Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAED-2012-04-03Approved 5/8/12  Ithaca Urban Renewal Agency 108 E. Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Economic Development Committee (EDC)  3:30 PM, Tuesday, April 3, 2012  Common Council Chambers, 3rd Floor, City Hall, Ithaca, NY  Present:  Doug Dylla, Leslie Ackerman, Martha Armstrong, Ayana Richardson, Jennifer Tegan  Absent:  None.  Staff:  Nels Bohn   Guests:  None.    I. Call to Order   Chair Dylla called the meeting to order at 3:31 P.M.    II. Agenda Additions/Deletions – None    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) – None    IV. Review of Meeting Minutes  Richardson moved, seconded by Ackerman, to approve the minutes of the February 14,  2012 meeting, with no modifications.  Carried Unanimously 4‐0.      Tegan moved, seconded by Ackerman, to approve the minutes of the March 6, 2012  meeting, with no modifications.  Carried Unanimously 4‐0.      V. HUD Entitlement Program, Development of Draft FY2012 Action Plan  A. Review of Funding Applications Received for Economic Development Projects ―  Brief Meetings with Sponsors for Follow‐Up Questions & Clarifications    (continued ↓)  IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 2 of 12          (Questions from Committee members are identified in bold below.)    1. NEXT STEPS JOB TRAINING PROGRAM (Kitchen Theatre Company)    Present:  Lindsay Hahnes, Director of Development & Marketing, Kitchen Theatre Company (KTC)  Rachel Burttram, Director of Audience Services & Community Programs, KTC  Stephen Nunley, Managing Director, KTC    What are the results of the program’s first year?  Burttram replied they are about halfway through; and they have produced regular six‐ week evaluations, which have looked good so far.  Given that it is a pilot program, the  applicant’s understanding of what the program entails has evolved since its inception.   Trainees seem to be developing a genuine degree of self‐confidence, team‐orientation,  and job maturity.    What kind of turnover has the program experienced, since its inception?  Burttram replied that they started with four trainees, 2 FT and 2 PT, and have retained a  total of 3 FT.    What is the status of the applicant’s stated intent to leverage $10,000 from the  Tompkins County Charitable Gift Fund (Tompkins Trust Company)?  Hahnes replied that they submitted two grant applications for $10,000, one to the  Legacy Foundation of Tompkins County and another to the Tompkins County Charitable  Gift Fund.  They should find out at the end of April, for the Tompkins County Charitable  Gift Fund, and the end of June 2012, for the Legacy Foundation.    One criterion for approval is based on the financial self‐sufficiency of a given program.   The applicant mentioned it recently raised additional funds, as part of an online  campaign, and that it anticipates doing so again.  Is this still the intent?  Hahnes responded, yes, although the applicant would like to find out the results of the  two aforementioned grant applications, before launching the online campaign.  The  online campaign would likely include a video from the trainees.    IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 3 of 12      Another criterion for approval is based on the comparative cost‐per‐beneficiary of the  applications received.  The Next Steps program costs the most per beneficiary, in this  particular grant cycle.  How would the applicant justify the value of the program to the  Committee?  What kind of prospects will trainees have, once they leave the program?   Also, what kind of assistance is provided to the trainees to help them build on their  success?  Burttram replied that the program is a genuine mentorship program ― not only are  trainees being assigned tasks on a daily basis, but they have regular discussions with  staff about their lives in general, their aspirations, and so on.  For example, one of their  trainees, Julissa Acevedo, started the program with an observable degree of shyness,  which Burttram ultimately helped address, by lending Julissa more confidence and  setting her up for future success.  Without the program, Julissa’s future prospects would  arguably have been in doubt.  Burttram concluded by cautioning it is difficult to quantify  empirically what each trainee derives from the program.    Hahnes remarked that as part of the program each trainee leaves with a letter of  recommendation and a resumé.  Each trainee is also scheduled for a preliminary  interview with the ticketing center.  Trainees receive a wide variety of benefits that set  them up for future success, including telemarketing, serving as ambassadors in the  community, learning how to present themselves in a professional manner and dealing  with difficult customers, and communicating professionally and effectively via phone, e‐ mail, and in person.    Nunley stressed that while trainees leave the program with a defined set of skills  relating to house management and many of the other tasks they perform, it is the less  tangible results of the program, such as self‐confidence and communication, which  constitute the most valuable part of the program.    The grant application mentions some certificates.  What are those for?  Burttram replied that the trainees learn certain kinds of job skills, such as end‐of‐night  reports, cash reconciliation, and ticketing software.  As they master each skill, they  receive an internally produced certificate of completion.  The theatre is also exploring  possibly providing CPR and first aid training, as well, and perhaps even enrolling them in  the Tompkins‐Cortland Community College (TC3) Hospitality STAR program.    How were the trainees selected?  Were trainees selected for having their skills or  rather for their needs or skill deficiencies?  Burttram replied that trainees were selected for both their existing skills and their  perceived needs or skill deficiencies.  Burttram noted that she extensively interviewed  everyone who applied, lasting from 1 to 1½ hours, including follow‐up interviews, e‐ mailed questions, and a final interview.    IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 4 of 12        How did the applicant assess that their trainees did not, in fact, possess job‐readiness  skills?  Burttram prefaced her response by noting that, if these had been ordinary jobs, the  theatre most likely would already have let some of their trainees go.  Since it is in part a  mentorship program, however, the trainees are treated differently.  Burttram remarked  that she can say with a high degree of confidence that the trainees did not have job‐ readiness skills, when they first started the program.    Hahnes added the theatre also reached out to youth leaders in the community (e.g.,  Learning Lab, Workforce NY, GIAC, Southside Community Center, etc.) and asked them  for suggestions of young people they thought might be interested in the program.    2. ITHACA FOOD WORKS KITCHEN DEVELOPMENT (Cornell Cooperative Extension)    Present:  Michael Culotta, Consultant  Ken Schlather, Executive Director, Cornell Cooperative Extension (CCE)  Jemila Sequeira, Whole Community Project Coordinator, CCE  Pam Gueldner, Local Café Owner (interested in renting proposed project space)    Has the site adjoining the proposed Neighborhood Pride grocery store definitely been  decided upon as the site for the kitchen, or is it simply the foremost among a variety  of options?  Schlather replied it is a possible location and it depends to a large extent on whether  Neighborhood Pride ultimately receives its funding.  The applicant’s general expectation  is that the project would be located at that site.    Which other locations have been explored?  Culotta replied that the applicant explored the Women’s Community Building and some  local food‐related organizations, like GreenStar, as well as some commercial kitchens.   The applicant does not believe it is in a position to choose another location, at this time  ― and it is most excited about the Neighborhood Pride location.    The application refers to a food entrepreneurship workshop.  Is the underlying intent  to create workshops for people getting into the business or for people who are  already in the business, but who are trying to move to the next step?  Schlather replied it would be oriented towards both.    IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 5 of 12      What kind of outreach efforts are planned for the project, beyond pursuing a  partnership with the Cornell Cooperative Extension?  Schlather replied that the applicants maintain strong connections to other Cornell  subsidiary organizations (e.g., the hotel school).  They have also explored the workforce  development side of the program, with organizations like the Park Foundation.   Furthermore, TC3 has expressed an interest in determining how the project might  dovetail with other local workforce development activities, oriented towards food  services.  Sequeira added that additional outreach has been done relating to the U.S.  Department of Agriculture’s 5‐year Food Dignity grant.  As part of that program, CCE will  be examining the local food system over the next five years, in five counties, in an effort  to determine how best to promote a sustainable food system.  Over the course of  examining food insecurity and its underlying causes, it quickly became evident to  Sequeira that many people experiencing food insecurity also have a sustained and avid  interest in food and cuisine.  Food Dignity will help identify those people who might not  have been involved in the food and catering system, but who would like the opportunity  to start a catering business.    Does the applicant envision the program becoming self‐sustaining, after the initial up‐ front investment?  If so, does the applicant anticipate being able to independently  support the costs of the training program?  Over the long‐term, Schlather replied, the numbers suggest they should be able to cover  the general operational costs of the facility, even if only a relatively small amount of  capacity is used.  In addition, there should be considerable room for expansion; and any  growth in the program’s capacity should be able to support the training portion of the  project.    3. CINEMAPOLIS DIGITAL CONVERSION (The Seventh Art Corporation of Ithaca, Inc.)    Present:  Lynne Cohen, Co‐Founder & Executive Director, 7th Art Corporation of Ithaca  (Cinemapolis)  Frank Robinson, Cinemapolis Board Member & Former Director of Herbert F. Johnson  Museum of Art    What is the status of the project’s proposed matching funding efforts?  Cohen indicated the theatre raised about $35,000 from end‐of‐year donations.  A  $15,000 grant was also secured from the Cornell Office of Community Relations (over  three years).  Furthermore, the applicant is applying to both the Legacy Foundation and  the Tompkins Charitable Gift Fund; it should be hearing back from them later this  Spring.  The theatre will also launch another capital campaign, exclusively devoted to  this project, and it is meeting with a fundraising specialist later this month to start the  whole process.  IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 6 of 12        Johnson stressed the theatre has historically been very successful at raising money.  It  benefits greatly from a particularly active and committed board.    What is the theatre’s annual gross sales income and how does the digital conversion  expense compare?  Cohen indicated the theatre’s 2011 gross sales were $700,000; so the conversion  expense certainly represents a very significant portion of that.    How are other similar small/independent theatres handling this kind of digital  conversion expense?  Largely in the same manner, Cohen replied, piecing together capital funds and grants.   Johnson remarked that some predictions project something along the lines of 1,000  theatres will go bankrupt.    What does a new digital movie reel look like, compared to the ones most people are  commonly familiar with?  Cohen replied it is simply a disc that gets uploaded into a hard‐drive.  Up to this point,  distributors had been waiting for technology that could successfully encrypt digital film  to prevent pirating, which they can now do.    Is the intent to phase the digital conversion over the next 2‐years?  Yes, replied Cohen.  Johnson added they hope to have it completely phased in by 2014.   He stressed they definitely need to convert all 5 of their theatres to generate sufficient  income and remain viable.    Will the production/distribution companies all be converting at the same time?  Cohen indicated they will all be converting at different times.  Thankfully, it is not the  same deadline.    In response to a prior IURA question, the applicant indicated it would be precluded  from pursuing a loan for the conversion, since it does not have any uncommitted  collateral.  If a loan were offered as an unsecured loan, so that collateral would no  longer be an issue, would the applicant then be willing to pursue that option?  Cohen replied she would prefer not to burden the theatre with the additional long‐term  expense of a loan.  If that is all that is available to it, however, then she presumes it  would accept it and independently raise the funds to repay the loan.  (She noted it could  not be repaid from ticket and refreshment sales income, however, since the theatre  would not be able to rely on the stability of that income to pay off such a large loan.)  IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 7 of 12        How much funding was raised for the relocation to the new facility?  Cohen replied it was ultimately around $280,000.  Johnson added the annual fund is  around $35‐40,000 a year.    4. DOWNTOWN RETAIL CORRIDOR SUPPORT (Cornell Cooperative Extension)    Present:  Eldred Harris, eLab Founder & Local Business Owner (Diaspora)  Ken Schlather, Executive Director, Cornell Cooperative Extension    Has the applicant team already provided needs‐assessment and intensive business  coaching to existing businesses?  Harris replied, yes.  As the owner/operator of a retail business on the Commons, he has  provided support for approximately six minority‐owned businesses, over the past four  years.  He helped saved two of them, while two, unfortunately, closed.  His experience  as a professional manager of corporate business relationships at Claritas is probably  most relevant to the work that is proposed.  His experience practicing law would also be  relevant, as well as his tenure over the past three years as a member of the Ithaca City  School Board.    Schlather added that CCE works with hundreds of businesses, particularly in the  agriculture and food services sector, and the other partners in the program (e.g., AFCU,  Downtown Ithaca Alliance, etc.) also maintain direct relationships with local businesses.    Harris stressed the program would provide the kind of access, relationships, hands‐on  mentorship, and technical expertise that other local programs and organizations simply  do not provide.  He remarked there are 6 empty businesses in the main downtown  corridor and an additional 7 empty businesses on Cayuga Street, for a total of 13.  If one  adds the 7 ‘head’ shops, one might argue a total of 20 downtown businesses either  need to be established or more fully utilized.  There are roughly 60 total spaces in the  area, so roughly ⅓ of the spaces are either vacant or underutilized.    Why does the Downtown Ithaca Alliance (DIA) not perform the kinds of services the  program is seeking to fund, as a logical outgrowth of its mission and existing  infrastructure?  Harris replied it is probably simply a function of how the DIA is financed, which is  through a special tax assessment taken from large landlords.  Eventually, Harris  conceded, a program like this should probably be incorporated under the DIA’s  auspices, but it just does not have the staff capacity to do so at this point.    IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 8 of 12        The applicant’s response to an IURA request for clarification on the program’s  measurable outcomes (e.g., creating x number of FTE jobs, starting up x number of  new businesses, etc.) appears incomplete, to some extent.  Could the applicant  provide more information?  Harris replied that the lack of detail is merely a function of not yet knowing which  specific businesses would be participating.  The objective is to work in conjunction with  DIA, as well as other community‐based organizations and agencies, to identify  businesses which have already benefited from community investment, but which  remain in a tenuous position.  As soon as specific businesses have been identified, the  applicant would be in a much better position to provide the kind of measurable data the  IURA is looking for.    5. WORK PRESERVE JOB TRAINING PROGRAM (Historic Ithaca)    Present:  Alphonse Pieper, Executive Director, Historic Ithaca  Karen Coleman, Program Advisor, Work Preserve  Sara Johnson, Job Training Manager, Historic Ithaca/Significant Elements & Work Preserve   Tania Werbizky, Board President, Historic Ithaca    How does the Historic Ithaca board view this particular program?  Werbizky indicated the Board strongly supported the program when it was first  launched.  It has been pleased to watch it grow and become more complex.  She noted  that it involves much more of a mentoring function, at this juncture.  Additionally,  Werbizky remarked, in all of her experience in historic preservation, Historic Ithaca  appears unique in the state, in that it combines sustainability, workforce training, and  working with youth.    Could the applicant elaborate on the lessons learned, both positive and negative, from  running the program over the years?  Pieper replied that one of the first rudimentary things the applicant realized it needed  to do was to procure a time clock, as well as ensure other basic amenities were  incorporated into the program (e.g., break room, etc.).  They also realized that the  needs of the trainees were much greater than they initially appreciated.  Their greatest  success is that the whole building grew to become a training tool for the trainees, who  have interacted with virtually every aspect of the facility, and beyond (e.g., the fabric of  local neighborhoods, maintaining healthy community relationships, etc.).  IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 9 of 12        Having worked with Workforce NY and Tompkins County Youth Services, Coleman  observed, the program appears to be one of the only youth workforce programs in  which young people with absolutely no employment success to speak of are given the  opportunity and confidence to try new things.  Coleman stressed that the program  trainees genuinely needed this kind of assistance, since they did not succeed elsewhere.   They have remained in the program, which is a reflection of its success.    Are all your participants’ referrals from a government agency?  Pieper replied, yes.      The requested funds would only be used to help Historic Ithaca staff the program.  Is  that correct?  Pieper replied, yes, correct.    Does the applicant remain confident that it can continue to accommodate the number  of participants currently enrolled in the program?  Johnson replied, yes.  Of the approximately 40 participants originally referred, 17  successfully completed the program.  The applicant projects approximately 20  successful completions in year 3.      Pieper added that the applicant also plans introduce entrepreneurship skills to the  trainees and have them actually make a product, for which the applicant anticipates  applying for a grant.    6. BUILDING BRIDGES INITIATIVE (Training for Change Associates)    Present:  Kirby Edmonds, Managing Partner, Training for Change Associates  Jemila Sequeira, Whole Community Project Coordinator, Cornell Cooperative Extension  Ken Schlather, Executive Director, Cornell Cooperative Extension (CCE)    How would program participants be selected?  Edmonds replied he would expect applicants would be selected from a pool derived  from programs like the Natural Leaders Initiative, Get Your Greenback campaign, etc.   The actual selection process would depend on the nature of the specific target  community, but the plan would be to approach various community leaders and ask  them to identify good candidates.  The whole process would be focused on relationship‐ building.    IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 10 of 12        Is it envisioned the program participants would already be working full‐time?  Edmonds replied the candidates would be people already looking for employment (or  under‐employed).  They would be employed on a part‐time basis in the program for 6‐ 10 months.     Could the applicant describe any other sources of funding it is applying for?  Edmonds replied the program would rely on pledges of support from a variety of people  and organizations that would be difficult to quantify, at this point in the process.  The  program should be viewed as a pilot.  If it proves viable, it should then be possible to put  together a broader base of support from multiple sources.    Would the funding go directly towards the wages of the participants?  Edmonds replied, yes.    There were a number of support letters from people who are all interested in being  trainers.  Is that correct?  Edmonds replied, yes, but that they could more accurately be characterized as mentors,  than trainers.    Would the applicant seek to hire people who could be characterized as ‘employable’  or would the applicant seek to hire people who are not ‘employable’ and who  genuinely needs basic skills?  Edmonds replied he does not envision restricting the program in that way, one way or  the other.     Is the key underlying mission essentially about exploiting networks?  The job  description does not seem entirely clear.  Edmonds replied, yes.  He observed that the process is somewhat fluid.  Initial positions  would most likely be in the food/agriculture and workforce development, as well as  possibly healthcare.  Part of the reason the process is so fluid is that a considerable  number of details depend on the affiliations and interests of the participants  themselves.      Will the Center for Transformative Action administer the payroll?  Edmonds replied, yes, he believes so.  He remarked, however, that since the hope is to  establish an arrangement with CCE for it to cover and administer the fringe benefits, it is  possible paychecks actually come from CCE.  IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 11 of 12        The application appears to state the participants will be provided with employable  skills; but the kinds of candidates the applicant appears to be considering already  seem to possess a considerable number of competencies.  What are the value‐added  skills that will be sought versus which ones will be provided?  Schlather indicated over the past seven years CCE added about 45 FTEs programming  staff, many of whom have some kind of community organizing skill.  The probability CCE  would hire somebody next year with solid community‐organizing skills is quite high.   Someone from a particular target community, who may not initially have those kinds of  community‐organizing skills, but who participated in the proposed program, would be  far more seriously considered.    Edmonds added that he imagines multiple kinds of individuals with a variety of  backgrounds and skills would be considered for the program.    Would the program participants be based out of CCE?  Edmonds replied it depends on the area they are working in.  If they were working in  healthcare, their office might be at Cayuga Medical Center, for example.  If they were  working in workforce development, and they were really trying to serve as a conduit to  the One‐Stop Career Center, for example, their office may be there.    7. TRAINING IN TECHNOLOGY & CONSTRUCTION (Finger Lakes ReUse, Inc.)    Present:  Diane Cohen, Executive Director, Finger Lakes ReUse, Inc.    The applicant appears to be leveraging almost $50,000 in matching funds.  Could they  describe those funds in more detail?  Cohen replied the program itself costs around $95,000.  The applicant has already  received a commitment of support from Tompkins County Solid Waste.  In addition,  over the past four years, it has received support from the Park Foundation.  Although  the applicant does not have committed support from the Park Foundation yet, it would  expect to receive its support, as well.  Cohen added that the earned‐income portion of  the program, which is the majority of the match, is approximately 63%.    Could the applicant describe the program in a little more detail, in terms of the  difference between the entry‐level program and the apprenticeship program?   Cohen replied that the applicant has worked in the past with people who are seriously  marginalized, have genuinely fallen through the cracks, and have many needs on a day‐ to‐day basis.  Right now, 10 people are participating in the work experience program.    IURA EDC Minutes  April 3, 2012  Page 12 of 12        Is it correct to state that participants go through the initial entry‐level program and  then the applicant selects a smaller subset of those, for the more intensive  apprenticeship program?  Cohen replied, yes, that is the intent.      How does the applicant obtain referrals?  Cohen replied that the applicant collaborates with Workforce NY, Challenge, and a  number of other partnerships.    Does the applicant primarily work with agencies?  Would the funding be used to help  the applicant run the program or would it be allocated to the wages of the  participants?  Is participant getting financial support through the program/agency  they were referred by?  Cohen replied that the answer depends to some extent on which agency does the  referring.  The majority of the requested funds would be used to pay the client  programs coordinator position (although a small amount is also allocated to marketing  and support staff); it is essential to have someone responsible for keeping the program  on track (engagement, evaluation, outreach, etc.).  Cohen indicated the first 10 weeks of  a participant’s tenure are unpaid.     Is the program scalable?  Cohen replied, yes.  The applicant determined it may be able to take on 50% of the  funding costs associated with the coordinator position.    B. Preliminary Scoring & Ranking of Projects   (deferred until next meeting)    VI. Next Meeting Date:  3:30 PM, Tuesday, April 10, 2012    VII. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 5:43 P.M.    — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.