifications, and be it further    RESOLVED, that IURA member ______________, shall serve on the search  committee, and    RESOLVED, any employment offer shall be subject to approval of the IURA.     Carried Unanimously 4‐0    Whitmore moved, seconded by Cummings:    Amendment to Contracts Monitor I Job Description    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed at its December 16th meeting  and recommends the following; now, and     RESOLVED, that the IURA agrees to rename the “Contracts Monitor I” title and job  description to “Contracts Monitor” for the Community Development Planner position  dated 12/16/13, and be it further    RESOLVED, that the IURA agrees to amend Contracts Monitor I job description to  state: “The Contracts Monitor works under the supervision of the Community  Development Planner, while exercising considerable independent judgement on both  routine and non‐routine matters    Carried Unanimously 4‐0    Rosario noted the housing component of the job duties should be included in the job  description.  Cumming agreed, suggesting: “[…] IURA has historically allocated x% of its  resources to housing […],” including a qualitative statement about the IURA’s record of  success and its ability to serve as a model to others.  Bohn responded the advertisement  could also include some of that language.    IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 5 of 10      Whitmore asked how it would be advertized.  Bohn replied: through a variety of  listservs, Cornell University, the www.planetizen.com web site, American Planning  Association (APA), the Ithaca Times, Lynette Chappell‐Williams (Cornell University), the  Talking Circles listserv, etc.  He would welcome additional suggestions.    Cummings asked if there were anyone in particular, with whom the IURA works  regularly, who would be worth asking.  Bohn replied he did consult Harry Sicherman.      Farrell suggested consulting Ithaca Neighborhood Housing Services (INHS) Executive  Director Paul Mazzarella.  Bohn agreed that is a good idea.  He would also see about  advertizing through NeighborWorks.  Rosario suggested Better Housing for Tompkins  County.    Farrell suggested other urban renewal agencies.  Bohn replied he would explore that.    Cummings remarked that Bohn should make the probation and termination process as  clear as possible, as well.  Bohn replied the IURA human resources manual clearly  describes that.    Some minor modifications were made to the job description.    (Farrell departed at 4:37 p.m.)    VI. New Business  A. HUD Entitlement Program: Program Amendment #2 to 2013 Action Plan to Award  $25,000 of CDBG Funds for Ithaca Falls Overlook Site Cleanup (Project #23)  Bohn recapitulated that the IURA received $200,000 from the Environmental Protection  Agency’s Brownfield Clean‐Up Program and $500,000 additional funding from the NYS  Environmental Restoration Program (ERP), which comes with a 10% match requirement  for on‐site work and a 0% match for off‐site work.  IURA’s consultants believe the match  requirement would represent up to $40,000, for that $500,000 grant award.  For the  City/IURA to accept the award, it needs to know where the local match will come from.   Frost Travis, Travis Hyde Properties, has agreed to provide a $15,000 match.  IURA has  unallocated 2013 funds of $48,000.  Bohn is therefore recommending the IURA use  $25,000 of those funds to create a combined match of $40,000 to be eligible for the ERP  funding.  He added that ERP funding may also end up covering some staff salary costs.    IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 6 of 10        Cummings observed the results of the project would not result in any direct benefit to  low‐ to moderate‐income residents, which is unfortunate, especially given that the  project will generate significant profits.  She understands it is HUD‐eligible, but this is  the first time the IURA has separated the blight issue entirely from the need to benefit  low‐ to moderate‐income earners.    Whitmore responded the benefits of the project extend beyond the immediate project  area.    Bohn agreed, noting that it eliminates a significant long‐term health and safety issue;  and there are low‐ to moderate‐income earners living in the vicinity who could be seen  as beneficiaries.    Whitmore moved, seconded by Schlather:    2013 HUD Entitlement Program ― Program Amendment #2:  Ithaca Falls Overlook Site Clean‐Up (New 2013 Project #23)    WHEREAS, on December 2, 2013, the City of Ithaca’s application for $500,000 in  additional Environmental Restoration Program (ERP) grant funding for the Ithaca Falls  Overlook site was approved by the New York State Department of Environmental  Conservation, and    WHEREAS, the 0.95 acre City‐owned Ithaca Falls Overlook site adjoins the former  Ithaca Gun factory building site and extends from Lake Street north over the raceway  to an overlook of Ithaca Falls in the approximate area of 121‐125 Falls Street, and     WHEREAS, ERP funding has been used to conduct an investigation to determine the  nature and define the limits of contamination both on‐site and off‐site and devise  alternative strategies to remediate environmental contamination for a future public  park use and facilitate private‐sector redevelopment of the adjoining former Ithaca  Gun factory site, and     WHEREAS, the remediation of subsurface lead contamination is anticipated to be  undertaken through cleanups at three locations, of which the first cleanup on the  western acccessway of the site has been completed, and      WHEREAS, ERP funding provides 90% reimbursement for eligible on‐site expenses  and 100% reimbursement for eligible off‐site expenses, and   IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 7 of 10        WHEREAS, the owner of the former Ithaca Gun factory site, IFR LLC,  has pledged to  pay up to $15,000 of the local match on the ERP Amendment, and    WHEREAS, the 2013 Action Plan summary table identifies unallocated CDBG funds in  the amount of $43,682 as of 12/9/13, and    WHEREAS, if funded, the project will provide required local match funding for a  $1,518,000 project to investigate and remediate the environmentally contaminated  Ithaca Falls Overlook site, and    WHEREAS, the project is classified as an eligible public facility use that meets the  CDBG national objective of eliminating slum/blight on a spot basis and is consistent  with the City’s Consolidated Plan objective to remove or rehabilitate infrastructure or  public facilities which create a blighting influence, and    WHEREAS, a program amendment of $25,000 or less to fund a new activity does not  constitute a “substantial amendment” under the Citizen Participation Plan of the City  of Ithaca, therefore the IURA may take final action on this proposed program  amendment, and    WHEREAS, the investigation and engineering work on the ERP project qualifies as a  type II action under the City of Ithaca Environmental Quality Review Ordinance at §176‐ 5(CC)(17), and an exempt activity at 24 CFR 58.34 under the National Environmental  Protection Act, no environmental review is required at this time for this project, and    WHEREAS, any future construction contract utilizing CDBG funds to remove  environmental contamination shall undergo a separate environmental review, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee reviewed this matter at their December  16, 2013 meeting and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby amends the 2013 Action Plan to create the Ithaca  Falls Overlook Site Cleanup as project #23 at a funding level of $25,000 to provide the  mandatory local match funding for the additional $500,000 NYS Environmental  Restoration grant awarded to the City, and    RESOLVED, that these funds shall derive from unallocated CDBG funds from the City  of Ithaca 2013 HUD Entitlement Grant, and  IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 8 of 10        RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon advice of IURA legal counsel, is hereby  authorized to execute any necessary and appropriate documents to implement this  resolution.     Carried 3‐0  Cummings opposed    (Whitmore departed at 4:53 p.m.)    B. Procurement of Architectural Services ― Claudia Brenner Design  Bohn explained in the former Deputy Director’s absence IURA staff will need some  additional assistance, in terms of the construction‐management aspect of that position  (e.g., 701 Cliff Street demolition project).     Cummings moved, seconded by Schlather:    2013 Procurement of Independent Architectural Services ― Claudia Brenner Design    WHEREAS, from time‐to‐time the IURA requires architectural/engineering and  construction management services to implement projects involving construction and  demolition activities, and     WHEREAS, several projects included in the 2013 Action Plan will be implemented by  the IURA and require architectural/engineering and construction management  services, such as the demolition and clearance of the abandoned structure at 701 Cliff  St., and    WHEREAS, Brenner has agreed to provide services at her 2010 rate of $90 per hour  for architectural services and $60 per hour for construction administration services  and engineering subcontractors at cost, and     WHEREAS, the IURA has procured architectural/engineering and construction  management services from Claudia Brenner Design (Brenner) in the past and been  highly satisfied with her performance, and     WHEREAS, Claudia Brenner is a New York State licensed architect, and    WHEREAS, with the vacancy in the Deputy Director of Community Development  position, budgeted personnel costs will be available to procure independent  consultant services,  and   IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 9 of 10        WHEREAS, at their December 16, 2013 meeting the Governance Committee  considered this issue and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA  legal counsel, to execute an agreement for independent consulting agreement with  Claudia Brenner Design for architectural/engineering and construction administration  services at a rate of $90 per hour for architectural services, $60 per hour for  construction administration services and engineering subcontractors at cost, with the  total not to exceed $5,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for professional consulting services shall be  derived from a variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and  HOME Entitlement funds, and expenses shall be billed to the appropriate source of  funds for which the consulting work is performed.      Carried Unanimously 3‐0    VII. Other Business  A.  Review of IURA Financials ― November 2013  Bohn reported the IURA has been performing well in terms of its spend‐down ratio.   There are no project delays.  He noted a considerable amount of money has been  committed to the INHS Stone Quarry Apartments project, for which INHS has applied for  state funding.      B.  IURA & Common Council Actions of Interest to Committee  None.    C.  Staff Report    Neighborhood Pride Grocery Store  Bohn reported the IURA technical assistance consultant finished her work and  completed her recommendations, which involve seeking management changes, as well  as infusing additional equity and other resources into the project.  Bohn noted the  store’s request for additional funds from its lender was denied.    ― EXECUTIVE SESSION ―   Rosario moved, seconded by Cummings, to open the Executive Session at 5:02 p.m.     Carried Unanimously 3‐0  IURA GC Minutes  December 16, 2013  Page 10 of 10          Rosario moved, seconded by Cummings, to close the Executive Session at 5:15 p.m.      Carried Unanimously 3‐0    No action was taken during the Executive Session.    Loan Repayments  Bohn noted that the Argos Inn continues to lag on its loan repayments, but it has  corrected its other loan default situations:  there was no insurance on the collateral  property, the Brookton Market, and no tax payment on that property; and the owner  was not providing job reporting information.  The owner is waiting for the final closing  on the tax credit equity due to the project, which is expected by the end of the year.   The business is open and operating (with a partially‐functioning web page), and also  expects to have a temporary liquor license within a week.    Bohn reported that the State has made its annual Regional Economic Development  awards, including the following:  • Cornell University high‐tech incubator project, within a block of the Commons  (~4,000 SF)  • Hotspot project was awarded, which would be a virtual incubator between Cornell  University, Corning Community College, and Binghamton University, providing  operating subsidies for an incubator and entrepreneurial.  • Tompkins Cortland Community College farm‐to‐bistro project, located in former  Finger Lakes Wine Center and remainder of vacant space on the ground floor of the  Cayuga garage.    D.  Next Meeting: January 17, 2014    VIII. Adjournment (Next Meeting Date: 8:30 AM, Friday, January 20, 2014)  The meeting was adjourned by consensus at 5:20 P.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.