Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAED-2012-02-14Approved 4/3/12  Ithaca Urban Renewal Agency 108 E. Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Economic Development Committee (EDC)  3:30 PM, Tuesday, February 14, 2012  Common Council Chambers, 3rd Floor, City Hall, Ithaca, NY  Present:  Leslie Ackerman, Martha Armstrong, Ayana Richardson, Jennifer Tegan  Absent:  Doug Dylla  Staff:  Nels Bohn, Charles Pyott  Guests:  None.    I. Call to Order   Vice Chairperson Richardson called the meeting to order at 3:35 P.M.    II. Agenda Additions/Deletions – None    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) – None    IV. Review of Meeting Minutes  Armstrong moved, seconded by Ackerman, to approve the minutes of the December 13,  2011 meeting, with three minor modifications.  Carried Unanimously 4‐0.      V. Community Lending  A. Request for Loan Modification from Diane’s Downtown Automotive, LLC (#9, 2004  CDBG)  Bohn recapitulated the salient details of the loan modification request.    Richardson observed that multiple opportunities appear to have been missed, for  putting the applicant back on track.  It would be helpful to discuss how this kind of  situation might be avoided in the future.    IURA EDC Minutes  February 14, 2012  Page 2 of 7            Bohn indicated the situation had been exacerbated by a variety of confluent factors.   Diane’s Downtown Automotive experienced a particularly bad year in 2011, with the  loss of one of its mechanics.  It took several months to fully comprehend the situation  and begin to resolve the accounting discrepancies.  One of the principal problems  involved the applicant’s spending an inordinate amount time operating the business,  which precluded her from performing fiscal management and planning functions for the  business.   Bohn remarked IURA consultant reviewed business financials and advised  that the proposed monthly loan repayment amount appears feasible if the business  continues to fully staff the auto repair business with two full‐time mechanics, though  the business’ track record of management is not strong given the long delinquency.       Ackerman noted the applicant appears to have too many administrative staff on the  payroll.    Tegan asked if IURA staff had determined why Diane’s accounts payable has been so  large, to which Bohn replied that the applicant believes that is largely associated with  the NAPA auto parts account.    Armstrong noted the applicant should hire an accountant with good rudimentary  accounting skills to keep her on track from month to month.  Tegan suggested making  this a condition of the loan adjustment resolution.  Richardson added that requiring  quarterly, or possibly monthly, reports may also be worth considering.  Armstrong noted  that requiring additional monthly reporting may not assist a small business owner who  lacks time to follow up on accounts payment and accounts receivables.    Armstrong remarked the proposed new loan term seems too long to her; she suggested  including language indicating the IURA would re‐evaluate the loan terms in 2‐3 years.   Bohn replied that this is entirely feasible and it could even be tied to when the original  business acquisition loan is paid off.    Armstrong observed that another resolution could be drafted to address the financial  accounting, management, and reporting areas‐of‐improvement the EDC had identified.   Other members supported the concept of offering to share the cost of establishing a  useful fiscal management system in return for receipt of a semi‐annual financials.    IURA EDC Minutes  February 14, 2012  Page 3 of 7          Armstrong moved, seconded by Ackerman:    Loan Modification to Diane’s Downtown Automotive, LLC (Project #9, 2004 CDBG)    Whereas, on May 18, 2006, the IURA issued an $80,000 loan to Diane’s Downtown  Automotive, LLC as part of a $475,000 project to acquire Eddie’s Super Station located  at 435 W. State and operate “Diane’s State Street Automotive,” a woman‐owned  service station with gasoline sales, mechanical repairs, and automotive rental, and    Whereas, a monthly loan payment of $851.39 was established to repay the 10‐year,  5% interest loan, and        Whereas, the loan remained current through mid‐2010, but went into default after  the business suffered losses, and     Whereas, management has recently grown the auto‐repair segment of the operation  and returned the business to modest profitability, and    Whereas, as of January 31, 2012, the loan is in default with an outstanding principle  balance of $54,001.46 and accrued interest outstanding of $4,050.18, for a total of  total amount owed of $58,051.64, and     Whereas, the borrower has reviewed profit/loss statements and balance sheets for  the business with their accountant and concluded that the business can afford to  resume monthly loan payments of $450, and    Whereas, the borrower requests a loan modification to reduce the loan payment to  $450 and extend out the term of the loan to amortize the loan, and    Whereas, the borrower made a full loan payment in January 2012, and    Whereas, the business generates annual sales tax to the City in excess of $20,000, and    Whereas, at their February 14, 2012, meeting, the IURA Economic Development  Committee reviewed this matter and recommended the following; now, therefore, be  it      IURA EDC Minutes  February 14, 2012  Page 4 of 7          RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the IURA Chairperson, subject to review  by IURA legal counsel, to execute a modification to the loan agreement and  promissory note with Diane’s Downtown Automotive, LLC to restructure monthly loan  payments due to $450/month to amortize the sum of outstanding principal balance of  ($54,001.46), plus accrued unpaid interest ($4,050.18) and extend the payment  schedule to fully amortize the loan (15.5 years), and be it further    RESOLVED, that all late penalties through December 2011 be forgiven, and be it  further    RESOLVED, that the IURA reserves the right in the future to accelerate repayment of  the loan after primary business debt is retired and subject to financial feasibility, and     RESOLVED, that the Director of Community Development is authorized to issue a  commitment letter consistent with this resolution.      Carried Unanimously 4‐0    Ackerman moved, seconded by Tegan:    Technical Assistance to Diane’s Downtown Automotive, LLC (Project #9, 2004 CDBG)    Whereas, enhanced financial management and reporting can assist Diane’s State  Street Automotive, LLC (Diane’s) manage the business and identify issues and  opportunities for improving profitability of the business, and     Whereas, Diane’s has indicated a frustration with the current bookkeeping and  accounting  practices, but lacks resources to invest in an upgraded financial  management system, and    Whereas, the IURA has approved a request from Diane’s to restructure the loan to  reduce monthly loan payments and extend the term of the loan, and    Whereas, enhanced financial management of the business will significantly increase  the likelihood of successful repayment of the IURA loan in full, and     Whereas, at their February 14, 2012, meeting, the IURA Economic Development  Committee reviewed this matter and recommended the following; now, therefore, be  it  IURA EDC Minutes  February 14, 2012  Page 5 of 7          RESOLVED, that the IURA hereby offers to provide 50% match funding, not to exceed  $2,500, to Diane’s State Street Automotive, LLC to hire a satisfactory  accounting/bookkeeping firm to set up and begin implementation of a financial  management system for the business that would generate BS, P&L, aging of payables  and aging of receivables reports with submission of semi‐annual June 2012 and June  2013 reports due to the IURA.    Carried Unanimously 4‐0    B. Updates on Restore NY Projects & Loan Pipeline    Petrune  Bohn noted that the Petrune clothing store is part way through the renovations of its  upper floors.  A problem arose recently when the contractor, who had originally agreed  to wait for payment until receipt of Restore NY funds, purchased the House of Shalimar  building.  This contractor no longer can no longer self‐finance the cost of impovements  so Petrune is seeking a bridge loan until Restore NY grant funds become available.  They  have inquired to the IURA about such financing if bank financing is not available.  Bohn  requested that they keep him apprised of their efforts to secure bank financing.     Ithaca Gun  Bohn reported that progress towards the remediation and redevelopment of the site is  accelerating.   The privately‐owned former factory site has completed most of the  Focused Site Investigation Work Plan, which is the final phase of the cleanup.  Low‐level  lead‐contaminated dust remains on the site as a result of the crushing and stockpiling  operation, which will need to be resolved.  The City has completed a draft Site  Investigation Work Plan for the adjoining Ithaca Falls Overlook Site and expects to begin  site investigation this spring after DEC approves the work plan.  He noted that the  Environmental Restoration Program grant funds awarded to the City for the  investigation allow investigation off‐site to assess whether any lead has migrated off‐ site or into the gorge.    Neighborhood Pride  Bohn remarked he is still awaiting a response from applicant John Petito regarding the  status of the Neighborhood Pride grocery store project.  The applicant is working to fulfill a  closing checklist received from Square 1 bank, but did not receive a commitment letter or  equivalent written document.  Petito reports that the Small Business Administration has  authorized the loan to advance for 7A financing.  IURA EDC Minutes  February 14, 2012  Page 6 of 7        Bohn added that he has informed Mr. Petito that as soon as they have a written loan  commitment the IURA can resume its underwriting of the $100,000 IURA loan application.      VI. Economic Development Planning    A. DIA “Race for the Space” Competition  Bohn announced that the Downtown Ithaca Alliance (DIA) is soliciting business  proposals to fill a retail (no kitchen) space in the downtown area.  The best business  proposal would receive free rent for one year in a prime retail or office space, a one‐ year advertising package, design services for storefront layout and, graphic design  services, business planning and marketing assistance, quarterly monitoring visits by a  team of business operations experts, and Ithaca College intern assistance.  Bohn noted  that the broader underlying goal is to identify a variety of promising leads, in addition to  finding a promising new business to fill a retail space.  Bohn indicated he had spoken  with DIA Executive Director Gary Ferguson and ― if the program is successful ― it may  be possible for the IURA to provide a financing package of some kind.  Bohn concluded  that the hope is that more landlords would participate in the future.    B. Identifying Technical Assistance Needs for Operating Businesses  Bohn indicated that the subject of Diane’s Downtown Automotive was discussed at the  last IURA meeting; and the Agency wanted to see what recommendations the EDC  might have for the kinds of technical assistance services should be locally available for  businesses, like Diane’s, when they experience difficulty.    Ackerman noted she had a long conversation with Eldred Harris, who is trying to put  together a master list of subject matter experts, coaches, consultants, etc., for local  businesses.  Ackerman noted she has seen models of these kinds of programs in other  communities, although it is worth noting most of those kinds of programs engage their  consultants at significantly lower rates than they would ordinarily earn in their own  private practices.    Richardson noted that even just establishing some kind of modest incentive program,  involving partial reimbursement for these kinds of services, would probably make a  significant difference.    Armstrong noted that it would be most productive to identify in advance one or two  target areas of assistance that local businesses have the most trouble with and would  benefit the most from.  Furthermore, limiting the program to those businesses that are  most likely going to benefit from it may be the best approach (i.e., businesses that are in  otherwise good shape, but which are struggling with only one or two aspects of their  business operations, and would be most likely to succeed).  IURA EDC Minutes  February 14, 2012  Page 7 of 7          Armstrong offered to share the master list of business experts, coaches, and consultants  they are compiling at AFCU, when it is completed.     C. 2012 NYS Regional Economic Development Council Funding Round  Bohn indicated that another round of NYS Regional Economic Development Council  funding is being launched, to be announced in late Spring.  Although it certainly  represents an opportunity for the IURA, it should be noted that this round will focus on  funding shovel‐ready, capital projects that result in job creation.  It is his understanding  that only bricks and mortar projects will be eligible for funding.      VII. Other New/Old Business  A. Staff Report  Bohn announced the Mayor has been nominated and elected as Chair of the IURA.   Bohn also noted the Mayor’s recent “State of the City” address to Common Council  contained numerous items which may be of interest to the Agency, which was included  in the meeting packet.  The Mayor has also been appointed to serve on the Tompkins  County Industrial Development Agency (IDA) and Tompkins County Area Development  (TCAD) boards and has taken a strong interest in invigorating small business in the city.    B. Review of Loan & Lease Payment Reports  Bohn noted that the e2e Materials line item indicates a late payment, but it is in fact  now current.  The State Theatre made 2 payments and believes it is now current, which  is being researched.  The Bandwagon Brewery also believes it is current.  The Finger  Lakes Wine Center is still restructuring itself, with an all new staff.  Evaporated Metals  Film is past due on its lease payments, as is Perfect Screen Printers.    VIII. Next Meeting Date:  3:30 PM, Tuesday, March 6, 2012 (Note: No meeting on March 13th)    IX. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 4:51 P.M.      — END —      Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.