Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2012-03-16Ithaca Urban Renewal Agency Adopted 6/22/12 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559 MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, March 16, 2012 8:30 AM, Friday, March 16, 2012  3rd Floor Conference Room, City Hall 3rd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Susan Cummings, Kathy Schlather, Eric Rosario Present: Chairperson Susan Cummings, Kathy Schlather, Eric Rosario  Staff:  Nels Bohn, Charles Pyott Staff:  Nels Bohn, Charles Pyott  Public:  None Public:  None     I. Call to Order I. Call to Order   The meeting was called to order by Chairperson Cummings at 8:38 a.m.  The meeting was called to order by Chairperson Cummings at 8:38 a.m.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  None. None.     III. Public Comments – None III. Public Comments – None     IV. Approval of Meeting Minutes: February 17, 2012 IV. Approval of Meeting Minutes: February 17, 2012  Cummings moved, seconded by Rosario, to approve the February 17, 2012 minutes,  with 2 minor modifications.  Carried Unanimously.  Cummings moved, seconded by Rosario, to approve the February 17, 2012 minutes,  with 2 minor modifications.  Carried Unanimously.     V.  New Business V.  New Business     A. Procurement of Independent Legal Services, Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐Law  & Richard P. Ruswick, Attorney‐at‐Law  A. Procurement of Independent Legal Services, Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐Law  & Richard P. Ruswick, Attorney‐at‐Law  Cumming suggested re‐crafting the original resolution into two separate resolutions,  which Bohn agreed to do.   Cumming suggested re‐crafting the original resolution into two separate resolutions,  which Bohn agreed to do.      Moved by Rosario, seconded by Schlather: Moved by Rosario, seconded by Schlather:     2012 Procurement of Independent Legal Services, Richard P. Ruswick,  Attorney‐at‐Law  2012 Procurement of Independent Legal Services, Richard P. Ruswick,  Attorney‐at‐Law     WHEREAS,  the contract for independent legal services expired on February 29, 2012,  and   WHEREAS,  the contract for independent legal services expired on February 29, 2012,  and      IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 2 of 12        WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in  24 CFR §85.36, the IURA issued a Request for Proposals (RFP) for independent  consulting services to provide technical assistance for development, administration  and implementation of the IURA community development program, including loan  underwriting, and     WHEREAS,  a legal notice advertising the RFP was published in the January 11, 2012  edition of the Ithaca Journal, and    WHEREAS,  three proposals were received to the RFP from the following responders:  • Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐Law;   • Pannone Lopes Devereaux & West, LLC;   • Richard P. Ruswick, Attorney‐at‐Law, and     WHEREAS,  per the RFP, selection of the contractor(s) is based on an evaluation of  technical skill (30%), relevant experience (30%), cost (25%), and Section 3 qualified  (10%), and    WHEREAS,    Ruswick possesses special expertise in legal areas of real estate, business  law, bankruptcy/collections, HOME regulations and land trusts, and    WHEREAS,    staff evaluation ranked the responders in the following descending rank  order:  1.   Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐Law;   2.   Richard P. Ruswick, Attorney‐at‐Law;  3.   Pannone Lopes Devereaux & West, LLC, and    WHEREAS, Ruswick has been providing the IURA with legal services under previous  contracts and the IURA has been highly satisfied with the work performed, and     WHEREAS,  Ruswick has agreed to provide legal services to the IURA at a maximum  billing rate of $170 per hour, and     WHEREAS,  under applicable procurement regulations, a contractor selected through  an initial competitive selection process may be renewed for three additional one‐year  terms without undertaking a new competitive selection process, and    WHEREAS,  the 2012 IURA budget recommended a total authorized contract amount  of $22,500 for legal services, and   IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 3 of 12        WHEREAS,  at their meeting of March 16, 2012, the Governance Committee reviewed  this matter and recommended awarding contracts for independent legal services to  both Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐Law, and Richard P. Ruswick, Attorney‐at‐Law;  now, therefore, be it    RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel,  to execute an agreement for independent contracting services with Richard P.  Ruswick, Attorney at Law, for legal services at a maximum hourly rate of $170 per  hour with the total amount not to exceed $5,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the legal work  was performed.    Carried Unanimously 3‐0        Moved by Rosario, seconded by Schlather:    2012 Procurement of Independent Legal Services, Mariette Geldenhuys,  Attorney‐at‐Law    WHEREAS,  the contract for independent legal services expired on February 29, 2012,  and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in  24 CFR §85.36, the IURA issued a Request for Proposals (RFP) for independent  consulting services to provide technical assistance for development, administration  and implementation of the IURA community development program, including loan  underwriting, and     WHEREAS,  a legal notice advertising the RFP was published in the January 11, 2012  edition of the Ithaca Journal, and    WHEREAS,  three proposals were received to the RFP from the following responders:  • Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐Law;   • Pannone Lopes Devereaux & West, LLC;   • Richard P. Ruswick, Attorney‐at‐Law, and   IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 4 of 12        WHEREAS,  per the RFP, selection of the contractor(s) is based on an evaluation of  technical skill (30%), relevant experience (30%), cost (25%), and Section 3 qualified  (10%), and    WHEREAS,    Geldenhuys possesses special expertise in legal areas of municipal law,  real estate, not‐for‐profits, financial transactions and loans, and family law, and    WHEREAS,    staff evaluation ranked the responders in the following descending rank  order:  1.   Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐Law;   2.   Richard P. Ruswick, Attorney‐at‐Law;  3.   Pannone Lopes Devereaux & West, LLC, and    WHEREAS, Geldenhuys has been providing the IURA with legal services under  previous contracts and the IURA has been highly satisfied with the work performed,  and     WHEREAS,  Geldenhuys has agreed to provide legal services to the IURA at a  maximum billing rate of $180 per hour, and     WHEREAS,  under applicable procurement regulations, a contractor selected through  an initial competitive selection process may be renewed for three additional one‐year  terms without undertaking a new competitive selection process, and    WHEREAS,  the 2012 IURA budget recommended a total authorized contract amount  of $22,500 for legal services, and      WHEREAS,  at their meeting of March 16, 2012, the Governance Committee reviewed  this matter and recommended awarding contracts for independent legal services to  both Mariette Geldenhuys, Attorney at Law, and Richard P. Ruswick, Attorney at Law;  now, therefore, be it    RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel,  to execute an agreement for independent contracting services with Mariette  Geldenhuys, Attorney at Law, for legal services at a maximum hourly rate of $180 per  hour with the total amount not to exceed $17,500, and be it further    IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 5 of 12        RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a  variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and  expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the legal work  was performed.    Carried Unanimously 3‐0    B. Procurement of Independent Community Development Consulting Services, H.  Sicherman & Company, Inc.  Bohn indicated no other responses to the RFP had been received.  He also observed that  that approximately 90% of IURA’s use of community development consulting services  has been for loan underwriting.     Moved by Schlather, seconded by Rosario:    2012 Procurement of Independent Consulting Services, H. Sicherman & Co., Inc.    WHEREAS, the contract for independent professional consulting services will expire on  February 29, 2012, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in  24 CFR §85.36, the IURA issued a Request for Proposals (RFP) for independent  consulting services to provide technical assistance for development, administration  and implementation of the IURA community development program, including loan  underwriting, and     WHEREAS, a legal notice advertising the RFP was published in the January 13, 2012  edition of the Ithaca Journal, and    WHEREAS, the RFP was mailed to six community development consultants active in  New York state and the RFP was designed to allow a consultant to submit a proposal  to provide services  for a portion of the scope of services to enhance the number of  responses, and      WHEREAS, one proposal was received to the RFP, from H. Sicherman & Co., Inc.,  (“Sicherman”), who proposes to provide the full scope of services identified in the RFP,  and    WHEREAS, Sicherman has agreed to provide consulting services at a maximum rate of  $149 per hour, and   IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 6 of 12        WHEREAS, Sicherman possesses strong technical skills and extensive experience in the  development, administration and implementation of community development  programs, and     WHEREAS, H. Sicherman & Co., Inc. has been providing the IURA with consultant  services under previous contracts and the IURA has been highly satisfied with his  performance, and     WHEREAS, under applicable procurement regulations, a contractor selected through  an initial competitive selection process may have their contract extended for up to a  total of three years before undertaking a new competitive selection process, and    WHEREAS, the 2012 IURA budget recommended an authorized contract amount not  to exceed $13,000, and    WHEREAS, at their February 17, 2012 meeting the Governance Committee considered  this issue and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute an agreement for independent consulting agreement with H.  Sicherman & Co., Inc. for community development consulting services at a maximum  hourly rate of $149 per hour with the total not to exceed $13,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for professional consulting services shall be  derived from a variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and  HOME Entitlement funds, and expenses shall be billed to the appropriate source of  funds for which the consulting work is performed.      Carried Unanimously 3‐0    C. Neighborhood Housing Initiative Program (NHIP), Amendment to Convert  Program to Financial Assistance Program Administered by IURA   Bohn indicated the proposed resolution seeks to address persistent concerns that the  program, as originally instituted, burdened the IURA with unnecessary costs/risks, took  too long to implement, and required too much time spent in oversight.  The six projects  completed under the program, however, were important projects that have had a  strong positive impact on the community (e.g., helping eliminate blighting conditions,  increasing tax values, etc.).  The remaining NHIP funds represent a resource that can still  be employed effectively if some changes are made to how the program operates.   IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 7 of 12        The proposed resolution both maintains the original objectives of the program and  opens up the possibility of transforming the program into an affordable housing home  ownership program.    Cummings asked if a deed restriction requirement was a part of the original program, to  which Bohn replied, yes, as a 25‐year owner‐occupancy restriction.    Cummings expressed her concern that the program may not ultimately guarantee  participating properties remain owner‐occupied on a long‐term basis.  Perhaps a 50‐100  year deed restriction would be more effective, she suggested.    Bohn indicated there would also be an added layer of protection for those homes  enrolled in the INHS community housing land trust program.   Bohn added that  extending the deed restriction parameters or making any other substantive changes to  the program would need to be deferred until Phase 2 of the program.  Schlather asked  when Phase 2 would be launched, to which Bohn replied it had not been determined,  although the intent would most likely be to move forward reasonably quickly into Phase  2 (for which both IURA and Common Council approval would be required).    Cummings asked about the reference to “contextually compatible homes” in the  resolution.  Bohn indicated this language was intended to provide the IURA the  opportunity to review construction designs.    Moved by Rosario, seconded by Schlather:    Neighborhood Housing Initiative Program, Amendment to Convert Program to  Financial Assistance Program to Housing Developers Who Commit to Undertake  NHI‐Eligible Projects    WHEREAS, on December 5, 2000, Common Council and the Ithaca Urban Renewal  Agency adopted the Neighborhood Housing Initiative (NHI) program, and    WHEREAS, this program has the goal of acquiring non‐owner occupied residential  properties that negatively affect a neighborhood, renovating the property and selling  it to owner occupants at market rate, and    IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 8 of 12        WHEREAS, the objectives of the program are to eliminate blighting conditions;  increase the number and percentage of homeowners in the City; convert rental  properties to owner occupancy status; and stimulate private sector investment in  neighborhoods, and    WHEREAS, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) administers the program on  behalf of the City, and    WHEREAS, $1,050,000 of bond funding has been issued to complete six homes at an  average subsidy of approximately $70,000 per property, and    WHEREAS, approximately $600,000 in bond proceeds are on account from sale of  rehabilitated homes, and    WHEREAS, the Homeownership Investment Committee (HIC) was established to  oversee and implement the NHI program to acquire, rehabilitate and sell homes  through a contractor, and    WHEREAS, in 2011 the Homeownership Investment Committee concluded that the  program as configured was no longer meeting the cost objectives of the program to  rehabilitate and sell 17‐23 homes per $1 million of bonding at an average subsidy of  approximately $50,000 per property. The HIC raised concerns about:  • the significantly higher acquisition costs due to a stronger housing market;  •  high rehabilitation costs resulting in higher subsidies;  •  the lack of incentives for the contractor to complete projects in a timely fashion;  •  high holding expenses caused by holding ownership of the property for extended  periods of time during the design, permitting, rehabilitation, and resale phases  of the project, and    WHEREAS, the IURA discussed this matter at their December 22, 2011 meeting where  there was widespread agreement that the financial resource should be retained by the  IURA to increase home ownership, preferably affordable home ownership, on  condition that the IURA limit its role to providing financial assistance to housing  developers to achieve the objectives of the program, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at its January and  March meetings and recommends a two‐stage approach for use of the NHI bond  proceeds:  IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 9 of 12        Stage 1 – convert the method of implementing the existing program to authorize the  IURA to fund housing developers who propose projects to upgrade substandard,  non‐owner‐occupied housing and sell them at fair market value to homeowners with a  25‐year deed restriction, and    Stage 2 – modify the objective of the program to create new affordable  homeownership opportunities either through rehabilitation of substandard  non‐owner‐occupied housing or through new construction of compatible homes on  vacant lots, and    WHEREAS, changing the objective of the program will require more extensive bond  counsel review than a change in the method of implementing the program; now,  therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves modifying the Neighborhood Housing  Initiative program guidelines to modify the method of implementing the existing  program to authorize the IURA to fund housing developers who commit to undertake  projects to upgrade substandard, non‐owner‐occupied housing to be sold at fair  market value (minus any additional development subsidies the housing developer  secures) to a homeowners agreeing to at least a 25‐year owner‐occupancy  requirement, and be it further    RESOLVED, that the staff is directed to work with bond counsel to determine legality  to use tax‐exempt bond funds for a modified program that seeks to create new  affordable homeownership opportunities through rehabilitation of substandard  non‐owner‐occupied housing or through new construction of contextually compatible  homes on vacant, or underutilized parcels to be permanently affordable for  owner‐occupancy through a community housing land trust or other similar  mechanism.    RESOLVED, that the IURA Chair is hereby authorized to take any actions necessary to  implement this resolution.    Carried Unanimously 3‐0    D. City Divestiture of Certain Surplus Properties  Bohn noted that BPW determined three parcels of City‐owned property at 213‐215 W.  Spencer St. & 321 Elmira Rd. are not needed for public uses and recommended to the  Planning & Economic Development Committee (P&EDC) that they be divested.  IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 10 of 12        P&EDC indicated it would like to see affordable housing on the Spencer Road property,  perhaps as a part of a sale agreement with INHS; while the Elmira Road property would  most likely simply be sold to the highest bidder.      Cummings remarked that the stream going through the Elmira Rd. property should be  discussed as an opportunity for making it into an open stream for public use and  possible streamside walking trail to connecting Spencer Rd. to Elmira Rd.  She asked  Bohn if the City has the ability to place conditions on the sale of the property, to which  Bohn replied, yes, through easements for instance.    For the Cherry Street property also being considered for sale, Bohn remarked, the  current intent is not to sell the entire parcel.  BPW is instead recommending splitting it  into a front‐portion for sale and a rear‐portion to be retained as wetlands.    Cummings asked if any there has been any discussion of changing the zoning on the  Cherry Street property, to which Bohn replied, no.  Cummings responded that it is  waterfront land and residential uses should really be seriously considered for it.  Bohn  remarked that the hope has been to establish some kind of job‐creating use on the  property; and there is currently no zoning mechanism that would permit both industrial  and residential uses at that site.    E. Preliminary List of Properties Potentially Subject to City Tax Foreclosure  Bohn noted the list of properties potentially subject to city tax foreclosure received from  the County is a very preliminary list of properties at risk of being foreclosed upon and  auctioned.  Several properties on the list are likely to pay their taxes prior to the final  deadline for the City taking title to the properties.     Cummings observed the Transeuropa properties include 2 condemned buildings; in light  of this, she does not understand why the City would agree to a negotiating a possible  payment plan with the owner of condemned buildings.  Bohn indicated he would raise  the subject at the next City staff meeting.  Correspondence between the IURA and  P&EDC might be a means of examining the possibility of changing City policy to prevent  owners of delinquent condemned properties from being permitted to negotiate  payment plans.  Cummings noted the correspondence should also be sent to the  Building Department and the Chamberlain’s Office.    Rosario observed the subject would also be useful to discuss over the course of the  current comprehensive planning process.    IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 11 of 12        F. Review of IURA Financials, February 2012  Bohn remarked the current grants continue to be spent down on a steady basis.  The  INHS Homeowner Rehab program is progressing rapidly with 13 individual projects  underway or completed.  He noted that the IURA is ready to draw CDBG funding to  reimburse the City for two years of GIAC funding subject to final clarification on the cost  documentation from the City Controller.  Bohn noted that both loan repayments and  lease payments are also in good standing.      VI. Old Business    A. FY2010 City Audit Schedule  Bohn reported that the draft audit was supposed to have already been sent to the City  Administration Committee (CA), but was ultimately not completed in time.  At this  point, it is anticipated the audit will go to CA in April 2012.  Bohn added that the IURA  did, unfortunately, receive another notice from the state Public Authorities office about  the delinquent audit.  Cummings indicated the Mayor should be informed of the  situation.  Bohn observed that Common Council Liaison Chris Proulx will also be  informed.    B.  Development of City Comprehensive Plan  Rosario indicated the listing of the two Council members consulted in the creation of  the Comprehensive Plan “Planning Influences” report appears a little arbitrary.  Since  this concern was first raised, Rosario determined they appeared to have been selected  merely because of their association with the Belle Sherman‐Bryant Park neighborhood.   Rosario indicated he would like to see a more standardized approach to consulting with  Council and former Council members for providing input into the Comprehensive Plan.    Cummings indicated the Planning & Development Department Director should be  notified that the inclusion of the two Council/former Council members was not, in fact,  part of a larger meeting, as was first suggested.  Bohn indicated he would do so.    (Rosario departed at 10:10 a.m. and the quorum was lost.)    C. Deficient Sidewalks Issue ― Follow‐Up  Cummings noted that some City‐installed sidewalk segments were recently identified as  seriously deficient (i.e., spalled, etc.) and some residents have been asked to pay for  these new sidewalks.  This was discussed at the last committee meeting; and she would  just like to ensure the subject is brought before the full IURA for discussion, as well.  The  issue is scheduled for discussion by the Board of Public Works and Cummings would like  to see the IURA support the low‐income families being affected.    IURA Governance Committee  3/16/12 Minutes  Page 12 of 12        Schlather agreed, noting that the way the situation is currently being handled ultimately  results in significant financial inequities.      Cummings noted a discussion also needs to take place at Common Council, so it can  provide guidance to BPW on how to improve the whole system.  The larger question of  who should be paying for sidewalk repairs needs to be addressed; and perhaps a  mechanism could be identified for shifting the cost of sidewalk maintenance to City  taxpayers in aggregate.    D. Community Housing Land Trust  (No discussion took place, due to time considerations.)    VII.  Staff Report  (None, due to time considerations.)    VIII. Other Business    A. Next Meeting: April 20, 2012    IX. Adjournment — Adjourned by consensus at 10:35 a.m.    — END —      Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.