Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2013-06-21Ithaca Urban Renewal Agency Adopted: 8/16/13 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559 MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, June 21, 2013 8:30 AM, Friday, June 21, 2013  3rd Floor Conference Room, City Hall 3rd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore  Excused: Jim Dennis Excused: Jim Dennis  Staff: Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott Staff: Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott  Guests: None. Guests: None.  Public: None. Public: None.     I. Call to Order I. Call to Order  Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:41 a.m. Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:41 a.m.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  None. None.     III. Public Comments ― None III. Public Comments ― None     IV. Approval of Meeting Minutes:  April 25, 2013 IV. Approval of Meeting Minutes:  April 25, 2013  Cummings moved, seconded by Schlather, to approve the April 25, 2013 minutes, with  no modifications.  Carried Unanimously.  Cummings moved, seconded by Schlather, to approve the April 25, 2013 minutes, with  no modifications.  Carried Unanimously.     Cummings remarked that one subject discussed at the April 2013 meeting was the need  for a change‐of‐address for 245 and 247 Cherry Street (Perfect Screen Printers and  Moro Design).  She knows spare street numbers are available, but nothing has been  done about the situation yet, to her knowledge.  Without a change‐of‐address, chaos  will undoubtedly ensue at some point regarding the numbers.  Cummings remarked that one subject discussed at the April 2013 meeting was the need  for a change‐of‐address for 245 and 247 Cherry Street (Perfect Screen Printers and  Moro Design).  She knows spare street numbers are available, but nothing has been  done about the situation yet, to her knowledge.  Without a change‐of‐address, chaos  will undoubtedly ensue at some point regarding the numbers.     Cornish replied she would follow up with the appropriate City staff about the subject. Cornish replied she would follow up with the appropriate City staff about the subject.     V.  New Business V.  New Business  A. HUD Entitlement Program ― Program Amendment #1 to 2013 Action Plan A. HUD Entitlement Program ― Program Amendment #1 to 2013 Action Plan  Rosario reported that HUD granted the IURA more funds than originally anticipated (just  over $90,000), so the “IURA Administration” ratios need to be changed.  Rosario reported that HUD granted the IURA more funds than originally anticipated (just  over $90,000), so the “IURA Administration” ratios need to be changed.  IURA Governance Committee  6/21/13 Minutes  Page 2 of 9        Cummings indicated that the reason for the modification should be explained in the fifth  “Whereas.”    Bohn added this would likely only be a one‐time situation.  HUD simply allocated funds  that were not ultimately spent, so they were added back to the funding for the year.  A  Census‐related adjustment for Ithaca also affected the IURA’s allocation.  In short, IURA  ended up with +1.8% CDBG funds and +4% HOME funds.    Moved by Schlather, seconded by Whitmore, as amended:    Program Amendment to FY 2013 Action Plan – Correct Administration Funding    WHEREAS, the IURA developed a FY13 Action Plan based on projected funding  awards, and     WHEREAS, the FY13 Action Plan includes funding for “IURA Administration” based on  a standard percentage of the projected HUD Entitlement grant award, and    WHEREAS to access to HUD funds the IURA must first set up each project listed in the  Action Plan, including IURA Administration, in HUD’s Integrated Disbursement and  Information System (IDIS) at the funding level listed in the approved Action Plan, and    WHEREAS, on May 30, 2013 the US Department of Housing & Urban Development  announced a HUD Entitlement grant award to the City of Ithaca that exceeded the  projected funding amount, an    WHEREAS, the amount of funding for IURA Administration contained in the adopted  Action Plan is incorrect and should be increased by $16,296.80 to comply with the  standard HUD formulas for determining funding for administration, and    WHEREAS, the IURA is authorized pursuant to the City of Ithaca Citizen Participation  Plan to approve a non‐substantial program amendment to the Action Plan, and    WHEREAS, a change in funding of $25,000 or less to a project contained in the Action  Plan is listed as a non‐substantial program amendment in the Citizen Participation  Plan, and    WHEREAS, at their June 21, 2013 meeting the Governance Committee reviewed this  matter and recommends the following; now, therefore, be it     IURA Governance Committee  6/21/13 Minutes  Page 3 of 9      RESOLVED, that the IURA  hereby amends the FY13 Action Plan to correct the funding  levels awarded for IURA Administration to reflect the actual grant award as follows:  • $143,186.00 CDBG Administration (20% of award)  • $46,524.10 HOME Administration (10% of award), and be it further    RESOLVED, that IURA staff notify Common Council of this program amendment.                                 Carried Unanimously 4‐0    B.  Modification to Payment‐in‐Lieu‐of‐Taxes (PILOT) Agreement ― 401‐403 Adams  Street  Rosario indicated that several years ago the IURA provided appr. $200,000 to  Community Housing Initiatives, Inc. (CHI) for two duplexes on Adams Street.  At the time  in 2005, the IURA had been concerned with the negative impact of removing those  properties from the tax rolls, so the IURA entered into to a PILOT agreement with CHI.   The IURA originally estimated the project would generate $5,400 a year in PILOT  revenue; however, over the past few years it has apparently become increasingly  difficult for CHI to calculate what the annual payments should be.  Less than what was  projected was received for 2009‐10, while nothing at all was received in 2011‐12.  As a  result, the proposed modification to the original agreement was conceived to address  the issue.  Under the proposed new arrangement, the PILOT agreement would only go  into effect if/when the properties are not on the tax rolls.    Whitmore asked what would happen with the lost payments.  Bohn explained that CHI  did not make a profit on the properties, through 2008, so did not owe anything; and the  resolution would not go into effect until the 2011‐12 payments have been paid.    IURA Governance Committee  6/21/13 Minutes  Page 4 of 9      Cummings suggested asking IURA counsel to determine whether the PILOT agreement  should include a clause that indicates that the modification does not represent an  annulment of the original agreement, just to be explicitly clear.    Cummings asked if the fourth unit was being rented at market rate.  Bohn replied, yes,  the agreement was based upon that assumption.  Cummings asked if CHI would be likely  to claim to the County Assessment Office that it has a total of four affordable units.   Bohn replied, probably.    Cummings asked if the administration of the PILOT agreement had been genuinely  burdensome to both the IURA and CHI, as suggested in the text of the resolution (“[…]  administration of the PILOT has been administratively burdensome to both the IURA  and CHI […]”).  If not, she would propose striking the word “both” from the resolution  and adjusting the language accordingly.  There were no objections.    Cummings remarked it is unfortunate the PILOT agreement did not succeed.  It would  have been such a good model for other projects.      Rosario asked if it was an organizational capacity issue for CHI.  Bohn replied, that seems  likely, since they only have rudimentary administrative support staff, and no bookkeeper  or accountant.     Moved by Cummings, seconded by Whitmore, as amended:    Modification to PILOT Agreement Covering  Adams Street Housing (Project #4, 2005 HOME)    WHEREAS, on May 31, 2013, Community Housing of Ithaca, Inc. (CHI) requested  termination of the Payment in Lieu of Taxes (PILOT) agreement with IURA covering  their Adams Street properties in consideration for CHI withdrawing their tax exempt  status on the property, and     WHEREAS, in 2005 the IURA provided $180,000 in financial assistance to CHI  (formerly known as Ithaca Homeless Support Network, Inc.) for the construction of  two duplexes at 401‐403 W. Adams Street containing a total of four 3‐bedroom rental  housing units of which three units were required to be affordable and one unit  programmed to be market rate, and    WHEREAS, due to concern about the project’s potential adverse impact on property  tax revenues, the IURA required as a condition of financial assistance that CHI enter  IURA Governance Committee  6/21/13 Minutes  Page 5 of 9      into a PILOT agreement to annually make a payment to the City equal to 90% of the  net operating income generated by the project, and    WHEREAS, the PILOT payment due was estimated at $5,400 per year, and    WHEREAS, CHI has been slow to produce required income and expense information  to timely calculate PILOT payments due, and    WHEREAS, PILOT payments collected due for 2009 and 2010 tax years were  $1,055.60 and $2,346.48, respectively, and    WHEREAS, administration of the PILOT has been administratively burdensome to the  IURA due to CHI’s difficulty in processing and providing financial documentation in a  timely fashion, and    WHEREAS, since execution of the PILOT, Real Property Tax Law 581‐a was established  providing for real property taxation of certain affordable housing properties based on  their actual net operating income rather than based the value on highest and best  use for market‐rate housing, and    WHEREAS, at their June 21, 2013 meeting, the IURA Governance Committee  considered this matter and recommended the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the IURA Chairperson, subject to review  by IURA legal counsel, to execute a modification to the PILOT agreement with CHI for  property located at 401‐403 Adams Street property to eliminate PILOT payments due  for each tax year the property is in taxable status on the applicable tax status date  (March 1st), and be it further    RESOLVED, that such modification shall not take effect until CHI is current on PILOT  payments due.    Carried Unanimously 4‐0    C.  2013 Amendments to IURA Human Resource Policies  Bohn explained that the proposed changes to IURA’s Human Resource Policies include  an addition of some language for same‐sex marriage benefits, as well as the adoption of  a flexible benefits plan, the elimination of the step salary increase, and the increased  20% employee health insurance contribution.    IURA Governance Committee  6/21/13 Minutes  Page 6 of 9      Cummings remarked it is regrettable there are no accompanying Federal tax benefits or  Medicare/Social Security benefits, etc., for the same‐sex marriage benefits.  She  suggested the IURA consider issuing a formal statement of concern on the subject  (although she does not know what the most appropriate forum would be).    Cummings asked what would happen if someone were not working for more than three  months in a medical leave of absence.  Three months seems such a short amount of  time for many medical conditions.    Whitmore remarked the issue really revolves around short‐term disability vs. long‐term  disability.  If someone is incapacitated for more than three months, she or he would  simply transition into a long‐term disability status (which the IURA does pay for).    Bohn remarked that IURA Accountant Jill Sage substantiated the suggested  modifications to the Human Resource Policies very thoroughly; however, changes to  that particular portion could be deferred, if there is consensus to do so, until the  Committee feels more comfortable with them.      Cummings asked Schlather how well the Health Savings Account (HSA) program had  been working for the Tompkins County Human Services Coalition (HSC).  Schlather  replied that all HSC staff with health benefits receives an HSA.  For IURA, however, it  does not seem feasible to offer a minimum HSA benefit, having only a handful of  employees.  For HSC, it costs approximately $6,000‐$7,000/year/employee, with a  $2,600 deductible.      Cummings observed that would still be considerably less than IURA currently spends.  It  would be helpful to see the figures side‐by‐side.    Bohn noted that Blue Cross/Blue Shield indicated it could walk through the features of  its own HSA with IURA staff.  Bohn noted that IURA staff’s principal concern with an HSA  program is that there would be a cap on benefits.  Schlather responded that had never  been HSC’s understanding of how it works.  Bohn noted more information would  certainly be helpful.    Schlather asked why there were so many different IURA staff‐type classifications (e.g.,  part‐time, etc.).  Bohn replied it is tied strictly to the benefits associated with each type.   For example, if someone works fewer than 17.5 hours/week, she or he would not be  eligible for certain benefits.  Health benefits, for example, are only offered at 20+  hours/week.  It may be that the IURA needs another category between 17.5 hours/week  and 20 hours/week.    IURA Governance Committee  6/21/13 Minutes  Page 7 of 9      Moved by Whitmore, seconded by Cummings:    2013 Amendments to the IURA Human Resource Policies    WHEREAS, the IURA has adopted written policies governing human resource issues,  including employee benefits and obligations, and    WHEREAS, the IURA Human Resource Policies were last revised in 2011 and there is a  need to update the policies, and    WHEREAS, at their June 21, 2013 meeting, the IURA Governance Committee  reviewed this matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the Proposed 2013 Amendments to the  IURA Human Resource Policies, dated 6/19/13, as herein attached.    Carried Unanimously 4‐0    Rosario remarked that the Committee could expect to hear from IURA Accountant Jill  Sage about the Family Medical Leave Act and from Blue Cross/Blue Shield regarding its  HSA.    VI.  Old Business    None.    VII. Other Business  A. Review of IURA Financials: May 2013  Grants    Bohn noted the grants shown on the report still only list 2012 grants, since HUD has not  formally approved the 2013 Action Plan.  He noted the following other points of  interest:  ƒ The spend‐down ratio is a healthy 0.91 (although this will increase, when 2013  funding is incorporated).  ƒ GIAC just received its final $400,000 payment.  ƒ There are no delays or problems associated with any contracts.  ƒ One issue arose with the Ithaca Food Works program that was to be located in the  vacant space adjoining the Neighborhood Pride grocery store.  The applicant’s grant  IURA Governance Committee  6/21/13 Minutes  Page 8 of 9      application to the Appalachian Regional Commission was recently denied, so it does  not have its lead grant funding commitment.  Since the IURA’s own funding was  contingent on that funding, and the IURA is only committed to fund the program  through September 2013, it seems unlikely the program will move forward this year.    Cummings expressed concern with the potential negative impact of Ithaca Food Works’  failure to find funding on Neighborhood Pride, including the loss of rental income.  She  asked what the IURA/City might be able to do for the store (e.g., identify potential  tenants for the space, offer technical assistance, etc.).    Cornish responded the store should hire a professional manager.  Bohn suggested that  Deputy Director for Economic Development Phyllisa DeSarno could reach out to the  store and see what may be done.    (Whitmore departed at 9:51 a.m.)    Loans    Bohn noted the loans are all in good shape.  He noted the following points of interest:  ƒ Diane’s Downtown Auto is moving forward to catch up on its delinquent payments,  having just made a multi‐month payment.   ƒ Argos Inn is still waiting to close on its historic tax credits and cannot open until it  has.   ƒ The State Theatre is one month behind, although seasonal cash‐flow problems are  not uncommon for it.   ƒ The Finger Lakes Wine Center is now defunct.  The space, however, continues to be  considered by Tompkins‐Cortland Community College for a field‐to‐bistro project.   The IURA Economic Development Committee will address the outstanding debt to  the IURA.     Leases    Bohn reported the leases are all current.    B. IURA & Common Council Actions of Interest to Governance Committee   Bohn announced that the 2013 Action Plan was approved by Common Council.  Also,  the Proposed Downtown CBD Rezoning Ordinance was adopted, allowing for increased  building heights and lot coverage.    IURA Governance Committee  6/21/13 Minutes  Page 9 of 9      Cummings inquired into the status of the bond issuance.  Bohn replied that the  Neighborhood Investment Committee (NIC) is looking to implement the current portion  and will be asking for a modification to the language.  Bohn noted he still needs to meet  with Bond Counsel to work on the changes to Part B.     Cummings asked about the status of the tax‐delinquent properties and the payment  installment program.  Bohn replied that the City Attorney has agreed to the proposed  changes and is drafting the language, which has yet to be completed.    C.  Staff Report  None.    D. Next Meeting: July 19, 2013    VIII. Adjournment — Adjourned by consensus at 10:15 a.m.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.