Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2013-02-13Ithaca Urban Renewal Agency Adopted: 4/25/13 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559 MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, February 15, 2013 8:30 AM, Friday, February 15, 2013  3rd Floor Conference Room, City Hall 3rd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather  Excused: Jim Dennis, David Whitmore Excused: Jim Dennis, David Whitmore  Staff: Nels Bohn, Sue Kittel, Charles Pyott Staff: Nels Bohn, Sue Kittel, Charles Pyott  Guests: Steven Nunley, Managing Director, Kitchen Theatre Company (KTC) Guests: Steven Nunley, Managing Director, Kitchen Theatre Company (KTC)   Dale Schumacher, Executive Director, The Learning Web of Tompkins County  Dale Schumacher, Executive Director, The Learning Web of Tompkins County  Public: None. Public: None.     I. Call to Order I. Call to Order  The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:35 a.m. The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:35 a.m.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  None. None.     III. Public Comments ― None III. Public Comments ― None     IV. Approval of Meeting Minutes:  January 18, 2013 IV. Approval of Meeting Minutes:  January 18, 2013  Cummings moved, seconded by Schlather, to approve the January 18, 2013 minutes,  with no modifications.  Carried Unanimously.  Cummings moved, seconded by Schlather, to approve the January 18, 2013 minutes,  with no modifications.  Carried Unanimously.     V.  New Business V.  New Business  A. Request from The Learning Web for Program Modification to Housing Scholarship  Program (Project #4, 2011 HOME)  A. Request from The Learning Web for Program Modification to Housing Scholarship  Program (Project #4, 2011 HOME)  Rosario noted the Learning Web is requesting emergency stop‐gap funding assistance,  as described in its 2/12/13 letter to the IURA.  Its Housing Scholarship Program (HSP) is  funded through a combination of IURA funds and a large five‐year federal Transitional  Living Program (TLP) grant, which ends on 2/28/13.  The Learning Web applied for  another large grant to replace it; however, it has not yet learned the outcome of that  application.  While the Learning Web anticipates receiving the grant, it now needs help  to pay 1‐2 months’ rent.  Without assistance of some kind, HSP enrollees will be made  homeless.   Rosario noted the Learning Web is requesting emergency stop‐gap funding assistance,  as described in its 2/12/13 letter to the IURA.  Its Housing Scholarship Program (HSP) is  funded through a combination of IURA funds and a large five‐year federal Transitional  Living Program (TLP) grant, which ends on 2/28/13.  The Learning Web applied for  another large grant to replace it; however, it has not yet learned the outcome of that  application.  While the Learning Web anticipates receiving the grant, it now needs help  to pay 1‐2 months’ rent.  Without assistance of some kind, HSP enrollees will be made  homeless.   IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 2 of 13      Cummings observed that this situation seems to be another manifestation of the  current turmoil associated with the chronic federal budget crisis.  She strongly  recommended the IURA write to Congress to express its frustration.  HSP is an excellent  program ― a good example of a youth program that works well and has continued to  grow ― and Congress really needs to be shown the consequences of its actions.     Cummings also suggested exploring private sector funding for HSP.  Schumacher replied  that the Learning Web has in fact been exploring private funding; however, foundation  funding is very difficult to obtain for rental assistance.    Moved by Cummings, seconded by Schlather:    Program Modification to Housing Scholarship Program (#4, HOME 2011)    Whereas, The Learning Web operates a Housing Scholarship Program (Program)  providing case management and tenant rental assistance to low‐income households  headed by homeless youth transitioning to financial self‐sufficiency, and    Whereas, the Program receives funding from the IURA and a 5‐year federal  Transitional Living Program (TLP) grant, which TLP funding ends on February 28, 2013  prior to announcements of funding awards of a pending grant application submitted  to replace TLP funding, thereby leaving the Program without resources to pay rents  and utilities at apartments covered by the TLP funding beginning in March 2013, and    Whereas, The Learning Web submitted a February 12, 2013 request to the IURA for a  program modification to the Housing Scholarship Program to use up to $15,186 of  IURA funds awarded, but unexpended, to provide tenant rental assistance for  apartments currently funded under the TLP grant, and    Whereas, 2011 IURA funding for the Housing Scholarship Program provides tenant‐ based rental and utility assistance for 2 households headed by homeless youth, and    Whereas, all youth currently receiving tenant‐based rental assistance through the TLP  grant satisfy HOME eligibility criteria, and    Whereas, the 2010 and 2011 Action Plans included the following funding to The  Learning Web for Transitional Housing Scholarship program:     Year Award Expended Unexpended  2010: $63,360 $29,242.80 $34,117.20  2011: $29,975 $0 $29,975.00  Totals $93,335 $29,242.80 $64,092.20  IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 3 of 13          Whereas, IURA funds be used to expand the number of beneficiaries on a short‐term  basis, but may result in a reduction of the duration of tenant‐based rental assistance  available for some participants in the program unless additional resources can be  secured, and    Whereas, the IURA Governance Committee considered this matter at their February  15, 2013 meeting and recommends the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes a modification to the Housing  Scholarship Program (project #4, 2011) to authorize use of up to $15,186 of  previously awarded funds to The Learning Web for tenant rental and utility assistance  to low‐income households headed by youth whose rent and utilities were previously  funded by the Federal Transitional Living Program grant, and     RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by legal counsel, is  authorized to execute all necessary documents to implement this resolution.     Carried Unanimously 3‐0    B.  Request from Kitchen Theatre Company, Inc. for Community‐Based Development  Organization (CBDO) Designation  Kittel explained that this kind of re‐designation request usually goes before the  Neighborhood Investment Committee (NIC), but time limitations did not permit that,  this time.  She noted KTC has been a CBDO for 3 years.    Nunley remarked that KTC recently increased the size of its board, so getting the  sufficient number of qualifying board members turned out to be more challenging this  year.    Rosario drew the committee’s attention to the memorandum prepared by Kittel,  describing all the requirements.  IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 4 of 13          Moved by Cummings, seconded by Schlather:    IURA Designation of Kitchen Theatre Company, Inc. As A   Community‐Based Development Organization    WHEREAS, the Board of the Kitchen Theatre Company Inc., (Kitchen Theatre)  seeks renewal of their designation by the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA)  as a Community‐Based Development Organization (CBDO), and     WHEREAS, the City of Ithaca has designated the IURA to administer the City’s  HUD Entitlement Program that oversees Community Development Block Grant  funds awarded to the City, and    WHEREAS, the requirements for eligibility as a CBDO are established at CFR Title  24, Section 570.204 and include specific eligibility criteria for composition of the  governing board of a CBDO, and      WHEREAS, at their February 23, 2012 meeting, the IURA designated the Kitchen  Theater as a local Community Based Development Organization, and    Whereas, at their February 15, 2013 meeting, the Governance Committee  compared the Kitchen Theatre with CBDO eligibility requirements as  documented in the attached materials and recommended the following; now,  therefore, be it     RESOLVED, that the IURA determines that the Kitchen Theatre continues to meet  the requirements for eligibility as a CBDO, and be it further    RESOLVED, that the IURA hereby re‐designates the Kitchen Theatre Company,  Inc. as a Community‐Based Development Organization (CBDO).    Carried Unanimously 3‐0  IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 5 of 13      C.  Procurement of Independent Contractors    1. Legal Services ― Mariette Geldenhuys     Moved by Schlather, seconded by Cummings:    2013 Procurement of Independent Legal Services, Geldenhuys    WHEREAS,  the contract for independent legal services with Mariette Geldenhuys,  Attorney‐at‐Law (Geldenhuys) expires on February 29, 2013, and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in  24 CFR §85.36, the IURA selected Geldenhuys through a Request for Proposals (RFP)  selection process in 2012, and     WHEREAS,  whereas applicable procurement regulations, a contractor selected  through an initial competitive selection process may be renewed for up to three  additional one‐year terms without undertaking a new competitive selection process,  and     WHEREAS,  a proposed 2013 contract would constitute the first one‐year extension  of the base independent consultant contract, and     WHEREAS,  Geldenhuys submitted a proposal on January 31, 2013 to continue  providing legal services to the IURA at a maximum billing rate of $185 per hour, a  2.8% increase from the current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff s highly satisfied with the quality of legal services provided  by Geldenhuys, and     WHEREAS,  the 2013 IURA budget recommended a total authorized contract amount  of $22,500 for legal services, and      WHEREAS,  at their meeting of February 15, 2013, the Governance Committee  reviewed this matter and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel,  to execute a contract extension for independent contractor legal services with  Mariette Geldenhuys, Attorney and Mediator, at a maximum hourly rate of $185 per  hour with the total amount not to exceed $17,500, and be it further  IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 6 of 13        RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the services  were performed.  Carried Unanimously 3‐0    2. Legal Services ― Richard Ruswick     Moved by Cummings, seconded by Schlather:    2013 Procurement of Independent Legal Services, Ruswick    WHEREAS,  the contract for independent legal services with Richard P. Ruswick,  Attorney at Law, (Ruswick) expires on February 29, 2013, and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in  24 CFR §85.36, the IURA selected Ruswick through a Request for Proposals (RFP)  selection process in 2012, and     WHEREAS,  whereas applicable procurement regulations, a contractor selected  through an initial competitive selection process may be renewed for up to three  additional one‐year terms without undertaking a new competitive selection process,  and     WHEREAS,  a proposed 2013 contract would constitute the first one‐year extension  of the base independent consultant contract, and     WHEREAS,  Ruswick submitted a proposal on January 31, 2013 to continue providing  legal services to the IURA at a maximum billing rate of $175 per hour, a 2.9% increase  from the current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided  by Ruswick, and     WHEREAS,  the 2013 IURA budget recommended a total authorized contract amount  of $22,500 for legal services, and     WHEREAS,  at their meeting of February 15, 2013, the Governance Committee  reviewed this matter and recommends the following; now, therefore, be it   IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 7 of 13        RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel,  to execute a contract extension for independent contractor legal services with  Richard P. Ruswick, Attorney at Law, at a maximum hourly rate of $175 per hour with  the total amount not to exceed $5,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the services  were performed.     Carried Unanimously 3‐0    3. Community Development Consulting Services ― H. Sicherman & Co., Inc.     Moved by Cummings, seconded by Schlather:    2013 Procurement of Independent Consultant Services, H. Sicherman & Co., Inc.    WHEREAS,  the contract for independent professional consulting services with H.  Sicherman & Co., Inc. (Sicherman) expires on February 29, 2013, and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in  24 CFR §85.36, the IURA selected Sicherman through a Request for Proposals (RFP)  selection process in 2012 to provide technical assistance for development,  administration and implementation of the IURA community development program,  including loan underwriting, and      WHEREAS,  whereas applicable procurement regulations, a contractor selected  through an initial competitive selection process may be renewed for up to three  additional one‐year terms without undertaking a new competitive selection process,  and     WHEREAS,  a proposed 2013 contract would constitute the first one‐year extension  of the base independent consultant contract, and     WHEREAS,  Sicherman submitted a proposal on January 25, 2013 to continue  providing community development consulting services to the IURA at a maximum  billing rate of $154 per hour, a 3.3% increase from the current contract rate, and    IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 8 of 13        WHEREAS, loan underwriting services of Mr. Richard Rickli of Sicherman are offered  at a rate of $118 per hour, and    WHEREAS,  the IURA staff s highly satisfied with the quality of services provided by  Sicherman, and     WHEREAS,  the 2013 IURA budget recommended a total authorized contract amount  of $13,000 for community development consulting services, and      WHEREAS,  at their meeting of February 15, 2013, the Governance Committee  reviewed this matter and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel,  to execute a contract extension for independent contractor community development  services with H. Sicherman & Co., Inc. at a maximum hourly rate of $154 per hour  with the total amount not to exceed $13,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the services  were performed.    Carried Unanimously 3‐0    Bohn noted that loan underwriter Bob Deemer no longer works for H. Sicherman & Co.,  Inc.  His successor seems capable.  Bohn noted that IURA historically relies on the  Sicherman underwriter for a considerable amount of work.    4. Minute‐Taking Services ― Charles Pyott    Moved by Cummings, seconded by Schlather:    2013 Procurement of Independent Minute‐Taking Services, Charles Pyott    WHEREAS, Mr. Charles Pyott has been providing the IURA with minute taking services  to the IURA as an independent contractor since July 8, 2011, and    WHEREAS, the annual contract for his services expires on February 28, 2013, and   IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 9 of 13        WHEREAS, Pyott has submitted a proposal to continue to provide minute‐taking  services at a rate of $17.71 per hour, a 3% increase from 2012 rates, and    WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with Pyott’s performance, and    WHEREAS, the 2013 IURA budget recommends an authorized amount of $5,000 for  minute taking services, and    WHEREAS, at their February 15, 2013 meeting the Governance Committee  considered this matter and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA  legal counsel, to execute a one‐year contract extension for independent contractor  minute‐taking services with Charles Pyott at a rate of $17.71 per hour with the total  amount not to exceed $5,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds shall be derived from non‐CDBG funds.    Carried Unanimously 3‐0    D.  Public Authorities Accountability Law (PAAL) ― Annual Review of Board of  Directors Self‐Evaluation   Rosario noted that all IURA board self‐evaluation forms were completed and received.   Committee members proceeded to review and discuss the comparative strengths and  weaknesses indicated by the forms.    Judging by the survey responses, Schlather noted the following criterion/statement  appears to be one area of possible improvement: “The Board exercises appropriate  oversight of the CEO and other executive staff, including setting performance  expectations and reviewing performance annually.”  Bohn observed that the term  “CEO,” in this case, could arguably refer to the Planning, Building and Economic  Development Director, the Mayor, or himself.    Kittel asked if the IURA is required to employ the language in the survey verbatim or if it  could revise it in a way that makes more sense for the IURA (e.g., focusing on how it  would like to see itself grow as an agency).  Bohn replied he would need to read through  the regulations.  He believes the form is just one option that is being presented for  boards to evaluate themselves.  Bohn believes the IURA could at least add to it, if not  modify it.   IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 10 of 13        Cummings remarked it would be helpful if IURA board and committee members could  discuss the results of the surveys as a group.    Rosario observed another possible weakness the survey uncovers relates to: “The Board  knows the statutory obligations of the Authority and if the Authority is in compliance  with state law.”  This may be an opportunity for some training or orientation on  statutory obligations.  He suggested performing a SWOT analysis (Strengths,  Weaknesses, Opportunities, & Threats) may be helpful.    Schlather remarked that the survey results as a whole are quite positive in terms of the  core evaluation measures that matter the most.  The only weaknesses lie in areas which  could easily be addressed by further education/training (which, in her experience, is a  common problem among boards).    It is also worth noting, Bohn observed, that GC members probably have a better  understanding of some of the issues identified in the surveys than IURA board members  and other committee members.  Cummings remarked that would be a good reason to  increase the number IURA board members serving on the GC.    Given the results of the discussion, Rosario suggested the committee formulate a  proposal to the IURA board on how to address some of these issues.  Cummings added  that staff should also be asked for its own recommendations.    Kittel noted that NIC would likely benefit from more educational opportunities (e.g.,  affordable housing, since several NIC members lack that professional background).  She  also observed that committee‐level activity, as a whole, tends to be more task‐oriented  and reactive than strategic.    Rosario noted that everything IURA board and committee members do should  ultimately tie back to the Action Plan.  [Special Note: At the 4/25/13 Governance  Committee review of this document, Rosario clarified that he had been referring to the  overall Strategic Plan, as well as the Action Plan.]    Kittel observed that the IURA board itself may not be motivated to pursue a more  strategic approach, which can sometimes lead to unpredictable results.  For example, in  2012, the influx of new board members meant that the board did not fully understand  and appreciate the value of some of the IURA’s long‐term relationships with partner  organizations.    IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 11 of 13      Cummings stressed it will be critical to fill the existing IURA vacancy with someone who  understands both the grant process and the needs of the community, as well as  someone who can operate on a higher, more strategic level.  She observed the current  Mayor does not tend to serve as a major driver of IURA activity, the way the previous  Mayor did, so this has changed the dynamics of IURA activity.      Kittel remarked that the IURA has a five‐year Consolidated Plan, which may help the  committee with these kinds of issues (although, its scope limited, in some respects).    Bohn added that the IURA also has a rather broad mission, which tends to mean that  the IURA orients its programmatic activities around where the funding is.      Rosario noted that the Consolidated Plan seems like a good opportunity/instrument for  bringing these kinds of issues up with the IURA board.  Kittel suggested the Consolidated  Plan could be drafted by this committee, since it is probably best situated to do that.    Rosario noted he will provide the IURA board with a summary of what was discussed  today: the generally positive results of the self‐evaluation survey; the perceived lack of  sufficient knowledge and training on certain subjects; and the potential uncertainty that  can be generated with organizational partners when IURA board members do not have  enough familiarity with the IURA’s existing relationships with its partners.  Rosario will  also propose that this committee draft the initial version of the Consolidated Plan and  suggest organizing a workshop or retreat of some kind.    Cummings remarked that the IURA periodically takes direction from Common Council;  so it may be helpful for the IURA board to engage in an active dialogue with Common  Council members about these kinds of governance issues, as well (e.g., inviting Common  Council members to participate in IURA board and committee meetings).  Bohn agreed,  noting that in his experience Common Council members do not always understand  IURA’s role in the development of some projects (e.g., Ithaca Gun, Cayuga Garage, etc.)    Rosario indicated he would work with IURA Common Council Liaison Chris Proulx on  establishing regular reports or presentations to Common Council on IURA activities.    VI.  Old Business    A.  IURA Strategic Planning in Response to Uncertain Future Federal Funding of  Discretionary Domestic Programs  Bohn noted he did not have the opportunity to update the document, so he asked the  committee to postpone this agenda item.  No objections were raised.  IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 12 of 13        Bohn also reported that City consultants, Sustainable Strategies, DC, recently visited the  city and met with a variety of City, IURA, and local organizations, to begin the of  identifying potential funding opportunities for a variety of community projects.    B.  FY 2011 City Audit Schedule Report  Rosario reported that the Response to Delinquent 2011 City Financial Reporting  resolution was passed by the IURA board.    Bohn announced that the 2012 audit report was submitted to the New York State  Authorities Budget Office (ABO) yesterday.  After inquiring several times with the City  Controller about the status of the 2011 audit, Bohn eventually asked the auditors to  complete that audit report, as well, for submission to the ABO.    Cummings asked if it would make sense to send a copy of the ABO report to HUD, as a  show of good faith.  Bohn replied it would certainly not hurt, although it most likely  would make no difference to HUD.    Cummings asked if the annual audit has been placed on the City Administration  Committee (CA) agenda, as a standing agenda item, as was suggested by members of  this committee several months ago.  Rosario responded he would look into that.    VII. Other Business    A. Review of IURA Financials, January 2013  None.    B. IURA Actions of Interest to Governance Committee   None.    C. Staff Report  Bohn announced that Common Council approved the Agreement Governing  Administration of HUD Entitlement Funds Awarded to City of Ithaca.    Bohn also reported that Ithaca Neighborhood Housing Services (INHS) completed its  acquisition of the properties of the now defunct Mutual Housing Association of  Tompkins County.  IURA Governance Committee  2/15/13 Minutes  Page 13 of 13      D. Next Meeting: March 15, 2013    VIII. Adjournment — Adjourned by consensus at 11:15 a.m.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.