Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2012-12-20Approved: 1/24/13  Ithaca Urban Renewal Agency 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax)    MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, December 20, 2012    Members: Chair Svante Myrick, Ayana Richardson, Eric Rosario, Tracy Farrell  Excused: Karl Graham  Others: Chris Proulx (Common Council Liaison)  Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, Sue Kittel  Guests:   Scott Whitham, Scott Whitham & Associates      Jagat Sharma, Jagat Sharma Architect  Public: Steve Nunley, Kitchen Theatre, Managing Director  Melody Faraday, Kitchen Theatre, Trainee Mentor    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:34 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.      III. Public Comments    Steve Nunley, Kitchen Theatre Managing Director, updated the IURA on a new development in  the Next Steps program.  Melody Faraday has been added to the Kitchen Theatre as a Trainee  Mentor, which is a new position.  Nunley reported that the program is going very well.  Three  new trainees started in August.  One trainee left the program, and was just replaced.  The  theatre is also experiencing some success in raising funds for its portion of the program.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: November 29, 2012  Rosario moved, seconded by Farrell, to approve the November 29, 2012 minutes, with two  modifications.    Carried Unanimously 4‐0  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 2 of 19  V. Economic Development Committee (EDC)    A. Land Disposition ― Request from Lighthouse Hotel, LLC to Be Designated as Qualified & Eligible  Sponsor To Be Eligible To Acquire Properties at 320‐324 E. M.L.K., Jr./E. State Street Through  Negotiated Sale for Purpose of Undertaking an Urban Renewal Project  Bohn noted this request represents the first step in a long series of steps, which would ultimately  end up at Common Council, following a Public Hearing, for endorsement of a proposed sale.  At its  last meeting, the EDC reviewed the proposal (a $16M hotel project, comprising four parcels,  including the Carey Building, the rear portion of that parking lot, and the City‐ and IURA‐owned  parking lot).  The applicant has already entered into a conceptual agreement with the two private  property owners and is now seeking to acquire the parking lot from the City and the IURA.  If the  IURA designates Lighthouse Hotel LLC as a qualified and eligible sponsor, then the applicant will  approach Common Council and the Board of Public Works to determine if the City is interested in  making its parcel available.    Rosario observed that the parcels in question happen to lie on the map associated with the recent  CBD‐T Zoning Ordinance Amendment downtown rezoning proposal.  He asked if the project had  been the impetus for the proposed downtown rezoning proposal in any way.  Cornish replied, no.   Bohn added that the proposed hotel project satisfies existing zoning height requirements.    Richardson indicated the EDC is somewhat concerned with the overall design of the building, in  terms its aesthetics and general compatibility with the surrounding neighborhood.  The EDC also  expressed considerable concern about the future of the existing businesses in the Carey Building  (e.g., Homespun Boutique, Old Goat Gear Exchange, Mayer’s Smokeshop & Newsstand).  The EDC  wants to know more about how the developer plans on working with the existing businesses and  what kinds of assistance it would make available to them, given the challenges associated with  relocating businesses.  Richardson noted that the EDC was concerned with the prospect of a third  hotel project now proposed for the area, within a comparatively small footprint, and the associated  traffic flow issues.  The EDC would also like to have a more strategic understanding of what the City  is trying to accomplish in that area, but generally supported redevelopment of the surface parking  lot.  By the end of the meeting, the EDC agreed to move the process forward and see what other  comments and ideas may develop.    Farrell asked what the vote tally was.  Bohn replied, 3 to 1.  The opposing committee member was  concerned about the loss of the current building, from both an aesthetic/architectural perspective  and an environmental one.  The opposing committee member also indicated she would prefer to  see a more unique kind of business situated on that site, rather than simply adding another national  business brand downtown.    Farrell noted she would also like to save the building.  She asked if the building might not be saved,  if the parking were not put on‐site.  Farrell indicated she would most likely vote against the project,  if the building cannot be saved.   IURA Minutes  December 20, 2012  Page 3 of 19    At this juncture in the meeting, Whitham recapitulated the salient details of the proposed project.   He indicated the frontage on State Street would comprise two retail spaces, which the applicant is  now speaking with the current tenants about.  The square footage of the two spaces would be  smaller, he noted.      Farrell asked if it would be possible to build over the current building (much as Purity Ice Cream  recently proposed for its new project).  Whitham responded that the building is being modeled on  the Hampton Inn in downtown Portland, Maine and the applicant plans to continue to refine the  building design.   Whitham noted that Hampton Inn is interested in this kind of new urban  downtown hotel project and is very interested in this project in particular, so there may be some  flexibility in terms of altering the design.  He remarked, however, that it would need to be part of a  longer conversation.    Sharma walked the IURA through the basic architectural and site plan details of the proposed  project.      Richardson asked if there were any possible way to incorporate some of the original building into  the design (e.g., perform a ‘façadectomy’).  Whitham replied he does not believe a façadectomy  would be possible, in this case; however, he believes the developer would be interested in other  ways of using the existing building in one fashion or other.  Certainly, the applicant would be willing  to commit to exploring those kinds of options.    Proulx asked if the City or County had performed any kind of analysis of the rooms inventory in the  city, to support the premise that there would in fact be sufficient demand for project such as this.   Bohn responded that the Ithaca/Tompkins County Convention & Visitors Bureau does track that  kind of information closely (e.g., occupancy rates, revenue per room, etc.).  His understanding is  that the occupancy rate rebounded from a slight dip in the recession and that the current  occupancy rates do suggest there is demand for new projects.  He added that the Downtown Ithaca  Alliance (DIA) is also strongly in support of this project.  The DIA is very confident that another hotel  will in fact be built in the local market and it would like to ensure it is situated downtown.    Proulx remarked it would be very helpful to see a complete set of data that specifically lays out  what the demand is, what the anticipated impact would be if that demand were met in the urban  core vs. further out, and so on.    Richardson noted that her understanding of Cornell’s and Ithaca College’s efforts to try to increase  the amount of downtown hotel space to accommodate school events supports the premise that  there is considerable demand.    Whitham added that the proposed hotel would in part seek to meet the demand for rooms for long‐ term visitors (e.g., visiting scholars), for which there is a considerable largely unmet demand.  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 4 of 19    Farrell remarked she is also concerned with the opportunity cost associated with not situating a  housing project on the site, instead, which the city definitely needs.  It could be an excellent site for  housing.    Proulx remarked that, if/when the project goes before Common Council, one of the issues he would  personally be examining would the parking issue.  While he is not sure if the project would bring a  net increase or decrease in parking availability, it does seem like a considerable amount of parking  for the site.  Regarding the question of whether to build housing vs. hotel space, Proulx observed  that it is a question which probably needs to be answered within the larger context of the wider  downtown area.  With the new Holiday Inn project, for example, and the attempt to get small  conferences and conventions situated downtown, it makes more sense to establish a number of  hotel properties downtown that are synergistic and within walking distance, to best position the  downtown to attract conferences and meetings.     Rosario moved, seconded by Richardson:    Property Disposition, 320‐24 E. M.L.K., Jr./E. State Street ―  Designate Lighthouse Hotels, LLC as Qualified & Eligible Sponsor    Whereas, Lighthouse Hotels, LLC (Lighthouse) has submitted application to be designated a  “qualified and eligible sponsor” (Sponsor) to acquire two parcels located at 320‐324 E. MLK, Jr./E.  State Street, currently utilized as a 32‐space public parking lot (Municipal Parking Lot), and     Whereas, Lighthouse proposes to develop a $16 million, downtown, six‐story, 92‐room Hampton  Inn & Suites that is projected to create 33 full‐time equivalent employment opportunities, and    Whereas, Lighthouse proposes wages to employees above the pay ranges paid at other hotels  they operate, with the lowest wages projected at $9.50/hour, 131% of minimum wage  ($7.25/hr.), or about 74% of the local living wage ($12.78/hr.), and     Whereas, the proposed 30,400 square foot (SF) project site includes the following four parcels:  (1) 3,267 SF ‐ tax map #69.‐1‐3, 324 E. MLK, Jr./E. State Street, IURA  (2) 8,320 SF ‐ tax map #69.‐1‐6.2 at 320‐24 E. MLK, Jr./E. State Street, City of Ithaca  (3) 13,112 SF ‐ tax map #69.‐1‐8 at 310‐312 E. MLK, Jr./E. State Street, Daley Enterprises  (4) 5,706 SF ‐ tax map #69.‐1‐7 at 314‐320 E. MLK, Jr./E. State Street, Carey Building Assoc., LLC,  and     Whereas, the property sought includes one parcel owned by the Ithaca Urban Renewal Agency  (IURA) and one parcel owned by the City of Ithaca, and    Whereas, the project site is located within the Urban Renewal Project Boundary area, and  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 5 of 19    Whereas, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) is only authorized to dispose of property to a  specific buyer if such buyer is designated as an eligible and qualified sponsor (Sponsor) per  section 508 of General Municipal Law and the sale is approved by Common Council, and    Whereas, a proposed Sponsor is evaluated in accordance with adopted IURA land disposition  procedures that seek to determine if the proposed Sponsor is qualified and capable of fulfilling  the objectives of the project for property disposition, and    Whereas, IURA evaluation criteria for Sponsors include:  • Financial status and stability  • Legal qualification to operate in the State of New York and to enter into contracts with  regard to the disposition, use, and development of land in questions  • Previous experience in the financing, use, development and operation of projects of a similar  nature  • Reputation and proof of fair, reputable and ethical business practices and a record devoid of  convictions     Whereas, the primary objective of the Urban Renewal Plan (Plan) is to improve the economic,  social and physical characteristics of the project neighborhood, and     Whereas, one objective of the Plan is “expansion and diversification of the economic base of the  community to provide the employment opportunities needed by its residents and to strengthen  the tax base,” and      Whereas, Hitesh T. Patel, President, and Neil H. Patel, CEO, are the principal members of  Lighthouse and report that Lighthouse, or its affiliates, owns and operates the Hampton Inn  located at 337 Elmira Rd., Ithaca, NY, as well as Hampton Inn hotels in Clay, Seneca Falls, and  Buffalo (under construction), and    Whereas, a 12/17/12 inspection of City records show that Lighthouse’s Ithaca Hampton Inn is  operating in full compliance with all applicable permits and regulations, and is current on all tax  obligations, and    Whereas, Lighthouse’s successful record of developing and operating four similar hotels in New  York state, including the Ithaca Hampton Inn, suggests they possess the skills, resources and  capacity to complete the proposed project, and    Whereas, the proposed project has the potential to improve the economic, social and physical  and characteristics of the project neighborhood, and    Whereas, designation of a Sponsor allows the IURA to negotiate terms for a proposed property  disposition that must then be approved by the City of Ithaca Common Council following a public  hearing on the proposed terms of the disposition, and   IURA Minutes  December 20, 2012  Page 6 of 19      Whereas, the IURA Economic Development Committee considered this matter at their December  18, 2012 meeting and recommended the following; now, therefore, be it    1. RESOLVED, that the IURA hereby determines that Lighthouse Hotels LLC has satisfactorily  demonstrated its qualifications and capacity to successfully undertake a project to develop  an appropriate in‐fill urban hotel project located along the northern side of the 300 block of  E. MLK, Jr./E. State Street, and therefore designates the aforementioned entity as a  “qualified and eligible sponsor” eligible to acquire tax parcels #69‐1‐3 and #69.‐1‐6.2, and be  it further,     2. RESOLVED, that the IURA hereby recommends that the Common Council and Board of Public  Works make the City‐owned tax parcel #69.‐1‐6.2 available for redevelopment and approve  transfer of the parcel to the IURA for the purpose of structuring a proposed sale for  consideration by the Common Council, and be it further    3. RESOLVED, that the IURA hereby authorizes acceptance of tax parcel #69.‐1‐6.2 upon  Common Council authorization of transfer of the parcel, and be it further    4. RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by IURA legal counsel, is authorized  to execute a 90‐day exclusive negotiating agreement with the Sponsor for the purpose of  structuring a proposed purchase and sale agreement to convey tax parcels #69.‐1‐3 and  #69.‐1‐6.2 to the Sponsor to undertake an urban renewal project, and be it further    5. RESOLVED, any proposed purchase and sale agreement shall be subject to approval by both  the IURA and the Common Council, and be it further    6. RESOLVED, the IURA identifies the following issues to be included in negotiations with the  Sponsor:  • price (fair market value), including non‐refundable deposit  • urban design, especially ground level streetscape on E. MLK, Jr./E. State Street  • exploration to retain the Carey Building to be incorporated into the project rather than  demolished  • potential responses to mitigate loss of public parking to adjacent enterprises  • potential responses to mitigate any business dislocation caused by the project     • translating wage and job creation projections to wage and job commitments  • transfer of property contingent upon site plan approval and issuance of a building  permit    Carried Unanimously 4‐0    B. Committee Vice‐Chairperson Report  1. YTD Economic Development Accomplishments vs. IURA Performance Goals  Richardson reviewed the major accomplishments and remarked there was considerable discussion  at the EDC meeting about the relationship between job training and job placement.  There a great  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 7 of 19  deal of interest in determining the best way to actually place people in jobs and it was agreed the  IURA should seek to develop the kinds of partnerships that specifically lead to employment to  accomplish the greatest impact in job training programs.      Farrell observed that the IURA has a good track record with some of the organizations it works with  (e.g., Historic Ithaca), which have been very successful at providing rudimentary pre‐employment  experience.  The next step may just require establishing a solid connection between those pre‐ employment experiences and actual jobs.  Richardson agreed.    Bohn noted that implicit in the EDC’s job placement discussion was the question of specifically what  would be an appropriate numeric goal for the IURA to set in the areas of job readiness, job  experience, and job placement.    2. Progress Report on Funded 2011 & 2012 ED Projects  At its last meeting, Richardson announced, the EDC reviewed a 12/11/12 memorandum from Deputy  Director of Community Development Sue Kittel, regarding an update on the performance of 2011 and  2013 economic development projects, to date.  The EDC’s only major concern regarding the contents  of the report is the $12,000 grant to the eLab Downtown Retail Corridor Support Program ― the IURA  has yet to receive any kind of response from its September 13, 2012 commitment letter.  At this time,  the EDC recommends the IURA give the applicant one final opportunity to respond to the letter, until  the middle or the end of January 2013.  If no response is received by that time, the funding would be  withdrawn.    Richardson moved, seconded by Farrell:    RESOLVED, The IURA hereby directs staff to identify a firm deadline for eLab to return the  requested information identified in a September 13, 2012 IURA commitment letter by close of  business on January 17th, 2013.    Carried Unanimously 4‐0    VI. Governance Committee (GC)    A. City/IURA Agreement Clarifying Roles & Responsibilities for Administration of HUD Entitlement  Grants  Rosario remarked that the resolution and accompanying agreement were necessitated by a recent  HUD requirement that there be an agreement between the City and the IURA to clarify roles and  responsibilities.  He stressed it is not a requirement being imposed because of any deficiency on the  IURA’s part, in terms of its performance or outcomes.    IURA Minutes  December 20, 2012  Page 8 of 19  Rosario moved, seconded by Farrell:    City‐IURA Agreement Governing Administration of  HUD Entitlement Funds Awarded to the City of Ithaca    WHEREAS, on August 27, 2012, the U.S. Department of Housing & Urban Development requested  an agreement be executed between the City and IURA to clarify roles and responsibilities for  administering Community Planning and Development (CPD) Formula Grants awarded to the City,  including CDBG and HOME grants, and    WHEREAS, HUD correspondence clarified that the request for an agreement between the City  and the IURA does not result from any performance deficiency, and     WHEREAS, HUD has requested receipt of such agreement by December 31, 2012, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee considered this matter at their November 16, 2012  and December 14, 2012 meetings and recommends the following; now, therefore, be it,    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the IURA Chairperson, upon the advice of IURA legal  counsel, to execute the attached Agreement Governing Administration of HUD Entitlement Funds  Awarded to City of Ithaca, dated 12/12/12.      Carried Unanimously 4‐0    Bohn walked through the contents of the agreement.  He noted that the document essentially takes  what the IURA already does and puts it on paper ― with the exception that the City now has  drawdown approval authority over IURA‐administered funds.  It is important to note that the IURA’s  Program Income funds have been fully and clearly documented in the agreement (i.e., identifying  how much they amount to, the total amount of principal balance outstanding, etc.), making it clear  that the IURA would continue to operate and manage those funds.  Ultimately, however, all the  grant funds legally belong to the City.  There is a termination clause in the agreement that the City  or the IURA can terminate it for cause (with 30 days notice) or without cause (with 180 days notice).   It is this latter portion of the agreement which was a concern for the GC and staff, because the  agency really cannot survive very long without administering CDBG and HOME funds; however, it is  a HUD requirement.        AGREEMENT  GOVERNING ADMINISTRATION OF HUD ENTITLEMENT FUNDS AWARDED TO CITY OF ITHACA    Made this _____ day of ___________, 2013 by and between The CITY OF ITHACA, a municipal corporation  with offices at 108 East Green Street, Ithaca, New York, hereinafter called the “City”, and the ITHACA URBAN  RENEWAL AGENCY, an urban renewal agency formed pursuant to the provisions of General Municipal Law,  having its principal office at 108 East Green Street, Ithaca, New York, 14850, hereinafter called “IURA”,   IURA Minutes  December 20, 2012  Page 9 of 19    WITNESSETH THAT:      WHEREAS, the City of Ithaca is a recipient of certain Entitlement Grants (“CPD Formula Grant Funds”)  through the Community Planning and Development (hereinafter “CPD”) program office of the U.S.  Department of Housing & Urban Development (“HUD”), including the Community Development Block Grant  (“CDBG”) program and the Housing Investment Partnership Program (“HOME”); and     WHEREAS, to access CPD Formula Grant Funds the City must prepare and submit to HUD each year  either a Consolidated Plan or an Action Plan (the section of the Consolidated Plan that is updated each year)  prepared in accordance with applicable regulations and comply with  reporting and accomplishment  requirements; and    WHEREAS, by annual resolution, the City of Ithaca has duly authorized the IURA to administer its  CDBG and HOME programs each year since the City was designated as a CPD formula grant recipient in 2004;  and    WHEREAS, the IURA has been administering the City’s CDBG program continuously since 1975; and    WHEREAS, HUD correspondence dated August 27, 2012, requests that an agreement between the  City and the IURA be executed clarifying the roles and responsibilities for administering CPD Formula Grants  awarded as the City is the legal applicant and recipient under applicable HUD rules; and    WHEREAS, HUD correspondence acknowledges the existing operational structure has allowed the  City to successfully administer and implement CPD Formula Grants and that the request for an agreement  between the City and the IURA does not result from any performance deficiency; and     NOW, THEREFORE, in consideration of the mutual covenants herein contained, the parties hereto do  mutually agree as follows:    Section 1.  Definitions    Unless specifically provided otherwise or the context otherwise requires, when used in this Agreement:    “CAPER” means Consolidated Annual Performance and Evaluation Report, an annual document  reporting on how CPD Formula Grant Funds have been used to carry out the community’s housing  and community development strategies, projects and activities, including a summary of  accomplishments.     “CDBG” means Community Development Block Grant, a program of the United States Department of  Housing and Urban Development.      “CPD” means the Community Planning and Development program office of the United States  Department of Housing and Urban Development that oversees CDBG and HOME programs.     “HOME” means HOME Investment Partnerships Program, a grant program of the Unites States  Department of Housing and Urban Development designed to help communities expand the supply of  decent and affordable rental and ownership housing for low‐income families.   IURA Minutes  December 20, 2012  Page 10 of 19    “HUD” means the United States Department of Housing and Urban Development.     “Program Income” means gross income received by IURA from its use of CPD Formula Grant Funds  and shall further have the meaning defined at 24 CFR 570.500(a) for income generated from the use  of CDBG funds, and 24 CFR 570.92.2 for income generated from the use of HOME funds.    Section 2.   Overall Roles and Responsibilities    2.1         IURA shall act as the City’s lead agency to plan, administer, implement and monitor CPD formula  grants awarded to the City in accordance with all program requirements, including but not limited to  the following regulations:  • 24 CFR 570.200 ‐ 570.309 – CDBG Eligible Activities and Entitlement Grants;  • 24 CFR 570.500‐513 – CDBG Grant Administration;  • 24 CRF 570.600‐614 – Crosscutting Program Requirements;  • 24 CFR Part 91 – Consolidated Submissions for Community Planning and Development  Programs; and  • 24 CFR Part 92 – HOME Regulations.    2.2        City retains overall responsibility for ensuring that CPD formula funds are used in accordance with all  program requirements.    2.3        City is responsible for determining the adequacy of performance by the IURA of  its duties pursuant  to this Agreement.    2.4        City is responsible to adopt the Consolidated Plan, the Annual Action Plan, the Citizen Participation  Plan, including any significant amendment to the above documents, and execute the CAPER.     2.5        IURA shall submit adopted plans to HUD to access CPD Formula Grant funds.    Section 3. Statement of Work    Action Plans     3.1 IURA shall prepare and submit to the City the following required recipient submissions to HUD to  access CPD Formula Grant Funds:  (a) Consolidated Plan – A 5‐year strategic community development plan that identifies community  needs, resources, and priorities, and establishes goals and objectives for use of CPD formula  funds to address priority community needs.    (b) Annual Action Plan – A one‐year plan that provides a description and budget of the activities the  City will undertake to address specific local objectives and priority needs that will be addressed  using CPD formula grant funds and program income.   (c) CAPER – An annual document reporting on progress made in carrying out the Consolidated Plan  and the Annual Action Plan.   (d) Citizen Participation Plan – This plan sets forth the City’s policies and procedures for citizen  participation in the development, and any amendment of, the Consolidated Plan, the Annual  Action Plan, the Consolidated Annual Performance and Evaluation Report, and establishes a  procedure to receive complaints.   IURA Minutes  December 20, 2012  Page 11 of 19    3.2         IURA shall make its best effort to implement eligible activities included in City‐Adopted Action Plans  in accordance with applicable regulations through loan and or grant agreements, procurement  contracts, through the City or other public agencies, or by the IURA’s employees and/or contractors.     Economic Development Revolving Loan Fund    3.3        IURA shall make its best effort to implement the Community Development Revolving Loan Program  and the Priority Business Loan Program (collectively known as the “ED Revolving Loan Program”) by  using CDBG Funds to make loans consistent with the goals and objectives of the ED Revolving Loan  Program as set forth in the “IURA Economic Development Financing Policy Guidelines and Operating  Plan” and any subsequent revisions thereto, such plan being incorporated by reference and made a  part hereof.     3.4        In implementing the ED Revolving Loan Program, the IURA shall be responsible for the following  activities as appropriate:  (a) Documentation of CDBG underwriting process consistent with the regulations at 24 CFR 570.209  and Appendix A to 24 CFR 570” Guidelines and Objectives for Evaluating Project Costs and  Financial Requirements”;  (b) Performance of a written credit analysis and presentation of loan applications to the IURA;  (c) Maintenance of relevant information regarding the loan review;  (d) All actions necessary to effect ED Loan Program loan closings including, but not limit to, the  preparation of loan agreements, security agreements, promissory notes, guarantees, and other  legal documents as appropriate and in a form consistent with standard commercial lending  practices and with applicable rules, regulations, and policies of the CDBG program;   (e) Performance of all administrative activities required pursuant to the use of CDBG funds including,  but not limited to, environmental review requirements, maintenance of book of account,  procurement and maintenance of statistical information including job creation/retention; and    (f) Monitoring loan repayment and borrower’s compliance with loan terms, and enforcing security  agreements and guarantees.    Housing Revolving Loan Fund    3.5         IURA shall administer and monitor program income derived from CPD Formula Grant Funds in  possession of Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc. (“INHS”) in the Housing Revolving Loan  Fund for compliance with applicable regulations.     Environmental Review    3.6        With respect to environmental review requirements, the parties hereto acknowledge that City shall  retain the ultimate responsibility for compliance, but that IURA shall cooperate with City in  conducting environmental reviews and preparing proposed environmental determinations, notices  and requests in compliance with environmental responsibilities described at 24 CFR 570.604 and 24  CFR 92.352.   IURA Minutes  December 20, 2012  Page 12 of 19    General    3.7 All activities undertaken by IURA with CPD Formula Grant Funds pursuant to this agreement shall be  eligible activities pursuant to the regulations at 24 CFR Part 570 and 24 CFR Part 92.     3.8 IURA shall make its best efforts to accomplish its duties in an expeditious manner pursuant to this  Agreement.    Section 4.  Integrated Disbursement and Information System (IDIS)       IDIS is a web‐based system that provides financial disbursement, tracking, and reporting activities for CPD  Formula Grant Fund programs.  Information about each activity funded with CPD Formula Grant funds,  including the estimated budget, expected accomplishments and beneficiaries is uploaded into the IDIS.      4.1          IURA is responsible for completing all IDIS grantee functions and submissions except for drawdown  approval authority, which is retained by the City.  IURA responsibilities include set up of the adopted  Consolidated Plan/Annual Action Plan, set up of projects, set up of activities to implement projects,  activity funding, prepare drawdown vouchers and accomplishment reporting.    4.2        City is responsible for approving drawdown vouchers.    Section 5. Disbursements and Management of CPD Formula Grant Funds    5.1 IURA is responsible for disbursing and managing CPD Formula Grant Funds to make grants, forgivable  loans, deferred loans and amortizing loans and other third party costs incurred by the IURA to carry  out eligible activities included in an adopted Action Plan in accordance with policies governing such  financial assistance pursuant to the regulations at 24 CFR Part 570 and 24 CFR Part 92.    5.2 IURA may use CPD Formula Grant Funds to pay for its reasonable and eligible planning and  administrative costs pursuant to the regulations at 24 CFR 570.205 and 506.206 and 24 CFR 92.207.    No more than 20% of the sum of any CDBG grant awarded plus program income shall be expended  for planning and administrative costs.  Not more than 10% of the sum of any HOME funds awarded  plus program income shall be expended for reasonable administrative and planning costs.      5.3         IURA may use CPD Formula Grant Funds for reasonable staff and overhead costs directly involved in  carrying out eligible CDBG activities included in an adopted Action Plan referred to as “activity  delivery costs”, which are eligible as part of such activities.    5.4  The IURA shall document general administrative, program delivery and revolving loan program costs  of CPD Formula Grant Funds as follows:    (a) Direct costs of IURA shall be documented by timesheets, invoices, or other appropriate  information to evidence the nature and reasonableness of the cost.  Such costs may include, but  are not limited to employee salaries, benefits, and other compensation at rates not to exceed  those paid by IURA for work not provided pursuant to this Agreement; and actual costs of  materials, equipment, bonding, insurance and services incurred by IURA;  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 13 of 19    (b) Indirect costs of IURA shall be reimbursed only where a written plan for the charging of such  costs has been approved by HUD.  Such costs are those which are charged as a percentage of  direct costs and may include occupancy and equipment costs (including depreciation),  maintenance, repair, and similar costs which are charged on a prorated basis; and    (c) All costs charged by IURA pursuant to this section shall be consistent with the provisions of OMB  Circular A‐87, “Cost Principles for State, Local and Indian Tribal Governments”.     5.5 IURA may retain and use CDBG program income on hand that is deposited in a separate Revolving  Fund in accordance with regulations contained at 24 CFR 570.504 for the purpose of carrying out  specific eligible activities, such as making certain loans to small businesses, which, in turn, generate  payments to the fund for use in carrying out the same activities.  IURA may use CDBG program  income to make loans and to pay program delivery and general administrative costs consistent with  the goals and objectives of the ED Revolving Loan Program as described in Section 3.3 of this  Agreement.     5.6       To access CPD Formula Grant Funds awarded to the City, IURA shall submit a City voucher to the City  Controller for eligible costs to accomplish the Statement of Work, along with supporting cost  documentation.      5.7        IURA shall prepare a web‐based IDIS voucher, pursuant to the City voucher, to draw CPD Formula  Grant Funds awarded to the City.    5.8 Upon City Controller approval of the City voucher, an authorized City employee shall timely approve  the IDIS voucher to draw CPD Formula Grant Funds into the City’s grant account.     5.9 City shall timely transfer CPD formula Grant Funds received in the City’s grant account to the IURA  account upon receipt of CPD Formula Grant Funds.     5.10 All cash balances of CPD Formula Grant Funds shall be maintained by IURA in an interest bearing  account pursuant to the provisions of 24 CFR 570.500(b) and 24 CFR 92.502(c).  Consistent with the  provisions of 24 CFR 85.21(i), any bank interest paid on such account shall be paid to HUD no less  than annually.      Section 6.   Financial Management and Administrative Requirements     6.1        IURA shall maintain a financial management system of CPD Formula Grant funds in accordance with  24 CFR 85.20 to ensure a financial system is in place that provides effective control over and  accountability for all CPD Formula Grant Funds, property, and other assets, and includes a  comparison of financial information reported on IDIS with financial records of actual assets and  liabilities.     6.2         Parties hereto acknowledge that the IURA will maintain financial records to comply with audit  requirements of OMB Circular A‐133, “Audits of States, Local Governments, and Non‐Profit  Organizations” and City will integrate IURA finances into the City’s annual audit.     6.3         IURA shall comply with OMB Circular A‐110 “Standards for Financial Management Systems”,  Attachment F, subparagraphs 2a. through 2d., 2f. and 2g.  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 14 of 19    6.4        Where costs incurred by IURA are to be paid with CPD Formula Grant Funds, such costs shall be  charged in conformance to OMB Circular A‐87, “Cost Principles for State, Local and Indian Tribal  Governments”.    6.5 IURA shall comply with administrative requirements of 24 CFR Part 85 that are set forth at 24 CFR  570.502(a).    Section 7.         Monitoring    7.1        IURA agrees to monitor all activities carried out with CPD Formula Grant Funds to ensure long‐term  compliance with program requirements and to timely gather information required for reporting to  HUD.     Section 8. Reports and Information    8.1    In addition to items identified is section 3.1, IURA agrees to submit the following information to the  City Controller:    (a) Bi‐weekly  • City voucher and IDIS voucher including an expense report detailing requested funds to be  drawn down from the City’s line of credit with HUD   (b) Monthly  • A CPD Formula Grant Summary including budgeted amounts for each activity contained in  current adopted Action Plans and the unexpended amounts remaining  • A Loan Repayment Report on loans issued with CPD Formula Grant Funds that tracks  repayment status and reports loan balances  (c) Quarterly  • The Federal Financial Report that details receipts and disbursements of CPD Formula Grant  Funds, program income, and beginning and ending cash on hand  • IDIS entries to recognize disbursements of program income for eligible expenses such as  disbursement of loan funds and administrative and delivery expenses incurred  • IDIS entries to recognize receipt of program income such as loan repayments  (d) Annually  • Balance sheet and income and expense statement of IURA finances  • Year end audit work papers prepared to meet City auditor requirements for preparation of  the City’s annual financial audit       Section 9.  Records to be Maintained    9.1         IURA shall establish and maintain records required at 24 CFR 570.506 and 24 CFR 92.508 to  demonstrate compliance with applicable requirements for CPD Formula Grant Funds, which includes  the following information for each activity assisted:   (a) A full description, including its location;  (b) Eligibility pursuant to  applicable provisions of 24 CFR 570 and 24 CFR 92;   (c) Amount of CPD Formula Funds budgeted, obligated and expended;  (d) Cost documentation for disbursement of CPD Formula Funds;  (e) Project beneficiary income eligibility and demographic characteristics; and  (f) Match funding.  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 15 of 19    9.2        IURA shall retain all records pertinent to this Agreement for six (6) years after completion of each  activity.    Section 10. Inspection of Records    10.1       At any time during normal business hours and as often as City may deem necessary, IURA shall make  available to City or its agent all of its HUD records with respect to matters covered by this  Agreement, and IURA shall permit City or its agent to audit, examine and make excerpts or  transcripts from such records, and to perform audits of all contracts, invoices, materials, reports of  personnel, conditions of employment and other data relating to all matters covered by this  Agreement.    Section 11.   Program Income    11.1       City and IURA acknowledge and agree that the following CPD Formula Grant assets were in  possession of IURA as of October 30, 2012 and shall be used by IURA in implementing the Economic  Development Revolving Loan Program as set forth in Section 2.4 of this Agreement or otherwise used  in accordance with an adopted Action Plan:    (a) CDBG Formula Grant Funds in the form of Program Income cash‐on‐hand in the amount of  $442,299.12; and    (b) CPD Formula Grant Funds in the form of Program Income notes receivable, payable to and in  possession of IURA, and all program income derived therefrom, as identified in Schedule A  attached herein. Following is the total amount of principal balance outstanding of all such  Program Income as of October 30, 2012:    CDBG: $1,449,541.15    HOME: $397,358.08   Total: $1,846,899.23    11.2 Future Program Income generated from use of CDBG funds shall be used by IURA in implementing  the Economic Development Revolving Loan Program or other CDBG projects contained in an Action  Plan.  Future Program Income generated from use of HOME funds and received by IURA shall be used  for additional HOME projects contained in an Action Plan.       Section 12.   Term of Agreement    12.1  This Agreement shall become effective as of the date first above written and shall remain in effect  until terminated pursuant to the terms of this section.    12.2 This Agreement may be terminated by either party at any time without cause to be effected by  written notification of such termination.  Such termination shall become effective 180 days after  delivery of such notice.    12.3        This Agreement may be terminated by City for cause upon IURA’s failure to comply with any  provision of this Agreement.  City shall effect such termination in the following manner:  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 16 of 19    (a) City shall provide written notice to IURA stating the specific instance(s) of noncompliance.  Such  notice shall specify a date that is not less than thirty (30) days after the date of delivery of such  notice (the “Response Date”) by which INHS may cure, mitigate, or otherwise address the  instance(s) of noncompliance.    (b) Upon IURA’s failure to cure, mitigate, or otherwise address the instance(s) of noncompliance to  the satisfaction of City by the Response Date, City may, at its option, provide written notice to  IURA effecting termination immediately upon the delivery of such notice.     12.4 Upon a termination of this Agreement, IURA shall not obligate or expend CPD Formula Grant Funds.    12.5 Upon a termination of this Agreement, City shall be obligated to pay from CPD Formula Grant Funds  costs resulting from any obligations of CPD Formula Grant Funds made by IURA pursuant to this  Agreement where such obligations were made prior to the date of termination and in a manner  consistent with the terms and conditions of this Agreement.    Section 13.   Reversion of Assets    13.1 Upon termination of this Agreement, and in accordance with the provisions at 24 CFR 570.503(b)(8),  IURA shall transfer to City any CPD Formula Grant Funds on hand and any notes and accounts  receivable attributable to the use of CPD Formula Grant Funds.  Such transfer of CPD Formula Grant  Funds, notes and accounts receivable shall be made no later than thirty (30) business days after the  termination date.  Any real property under IURA's control that was acquired or improved in whole or  in part with HUD CDBG Funds in excess of $25,000 shall be either:    (a) Used to meet one of the national objectives in 24 CFR 570.208 until at least five years after the  expiration of this Agreement; or    (b) If the use of the property ceases to conform to the provisions of Section 13.1(a) of this  Agreement prior to the expiration of the five‐year period, IURA shall pay to City an amount equal  to the current market value of the property less any portion of the value attributable to  expenditures of non‐CDBG Funds for acquisition of, or improvement to, the property.  Such  payment shall be made in full no later than one hundred eighty (180) calendar days after the  date that the use of the property ceases to conform to the provisions of Section 13.1(a) of this  Agreement.    13.2 Upon termination of this Agreement, IURA shall transfer to City any furnishings, fixtures, and  equipment purchased in whole with CPD Formula Grant Funds.  Such transfer shall be made no later  than five (5) business days after the termination date and shall be made at City’s expense in a  manner prescribed by City.   For furnishings, fixtures, and equipment purchased in part with CPD  Formula Grant Funds, IURA shall either:    (a) Pay to City an amount equal to the fair market value, as determined by mutual agreement, of  such furnishings, fixtures, and equipment at the time of termination, less any portion of the value  attributable to expenditures of non‐CPD Formula Grant Funds for acquisition of such assets, such  payment to be made by IURA no later than thirty (30) calendar days after the termination date;  or  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 17 of 19    (b) Transfer such furnishings, fixtures, and equipment to City no later than five (5) business days  after the termination date.     Section 14.   Amendments    14.1  This Agreement may be amended only by the mutual written consent of City and IURA.    Section 15.   Notices    15.1  Any notice, or request taken, given, or made by the City Mayor (or such other person or persons as  City may, by written notice to IURA designate for such purpose) to IURA shall be deemed to be duly  and properly given or made if mailed, postage prepaid, to:  IURA Executive Director, 108 East Green  Street, Ithaca, New York 14850, or delivered personally to IURA offices.  Any notice, or request taken,  given, or made by the Chairperson of IURA (or such other person or persons as IURA may, by written  notice to City, designate for such purpose) to City hereunder shall be deemed to be duly and properly  given or made if mailed, postage prepaid, to:  Mayor, City of Ithaca, 108 East Green Street, Ithaca, NY  14850, or delivered personally to the City of Ithaca Mayor’s office.    IN WITNESS WHEREOF, the parties have caused this Agreement to be duly executed and delivered by  their proper and duly authorized offices as of the day and year first above written.    CITY OF ITHACA       By:   ______________________________________________     Svante L. Myrick, Mayor                                ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY    By:   ______________________________________________     Svante L. Myrick, Chairperson                               B. Review of IURA Financials, November 2012  Rosario indicated the financials now reflect the 2012 funding numbers.  He noted that the Program  Income portion of the financials is in excellent shape.  The IURA still benefits from a very good  spend‐down ratio with its grants.    Regarding the INHS New Housing Construction grant, Bohn remarked that three of the Chestnut  Street homes have now closed; and a purchase agreement has been generated for the fourth, which  should close in January 2013.    Regarding loan repayments, Bohn noted that the State Theatre had indicated that they did in fact  make a payment; so staff is following up to see if it was received, but simply not reported by the  bank.    IURA Minutes  December 20, 2012  Page 18 of 19  Regarding the lease payments, Rosario noted that there remains a payment past due from J.  Gould/Perfect Screen Printers, which has not been unusual for that particular lessee.    Farrell asked if any progress had been made with the Finger Lakes Wine Center.  Bohn replied,  nothing substantive.  The Wine Center board is still exploring establishing a relationship with a third‐ party entity to take over the operation, which was supposed to have been decided in late November  2012.  No decision has yet been made, but Bohn will follow up and try to get some clarification.    C. City Audit Schedule  Bohn indicated that the target for completion of the audit was originally September 30, 2012.   When the 2013 City budget review process started, however, the Controller’s Office was not able to  meet the demand for providing the information to the auditor within that timeframe.  The target  deadline is now January 2013.  The Controller has indicated that this new target would be met and  that the audit should be ready for the City Administration Committee to review.  This would  represent five months later than what was promised to HUD.  By comparison, the audit was not  completed until April in 2012, so it is a marginal improvement.    Rosario asked what additional measures could be taken to expedite the process, given how much is  at risk.  Myrick responded he believes the Controller’s Office is getting closer to being able to  complete it on time; so he anticipates that progress will continue to be made.  He added that the  new Chief of Staff position will be taking on many budget responsibilities, which should free up the  Controller’s Office, as well.     D. Committee Chairperson Report  None.    VII. Neighborhood Investment Committee (NIC)    A. Committee Chairperson Report  Farrell announced that Nancy Zook (Tompkins County Youth Services Dept.) participated in the last NIC  meeting to see if the committee would be a good fit for her to join, and Zook subsequently indicated  she would be willing to join.  Zook brings a lot of youth expertise, and experience dealing with grants,  which the committee has been searching for.    Farrell noted that City Transportation Engineer Tim Logue spoke to the committee on two separate  subjects.  The first subject was about Spencer Road, with the proposed neighborhood housing  development there, and the problem area in that neighborhood that has been repeatedly identified by  City staff and community members.  NIC and Logue discussed multiple options for improving that site  (e.g., making Spencer Road one‐way or dead‐ended, etc.).  The second subject of discussion with Logue  involved the Route 13 intersections with Dey Street and Third Street, for which an improvement  project is planned.  (The committee’s interest in the project derives from the IURA’s match money for  the DOT‐funded project.)  It looks like that project will go forward in 2013 or 2014; and that is a  commitment the committee would like to keep.  IURA Minutes  December 20, 2012  Page 19 of 19    Farrell reported that NIC has been revising the funding application forms, which Sue Kittel has worked  on extensively.    Farrell remarked that the committee discussed the property at 701 Cliff Street, a very deteriorated  house which was recently foreclosed on for tax delinquency.  At this juncture, the NIC is proposing to  include the property with the other properties being disposed of through the RFP process (S. Cayuga,  Spencer Rd., Third St.).    VIII. Other New/Old Business    A. IURA Chairperson Report  Myrick indicated he recently met with EPA and White House officials in Washington, D.C. to discuss  the Gun Hill site and the prospect of increasing the remediation budget for that site.  The meeting  went very well and the City should find out the results in mid‐Spring.    B. Common Council Liaison Report  None.      C. Staff Report  None.      D. Next Meeting Date: January 24, 2013    IX. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 10:01 A.M.  — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.