Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2011-09-16Ithaca Urban Renewal Agency Adopted 12/16/11 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 MINUTES  IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, September 16, 2011  3rd Floor Conference Room, City Hall    Present: Susan Cummings, Mayor Carolyn Peterson, David Whitmore  Staff:  Nels Bohn, Charles Pyott  Public:  None    I. Call to Order   The meeting was called to order by Chairperson Cummings at 8:40 a.m.    II. Agenda Additions/Deletions – None    III. Public Comments – None    IV. Approval of Meeting Minutes:  August 1, 2011  Peterson moved, seconded by Schlather, to approve the minutes of August 1, 2011,  with one minor change.  Carried Unanimously.    V.  New Business    A. FY 2012 IURA Administrative Budget  Cummings prefaced the discussion by noting she would like Kathy Schlather to brief the  committee on the details of Health Savings Accounts (HSAs), at next month’s meeting.     Bohn indicated the IURA’s proposed 2012 budget healthcare contribution formula  would bring it in line with the City’s.  Under the proposed budget, the IURA employee  contribution to healthcare insurance would be increased to 20% in 2012 (compared to  12% in 2011) and would no longer include the sliding scale adjustment. Minimal  compensation adjustments to offset this increased employee cost. The result is that a  greater portion of the fast increasing health costs will be incurred by the employee, but  implemented in a relatively sensitive way.  Bohn added that merit‐based salary  increases are not anticipated in 2012.  IURA Governance Committee  9/16/11 Minutes  Page 2 of 7        Peterson remarked that, when the City implemented its own healthcare insurance cost  allocation formula changes, many employees were at least partially compensated for  the change through modest salary increases.  In addition, those employees who were  most affected were exempted from the increase, until their salaries could be adjusted  upwards.    Bohn noted the proposed 2012 annual health insurance employee contribution breaks  down to approximately $3,500 per family or $1,400 per individual (somewhat lower  than the City’s, partly since the City is obligated to cover any eligible retirees who retire  before they become eligible for Medicare, of whom the City has quite a few).    Peterson observed that, if the City had obtained its healthcare insurance independently,  rather than through the health consortium, its costs would have increased 32% last  year, as opposed to the 9% they turned out to be.    Whitmore asked if all employees choose the Agency health plan, to which Bohn replied,  yes, except for one employee who is covered by their spouse’s health insurance.   Peterson asked how the prescription portion of the plan compared to that of the City, to  which Bohn replied that it is generally comparable, though most medicines are limited  to 30‐day supplies per co‐pay.    Cummings indicated she is concerned with the impact on staff of the 20% contribution  rate to health insurance coverage.    Bohn walked committee members through the remaining budget line‐items.    Peterson asked what happens when an employee leaves the Agency before their  retirement age.  Bohn replied that, since the Agency does not provide a defined  retirement benefit like the City, the employer contribution to the employee’s SEP IRA is  entirely portable.  He added that the IURA has no post separation retirement obligations  to employees.      Bohn went on to note the State Comptroller’s Office recommends a minimum  retirement benefit level of 11.5% of salary to meet financial obligations for the NYS  retirement system.      Cummings asked if the appr. $5,000 remaining in the 2011 “Contracted Service” line‐ item is available to use.  Bohn replied that a portion of this amount is allocated for the  minutes work contracted out to independent contractor Charles Pyott, but the  remaining amount is available for new work in 2012.  IURA Governance Committee  9/16/11 Minutes  Page 3 of 7        Cummings reiterated her concern about the annual grant cycle and the need to ensure  IURA staff are not overburdened with work at that time, especially since staff has  already taken on additional work to compensate for the loss of the Administrative  Assistant position.    Bohn indicated that, since Mr. Pyott already serves as City Planning Department office  assistant on a full‐time basis, no additional administrative tasks could be assigned to  him.  The Agency would need to look outside the Agency/City, should it need additional  assistance.  Bohn remarked that current staff are accustomed to performing additional  work on an as‐needed basis to compensate for any staffing shortfalls.    Bohn went on to note that the primary 2012 budget concern is on the revenue side, not  so much on the expenditure side.  In 2011, the Agency lost appr. $40,000 in salary  funding, due to the decreased CDBG and HOME funding.  For FY 2011‐12, the U.S. House  of Representatives appropriations subcommittee on HUD & Transportation agreed to a  0% reduction in CDBG funding, which is good.  However, HOME funding was cut 25%.   Fortunately, the IURA receives proportionally more of its support from CDBG funding  than from HOME funding, so the 2012 budget fared better than it might otherwise have.    Peterson asked if Bohn met with all IURA staff regarding the 2012 budget, to which  Bohn replied, yes, with the exception of Deputy Director Sue Kittel.  Cummings  requested Kittel be briefed about the changes before the next IURA Board meeting,  which Bohn agreed to do.    Cummings asked if there is any room for savings of any kind in the 2012 budget, to  which Bohn replied that, yes, there were in fact a couple of areas of potential modest  savings.  For example, the IURA may not require as much of Richard Ruswick’s legal  work as it did in 2011.  Some savings could also be generated through a reduced need  for Mariette Geldenhuys’ legal services.  Bohn added that much of the work Geldenhuys  performs is actually reimbursed by clients, so the IURA does not incur those costs.    Cummings asked how the IURA is reimbursed for legal services, to which Bohn replied  that Geldenhuys bills the Agency at a discounted rate of $175/hr., for which the Agency  is then reimbursed by its clients.  Cummings asked if having Geldenhuys charge a higher  rate to IURA clients might generate any savings, to which Bohn replied it would probably  be too complicated to establish a two‐tiered billing system.  Whitmore remarked he  does not see how the Agency could reap any savings in this way.    IURA Governance Committee  9/16/11 Minutes  Page 4 of 7      Moved by Peterson, seconded by Whitmore:    FY 2012 IURA Administrative Budget    WHEREAS, the IURA desires to annually adopt an administrative budget to guide  expenditures and manage financial resources of the IURA, and    WHEREAS, at their September 16, 2011 meeting the IURA Governance Committee  reviewed this matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the FY 2012 IURA Administrative Budget,  dated 9/16/11, as herein attached, and be it further    RESOLVED, that effective with the first payroll check date following January 1, 2012,  IURA employee salaries, benefits and employee contributions to health care  insurance shall be adjusted as contained in the 2012 budget, and be it further    RESOLVED, that the IURA Human Resource Policies be amended to reflect any  changes to employee contributions to health insurance and employee retirement  benefits contained in the 2012 budget effective January 1, 2012.    Unanimously Carried 3‐0    B. Proposed Waterfront Zoning District Amendment Affecting IURA Property  Bohn indicated the IURA’s Waterfront Zoning District property is currently zoned as  waterfront property and this will not change under the current proposal, which is  primarily intended to simplify and expand waterfront zoning in a pragmatic way that  deals appropriately with shallower lots.  The IURA property is in the WF‐1 zone, which  would remain a 3‐5 story zone, with a 25‐foot setback from the water.      Bohn noted the proposed changes more significantly affect the WF‐2 zone, which would  require minimum 2‐story buildings (except for water‐dependent uses), increased lot  coverage, elimination of off‐street parking requirements and establish a 15‐foot setback  from the waterfront.  The new Waterfront Zoning District would extend all the way  north through Johnson’s Boatyard, the Farmer’s Market, and the Department of  Transportation site.  Permitted uses would not vary significantly from current ones.   Bohn added that at least a couple of property owners, Mickey Roof and Steve Flash,  have already expressed generally positive views of the changes.      IURA Governance Committee  9/16/11 Minutes  Page 5 of 7      Cummings asked for the definition of “water‐dependent use,” to which Bohn replied  that a set definition does exist and the principal relevant distinction to remember is that  it is a separate category from “water‐enhanced.”    Cummings expressed concern with those parts of the proposed zoning amendments  that call for an increase in permitted height.  She believes 5 stories is too tall.  Bohn  remarked it was primarily the perceived need for greater density, combined with soils  that require expensive deep foundations for most multi‐story buildings, that led to the  allowed building height..  Cummings added she would like to see a wide range of socio‐ economic activities develop along the waterfront.    Cummings asked if Whitmore is comfortable with the 5‐story height limit, to which he  tentatively responded, yes, but he would need to consider the issue further.  He  certainly understands Cummings’ concerns, but he would also like to ensure more  development takes place in the area.  He would have to consider whether that is  something that could as easily be encouraged with a 3‐story limit.    Cummings expressed concern that non‐water‐dependent uses could crowd out water‐ dependent ones.    VI. Old Business    A. HUD Entitlement Program, Draft Section 3, Economic Opportunity Plan  Cummings asked if the intent is for the Section 3 language to apply only to City  residents, to which Bohn replied, yes those are the primary low/mod income  beneficiaries of HUD funding provided to the City.  Bohn noted he believes as much as  60% of City residents would qualify as low‐to‐moderate income.  Cummings remarked  the definition of low‐to‐moderate income referred to in the document is a nationwide  definition, and she is not sure if that is appropriate.      Bohn went on to note that Section 3 may be fairly complicated to implement.  For one,  the Agency understandably seeks the best contractor for the work that is done, but at  the least cost, which may not correspond to a low‐to‐moderate income contractor in  every instance.  Bohn added that not very many IURA projects would actually trigger the  requirement: eligible projects need to receive at least $200,000 of Department of  Housing and Urban Development funding and also need to involve substantial  construction work (e.g., the GIAC project would have been eligible).    Cummings noted Section 3 should have been adopted earlier by the IURA, which Bohn  confirmed.  Strictly speaking, it should have been implemented in 2004, he noted;  however the Agency only found out about it in 2010.  Bohn added there is one possible  IURA Governance Committee  9/16/11 Minutes  Page 6 of 7      area for which it may be practical to increase participation by Section 3 firms, and that is  when services are procured, such as architectural services, for example.    Moved by Whitmore, seconded by Peterson:    ADOPTION OF THE SECTION 3 PLAN TO COMPLY WITH  24 CFR, PART 135 OF THE UNITED STATES DEPARTMENT  OF HOUSING AND URBAN DEVELOPMENT SECTION 3    WHEREAS, the purpose of Section 3 of the Housing and Urban Development Act of  1968 (12 U.S.C. 1701u) (Section 3) is to ensure that employment and other economic  opportunities generated by certain HUD financial assistance shall, to the greatest  extent feasible, and consistent with existing Federal, State and local laws and  regulations, be directed to low‐ and very low‐income persons, particularly those  who are recipients of government assistance for housing, and to business concerns  which provide economic opportunities to low‐ and very low‐income persons, and    WHEREAS, 24 CFR Part 135 establishes the standards and procedures to be followed  to ensure that the objectives of Section 3 are met; and    WHEREAS, as a condition of receiving HUD Community Planning and Development  assistance, recipients must comply with the requirements of Section 3 pursuant to  24 CFR 570.607(b), and    WHEREAS, the Ithaca Urban Renewal Agency staff has developed a Section 3 Plan in  adherence to 24 CFR, Part 135 that more comprehensively addresses the standards  and procedures prescribed in the Act; and    WHEREAS, at their August 1, 2011 and September 16, 2011 meetings the IURA  Governance Committee reviewed the proposed Section 3 Plan and recommended  the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the Ithaca Urban Renewal Agency hereby adopts the Section 3  Economic Opportunity Plan, dated August 15, 2011, to ensure compliance with  Federal Law and directs IURA staff to implement the Plan.    Unanimously Carried 3‐0  IURA Governance Committee  9/16/11 Minutes  Page 7 of 7        B. Spencer Rd. Neighborhood Use Variance/Zoning Issue Regarding Affordable Housing  Cummings expressed her concern with the proposed Fairfield Inn hotel on Elmira Road.   To begin with, she believes the project could have been designed so as not to intrude on  the R‐1 neighborhood.  Even more importantly, however, Cummings noted, she is  concerned with the Planning and Development Board’s inclination to recommend the  area be re‐zoned commercial.  By the same token, she worries that in the upcoming  Comprehensive Plan creation process the Spencer Rd. neighborhood might be written  off as a viable residential neighborhood.    Peterson suggested the IURA send a letter communicating these kinds of concerns to  the Common Council, Planning Board, and staff.  Bohn indicated he would draft the  letter, worded to strongly support the retention of existing residential zoning in the  Spencer Road neighborhood.  Peterson added that these kinds of concerns take on even  more significance, given that there are so few other affordable housing options in that  part of town.    C. Other  Bohn reported that PathStone recently approached the Neighborhood Investment  Committee regarding a possible low income housing tax credit application for the  purchase and rehabilitation of Parkside Gardens apartments, which would retain all  existing residents, and which possesses considerable potential for in‐fill and new  construction.  Bohn added the current owners are not engaged in the day‐to‐day  operation of the property.      Adjournment — Whitmore departed at 10:01 a.m., resulting in the loss of quorum.  The  meeting adjourned.       — END —      Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.