Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2014-03-31Approved: 5/29/14  108 East Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax) MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Monday, March 31, 2014    Members: Svante Myrick, Eric Rosario, Chris Proulx, Karl Graham, Tracy Farrell, Ellen McCollister  (Common Council Liaison)  Excused: None.  Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, René Funke, Charles Pyott  Public: None.  Guests: None.    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:40 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comment  None.    III. 2014 HUD Entitlement Grant ― Development of Draft 2014 Action Plan   A. 2014 Re‐Certification of Greater Ithaca Activities Center, Inc. (GIAC) as Community‐Based  Development Organization (CBDO)    Farrell moved, seconded by Rosario:    2014 IURA Designation of GIAC, Inc. as   Community‐Based Development Organization (CBDO)    WHEREAS, the Greater Ithaca Activities Center, Inc. (GIAC) seeks designation by the Ithaca  Urban Renewal Agency (IURA) as a Community‐Based Development Organization (CBDO), and     WHEREAS, the City of Ithaca has designated the IURA to administer the City’s HUD Entitlement  Program that oversees Community Development Block Grant funds awarded to the City, and  IURA Minutes  March 31, 2014  Page 2 of 10      WHEREAS, an eligible category of CDBG activities are “Special Activities by CBDOs,” that offers  certain advantages, such as exemption from the 15% expenditure cap otherwise applicable to  public service activities under certain circumstances, authorization to carry out new housing  construction (normally prohibited with CDBG funds), and discretion to allow revenue generated  by a CDBG‐funded activity to not be considered CDBG program income, and    WHEREAS, the following four tests established at CFR Title 24 §570.204 must be met to qualify  under a category of “Special Activities by CBDOs:”  1. The entity qualifies as a CBDO, including the 51% board membership test;  2. The CBDO will undertake an eligible project;  3. That the CBDO will carry out the funded activity directly or with an entity other  than the grantee;  4. That the CBDO will not carry out a prohibited activity, and    WHEREAS, a CBDO must maintain at least 51% of its governing body’s membership to be made  up of any combination of the following:  • Low‐ and moderate‐income residents of its area of operation  • Owners or senior officers of private establishments and other institutions located in  its area of operation  • Representatives of low‐ and moderate‐income neighborhood organizations located  in its area of operation, and    WHEREAS, a CBDO must have as its primary purpose the improvement of the physical,  economic, or social environment of its geographic area of operation, with a particular emphasis  on the needs of low‐ and moderate‐income persons, and    WHEREAS, the project undertaken by the CBDO must qualify as one or more of the following  project types:  • neighborhood revitalization;   • community economic development;   • energy conservation project; and    WHEREAS, at their March 14, 2014 meeting, the Neighborhood Investment Committee  compared GIAC’s application against CBDO eligibility requirements and requested additional  information to verify that Cornell Cooperative Extension – Tompkins County (CCE‐TC) qualifies  as a low‐ moderate‐income neighborhood organization operating in the GIAC service area to  qualify a CCE‐TC representative on the GIAC Board to achieve the 51% CBDO Board composition  requirements, and  IURA Minutes  March 31, 2014  Page 3 of 10    WHEREAS, additional information has been received that satisfactorily substantiates the LMI  neighborhood organization status of CCE‐TC based on the numerous programs they sponsor  that focus on improving the physical, economic, or social environment in the GIAC service area,  with a particular emphasis on the needs of low‐ and moderate‐income persons; now, therefore,  be it     RESOLVED, that the IURA determines that Greater Ithaca Activities Center, Inc. meets the  requirements for eligibility as a CBDO, and be it further    RESOLVED, that the GIAC‐proposed Hospitality Employment Training Program and the Gateway  Local Diverse Suppliers activities qualify as an eligible CBDO community economic development  project(s), and are therefore exempt from the 15% CDBG expenditure cap on Public Services,  and be it further     RESOLVED, that the IURA hereby renews its designation of Greater Ithaca Area Activities  Center, Inc. as a Community‐Based Development Organization (CBDO) and finds their  Hospitality Employment Training Program and the Gateway Local Diverse Suppliers activities as  eligible for 2014 CDBG funding under the category of “Special Activities by CBDOs.”    Carried Unanimously 5‐0    B. Development of Draft 2014 Action Plan    1. Housing  • Community Housing Trust New Construction ― Ithaca Neighborhood Housing Services  (INHS)   • Homeowner Rehab 2014 ― INHS   • Mini‐Repair Program 2014 ― INHS   • Security Deposit Assistance Program ― Catholic Charities   • Housing Scholarship Program ― The Learning Web   • Housing First ― Tompkins Community Action      Bohn presented staff recommendations for funding in the housing category.  He noted the  Mini‐Repair Program is an effective program, but is the only proposed housing project that is  eligible only from CDBG funds.   Additionally, the program delivery component for the housing  Security Deposit Assistance program and the service component of the Housing First project  are not eligible for HOME funding, but are eligible under the Public Service category for CDBG  funding.    Bohn noted it may make sense to establish a performance‐based pay‐out system for the  Community Housing Trust New Construction project, since INHS is asking for a developer fee  and INHS is in the process of undertaking several large‐scale projects over then next 12 months.   In this way, the IURA could ensure there would be financial repercussions for not completing it  Approved: 5/29/14  on time.  Given the number of projects INHS is responsible for, this would encourage INHS to  move the IURA’s own projects up on its priority list.  INHS is asking for full‐funding to construct  9 units, split between HOME (the traditional source) and the NHI Bond Fund.  Employing the  HOME funding portion would permit completion of the 402 South Cayuga Street project and  allow INHS to move forward with its projects without having to wait until September.  Bohn  noted it will be important not to rely too much on the NHI Bond Fund to fund projects that  would otherwise be funded with CDBG funds, as next year only a modest amount of NHI Bond  Funds will be available.   He suggested scaling the Homeowner Rehab program down from 6 to  4 units due to funding constraints.  INHS has agreed to scaled‐down funding in the past.      As a general rule, Rosario remarked, it makes sense to fund fewer projects to impose less of an  administrative burden on IURA staff.  Bohn observed that Public Services programs generally  represent the single greatest administrative burden on IURA staff.    Proulx observed the Housing Trust Fund currently benefits from the contributions of the City  and Cornell University.  That may not always be the case, however, so it will be important to  continue to identify ways to leverage IURA funding for future projects.    Farrell asked Graham how he would respond to Bohn’s Housing category funding  recommendations.  Graham replied his only questions would be about the Housing Scholarship  Program and Housing First Program.  He assumes any complications associated with those two  programs are not the fault of the program sponsors.  Bohn replied, that is correct; it is more a  function of the regulations involved.    Farrell remarked the Learning Web has performed well for many years and has accumulated  considerable experience.  While it has exhibited some problems in its reporting accuracy and  timeliness, that is no longer the case.  She noted she does not foresee encountering any  problems with Tompkins Community Action, even though it is a new applicant.     (Graham departed at 9:04 a.m.)    2. Economic Development  • Economic Development Loan Fund (IURA Program Income)   • Hospitality Employment Training Program ― Greater Ithaca Activities Center (GIAC)   • Gateway to Local Diverse Suppliers ― GIAC   • Business CENTS ― Alternatives Impact   • Community ReUse & Training Center ― Finger Lakes ReUse   • Work Preserve Job Training Program ― Historic Ithaca     Bohn recommended funding all Economic Development applications, except the Gateway to  Local Diverse Suppliers Project, in order to ensure enough funding for as many of the Public  Services applications as possible.  Not funding the Gateway to Local Diverse Suppliers Project  would avoid locking the IURA into a future funding commitment that may be difficult to  continue in future years given declining resources.  The other Economic Development  applications also appear to have the greatest potential to move to financial independence.    IURA Minutes  March 31, 2014  Page 5 of 10    Bohn also recommended allocating $107,127.50 to the Economic Development Revolving Loan  Fund (ED‐RLF).    Bohn noted the Hospitality Employment Training Program is in its second year and appears to  have been somewhat successful.  Despite its lack of defined outcomes, he thinks it would be a  worthwhile investment to keep it fully‐funded and simply obligate the applicant to document  future outcomes.  He is recommending fully funding the Hospitality Employment Training  Program.  It is on track to lead to permanent job placements and appears to be generating good  outcomes.  The Gateway to Local Diverse Suppliers program, on the other, while good in concept,  risks forcing the IURA to get stuck into the role of sole funding source.      Myrick observed the Gateway to Local Diverse Suppliers application seems like a good  opportunity for a partnership, if the applicant could meet the IURA halfway.    McCollister noted she was struck by how much the Gateway to Local Diverse Suppliers  application seemed dependent on Cornell University’s involvement.  She is not sure how much  it would actually end up helping the wider community.    Farrell observed that Cornell University could certainly make its procurement process easier  and more transparent, which it behooves it to do.  The Gateway to Local Diverse Suppliers  application should have been better‐defined.  It is not targeted enough and definitely seems to  need more work.    Bohn remarked that the applicant primarily defines the program as a clearinghouse‐like  activity, which may not be robust enough to have the desired impact to overcome obstacles for  increased local procurement.     McCollister noted she does not see how the Gateway to Local Diverse Suppliers program would  fit into Cornell’s cost‐accounting process, given the university’s emphasis on its bottom line.    Myrick noted it would be a great opportunity to get local businesses into the Cornell purchasing  pipeline.    Rosario observed the application’s metrics for determining its success are not very detailed.     Farrell noted it would be helpful if the Gateway to Local Diverse Suppliers applicant collaborated  with Alternatives Federal Credit Union (AFCU), given what AFCU is doing with its own local  business support programs.  She would almost like to suggest that Gateway to Local Diverse  Suppliers and Business CENTS be merged into a single program.  Farrell noted a considerable  number of local businesses could in fact turn out be the lowest bidders (e.g., caterers);  however, many of them just do not have the kind of capacity necessary to pursue those  opportunities.  IURA Minutes  March 31, 2014  Page 6 of 10    Bohn reported the Economic Development Committee (EDC) is recommending against funding  Business CENTS.  Although it appears to have potential, Committee members raised numerous  questions about the application.  Bohn indicated he thinks it has enough potential to warrant  funding ― many small local businesses do struggle to access the kinds of start‐up services the  program would offer.  The subject comes up regularly, so the program would address a real  existing need; however, the particular approach described in the application may not be the  best way of addressing it.  Also, Bohn noted, the application does not provide enough  information on the professional consultants, the pricing structure, or the beneficiaries.  On the  other hand, it would not be a particularly expensive program to fund and AFCU has strong  institutional capacity.    Proulx remarked that the EDC ranked the Economic Development applications in order of  merit.  Business CENTS did not make that cut, for three principal reasons: (1) the applicant did  not provide profit and loss figures; (2) no information was provided on the bundle(s) of services  that would be provided and whether they would meaningful and flexible enough; and (3) the  application gives no indication any professionals have been lined up, or what their  qualifications would be.  As a result, the EDC recommended against funding the program.   Proulx added the application would have been stronger with a business plan that demonstrates  how the program would achieve self‐sufficiency, with precise figures, target dates, etc.    Bohn noted the Community ReUse & Training Center application is something of a ‘wild card’.   The applicant has already acquired the property through owner‐financing and with no cash  down.  As a result, the applicant will be accruing interest it will be obligated to pay in five years;  so it will need to launch a large capital campaign and/or rely on a further gift from the property  owners.  On the other hand, Finger Lakes ReUse has been very successful in creating earned  income (67% of its operations) and the project would create a least 3 jobs.  It is a triple‐bottom  line, sustainably‐oriented organization that provides all its employees a living wage.      Bohn reported that he met with Finger Lakes ReUse to obtain more information and they  believe it could support a loan payment.  When Bohn examines the organization’s finances,  however, he is skeptical that would be possible ― there are simply too many uncertainties  associated with the project.  Finger Lakes ReUse’s balance sheet is weak, with minimal assets.   Furthermore, it does not have all the funding in place for what it would take to occupy and  operate the building, for which it would need significant building renovations ($250,000‐ $300,000), as well as signage and an outside fenced‐in area for loading large items.    With these considerations in mind, Bohn figures the IURA would need to provide an initial  $105,000 low‐interest loan over 10 years, followed by a $35,000 grant for fencing and signage.   The applicant would need to have the funding by June 2014, which means the IURA could only  fund the project through the CD‐RLF.  Realistically speaking, the IURA should view the funding  as a high‐risk $105,000 loan, or grant with the possibility of repayment.  IURA Minutes  March 31, 2014  Page 7 of 10  Farrell asked if the applicant would really keep both buildings.  The Lansing building is a high‐ rent space.  It would seem to make more sense to have only one location.  Bohn replied the  applicant only mentioned that it would reduce its operations by one strorefront at the Lansing  location.    Farrell asked if the applicant could conceivably receive more support from Tompkins County  Solid Waste.  Bohn replied, possibly, but he suspects it receives as much funding from Tompkins  County Solid Waste as it is likely to get.  It could, however, possibly receive a little more funding  from the Park Foundation, for which a grant application is pending.     Bohn remarked the IURA could choose to defer its decision until the EDC reviews the  application in more detail and evaluates its viability.  Farrell and Myrick both agreed that seems  a reasonable course of action.    Bohn noted that he recommends full funding for the Work Preserve Job Training Program.  It  works with a different sub‐set of the local population than any of the other employment‐ related programs.  It has been very successful so far; including placement of graduates in  unsubsidized employment, and the applicant is very responsible and timely with reporting.  The  only question would be how the applicant could track the people it places in employment.  It  may be helpful to create some kind of placement‐incentive system.  The applicant is impeded,  to some extent, by the fact it does not have a choice of participants.     Farrell reported that the EDC specifically highlighted the Work Preserve Job Training Program as  one of the few programs that actually helps create jobs.    Rosario asked if a portion of the $82,500 in IURA funding would be dedicated to the placement  incentive Bohn mentioned.  Bohn replied, no, it would most likely just be structured so Historic  Ithaca would not receive the full funding amount until it can demonstrate certain outcomes.     3. Public Facilities  • Lake Street Bridge Public Plaza Enhancement ― City of Ithaca    Bohn noted the Lake Street Bridge Public Plaza Enhancement project is a great community  project.  Although it is not particularly focused on low‐ to moderate‐income beneficiaries, or  alleviating blight, it is an eligible use since it would serve the city‐at‐large, which is 66% low‐to‐ moderate income.  The one drawback to the project is that it requires considerable funding  from other sources.  It would not be appropriate to fund it entirely through CDBG funds.  The  applicant could leverage IURA funding to obtain other funding.  One complication is that the  project needs to follow a strict timeline, since the applicant wants to reap the efficiencies of  implementing it at the same time as the larger Lake Street Bridge Public Plaza Enhancement  project.  Bohn spoke about the bridge funding to City Engineer Addisu Gebre, who indicated it  would most likely be 80% Federal, 20% local, with the State funding the remaining 10%,  although that is not an absolute certainty.  Bohn noted the project would probably not rise to  the top of IURA list of priorities, but it is a great project.   IURA Minutes  March 31, 2014  Page 8 of 10    Cornish suggested Tompkins County Tourism Program funding could be used.  Bohn responded  that this year’s tourism program grant application deadline has unfortunately passed.  Cornish  noted it could be funded as a City Capital Project, in the first year.  The project would open up a  huge opportunity in the community for children and young adults, who do not have access to  Cayuga Lake.  Farrell agreed.     4. Public Services  • 2‐1‐1/ I&R Service ― Human Services Coalition   • Learning by Doing Supported Employment ― The Learning Web   • Nurse Case Manager ― Ithaca Housing Authority   • Immigrant Services ― Catholic Charities   • ReSET Job Training Expansion ― Finger Lakes ReUse   • Housing Stability Support ― Catholic Charities   • NLI Job Readiness Internship ― Cornell Cooperative Extension of Tompkins County (CCE)  • Building Bridges Initiative ― Center for Transformative Action    Bohn presented no specific recommendations for Public Services, but indicated the full 15% of  the CDBG budget is available to fund Public service projects...    Funke explained it can be difficult to monitor some of the more amorphous projects.  She  encouraged the IURA to keep that in mind when considering which applications to fund.  If an  application seems too amorphous, that is generally a good indication it will be difficult for the  Contracts Monitor to manage (e.g., accurate reporting, defined accomplishments, etc.).      Bohn remarked that HUD reporting requirements for Public Services programs tend to be  extremely rudimentary; so IURA has produced some more in‐depth program‐monitoring and  reporting tools for its Public Services projects to better define performance measurements.    Myrick indicated he prefers the following applications: Learning by Doing Supported  Employment, Immigrant Services, 2‐1‐1/ I&R Service, and ReSET Job Training Expansion.    Farrell agreed.  She likes the 2‐1‐1/ I&R Service program, since it makes so many connections in  the community beyond a single organization/agency.  The Learning Web has made so much  progress and she likes its connection with Cayuga Medical Center for job placement, as well as  the diversity of jobs associated with the program.  The ReSET Job Training Expansion program is  also a very good program, although she would like to know to what extent it is scalable.    Rosario noted he had been considering the extent to which the Housing Scholarship Program  could be scalable.  Broadly speaking, he prefers to fund programs that place hard‐to‐place  people in jobs.  IURA Minutes  March 31, 2014  Page 9 of 10    Proulx agreed.  He likes the Nurse Case Manager program; particularly since the IURA has not  done much to support programs benefiting seniors in this year’s Action Plan.  He also likes the  Learning by Doing Supported Employment and ReSET Job Training Expansion programs.      Bohn noted that Learning by Doing Supported Employment received funding late in the cycle.   The applicant does have some resources, so it could conceivably be funded at a lower amount  this year without diminishing the program.      Farrell remarked there is a real need for the Nurse Case Manager program; however, she would  not recommend funding it.  It seems it could be funded through the County.    Bohn indicated he is not sure if the Nurse Case Manager application is a one‐time request or  not.  He is concerned there may be an expectation for future funding.    Myrick indicated the IURA should determine which of the programs could be scaled down.    Funke noted there is some uncertainty around the Learning by Doing Supported Employment  program.  It only has one participant right now, even though it has been operating for 8 weeks.   She recommends scaling it down.  Myrick agreed.     Funke also noted the Security Deposit Assistance Program is now very easier for the applicant to  administer.  She recommended discontinuing the $100 per security deposit administrative  payment, which should no longer be necessary.    Farrell noted the IURA could perhaps use that money to determine what the program is doing  and what happens after the security deposit disbursements.  Funke replied she is not sure if  additional funds would really be required for that, since it should be a fairly simple task.    Myrick reiterated he supports funding 2‐1‐1/ I&R Service, Learning by Doing Supported  Employment, Immigrant Services, and ReSET Job Training Expansion.     McCollister noted those are the same programs she would have chosen.     Myrick solicited comments on the Business CENTS program.    Proulx responded, assuming there is agreement not to fund Business CENTS, those funds could  be used for the Homeowner Rehab program.    Farrell asked if the IURA should ask Catholic Charities for more information about the security  deposits.  (Perhaps that could be a funding condition.)  Bohn responded the IURA could simply  notify Catholic Charities that future funding applications would be considered on the basis of  whether that information is provided.  Farrell agreed that seems reasonable.  IURA Minutes  March 31, 2014  Page 10 of 10    Myrick noted he would like to support the Business CENTS program, since it addresses a real  need, but more information is required.  Farrell indicated she would also be amenable to  funding it.     Proulx stressed the IURA still needs a better set of defined outcomes for Business CENTS.  He  likes it conceptually.      Rosario noted he is definitely concerned with not knowing who the program’s professionals  would be.  He thinks the IURA would have better impact elsewhere.    Myrick asked if there was consensus, in that case, to shift the Business CENTS funding to  Homeowner Rehab.  Farrell and Rosario both replied, yes.     Farrell asked if the Lake Street Bridge Public Plaza Enhancement funding would be kept at  $30,000.  Myrick replied, yes.  It should be possible to find the rest of the funding for that  project.     Rosario noted that he likes the idea of including performance measures in the contract with  INHS to earn their developer fee for the Community Housing Trust New Construction program.   Bohn replied he would follow up on that with the applicant.     IV. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 10:34 A.M.  — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.