Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2014-05-29Approved: 6/26/14  108 East Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax) MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  4:00 P.M., Thursday, May 29, 2014    Members: Svante Myrick, Eric Rosario, Chris Proulx, Karl Graham, Tracy Farrell  Excused: Ellen McCollister (Common Council Liaison)  Staff:  Nels Bohn, Lynn Truame, Charles Pyott  Public: None.  Guests: None.    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 4:06 P.M.    II. Agenda Additions/Deletions  Bohn noted that the potential executive session agenda item no longer needs to be discussed  in executive session as the INHS land acquisition of the former Neighborhood Pride site has  been made public by a recent news release.       III. Public Comment  None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: March 20, 2014, March 27, 2014, & March 31, 2014  Farrell moved, seconded by Proulx, to approve the March 20, 2014, March 27, 2014, and March  31, 2014 meeting minutes, with no modifications.    Carried Unanimously 5‐0    V. Neighborhood Investment Committee (NIC)  A. Request from Community Housing of Ithaca, Inc. (CHI) to Authorize Lease Agreement with  Rescue Mission Alliance of Syracuse, NY to Operate Homeless Emergency Shelter Located at 618  W. State St. (Project #7, 2006 CDBG)  Farrell noted the IURA has invested money in the project, which used to be operated by the  Red Cross, and it is required to approve any new agreements.  Farrell asked Bohn about the  receipt of the delinquent annual 2013 reporting by June 9, 2014.  Bohn replied that the report  has not yet been received; however, CHI did indicate it would definitely be received by the due  date.  IURA Minutes  May 29, 2014  Page 2 of 9    Myrick observed that ever since the Rescue Mission took over the program the average  occupancy rate has tripled.  The Rescue Mission appears to have a more proactive operating  style.  It is also not quite as strict with admissions as the Red Cross had been.  It approaches  housing requests on a case‐by‐case basis.    Farrell moved, seconded by Rosario:    618 W. Court Street ― Approval of Lease Agreement   Between CHI, Inc. & The Rescue Mission    WHEREAS, Community Housing of Ithaca, Inc., (the Borrower) received $350,000 in  Community Development Block Grant funds through the 2006 HUD Entitlement Program for  the rehabilitation of the property at 618 West State Street to create a 16‐bed emergency  homeless shelter, 6‐bed Single Room Occupancy facility, and day‐services center for the  homeless, and    WHEREAS, operational requirements of the deferred CDBG loan requires staffing of a on‐site  facility manager who shall provide overnight, on‐site, facility management from  mid‐afternoon to sunrise seven days a week, 365 days a year; and    WHEREAS, in 2011 the IURA approved a modification to the use of the building to a 9‐bed  emergency homeless shelter and a 15‐bed Single Room Occupancy facility, and    WHEREAS, the award of funds was conditioned upon the execution of a lease agreement  between the Borrower and the American Red Cross (ARC) for the operation of the project  property in the manner described above, and    WHEREAS, the term of the Loan Agreement between the IURA (the Lender) and the  Borrower has not yet expired, and    WHEREAS, if, during the term of the loan, the lease between the Borrower and the ARC  should be terminated or should expired and not be renewed, the Borrower is required to  immediately repay the higher of the entire outstanding principal balance of the Note, and  any accrued interest, OR, the current market value of the project property less any portion  of the value attributable to the expenditure of non‐CDBG funds for the acquisition of pr  improvement to the project property, and    WHEREAS, at the Lender’s sole discretion, the Lender may modify the above requirement if  the Borrower has secured the Lender’s approval of a Lease Agreement with another  organization delivering the same services as described in the Loan Agreement, in a manner  to cause no interruption of services, and  IURA Minutes  May 29, 2014  Page 3 of 9    WHEREAS, the Borrower has requested the Lender’s approval of a Lease Agreement with  The Rescue Mission of Syracuse, Inc., to operate the project property as described in the  loan agreement, and    WHEREAS, the primary objective of the Ithaca Urban Renewal Agency for this project is to  provide emergency shelter, SRO housing, and day‐service facilities for the homeless, and    WHEREAS, the Neighborhood Investment Committee reviewed this request at their meeting  on May 9, 2014, and recommended the following, now, therefore be it    RESOLVED, that the Ithaca Urban Renewal Agency hereby approves the transfer of the Lease  Agreement for 618 West State Street from the American Red Cross to The Rescue Mission of  Syracuse, subject to receipt of delinquent annual 2013 reporting by June 9, 2014, and be it  further    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, subject to advice of IURA legal  counsel, to execute any and all necessary documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 5‐0    B. Proposal to Conduct Fair Housing Choice Analysis of Impediments, Tompkins County Office of  Human Rights (OHR)  Farrell explained there would be three parts to the survey process: the standard survey; an  effort to target special groups; and a call and a face‐to‐face visit.  She referred IURA members  to the draft survey.  She noted a higher proportion of survey recipients would be city residents  (60%‐40%).      Farrell remarked she did have a couple of concerns about the survey.  For example on page 1,  in part 2, she could not select the most important consideration for picking a place to live as a  locational choice is often a result of multiple factors.  In question 16, it asks whether “[…] you  or anyone you know experienced discrimination […]”.  She was concerned that the list included  Section 8 recipients, which is not an expressly identified protected category.  She had assumed  all the items in that question would have had to be protected categories.  It is an important to  know if Section 8 recipients are discriminated against in housing, but it should be its own  separate question.      Farrell raised a couple of other technical errors for the survey to function correctly.    Farrell noted that any other comments or suggestions should be directed to Bohn.  She noted  4,000 surveys would be mailed.  The goal is to obtain a 10% response rate.  IURA Minutes  May 29, 2014  Page 4 of 9    Bohn added that there would also be an online version of the survey.  He explained that the  4,000 mailed surveys would be sent out randomly; however, a shorter survey would be  targeted for people who work with the people in the categories, and the responses would be  kept separate.    Farrell remarked she is also a little concerned with privacy issues, so she hopes a secure  method would be used.  She asked Bohn if a decision was reached about giving survey  respondents some kind of reward or incentive.   Bohn replied that was considered but decided  that the resources would be better utilized for follow‐up efforts with non‐respondents.    Rosario observed that the survey would be in English.  He asked how OHR expects to get  information from non‐English speaking populations.  Bohn replied that would probably be done  through the direct outreach component of the initiative.  He knows that Tompkins County  Director of Human Rights Karen Baer is committed to a number of different ways to perform  direct outreach and she recognizes the language barrier would be a impediment.    Farrell moved, seconded by Graham:    Contract for Completion of Fair Housing Choice Analysis of Impediments Survey    WHEREAS, the City of Ithaca is subject to the requirements of the US Department of Housing  and Urban Development (HUD) Entitlement Program, and    WHEREAS, one such requirement is certification that the City is Affirmatively Furthering Fair  Housing (AFFH), and    WHEREAS, the development of an Analysis of Impediments to Fair Housing (AI) and  corresponding Action Plan are required for this certification, and    WHEREAS, the Tompkins County Office of Human Rights (OHR) has submitted a Fair Housing  Choice Proposal to the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) to complete, on a contract  basis, the required AI, in a form acceptable to HUD, including the following: 1) Fair Housing  Choice Survey, 2) Fair Housing Testing Program, 3) data collection and analysis, and 4) a final  Analysis of Impediments to Fair Housing Choice, and    WHEREAS, OHR will gather information both within the City of Ithaca and in the surrounding  area of Tompkins County, with a 60/40 emphasis on the City, an approach which has been  approved by HUD, and    WHEREAS, as a result of this approach the County will share in the cost of preparing the AI,  and   IURA Minutes  May 29, 2014  Page 5 of 9    WHEREAS, the completion of an AI on a contract basis is an eligible activity for the use of  CDBG/HOME Administration Funds, and    WHEREAS, the 2014 IURA Recommended Action Plan includes $135,108 in CDBG  Administration funds and $44,177 in HOME Administration funds, and    WHEREAS, the cost of the Fair Housing Choice Proposal, as submitted, will be divided  between the City of Ithaca and Tompkins County, with the City’s share of that cost being  $17,670, and    WHEREAS, the Neighborhood Investment Committee reviewed the Fair Housing Choice  Proposal submitted by OHR at their meeting on May 9, 2014, and recommended the  following, now, therefore be it    RESOLVED, that the Ithaca Urban Renewal Agency hereby approves the acceptance of the  Fair Housing Choice Proposal submitted by OHR to conduct the required survey and analysis  and prepare the final AI report in substantially the form described at a cost of $17,760, and  be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, subject to advice of IURA legal  counsel, to execute any and all necessary documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 5‐0    C.  Committee Chairperson Report  None.    (Bohn noted that the Economic Development Committee and Governance Committee did not  meet this month.)    VI. Other New/Old Business  A. Cayuga Green Project ― TC3 Coltivare Culinary Center  1. Authorize NYSEG Utility Easement for Medium‐Pressure Gas  Bohn noted this resolution will enable Coltivare to gain medium‐pressure gas service.  NYSEG  proposes an easement through the entrance driveway to bring gas service to the Cayuga  Garage building.  Bohn recommended granting the request to help the project keep moving  forward.    Rosario asked what the reference to “non‐exclusive” means.  Bohn replied that simply means  that the IURA could establish additional easements within the same boundaries of the  easement granted to NYSEG.   IURA Minutes  May 29, 2014  Page 6 of 9    Farrell moved, seconded by Rosario:    Cayuga Green ― Approve a Non‐Exclusive Utility Easement to NYSEG Across Parcel ‘A’  to Facilitate TC3 Coltivare Culinary Center Project    WHEREAS, the TC3 Foundation, Inc. (TC3) is subleasing 16,000 square feet of the ground  floor of the Cayuga Garage (tax parcel #81.‐2‐1) to develop the Coltivare culinary center  including 10 cooking stations, and    WHEREAS, the culinary center requires access to medium pressure natural gas not currently  available to the building, and    WHEREAS, TC3 has requested New York State Electric & Gas Corporation (NYSEG) to extend  medium pressure natural gas service to the Cayuga Garage building, and    WHEREAS, NYSEG proposes to deliver upgraded natural gas service via the shared vehicular  access way located between the Tompkins County Public Library and the Cayuga Garage  building, which is located on Parcel A (tax parcel #81.‐2‐1) owned by the IURA, and     WHEREAS, to provide requested natural gas service to Coltivare, NYSEG requests that the  IURA grant a nonexclusive 15‐foot wide easement for installation of a natural gas line on  parcel ‘A’; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, subject to review by IURA legal  counsel, to execute an easement agreement to grant a nonexclusive 15‐foot wide easement  to NYSEG for installation of a natural gas line across the northern portion of Parcel ‘A’ (tax  parcel # 81.‐2‐1).      Carried Unanimously 5‐0    2. Authorize Agreement for Grease Trap in City Right‐Of‐Way  Bohn explained that Coltivare will have 10 cooking stations and needs to have way to manage  all the resulting grease.  This is often done through back alleys, but there is unfortunately no  feasible way to do that in this case; so Coltivare has applied to the City for permission to install  a grease trap under the Cayuga Street sidewalk.  It would be constructed to be durable enough  to have sidewalk snowplows and other heavy vehicles pass over it.  There would be a manhole‐ like cover over it.  The application was submitted to the Board of Public Works, which approved  it, subject to a legal agreement for establishing an escrow account for the City to pump the  grease trap out and/or clean it, should the need ever arise, as well as termination clauses.   Bohn noted this appears to be the only practical way to handle the problem and it is the most  viable location to connect to the gravity sewer system given the elevation of the municipal  system.  As owner of the real estate under the Cayuga Street Garage, the IURA is the entity the  City needs to work with.  It is important to resolve the issue for Coltivare to move forward.  IURA Minutes  May 29, 2014  Page 7 of 9    Farrell asked how often the grease trap would be pumped out.  Bohn replied these things are  routinely done on a monthly basis, although it would depend on the usage.  Those are the kinds  of details the City Attorney’s Office wants to identify in the agreement with consultation from  Engineering and Building divisions.    Graham asked if part of the agreement would be that the pumping process would be carried  out during reasonable hours.  Bohn replied that is the usual practice, although he is not  absolutely certain if that is expected to be part of the formal legal agreement, as existing and  proposed noise regulations may better address nuisance noise issues.     Bohn noted that staff has also asked if the grease trap would impact any trees.  It is still waiting  to find out.    Rosario noted that he understands the constraints associated with the proposal; however, it  does seem unusual to have it in such a prominent location.    Graham noted it seems like the kind of thing that has the potential to go wrong.     Graham moved, seconded by Farrell:    Cayuga Green ― Authorize an Agreement for Installation of Grease Trap on City Property  to Facilitate TC3 Coltivare Culinary Center Project    WHEREAS, the TC3 Foundation, Inc. (TC3), as tenant of property located in the Cayuga Street  parking facility owned by the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA), will construct a 16,000 SF  culinary center, and    WHEREAS, the operation of the culinary center will require that a grease trap be installed  within the City right‐of‐way under the sidewalk on the 200 block of South Cayuga Street, and    WHEREAS, TC3 has requested permission for installation of the approximately 40 SF grease  trap in the City right‐of‐way, and    WHEREAS, the use of City property requires execution of an agreement with the property  owner, and    WHEREAS, the IURA master leases the entire commercial ground floor of the Cayuga Garage  facility to Cayuga Green II, LLC, (Master Lessee) who in turn has subleased space to the TC3  Foundation, Inc. (Tenant) for the culinary center, and    WHEREAS, the IURA supports development of the TC3 Coltivare culinary center, and  IURA Minutes  May 29, 2014  Page 8 of 9    WHEREAS, on May 19, 2014 the City of Ithaca Board of Public Works considered a resolution  to authorize an agreement between the City of Ithaca, the IURA, the Master Lessee and the  Tenant to authorize use of City property for installation and maintenance of a grease trap  and include safeguards to ensure proper maintenance and cleanliness of the grease trap;  now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, subject to review by IURA legal  counsel, to execute an agreement drafted by the City Attorney’s Office to authorize  installation and maintenance of the grease trap on City property for the TC3 Coltivare  culinary center project.       Carried Unanimously 5‐0    B. Review of IURA Financials: April 2014  Bohn reported there has not been much change in the spend‐down ratio.  Projects continue to  be steadily moving forward.  Everything appears to be in pretty good order.    Farrell asked about the status of the Skatepark Renovation project.  Bohn replied that it is a City  Capital Project being managed by the Engineering Division.  IURA staff has submitted a  Memorandum of Understanding to them and is waiting to resolve the final details.  The goal is to  have the IURA loan assistance applied towards the construction portion of the project (rather  than management fees).  It is believed it would go out to bid in late summer.      Bohn reported that architect Claudia Brenner is working on Southside Gym Acoustics project.  It  was originally assumed the project would be installed by the vendor, but it does not perform  that kind of work.  The IURA will need to actually hire the installer and will seek pricing offers  for it.    In terms of the Route 13 Pedestrian Crossings project, Bohn reported that the City engineers  have been making progress.  The railroad has agreed to the project and the construction  drawings are 94% complete  Unfortunately, the NYS Department of Transportation recently  expressed concern with its own commitment to the project (the traffic signals), since its  contractor is busier than anticipated.  Further discussion is taking place.      Regarding the Hospitality Employment Training program, Bohn reported that expenditures lag  actual implementation of the program as the program coordinator is a City employee and  vouchers to the IURA are only submitted periodically.  A voucher for that is currently being  processed.  IURA staff has asked the City Controller to verify payroll and benefit expenses,   which the IURA would then reimburse the City for.      In terms of the Downtown Construction Loan program, Bohn reported the IURA is still holding  the funds in reserve for the program, but no applications have been received.  IURA funds only  need to be held in reserve through the fall.  IURA Minutes  May 29, 2014  Page 9 of 9  Bohn reported that the Ithaca Falls Overlook Site Clean‐Up project is moving forward.  Staff is  working with Barton & Loguidice, P.C. to develop the second and final phase clean‐up.  The  next phase will involve the high point of the site.  The core problem is the steep, eroding bank  which is allowing the lead‐contaminated soils to migrate into the raceway below.  The IURA  was able to obtain additional State and EPA funds to finish the work.  Bohn believes this should  be enough to complete the source removal for the lead.  (The only disadvantage is that one  foot of elevation would be lost at the site.)    Loans  Bohn reported a couple of loans are past due.  The Argos Inn has now become current.   Neighborhood Pride has a plan in place to pay off its remaining balance.  The State Theatre has  made two payments and is now current.  The Bandwagon Brew Pub has made one payment,  but is still one payment past due.  Bohn will be contacting the owners to discuss the situation  with them.    C. IURA Chairperson Report  Myrick welcomed new Community Development Planner Lynn Truame to the IURA.    D. Common Council Liaison Report  None.    E. Staff Report  Truame reported that she is working on the 5‐Year Consolidated Plan, which is going well.  She  has been holding numerous meetings with various community members and has been  obtaining data from local service providers.     Regarding the old Neighborhood Pride site, Bohn reported that Ithaca Neighborhood Housing  Services (INHS) plans to submit a funding request to assist it with the interim financing for  acquiring the site (loan assistance for 3‐5 years, while it prepares the design plans for site).   That request would likely be made soon.  The IURA should consider which of its committees the  request should go through, since it relates to multiple IURA areas of interest.     Farrell responded that NIC could do that.    G. Next meeting Date: June 26, 2014    VII. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 5:00 P.M.  — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.