Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2013-04-25Ithaca Urban Renewal Agency Adopted: 6/21/13 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559 MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Thursday, April 25, 2013 8:30 AM, Thursday, April 25, 2013  3rd Floor Conference Room, City Hall 3rd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore  Excused: Jim Dennis Excused: Jim Dennis  Staff: Nels Bohn, Jill Sage, Charles Pyott Staff: Nels Bohn, Jill Sage, Charles Pyott  Guests: None. Guests: None.  Public: None. Public: None.     I. Call to Order I. Call to Order  The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:34 a.m. The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:34 a.m.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  None. None.     III. Public Comments ― None III. Public Comments ― None     IV. Approval of Meeting Minutes:  February 15, 2013 IV. Approval of Meeting Minutes:  February 15, 2013  Rosario moved, seconded by Schlather, to approve the February 15, 2013 minutes, with  one modification.  Carried Unanimously.  Rosario moved, seconded by Schlather, to approve the February 15, 2013 minutes, with  one modification.  Carried Unanimously.     Cummings took the opportunity to ask Bohn if he had the chance to review the Public  Authorities Budget Office mandatory policy requiring annual Board self‐evaluations   mentioned in the following section of the February 2013 minutes:  Cummings took the opportunity to ask Bohn if he had the chance to review the Public  Authorities Budget Office mandatory policy requiring annual Board self‐evaluations   mentioned in the following section of the February 2013 minutes:       “Kittel asked if the IURA is required to employ the language in the survey verbatim or  if it could revise it in a way that makes more sense for the IURA (e.g., focusing on how  it would like to see itself grow as an agency).  Bohn replied he would need to read  through the regulations.  He believes the form is just one option that is being  presented for boards to evaluate themselves.  Bohn believes the IURA could at least  add to it, if not modify it.”  “Kittel asked if the IURA is required to employ the language in the survey verbatim or  if it could revise it in a way that makes more sense for the IURA (e.g., focusing on how  it would like to see itself grow as an agency).  Bohn replied he would need to read  through the regulations.  He believes the form is just one option that is being  presented for boards to evaluate themselves.  Bohn believes the IURA could at least  add to it, if not modify it.”     Bohn replied, not yet.  Cummings asked if that is something that could be ready to be  reviewed and discussed at a future meeting.    Bohn replied, not yet.  Cummings asked if that is something that could be ready to be  reviewed and discussed at a future meeting.    IURA Governance Committee  4/25/13 Minutes  Page 2 of 6        V.  New Business  A. HUD Entitlement Program ― Proposed 2013 Action Plan  Bohn recapitulated the salient details of the Action Plan.    Cummings asked if a letter had been drafted to the relevant government officials,  expressing the IURA’s dismay at the Federal budget process and the negative impacts  actual/projected budget reductions have had/would have on the local community.   Bohn replied, no.  Rosario observed that Dale Schumacher (Executive Director of The  Learning Web of Tompkins County) indicated he would provide the IURA with some  talking points about the issue, so once he has done that, a letter could be drafted.     Regarding the 3/15/13 Disposition of Surplus Property initiative, Bohn reported that  inspection with a City’s Housing & Land Use Supervisor of the 701 Cliff Street revealed  that there was so much hoarded material in the building that the only door could not be  opened, clear signs of vermin infestation and determined that the building was  structurally unsound.  No bids were received to purchase this property, so staff  recommends this IURA‐owned property be scheduled imminent demolition to eliminate  slum and blight conditions.     Cummings asked if the Disposition of Surplus Property announcement was disseminated  widely enough.  Bohn replied that was certainly attempted.  He added that one issue  which may have had an impact on the amount of interest that was expressed is the fact  that tax‐foreclosed properties are ineligible for title insurance for 2 years after  foreclosure, so it is difficult for buyers to secure loan financing.    B. 2011 & 2012 IURA Financial Reports  Bohn noted that IURA Accountant Jill Sage will be walking the Committee members  through the 2011 & 2012 IURA Financial Reports in detail.    Sage walked through the 2011 & 2012 IURA Financial Reports, noting the following  highlights and relevant points:  ƒ the audit letter clearly states that all is well ― it is a clean report  ƒ the financial report is a fair and accurate representation of the IURA’s finances  ƒ the asset/liability sheet is very compressed ― the actual balance sheet is much  longer, including some items the report itself does not (e.g., grants receivable)  ƒ the audit report contains loans, but not grants  ƒ the accounts payable line item refers to items routinely paid in January  ƒ Federal income exactly equals disbursements  IURA Governance Committee  4/25/13 Minutes  Page 3 of 6        Bohn noted that this is the first time the IURA has been current on its financial report.   Rosario observed that is thanks to the decision this particular committee has made,  when it brought the issue before the IURA Board.    Bohn announced that HUD will not be monitoring the IURA in 2013 (which may be the  result of the Federal budget sequestration or the closure of its Syracuse office, or some  other reason).    C. City 2011 Audit of Financial Statements  Sage walked through the City 2011 Audit of Financial Statements, noting the following  highlights and relevant points:  ƒ every item in the audit that relates to IURA finances is in good shape  ƒ note that the reference to “Urban Renewal Agency” does not refer to the IURA;  the IURA is referred to as the “Special Grant Fund”  ƒ the City audit letter was not as positive as the separate IURA audit letter  ƒ the concerns listed in the 2011 audit letter are largely identical to those listed in  the 2010 letter, so they were never resolved to the auditors’ satisfaction    D.  2012 Budget‐to‐Actual Analysis  Sage walked through the City 2012 Budget‐to‐Actual Analysis, noting the following  highlights and relevant points:  ƒ IURA administrative costs appear under many different areas (e.g., RIBS, HODAG,  CDBG, etc.), so one needs to draw from many different places to make annual  comparisons  ƒ the $20,000 in administrative costs was less than anticipated  ƒ salaries were originally designated for a 2% increase in 2012, but the actual  expenditure was $4,900 less than projected ― the merit‐based increase was not  implemented  ƒ benefits expenditures were less than budgeted  ƒ legal consultant services were overbudget, while other contractor services were  underbudget  ƒ $30,888 in 2011 HOME administrative funds were used in 2012, while $20,000  were not used and will be carried over to 2013    Schlather asked if there were a travel expenses.  Sage replied, no, although there is a  staff development line item.  Schlather encouraged staff to take advantage of the staff  development budget.  IURA Governance Committee  4/25/13 Minutes  Page 4 of 6        E.  IURA Balance Sheet & Current Assets  Bohn noted that staff keeps the Balance Sheet & Current Assets as separate bank  accounts; and most of that money is restricted.    Cumming asked if the IURA can still apply for Section 108 Loan Guarantee Program  funding.  Bohn replied, yes, that is certainly possible, but he recommends Section 108  funding only for the low‐risk loans as the funds are secured by a pledge to repay future  HUD CDBG awards. That funding also comes with other restrictions (e.g.,  undetermined  interest rate, no prepayment, CDBG regulations, etc.).    (David Whitmore departed at 9:51 a.m.)    VI.  Old Business    A.  Review of Current IURA Investment Policy – Possible Resolution  Bohn noted the IURA already has a policy; but it simply needs to be re‐affirmed on an  annual basis.  This agenda item could be postponed until the next meeting, if need be.   No objections were raised.    B.  PAAL Compliance  Bohn noted IURA has now complied for 2011.  The next budget will be due in November  2013.    VII. Other Business  A. Review of IURA Financials, January 2013  Grants    Bohn noted the grants shown on the report only list 2012 grants, since the 2013 Action  Plan is in the review process for adoption.  He noted the following highlights and  relevant points:  ƒ INHS has now sold all its Homeowner Rehab properties  ƒ Catholic Charities did not spend $30,000 of its Security Deposit Assistance  Program funds (which may be partly the result of the grant year not starting into  late in the calendar year)  ƒ Ithaca Food Works was only designated for funding, conditioned on their  obtaining matching funding, which remains to be determined  IURA Governance Committee  4/25/13 Minutes  Page 5 of 6        ƒ Cinemapolis still needs to provide the IURA with the landlord waiver for its  Digital Conversion project (which is the landlord’s responsibility)  ƒ eLab Downtown Retail Corridor Support project required the Economic  Development Committee to negotiate the program design, to ensure clear and  measurable results, which took a considerable amount of time, so the executed  agreement only just got signed    Loans    Bohn noted the following highlights and points of particular interest:  ƒ The State Theatre is now current  ƒ Bohn is meeting with the Argos Inn owner, who is expecting the project’s tax  credits very shortly  ƒ Bandwagon Brew Pub is current  ƒ Diane’s Downtown Auto is still delinquent, which is very problematic (especially  since the loan was only recently just renegotiated)  ƒ Finger Lakes Wine Center remains in a pending status, as it explores a possible  collaboration with another party    Cummings asked if the Argos Inn should receive a written letter about its delinquent  status.  Bohn replied staff has already been in touch with the owner numerous times.   Cummings suggested issuing something more formal.  Bohn explained that closing the  transaction on the rehabilitation tax credits will release substantial funds to cover  incurred costs on this project.  The owner represents that such transaction will occur  soon.    Cummings asked if the Finger Lakes Wine Center would represent a $100,000 loss to the  IURA.  Bohn replied, probably, yes; however, the project did succeed in leveraging a  $1.2M investment in the space, which is a step forward.    Leases    Bohn noted that Perfect Screen Printers has now made payments and is current.  He  also noted that an IURA tenant of the Cherry Street Industrial Park has expressed  interest in buying an acre of land from Perfect Screen Printers, so that request may  come before the IURA very soon.    IURA Governance Committee  4/25/13 Minutes  Page 6 of 6      B. IURA Actions of Interest to Governance Committee   None.    C.  IURA & City Funding Initiatives  Bohn noted that City consultant, Sustainable Strategies, DC, has been working with the  City to develop a Strategic Advocacy Agenda, which will be used to match potential  funding opportunities to City priorities.  The Mayor is currently in Washington, D.C.,  meeting with a dozen individuals and agencies, in pursuit of that goal.    Cummings observed there is nothing on the list that mentions housing or neighborhood  improvement or any of the other issues the IURA generally concerns itself with (e.g., Six  Mile Creek).  Bohn replied that most of the money being sought is associated with  transportation‐, energy‐, and sustainability‐related funding because those areas offer  the best opportunity to access federal grant funding.  He added that this list will likely  evolve, as needs and opportunities arise.    Rosario suggested asking the Economic Development Committee and the Neighborhood  Investment Committee for their own recommendations of projects to add to the list.    Bohn remarked that staff has also been working with the Park Foundation, regarding  sustainability‐oriented funding, in an effort to bundle sustainability‐ and housing  affordability‐related funding in a single initiative.  The Park Foundation suggested the  process wait until September 2013.  One obstacle to that funding, Bohn added, is the  fact that the City never formally adopted the Energy Action Plan, which would be  required.  The Park Foundation is interested in funding a position that would explore  sustainability‐related issues, on a fairly broad and strategic basis.     D. Staff Report  None.    E. Next Meeting: May 17, 2013    VIII. Adjournment — Adjourned by consensus at 10:45 a.m.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.