Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2012-01-26Approved 2/23/12  Ithaca Urban Renewal Agency 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax) MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, January 26, 2012    Members: Mayor Svante Myrick, Susan Cummings, Tracy Farrell, Ayana Richardson, Doug Dylla  Guest: Chris Proulx, Common Council Liaison  Staff:  JoAnn Cornish, Nels Bohn, Sue Kittel, Charles Pyott    I. Call to Order   Mayor Myrick called the meeting to order at 8:35 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comment – None    IV. Review of Draft Meeting Minutes: December 22, 2011  Farrell moved, seconded by Richardson, to approve the December 22, 2011 minutes, with no  modifications.     Carried Unanimously 5‐0    V. Governance Committee  A. Election of IURA Chairperson    Farrell moved, seconded by Dylla:    2012 Election of IURA Chairperson    WHEREAS, the membership of the IURA shall consist of five Agency members, including  the Mayor of the City of Ithaca, and     WHEREAS, newly elected Mayor Svante Myrick replaced prior Mayor Carolyn K. Peterson  as an Agency member effective as of the January 1, 2012 inauguration date, and     WHEREAS, Carolyn K. Peterson had been elected as IURA Chairperson, and     IURA Minutes  January 26, 2012  Page 2 of 12      WHEREAS, all previous mayors have served as IURA Chairperson since the inception of the  IURA, and    WHEREAS, pursuant to the 2004 determination by Mariette Geldenhuys, IURA legal  counsel, that contrary to past practice the mayor is not automatically the IURA  Chairperson, and     WHEREAS, the IURA Chairperson position is vacant, and     WHEREAS, the mayor serving as IURA Chairperson facilitates communication with the  Common Council and the more effective functioning of the IURA, and    WHEREAS, Mayor Myrick has indicated willingness to serve as IURA Chairperson, and    WHEREAS, at their January 20, 2012 meeting, the Governance Committee recommended  the nomination of Svante Myrick as IURA Chairperson; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby elects Mayor Svante Myrick as Chairperson of the IURA.     Carried Unanimously 4‐0    B. Housing Fund, Funding Round #4, Authorize Disbursement of $30,000 Pursuant to  Executed MOU  Cummings indicated that the Housing Fund Program Oversight Committee (made up of  Cornell University, Tompkins County, and the City) recently met in round four of its  application review process.  The Housing Fund only received two applications: (1) an INHS  application for $30,000 for 314 S. Plain Street and (2) an application from Ishka Alpern for a  youth hostel.  The Housing Fund committee unanimously recommended approval of the  INHS project, which the Governance Committee subsequently endorsed, as articulated in the  following resolution.    Farrell Cummings, seconded by Farrell:    Housing Fund, Funding Round #4 –  Authorize Disbursement of $30,000  Pursuant to Executed MOU    WHEREAS, the Housing Fund Program Oversight Committee (POC) met on December 12,  2011, to review applications for funding submitted in November 2011, and recommended  funding for the following affordable housing project from the Housing Fund, which is  jointly capitalized by Cornell University, Tompkins County and the City of Ithaca:    IURA Minutes  January 26, 2012  Page 3 of 12      Applicant Program Project Dollar Amount  Recommended  Number of  Units Location  Ithaca  Neighborhood  Housing  Services  (INHS)  Trust INHS Community Housing  Trust: 314 S. Plain Street  $30,000  (grant)  1 owner‐ occupied  unit  City of  Ithaca  , and    WHEREAS, on April 1, 2009, the Common Council of the City of Ithaca authorized the  Mayor to execute a six‐year Memorandum of Understanding (MOU) between the City of  Ithaca, Tompkins County and Cornell University to develop, fund, and administer the  Community Housing Affordability Program and the Community Housing Trust Program  (Collectively known as the “Housing Fund”), and     WHEREAS, on April 1, 2009, the Common Council found that the most appropriate  locations for new housing units assisted through the Housing Fund are project sites  located within existing urbanized areas of the County, rather than in new growth nodes or  other areas of the County, and     WHEREAS, the Common Council further found that City contributions to the Housing Fund  should be used to assist projects located within the City of Ithaca, and    WHEREAS, the Community Housing Affordability Program assists with pre‐development  costs associated with residential, and mixed‐use real estate development projects  primarily benefiting low‐ and moderate‐income households, and the Community Housing  Trust Program provides grants to construct or rehabilitate homes that will be made  permanently affordable to low‐ and moderate‐income households, and      WHEREAS, City funds committed to the Housing Fund are derived from Gateway Loan  proceeds that originated from sale of City‐owned land for the Eddygate project, and are  held by the Ithaca Urban Renewal Agency, and     WHEREAS, the POC unanimously recommended that the City fund the 314 S. Plain Street  project to demolish the existing dilapidated structure and construct a new single‐family  dwelling to be enrolled in the INHS Community Housing Land Trust, and     WHEREAS, upon City authorization to fund the 314 S. Plain Street project, the allocation  of funding between the sponsor organizations is the following:   IURA Minutes  January 26, 2012  Page 4 of 12        Funding Sources ($1,000s)      Cornell Tompkins City of    Funding Round University County  Ithaca Total  Round #1 (2009) 145 100 30 275 Round #2 (2010) 75 70 70 215 Round #3 (2011) 100 100 0 200 Round #4 (2011)    0  0  30 30  Totals  320 270 130 720 Funds carried forward to Round #5 280 30 170 580 Total 3‐Year Funding Commitment 600 300 300 1,200 and,    WHEREAS, City of Ithaca funding is proposed to be used to fund construction and/or  substantial rehabilitation of single family and two‐family residences, which action  qualifies as a Type II action under the City Environmental Quality Review ordinance  (CEQRO) listed at:  • §176‐5(C)(8): “construction or expansion of a single‐family, a two family, or a three  family residence on an approved lot including provision of necessary utility  connections as provided in Subsection C(10),” and  • §176‐5(C)(2): “replacement, rehabilitation or reconstruction of a facility in kind on  the same site, including upgrading buildings to meet building or fire codes,“  thus, no further environmental review is required for this proposed action; now,  therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby finds that the INHS Community Housing Trust: 314 S.  Plain Street project is suitable for up to $30,000 of City funding through funding round #4  of the Housing Fund, and be it further, and be it further,     RESOLVED, that such funds shall be derived from Gateway Loan Proceeds, and be it  further,     RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to advice of IURA legal counsel, is  authorized to execute a Fiscal Agency Agreement with Tompkins County to implement a  disbursement of up to $30,000 to assist the above‐referenced INHS project, pursuant to  the Housing Fund MOU.    Carried Unanimously 5‐0    IURA Minutes  January 26, 2012  Page 5 of 12      As noted in the text of the resolution, Cummings reiterated that Housing Fund funding comes  from the Gateway Loan proceeds of the sale of City‐owned land for the Eddygate project and  held by the IURA.  Cummings remarked there is some concern about the small number of  applications.    Dylla noted that the Housing Fund Program Oversight Committee did in fact discuss the issue  of the application numbers; and a recommendation was made to perform a comprehensive  survey of potential stakeholders, after the fifth round.  Dylla noted that part of the problem  might be resolved if both land and funding could be packaged together.    C. Adoption of IURA Whistleblower Policy  Cummings indicated the underlying intent of the policy is to more effectively encourage and  facilitate the reporting of malfeasance, as required by New York State.    Farrell Cummings, seconded by Richardson:    Adopt IURA Whistleblower Policy    WHEREAS, the New York State Public Authorities Law requires each public benefit  corporation to adopt a policy to provide board members, officers and staff with a  confidential means to report credible allegations of misconduct, wrongdoing, or unethical  behavior and protect those individuals, when acting in good faith, from personal or  professional retaliation, and     WHEREAS, at their January 20, 2012 meeting, the IURA Governance Committee reviewed  this matter and recommended the following action; now, therefore be it     RESOLVED, that the IURA hereby adopts the attached IURA Whistleblower Policy dated  1/20/12, and be it further    RESOLVED, that the Director of Community Development is directed to distribute the  Whistleblower policy to all IURA employees, and committee members.      Carried Unanimously 5‐0    D. Authorized Signatories on IURA Bank Accounts  Bohn indicated that the signatories authorization is required to take the form of a resolution  (which is updated and adopted every time there is a transition to a new mayor).  The  proposed resolution retains existing authorizations for each individual staff and IURA officers  after taking into account the change in the Chairperson position.     IURA Minutes  January 26, 2012  Page 6 of 12      Farrell Cummings, seconded by Myrick:    Authorized Signatories on IURA Bank Accounts    WHEREAS, to open and close deposit accounts, authorize checks and withdrawals, and  other powers in the name of the IURA at a bank requires that a bank resolution be  adopted by the IURA, and     WHEREAS, at their January 20, 2012 meeting, the IURA Governance Committee  recommended the following action; now, therefore, be it     RESOLVED, that Tompkins Trust Company (‘Bank’) is designated a depository of funds for  the Ithaca Urban Renewal Agency public benefit corporation (‘Corporation’);    RESOLVED, that any prior resolutions remain in effect except as changed by those  adopted today.  The Corporation ratifies all transactions purportedly done on its behalf  with the Bank before the delivery of this resolution to the Bank.  Any change(s) to these  resolutions will take effect only after the Bank has received written certification of the  change(s) and has had a reasonable time to verify and act on the change(s);    RESOLVED, that the Corporation agrees to be bound by the Bank’s Commercial Deposit  Account Agreement for each account permitted by these resolutions;    RESOLVED, that the Bank is authorized to honor, pay, and charge the Corporation’s  account(s) for any item purporting to have been signed on behalf of the Corporation with  a facsimile signature that resembles a specimen the Corporation has certified to the Bank,  no matter by whom or by what means the actual or purported signature may have been  made;     RESOLVED, that the persons named below, whose manual and/or facsimile signatures are  provided next to their respective names, are authorized to perform the powers listed  based on number(s) following their respective names.  The Bank has no duty to inquire  into any power before executing it, even if the power benefits the signer individually.  The  required number of signatures immediately follows the description of that power;     Powers:   1. Open and close deposit accounts, sign account agreements, and sign contracts for  deposit‐related and other services.  Signatures required: 2  2. Sign and authorize checks, drafts, withdrawal slips, and any other orders for the  payment of money, whether by paper, electronic, or any other means, even if payable  to the signer or used to discharge or reduce any obligation of the signer.  Signatures  required: 2  IURA Minutes  January 26, 2012  Page 7 of 12    3. Borrow money by signing promissory notes, checks, drafts, credit agreements,  agreements for letters of credit, and any other contracts that obligate the Corporation  to repay funds. Signatures required: 2  4. Assign, endorse, discount, transfer, mortgage, or pledge any of the Corporation’s  property as collateral for any obligation, direct or indirect, absolute or contingent.   Signatures required: 1  5. Lease, have access to, and terminate leases for safe‐deposit boxes.  Signatures  required: 1  6. Give releases, waivers, receipts, and notices of all kinds that relate in any way to any  relationship of the Corporation to the Bank.  Signatures required: 1    RESOLVED, that the secretary of the Corporation is directed to certify and deliver a copy  of these resolutions to the Bank, the signature cards bearing the genuine signatures of the  persons named below, and any other documents that the Bank requires.     AUTHORIZED PERSONS.  The names and genuine signatures, manual or facsimile, of the  authorized persons, and the powers granted to them are as follows:     NAME   TITLE       POWERS  Svante Myrick  IURA Chairperson     1, 2, 3, 4, 5, 6  Susan J. Cummings  IURA Vice‐Chairperson    1, 2, 3, 4, 5, 6  JoAnn Cornish  IURA Secretary & IURA Executive Director  1, 2, 3, 6  Nels Bohn    IURA Director of Community Development  1, 2, 3, 6  Phyllisa DeSarno  Deputy Director of Economic Development,   2      City of Ithaca    Carried Unanimously 5‐0    E. IURA Comment on City of Ithaca Comprehensive Plan, Phase I Process    Farrell Cummings, seconded by Farrell:    IURA Comment #2 on Development of the City of Ithaca Comprehensive Plan    WHEREAS, the City is developing a Comprehensive Plan, and    WHEREAS, the City’s planning consultant, Clarion Associates, solicited verbal and written  comment from the IURA on development of the Comprehensive Plan, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at their January 23,  2011 meeting; now, therefore, be it  IURA Minutes  January 26, 2012  Page 8 of 12      RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the IURA Chairperson to send the attached  comment letter dated January 27, 2012 to Clarion Associates and the Comprehensive Plan  Committee.    Cummings noted the central recommendation of the letter is that:    “[…] the IURA recommends inclusion of a working session that convenes past  Chairpersons of the Planning Board, the Board of Zoning Appeals and the Common  Council’s Planning & Economic Development Committee.  These individuals possess  keen interest and knowledge of persistent planning issues of critical importance to  Ithaca’s future as well as past efforts to address these issues.”    Farrell asked from how far back it would make sense to include past chairpersons, to which  Cummings replied there is no reason to restrict it in any way.    Cornish added that several former chairpersons are already actively involved in the process;  but a complete list of names of former chairpersons could also be generated, to facilitate the  effort.    F. Neighborhood Housing Initiative (NHI), Recommended Course of Action for Use of Bond  Proceeds  Cummings remarked that the NHI program is no longer effective or needed, as it was originally  designed; however, the presence of blighted properties in the city remains a problem and the  original objectives of the program are still worth pursuing.  The question is what to do with  the remaining funds.  At this juncture, as noted in Director of Community Development Nels  Bohn’s 1/24/12 memorandum to the IURA, the Governance Committee is recommending:    “[…] resuming a modified NHI program to use bond proceeds as a funding source to assist housing  developers implement affordable, quality homeownership projects at vacant substandard  buildings, vacant lots, or substandard rental housing.  The program is recommended to be modified  to financially assist the creation of permanently affordable homeownership opportunities and  expand the target properties beyond substandard rental properties to include all vacant  substandard structures, tax foreclosed properties and vacant lots. Financial assistance could be  provided much as CDBG and HOME funds are made available through a call‐for‐proposals process  or on a rolling basis whenever projects are identified that meet the parameters for funding.”    Bohn explained that HOME funds cannot be applied towards the same property more than  once in 20 years.  As a result, INHS periodically finds it difficult to match and package a  sufficient amount of funding for a project that requires both a development subsidy and a  purchase subsidy, since it has trouble attracting homebuyers with just a $30,000 subsidy.  An  alternative source of funding should certainly help INHS become more effective.    IURA Minutes  January 26, 2012  Page 9 of 12      Farrell cautioned the IURA role should be limited to providing funding assistance for projects  which can demonstrate feasibility.      Cummings remarked that the Governance Committee had been hoping the funding could be  used in the forthcoming grant cycle.  It was also suggested placing properties in the INHS  Community Housing Trust (CHT).    Myrick indicated the funds could be employed to purchase both owner‐occupied properties  and vacant lots.    Farrell reiterated she would only feel comfortable with using the remaining funds if the  program were fundamentally restructured, so it did not require any involvement with the  implementation of the program.  Richardson agreed, noting the Agency does not usually  function efficiently as a project manager.      Dylla remarked he would definitely like to see the resources being used and suggested soliciting  the expertise of local stakeholders, such as INHS and Better Housing for Tompkins County.    Myrick if Bohn had received enough input to proceed, to which Bohn replied, yes.    G. Planning Board Reply to IURA Correspondence Regarding Spencer Rd. Zoning   Cummings observed that the letter from the Planning Board letter appears thoughtfully  prepared.  She added that a related issue that will also need to be considered is how to handle  vacant land (e.g., Strawberry Fields).      Farrell asked if people were seriously considering modifying §325‐19.A. of the zoning  ordinance, as mentioned in the letter, to no longer permit a commercially‐zoned lot to extend  thirty feet into a residentially‐zoned lot.  She encouraged terminating rights to extend  commercial uses into residential zones.    Cornish replied, yes, the proposal had in fact been discussed by staff.  The next step would be  to draft a planning memo for the Planning and Economic Development Committee.    H. IURA Financials, December 2011  Bohn indicated that the City of Ithaca 2010 audit is approaching completion.  The Controller  indicates that the independent auditors require approximately three more days of fieldwork  and expects the draft audit would be brought before the City Administration Committee in  late February.  This audit was due to be completed by September 2011 and was scheduled  for completion no later than January 31, 2012.  The delay is a matter of some concern, since  it may prompt a HUD and/or NYS Public Authorities law audit.    IURA Minutes  January 26, 2012  Page 10 of 12    e2e Materials, Inc.  Bohn remarked that e2e was one month late in its loan payments (which it had given the  IURA advance notice of), primarily related to its plans to establish a full‐scale production  facility in Geneva, New York.  It is anticipated e2e will be back on track with its payments in  February.    Diane’s Automotive  Bohn indicated he met with owner Diane Russell, who has determined the business can  afford a $450 per month loan payment while going forward.  He will bring the issue to the  Economic Development Committee for a possible loan modification to reduce the monthly  loan payment and extend the length of the loan term.     Cummings asked how the IURA generally proceeds with providing troubled businesses the kind  of meaningful technical assistance many of them require.  Bohn replied that the IURA does not  have an established policy and treats each loan work out individually.  He indicated he would  seek input from the Economic Development Committee on this question.     VI. Neighborhood Investment Committee    A. HUD Entitlement Program & 2012 Action Plan  Farrell indicated 2012 Action Plan schedule had been finalized and the publicity for the grant  cycle generated.    Kittel indicated that the grant applications are due March 2nd and referred IURA members to  the provided color‐coded schedule.  She noted each committee will preview the applications,  before the public hearing takes place.  Given the unusual circumstances associated with the  delay in identifying the funding level, she noted, it is a shorter timeframe than usual.    VII. Economic Development Committee   A. Committee Chairperson Report  Dylla asked Bohn about the status of the Lot 10 and Neighborhood Pride projects.    Lot 10  Bohn indicated the Lot 10 project is proceeding on schedule, with an anticipated closing date  in early February.  The lounge is expected to open in the first week of February, with the  restaurant opening approximately a month later.  Renovations are currently being made to  the upstairs portion of the property.  Bohn noted he does not anticipate any problems with  the closing.  IURA Minutes  January 26, 2012  Page 11 of 12      Neighborhood Pride  Bohn remarked he is awaiting a response from John Petito regarding the status of the grocery  store project.  The applicant received apparent approval of the loan; however, it did not receive  any kind of commitment letter.  The Economic Development Committee is awaiting  documentation of a primary loan commitment before it moves forward to complete  underwriting of the loan application.     Morgan’s  Bohn announced that Morgan’s apparel store will be closing shortly.  The owner is moving out  of town and a new occupant has not yet to be identified.    Holiday Inn Expansion  Cornish announced that the Holiday Inn expansion project will require a variance, since the  minimum height requirement calls for two stories, whereas the conference center will only be  one story.  Cornish added that former Alderperson Eric Rosario and his successor, Joseph  Murtagh, are both organizing one or more public meetings between the developer and the  neighbors.    Emerson Power Transmission Building  Myrick indicated a developer had recently expressed a serious interest in the vacant Emerson  property and some initial negotiations have already taken place.  There is a land‐use issue  associated with the project, dealing with the Town of Ithaca, which will need to be resolved and  which Myrick and Town Supervisor Herb Engman have been discussing.    Cummings suggested that the steepest portions of the Emerson site could be designated  substitute parkland, if need be, to simplify the process.  Cornish indicated she would make a  point of recommending that option.    VIII. Other New/Old Business    A. IURA Chairperson Report  Myrick thanked the rest of the IURA members for their participation and expressed his pleasure  in the results of his first meeting.    B. Common Council Liaison Report  Proulx thanked IURA members and staff for their support, as he continues to acclimate  himself to the work of the Agency.    C. Staff Report  Bohn indicated that the HOME program has issued proposed rule changes in response to  perceived abuses that have been taking place in other parts of the country.  The rule  changes will essentially serve to lock down required policies and procedures (e.g.,  IURA Minutes  January 26, 2012  Page 12 of 12    homebuyer units not sold within 6 months of completion of rehabilitation/construction  would be required to be converted to rental projects).  Public comments to the rule changes  can be submitted until February 14, 2012.  Bohn indicated the rule changes would most  likely add to IURA’s administrative workload and program monitoring burden.  Additional  care would also likely need to be taken in determining which projects to undertake.      Ithaca Gun Factory Site  Restore NY II grant funds for building demolition is being sent to the City to cover past costs  associated with demolition of the former factory building so the property owner can pay  contractors who have been waiting many months for payment.  This should allow the  property owner to proceed to the final remediation of remaining lead contamination on the  site.   Acting as the City’s agent, the IURA is overseeing site investigation of the adjacent City‐ owned Ithaca Falls Overlook Site.  The Site Investigation Work Plan was reviewed by the  Community Advisory Group and submitted to NYSDEC.  On‐site investigation is scheduled to  begin in late Spring 2012. Based on this progress, the developer has resumed development  of plans for housing on the former factory site with a shared access public walkway on City‐ owned land leading to an overlook park of the Ithaca Falls.     D. Next Meeting:  February 23, 2012    IX. Motion to Adjourn  On a motion by Farrell, seconded by Richardson, the meeting was adjourned at 9:55 A.M.    — END —      Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.