Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2014-12-18Approved: 1/22/15  108 East Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax)    MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, December 18, 2014    Members: Svante Myrick, Eric Rosario, Tracy Farrell, Karl Graham, Ellen McCollister (Common  Council Liaison)  Excused: Chris Proulx    Staff:  Nels Bohn, Lynn Truame, Charles Pyott  Public: None    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:35 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.      II. Public comment (3‐minute maximum per person)  None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: September 24, 2014  Farrell moved, seconded by Graham, to approve the September 24, 2014 meeting minutes, with  no modifications.    Carried Unanimously 4‐0    V. HUD Entitlement Program ― Organizational Meeting for 2015 Funding Round  Bohn explained that IURA funding requirements necessitate holding an organizational meeting once  a year, prior to the new funding cycle.    Truame indicated the proposed schedule for the funding round has been distributed to the IURA  Board, with an anticipated January 7, 2015 date for the call for proposals.  She noted that IURA staff  be performing more outreach through a variety of electronic means, this year.  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 2 of 19  VI. Neighborhood Investment Committee (NIC)    A. Hospitality Employment Training Program Funding Adjustment (Project #8 CDBG 2013 & #8  CDBG 2014)  Graham reported there is $30,000 remaining from the 2013 funding cycle.  The program sponsor has  asked that some of those funds be reallocated.  He explained that the program sponsor hired its  program coordinator later than anticipated, which accounts for why the full $30,000 was not used.      Graham moved, seconded by Farrell:    Hospitality Employment Training Program (Project #8, 2013 CDBG, Project #8 2014 CDBG) ―  Approval to Reallocate Funding    WHEREAS, the Greater Ithaca Activities Center (GIAC), received $86,000 in Community Development  Block Grant funds through the 2013 HUD Entitlement Program for the Hospitality Employment  Training Program (HETP), a job training and placement program that would place 10‐15 young adults  in positions in the hospitality industry, and    WHEREAS, GIAC has also been allocated $92,495 through the 2014 HUD Entitlement Program for  the HETP program, with the goal of placing 20 individuals in positions in the hospitality industry, and    WHEREAS, the program exceeded their 2013 placement goal but expended only $48,266.69 of their  2013 allocation, largely due to a delay in hiring their program manager, leaving a remaining balance  of $37,733.61 in unexpended funds from the 2013 program year, of which amount $7,733.61 were  2013 CDBG Entitlement Funds and $30,000 were Community Development Revolving Loan funds;  and    WHEREAS, due to the success of the program and its potential for expansion, GIAC wishes to  increase staffing, training funds, and stipends for the 2014 program year by a total of $26,370, as  indicated on the attached revised budget sheet; and    WHEREAS the carryover of funds allocated for this activity under the 2013 Action Plan to the 2014  program year is allowable under HUD regulations, and    WHEREAS, the Neighborhood Investment Committee reviewed this request at their meeting on  November 14, 2014, and recommended the following, now, therefore be it    RESOLVED, that the Ithaca Urban Renewal Agency hereby approves the following reallocation of  funding for the Hospitality Employment Training Program: $7,733.61 in 2013 CDBG Entitlement  Funds will be rolled over to the 2014 program year and $18,636.39 in Community Development  Revolving Loan funds will be rolled over to the 2014 program year for a total increase in the 2014  HETP budget of $26,370.00, and de‐obligating $11,363.61 in Community Development Revolving  Loan funds which may now be reprogrammed to another activity, and be it further  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 3 of 19    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, subject to advice of IURA legal counsel,  to execute any and all necessary documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 4‐0    B. Learning Web Supported Employment Funding (Project #22 CDBG 2013 & #13 CDBG 2014)   Graham explained that the Learning Web program has not entirely worked out as intended.  The  Learning Web has been working with program participants with particularly challenging experiences  (e.g., people with absolutely no work history, or very poor work history).  The original goal was to  get the participants launched into careers at the Cayuga Medical Center (CMC); however, only two  have been placed there so far.  The Learning Web subsequently returned to the IURA in an effort to  expand the program beyond CMC and it succeeded in getting some participants employed in  restaurants; however, it is still encountering difficulty.  NIC discussed discontinuing funding for the  program, but it ultimately decided to give the Learning Web another chance, in part because NIC  has confidence in the person hired to run the program.      Graham moved, seconded by Rosario:    Learning By Doing Supported Employment Program   (Project #13, 2014 CDBG Entitlement Grant) ― Program Reconfiguration    WHEREAS, the Learning Web (LW), received an award of $39,000 in Community Development  Block Grant funds through the 2014 HUD Entitlement Program for the Learning by Doing  Supported Employment Program, a job placement program with post‐placement support that  would place 10 young adults in unsubsidized employment at Cayuga Medical Center and its  affiliates, and    WHEREAS, disbursement of 2014 funds was conditioned upon successful attainment of the 2013  program year goal for this activity, namely the placement of seven unemployed City of Ithaca  youth in unsubsidized employment with Cayuga Medical Center (CMC) and its affiliates, and    WHEREAS, a distinguishing characteristic of this program, as distinct from other job training  programs funded by the Ithaca Urban Renewal Agency, was the ongoing post‐placement support  provided to participants, the goal of which was to support them in maintaining employment for  at least 6‐12 months, and    WHEREAS, once the 2013 program was implemented it became apparent that it would not be  successful as originally envisioned due to a lack of employment‐ready applicants, and    WHEREAS, for that reason, a contract amendment was executed modifying the program to allow  youth from outside the City and youth who are underemployed (as well as unemployed) to  participate, and allowing placement with employers other than CMC, and  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 4 of 19  WHEREAS, since these changes have been made to the 2013 program twelve youth have been  placed in unsubsidized employment, satisfying the amended program goals for the year, and   WHEREAS, the Ithaca Urban Renewal Agency wishes to continue to support the program in 2014,  as it was modified during the 2013 program year and on condition that significant post‐ placement support continue to be provided to youth who have secured employment, with the  goal of moving them from entry‐level positions to positions that allow for advancement, now  therefore be it    RESOLVED, that the Ithaca Urban Renewal Agency hereby approves the use of 2014 CDBG  Entitlement Grant funds for activity #13, Learning By Doing Supported Employment, as described  above, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, subject to advice of IURA legal  counsel, to execute any and all necessary documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 4‐0    C. HOME Monitoring & Risk Assessment Policy   Graham explained that HUD rules require adoption of a monitoring and risk assessment policy.   While the IURA has assesssed the risks of funded activities, it has had no formal policy in place up to  this point.  The assessment would be required on an annual basis (including risk‐monitoring scales  and monitoring steps).      Bohn observed that this step will also help satisfy IURA auditors who have asked about the same  issue.    Graham moved, seconded by Rosario:    HUD Entitlement Program ― HOME Risk Assessment & Monitoring Policy    WHEREAS, §92.504(a) of the 2013 HOME final rule requires participating jurisdictions to adopt  written policies, procedures, and systems for assessing the risk of activities and projects and for  monitoring entities, to ensure that HOME requirements are met, and    WHEREAS, pursuant to an executed agreement dated 2/14/13, the City of Ithaca authorized the  IURA to act as lead agency to plan, administer, implement and monitor HUD Entitlement grant  funds awarded to the City of Ithaca, and    WHEREAS, IURA staff have researched best practices in risk assessment and monitoring and have  developed a draft Risk Assessment and Monitoring Policy based upon this research, and    WHEREAS, the IURA Neighborhood Investment Committee reviewed and discussed this draft  policy at its November 14, 2014, meeting, and recommend the following; now, therefore be it  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 5 of 19    RESOLVED, that the IURA, acting in its capacity of lead agency on behalf of the City of Ithaca  hereby adopts the HOME Risk Assessment and Monitoring Policy, dated July 31, 2014.    Carried Unanimously 4‐0    D. HOME Underwriting & Subsidy Layering Policy   Graham explained the purpose of the proposed policy is to assess projects before they are funded, at  the application stage, to ensure project sponsors have the necessary experience and funding in place  ― ensuring the IURA does not fund projects more than necessary and that projects have the best  chance for success.    Rosario remarked he does not understand why the IURA would not also include home ownership as  part of the process.  Truame replied that since the IURA funds Ithaca Neighborhood Housing Services  (INHS), which implementts owner‐occupied housing projects, the IURA simply needs to review INHS’  own underwriting.    Graham moved, seconded by Rosario:    HUD Entitlement Program ―HOME Underwriting & Subsidy Layering Policy    WHEREAS, §92.250(b) of the 2013 HOME final rule requires participating jurisdictions (PJ) to adopt  underwriting and subsidy layering guidelines that establish standards to assess the experience and  financial capacity of applicant developers; assess the market conditions of the neighborhood in  which proposed projects will be located; examine the sources and uses for each proposed project  and determine whether the costs are reasonable and whether there are firm financial commitments  in place; and to assess the reasonableness of profit or return to the owner or developer for the size,  type, and complexity of the proposed project, for the purpose of determining the minimum amount  of HOME funds necessary to be invested by the PJ to provide quality, affordable, and financially  viable housing for a least the duration of the affordability period, and    WHEREAS, pursuant to an executed agreement dated 2/14/13, the City of Ithaca authorized the  IURA to act as lead agency to plan, administer, implement and monitor HUD Entitlement grant funds  awarded to the City of Ithaca, and    WHEREAS, IURA staff have developed a draft Underwriting and Subsidy Layering Policy based upon  standards and practices established by HUD, and    WHEREAS, the IURA Neighborhood Investment Committee reviewed and discussed this draft policy  at its November 14, 2014, meeting, and recommend the following; now, therefore be it   IURA Minutes  December 18, 2014  Page 6 of 19    RESOLVED, that the IURA, acting in its capacity of lead agency on behalf of the City of Ithaca hereby  adopts the HOME Underwriting and Subsidy Layering Policy, dated September 24, 2014.    Carried Unanimously 4‐0    E. Committee Chairperson Report  Graham announced that the committee remains short one member and is open to suggestions of  people to recruit.    Farrell inquired about the status of the Tompkins County Human Rights Commission fair housing  survey.  Truame replied that no new information had been received by the time NIC met.  The  results were still being compiled.  No formal analysis had yet been performed.    VII. Governance Committee (GC)  A. Public Authorities Accountability Act (PAAL) Compliance Review  Bohn reported the IURA completed its online PAAL reporting requirements.  There is also a  requirement for the IURA to review its mission statement to consider any potential changes to it, as  well as an annual requirement to evaluate its investment policy.      The IURA investment policy is a safe, cash‐managed investment policy, with occasional investments  in the CD market, with any interest returned to HUD.  It essentially focuses on maximizing the  security of IURA principal, which is insured by Federal law up to $50,000, with the bank providing  additional collateral‐secured insurance.      Bohn noted that the 2013 Real Property Inventory report is snapshot of 2013 estimated IURA  property values; and only a few changes have occurred since then.  He added most IURA properties  have stormwater and sidewalk assessments fees associated with them.      Bohn reported that one or two IURA Board members have not gone through the required training  program, since there were so few available openings.  He believes Myrick and Graham still need to  take the online training and he will send them some dates/times.  He understands it is much better  than the original training program.      B. Amend Independent Legal Services Contract: Ruswick  Rosario explained that the total legal services contract contract amount needs to be increased,  because of substantial work that was performed on two low‐income housing tax credit projects.   The two projects were particularly complicated.  The IURA would, however, be fully reimbursed by  the borrower, so there will be no impact to the budget.  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 7 of 19    Rosario moved, seconded by Farrell:    Amend 2014 Independent Legal Services Contract: Ruswick    WHEREAS, the current annual contract with Richard P. Ruswick, Attorney at Law, authorizes up to  $5,000 in expenses, and    WHEREAS, the IURA has incurred $6,318 in legal fees to date resulting from two low‐income  housing tax credit projects that were fully reimbursed by the  borrower, and     WHEREAS, the IURA Governance Committee considered this matter at it November meeting and  recommend the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the authorized amount of the contract with Richard P. Ruswick, Attoreny at Law  be increased from $5,000 to $8,000, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by IURA legal counsel, is authorized to  execute a contract amendment to implement this resolution, and be it further     RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.     Carried Unanimously 4‐0    C. Personnel Matter (possible Executive Session to discuss employment history of particular  person)  Rosario recommended the IURA move to an Executive Session.    ― EXECUTIVE SESSION ―   Rosario moved, seconded by Graham, to open the Executive Session at 8:59 a.m. to discuss the  employment history of a particular person.     Carried Unanimously 4‐0    Rosario moved, seconded by Graham, to close the Executive Session at 9:06 a.m.      Carried Unanimously 4‐0    No action was taken during the Executive Session.   IURA Minutes  December 18, 2014  Page 8 of 19    Rosario moved, seconded by Graham:    Bonus for IURA Staff Member    WHEREAS, the Contracts Monitor temporarily assumed increased responsibilities and work load  resulting from three staff changes and a 6‐month vacancy in the Community Development Planner  position during 2014, and     WHEREAS, the Contracts Monitor exercised initiative and cooperation to fill work gaps to ensure  seamless implementation of the community development program while meeting compliance  reporting deadlines and training new staff in 2014, and    WHEREAS, one example of expanded tasks assumed by the Contracts Monitor is lead responsibility  for all aspects of interfacing with the HUD on‐line disbursement and reporting system, and    WHEREAS, the 2014 IURA budget includes an unallocated $5,000 reserve for merit‐based bonuses  and/or salary increases, which funding has not been allocated to date, and    WHEREAS, IURA management recommend the Contracts Monitor be awarded a bonus in  recognition of extra tasks assumed during a period of staff turnover and vacancies, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee considered this matter at their November 21, 2014  meeting and recommend the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby awards the Contracts Monitor a $3,000 bonus in recognition of her  initiative to temporarily assume additional tasks to advance the community development program  in 2014 during staff turnover and staff vacancies.    Carried Unanimously 4‐0    D. Modify Job Duties & Salary of Contracts Monitor Position     Rosario moved, seconded by Farrell:    Modify Job Description & Salary of Contracts Monitor Position    WHEREAS, IURA management has recently completed a performance evaluation of the Contracts  Monitor, and    WHEREAS, IURA management, in conjunction with the Contracts Monitor, has identified several  additional duties outside the scope of the Contracts Monitor’s job description that are important for  the Agency effectiveness and to meet funder obligations, and  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 9 of 19    WHEREAS, recommended new and expanded duties include, but are not limited to:  • Lead responsibility to develop and maintain an effective IURA web presence;  • Performing human resource coordination, record‐keeping and compliance functions;  • Lead responsibility to set up, fund, disburse and report on HUD Entitlement activities in HUD’s  on‐line disbursement and reporting system, and    WHEREAS, it is appropriate to consider a salary adjustment for a position with expanded duties and  responsibilities, and    WHEREAS, the incumbent Contracts Monitor is receptive to performing expanded duties and  responsibilities, and    WHEREAS, IURA management recommends a salary increase for the position of $2,500 to reflect  expanded job duties, and     WHEREAS, the adopted 2015 IURA budget includes $5,000 for merit‐based bonuses and/or raises,  and    WHEREAS, the IURA Governance Committee reviewed this matter at their November 18, 2014  meeting and recommends the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the attached Contracts Monitor job description, dated  November 21, 2014, which included expanded duties, and be it further     RESOLVED, the authorized annual 2015 salary for Contracts Monitor position be increased by  $2,500, up to $47,622.77, and be it further    RESOLVED, that this resolution shall take effect for the first full payroll period in 2015.     Carried Unanimously 4‐0    E. Review of IURA Financials: November 2014  IURA Grants Summary Report  Rosario indicated several line items flagged in red on the IURA Grants Summary report represent  activities that are behind schedule (e.g., Route 13 Pedestrian Crossing).    Bohn noted that the Route 13 Pedestrian Crossing was put out for bid in late November 2014, with  bids received in December 2014.  The contract was awarded and the first phase of the project is  targeted for launch on 3/1/15.  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 10 of 19  Bohn explained that the Emergency Domestic Violence Shelter Rehab project only recently  submitted an invoice, but that project is now moving forward.  The Southside Gym Acoustics project  will also be moving forward within the next month (after some delays created by recent design  changes), with Truame taking over direct oversight of the project.      Bohn noted the Ithaca Skatepark Renovation project is a City Engineering Division project, which  was intended to be put out for bid in October 2014, but which will now take place in mid‐Winter  with the hope of getting more competitive bids.  Farrell asked if there were any way the project  could be scaled down, to expedite the process.  Bohn replied some elements could conceivably be  reduced.      Loan Repayments Report  Rosario reported there are a handful of recalcitrant loan payments.  Bohn added that two of them  are actually on today’s agenda for discussion and possible action.  Bohn noted that The State  Theatre intends to be current by the end of the calendar year.  The Art and Found is also behind, for  the first time.  Sunny Days only recently became delinquent, the result in a glitch in the process  which is being worked through.  Both The Argos Inn and Diane’s Downtown Auto are now current.    Farrell observed that it seems pretty soon in its lifecycle for Sunny Days to slip in its payments.   Bohn replied he is not yet sure why it slipped.    Rosario remarked that some concerns were expressd at the GC meeting about INHS land trust  properties not being taxed at their original property value.  They are being taxed considerably  higher in some cases (e.g., INHS properties on Corn Street), resulting in many homeowners being  burdened with unaffordable taxes.  The original assumption was that those increases would be kept  below a certain threshold; however, there is no way INHS can guarantee that.  So it is not clear the  current INHS model can succeed, if property tax assessments are being conducted at market value  for those properties.  Rosario indicated INHS is considering a couple of potential approaches to  address the issue, one of which would go before Common Council.      Bohn explained that the core issue is that the owners cannot re‐sell their properties, so they are  assessed at market value.  Five years later, for example, the property value may have increased by  $30,000 and the property owner obligated to pay something like an extra $200/month.    Farrell remarked it does not seem like a fair process, if the price restriction is actually being written  in the deed.    Myrick noted that it is peculiar the County Assessment Office does not understand the situation.      Farrell observed that the prices of neighboring properties also play into the process and contribute  to the problem.    Bohn responded that part of the County’s argument is that INHS could conceivable release the deed  restriction, if it chose.  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 11 of 19    F. Committee Chairperson Report  None.    VI. Other New/Old Business  A. Economic Development Financing Policy: Proposed Amendments  1. Policy Regarding Not‐for‐Profit Borrowers   Bohn explained that HUD highlighted this particular issue in its most recent monitoring report.   Under CDBG regulations, proceeds from a CDBG loan to a for‐profit entity can be used for virtually  any legitimate business purpose, including working capital and equipment; however, non‐profit  entities can only use funds for certain uses (e.g., real property investments).  They cannot use them  for inventory or movable furnishings.  The proposed new language essentially reflects existing  Federal regulations.     Bohn noted that the Finger Lakes ReUse Center is another IURA beneficiary that would need to re‐ classify its project as physical infrastructure improvements, which seems as though it should work  out.    Graham moved, seconded by Rosario:    Amend IURA Economic Development Financing Policy Regarding Not‐For‐Profit Borrowers    WHEREAS, HUD‐Buffalo conducted a monitoring review of CDBG on July 22‐23, 2014 on the  economic development activities resulting in no findings and one concern, and    WHEREAS, HUD‐Buffalo recommends revising the IURA Economic Development Financing policy to  address the difference in eligibility classification between a for‐profit and not‐for‐profit applicants,  and    WHEREAS, at their October 28, 2014 meeting the Economic Development Committee discussed this  matter and recommended the following; now, therefore, be it,    RESOLVED, that the IURA hereby amends its IURA Economic Development Policy Guidelines and  Operating Plan, which governs IURA economic development financial assistance programs, to read  as follows at section 2.3:     2.3 Eligible Uses of IURA Funds. The use of IURA funds must be eligible pursuant  to the Federal regulations governing the CDBG program if CDBG funds are to be  utilized for any portion of the IURA financing. CDBG funds may be used for the  following activities:  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 12 of 19    (a) Private for‐profit entities: IURA funds may be used for any  justifiable business purpose including, but not limited to fixed  assets, current assets including inventory and accounts receivable,  permanent working capital, acquisition of land and/or buildings,  and for costs related to micro‐enterprise start‐ups.    (b) Not‐for‐profit entities: IURA funds may be used for commercial or  industrial improvements, including acquisition, construction,  rehabilitation, or installation of commercial or industrial buildings  or structures and other related real property equipment and  improvements, including railroad spurs or similar extensions.    Carried Unanimously 4‐0    2. Maximum Loan Amount: Priority Business Loan Fund (PB‐LF)   Bohn explained that the PB‐LF is targeted for the downtown core and includes a list of 15 funded  activities.    Farrell asked how many PB‐LF loans have been made to targeted businesses.  Bohn replied, five  (e.g., The State Theatre, the Bandwagon Brew Pub, Lot 10).  The focus tends to be on identifying  businesses that are most likely to significantly increase downtown foot traffic.      Farrell remarked that it seems peculiar that restaurants and similar businesses seem to  disproportionately benefit from the program, rather than retail businesses, which tend to have the  greater need.  She also noted it seems peculiar the downtown core would benefit from larger loans  than other areas of the city.  Bohn responded that all the loans would continue to be required to  pass the public benefit test.    Rosario moved, seconded by Graham:    Priority Business Loan Fund (PB‐LF) ― Revise Maximum Loan Amounts    WHEREAS, the Priority Business Loan Fund (PB‐LF) targets a list of desired businesses to attract to  the downtown core, and     WHEREAS, current policy establishes a maximum loan amount of $150,000, and     WHEREAS, the scale of some of the desired downtown businesses require financing in excess of  $150,000, and     WHEREAS, the CD‐RLF and PB‐LF jointly have available over $750,000 in funds to be loaned, and    WHEREAS, IURA staff recommend increasing the PB‐LF maximum loan amounts by $100,000, and  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 13 of 19    WHEREAS, all PB‐LF loans must satisfy the CDBG public benefit test which generally requires at  least one employment opportunity generated per $35,000 of loan assistance, and    WHEREAS, at their October 28, 2014 meetings the Economic Development Committee discussed  this matter and recommended the following; now, therefore, be it,     RESOLVED, that the IURA hereby amends its IURA Economic Development Policy Guidelines and  Operating Plan, to establish the maximum loan amounts for the Priority Business Loan Fund as  $250,000.    Carried Unanimously 4‐0    3. Maximum Loan Amount: Community Development Revolving Loan Fund (CD‐RLF)   Bohn reported that the Economic Development Committee concluded that the $50,000/$100,000  funding limit falls short of many people’s needs.  (The IURA has even had potential applicants search  for funds from other sources, as a result of the cap.)  There has also been an inevitable increase in  project costs over time.  CD‐RLF beneficiaries would still need to pass the public benefit test.  CD‐RLF  funds can be used anywhere in the city.    Farrell asked if a not‐for‐profit could qualify.  Bohn replied, yes, as long as it would be for a loan and the  funds would be used for eligible categories.    Rosario moved, seconded by Farrell:    CD‐RLF ― Revise Maximum Loan Amounts    WHEREAS, the Community Development Revolving Loan Fund (CD‐RLF) is the IURA’s primary  program to finance economic development activities that create employment opportunities and  expand business activity within the City of Ithaca, and     WHEREAS, the CD‐RLF is intended as a gap financing product, to close the financial “gap”  between the total project cost and the amount of equity and conventional financing raised by the  business, and    WHEREAS, CD‐RLF policies currently establish the following maximum loan amounts:  • Retail businesses: $50,000;  • Non‐retail businesses: $100,000, and    WHEREAS, capital needs of businesses frequently exceed the current maximum loan amounts,  limiting the effectiveness of the CD‐RLF, and  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 14 of 19    WHEREAS, the Economic Development Committee recently recommended increasing the  maximum loan amount for the Priority Business Loan fund (PB‐LF) program from $150,000 to  $250,000, and    WHEREAS, the CD‐RLF and PB‐LF jointly have available over $750,000 in funds to be loaned, and    WHEREAS, IURA staff recommend increasing the CD‐RLF maximum loan amounts by $50,000, and    WHEREAS, all CD‐RLF loans must satisfy the CDBG public benefit test which generally requires at  least one employment opportunity generated per $35,000 of loan assistance, and    WHEREAS, at their December 11, 2014 meetings the Economic Development Committee  discussed this matter and recommended the following; now, therefore, be it,     RESOLVED, that the IURA hereby amends its IURA Economic Development Policy Guidelines and  Operating Plan, to establish the following maximum loan amounts for the Community  Development Revolving Loan Fund:   • Retail businesses: $100,000  • Non‐retail businesses: $150,000    Carried Unanimously 4‐0    B. Time Extension for Downtown Construction Loan Guarantee Program (Project #9 CDBG 2013)  Bohn reported that Tompkins Trust Company (TTC) extended its downtown construction loan program  and would like to ensure the IURA would still provide its guarantee offer.  Loan applicants would still  need to pass TTC underwriting standards and fall within the low‐ to moderate‐income category.  The  IURA guarantee would only be necessary in cases of insufficient collateral.  TTC has issued five loans, so  far.  The program would be extended through the end of 2015.      Farrell moved, seconded by Rosario:    Downtown Construction Loan Guarantee Program ― Time Extension    WHEREAS, the IURA committed $100,000 of CDBG funds in the 2013 Action Plan to provide a  partial guarantee to Tompkins Trust Company (TTC) for loans to downtown businesses negatively  impacted by the Commons reconstruction project, and    WHEREAS, the schedule for completion of the Commons reconstruction project has been extended  to 2015, and    WHEREAS, TTC has committed to extend the program for approximately 12 additional months, and  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 15 of 19    WHEREAS, at their December 11, 2014 meetings the Economic Development Committee discussed  this matter and recommended the following; now, therefore, be it,    RESOLVED, that the IURA hereby extends the term of the Downtown Construction Loan Guarantee  program (project #9, CDBG 2013) to 12/31/15 thereby making qualified loans issued by TTC prior to  12/31/15 eligible for a partial guarantee under the program.    Carried Unanimously 4‐0    C. Community Lending Projects  1. Request for Loan Modification: e2e Materials, Inc.   Bohn reported that the Economic Development Committee has been closely following e2e’s  progress through shareholder reports and other information.  e2e has already stopped its interest‐ only payments.  It is requesting the loan be mofified to allow repayments of $1,500/month, which  the Economic Development Committee approved.  This would allow e2e to begin chipping away at  its principal.    Rosario moved, seconded by Farrell:    3rd Modification to e2e Materials, Inc. Loan (CD‐RLF #27)    WHEREAS, on November 5, 2014, e2e Materials, Inc. requested a 3rd loan modification to revise  the repayment terms on the IURA loan, and    WHEREAS, on November 22, 2011 the IURA issued a $100,000 loan to e2e Materials, Inc. (e2e)  for machinery and equipment to establish a prototyping facility for production of molded  biocomposites located at 239 Cherry Street, Ithaca, NY, and    WHEREAS, the 5‐year loan bears a 9% interest rate and provided an 2‐year interest‐only period  and monthly payments due to amortize the loan balance over the remaining 3‐year period, and    WHEREAS, on March 21, 2013 the IURA approved loan modification to extend the interestonly  payment period for an additional 12 months ending on March 30, 2014, and    WHEREAS, on March 27, 2014 the IURA approved a second loan modification to extend the  interest‐only payment period for an additional 6 months at $937/month, and    WHEREAS, on November 1, 2014 the loan reverted back to principal and interest payments of  $3,180/month, and    WHEREAS, e2e is a pre‐revenue company working to monetize its proprietary technology, and  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 16 of 19    WHEREAS, e2e requests a revised flat monthly loan payment of $1,500/month to pay interest  and pay down approximately $600/month in principal, and    WHEREAS, the IURA loan is secured by a 1st security interest in machinery and equipment that is  shared with Tompkins County Area Development(TCAD), which provided e2e with $125,000 of  loan financing, and    WHEREAS, TCAD authorized an extended interest‐only period through March 2015, and    WHEREAS, e2e has satisfied IURA job creation requirements is current on the IURA loan that had  an outstanding principal balance of $90,170.22 as of October 31, 2014, and    WHEREAS, at their December 11, 2014 meeting, the IURA Economic Development Committee  considered this matter and recommended the following, now, therefore be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves a 3rd modification of the loan to e2e Materials, Inc.  (CD‐RLF #27) to revise the required loan repayment to $1,500/month through October 31, 2015,  which payment will fully cover interest expenses and approximately $600 of principal  repayment, and be it further    RESOLVED, the above temporary loan modification is contingent upon continued submission of  shareholder reports to the IURA no less than quarterly.    RESOLVED, that the IURA Chair, upon the advice of IURA legal counsel, is authorized to execute  all necessary and appropriate documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 4‐0    2. Amendment to Promissory Note: The Lofts at Six Mile Creek, LLC (Cayuga Green Parcel D)  Bohn reported that a technical loan repayment issue emerged with The Lofts at Six Mile Creek and  its promissory note.  The promissory note indicated the first full payment is due to the IURA on the  day the loan closed.  As a result, if the borrower does not make payment by the first of month, it  will be considered late.  Bohn recommended modifying the promissory note.    Farrell moved, seconded by Graham:    Technical Amendment to Promissory Note with   The Lofts at Six Mile Creek, LLC (Cayuga Green Project, Phase IIB – Parcel D)    WHEREAS, on April 23, 2014 the IURA conveyed sale of parcel D of the Cayuga Green project (tax  parcel # 81.‐2‐4) 217 S. Cayuga Street) to The Lofts at Six Mile Creek, LLC to construct a 45‐unit  apartment building, and   IURA Minutes  December 18, 2014  Page 17 of 19    WHEREAS, a $260,000 promissory note was executed between the IURA and The Lofts at Six Mile  Creek, LLC, and    WHEREAS, the terms of the promissory note require full monthly payments to amortize the debt  over 15 years beginning May 1, 2014, whereby the borrower is required to make payments at the  beginning of the term, one month in advance of interest accruing, and     WHEREAS, IURA legal counsel confirms that the promissory note terms are unconventional and  repayment terms in promissory notes on all other IURA loans require principal and interest  payments due monthly beginning after the first month of issuance of the loan, and     WHEREAS, the IURA servicing agent indicates that according to the promissory note language,  failure by the borrower to make payment by the first of each month will result in the payment  being late and incurring penalties, and    WHEREAS, at their October 28, 2014 meeting the Economic Development Committee discussed  this matter and recommended the following; now, therefore, be it,     RESOLVED, that the IURA hereby authorizes amending the promissory note with The Lofts at Six  Mile Creek, LLC  to revise the loan repayment schedule to retroactively reset the due date for the  first full monthly payment due June 1, 2014 rather than May 1, 2014, and extend the term of the  loan by one month, and be it further    RESOLVED, that the Director of Community Development is authorized to implement this  resolution.     Carried Unanimously 4‐0    3. Amendment to Repayment Schedule: Bandwagon Brewery, LLC (PB‐LF #3)  Bohn explained that the Bandwagon Brew Pub is in an unusual situation.  It has a $40,000 loan,  which it has paid all but $11,000 of.  Current IURA records indicate the Bandwagon Brew Pub is two  months late, while M&T Bank records state it is current.  Some prior payments that were received  after the first of the month were apparently applied to the interest due, rather than the principal, so  M&T Bank considers the loan current.  M&T Bank is correct in stating that the Bandwagon Brew Pub  is current on its interest, but has confirmed that they are behind on its principal payments.  M&T  Bank has indicated it is willing to reverse the way it has applied the payments; or the IURA can  consider extending the loan schedule an extra two months, which would be Bohn’s  recommendation.  Bohn added the proposed action would only be a technical amendment, since it  would only be extending the payment schedule two months, and not changing the fundamental  terms of the loan.  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 18 of 19    Rosario moved, seconded by Graham:    Technical Amendment to Repayment Schedule for Bandwagon Brewery, Inc. (PBLF #3)    WHEREAS, on April 29, 2010 the IURA issued a 5‐year, $40,000 loan to Bandwagon Brewery, LLC  (Bandwagon) as part of a projected $177,000 project to establish a brewpub restaurant at 114 N.  Cayuga Street and create at least six FTE jobs, and    WHEREAS, Bandwagon has created at least six FTE jobs, of which at least 51% are held by low‐  and moderate‐income persons, and    WHEREAS, as of September 30, 2014 the loan balance is $11,336.63, and    WHEREAS, according to IURA financial records, Bandwagon is two months delinquent on loan  repayments according to the amortization schedule established at issuance of the loan, and    WHEREAS, according to IURA loan servicing agent, M&T Bank, the loan is current, and    WHEREAS, after conducting significant investigation by the IURA Accountant, M&T Bank agrees  that Bandwagon is two months delinquent on principal payments though they are current on  interest payments, and    WHEREAS, it appears that M&T Bank applied late payments received in 2013 towards accrued  interest and less towards principal payments resulting in the discrepancy, and    WHEREAS, both the IURA and M&T agree that Bandwagon has made 38 principal payments as of  September 30, 2014, whereas the original amortization schedule requires 40 principal payments  to have been made as of September 30, 2014, and    WHEREAS, based on payments statements delivered to the borrower by M&T Bank, Bandwagon  believes they are current on the IURA loan, and    WHEREAS, the repayment discrepancy may be corrected by either (1) reapplying loan payments  received by M&T Bank to show the borrower is two months late, which will result in late fees due  if the borrower does not make a triple payment at the next monthly due date, or (2) the IURA  could extend the term of the loan by two months to ensure full payment of the outstanding  principal, and    WHEREAS, at their October 28, 2014 meeting the Economic Development Committee discussed  this matter and recommended the following; now, therefore, be it,  IURA Minutes  December 18, 2014  Page 19 of 19    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes extension of the amortization period by two months  on the IURA loan issued to Bandwagon Brewery LLC allowing the borrower to retire the debt in  full upon making 60 principal payments.  Carried 3‐1, Graham abstaining    VI. Other New/Old Business    A. IURA Chairperson Report  None.    B. Common Council Liaison Report  McCollister reported the new Historic Preservation Planner was just hired; and Liz Vance was promoted  to Ithaca Youth Bureau Director.  She also noted that Common Council may be revising the Community  Investment Incentive Tax Abatement Program (CIITAP).  The current version may have been over‐ simplified in the last round of revisions.     C. Staff Report  Bohn noted that in today’s meeting packet IURA board members will find the Economic  Development Performance Indicators report, which is generally good, except the Living Wage and  Job Training and Placement goals.  The Job Training and Placement goal could possibly be improved,  at least in part, by requiring reports from grantees showing job placements.  The IURA has  historically not required any reporting beyond simple completion of a program.  Truame added that  in the next round of grants those contracts will be set up differently.    D. Next meeting Date: 8:30 AM, Thursday, January 22, 2014    VII. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 10:15 A.M.  — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.