Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2013-12-19Approved: 1/30/14  108 East Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax) MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, December 19, 2013     Members: Svante Myrick, Karl Graham, Tracy Farrell  Excused: Eric Rosario, Chris Proulx (also serving as Common Council Liaison)  Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott  Public: None  Guest: Kevin Sutherland, City Chief of Staff    I. Call to Order   Myrick called the meeting to order at 8:38 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comment  None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: October 24, 2013  Farrell moved, seconded by Graham, to approve the October 24, 2013 meeting minutes, with  no modifications.    Carried Unanimously 3‐0    V. Governance Committee (GC)    A. Authorize Job Search to Hire Community Development Planner  Farrell noted the two GC members of the IURA Board were not able to attend today’s meeting.   On their behalf, she reported that GC worked over two meetings to discuss and structure the job  search.  The proposed resolution authorizes the Executive Director to fill the vacant Deputyr  Director of Community Development position with a Community Development Planner, a less  senior position with many of the same duties.  GC discussed the job description at length and  agreed on establishing preferred qualifications, rather than minimum qualifications.  It also  identified which skill sets it would prefer: housing‐related and neighborhood stabilization skills  (without sacrificing any of the other desired skill sets) ― the rationale being that housing remains  the single greatest use of IURA funds and the greatest need in the community.  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 2 of 18   Farrell noted, the IURA’s organizational structure will change.  The new Community Development  Planner will supervise the Contracts Monitor, but not the Bookkeeper, since the Community  Development Planner and Contracts Monitor will work so closely on annual Action Plans.  IURA  staff has been working with the City Human Resources Department to identify potential outreach  efforts and Search Committee members.  Also, GC chose to remove the reference to the salary  range, to permit more flexibility.    Farrell indicated that GC would like to identify the Search Committee members.  She expressed  her own interest in serving.  Graham responded he regrets his existing time commitments  preclude him from serving on the Search Committee.    Graham moved, seconded by Farrell:    Authorize Job Search to Hire Community Development Planner    WHEREAS, the Deputy Director of Community Development resigned effective December 13,  2013 to take another job, and     WHEREAS, the Deputy Director of Community Development performs critical work functions  for the IURA to achieve its mission and meet its obligations to administer the HUD Entitlement  Grant program, and    WHEREAS, IURA management recommends hiring a full‐time staff person to respond to the  staff vacancy and meet the work load, and    WHEREAS, the IURA desires to retain internal personnel capacity to perform critical work  functions, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at their November 22nd and  December 16th meetings and recommend the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA adopts the attached job description for the Community Development  Planner position dated 12/16/13, and be it further    RESOLVED, the IURA hereby authorizes the Executive Director, or her designee, to advertise,  form a search committee, conduct interviews, and recommend a preferred candidate to fill a  full‐time, permanent Community Development Planner position with the salary to be  determined depending on qualifications, and be it further    RESOLVED, that IURA member Tracy Farrell shall serve on the search committee, and    RESOLVED, any employment offer shall be subject to approval of the IURA.    Carried Unanimously 3‐0  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 3 of 18        Job Description  Community Development Planner  Ithaca Urban Renewal Agency    The Community Development Planner is a professional position responsible for developing and  implementing specific aspects of the City’s community development program, which has  historically focused on housing and neighborhood stabilization.  The position manages the City of  Ithaca’s HUD Entitlement Grant program, including development of the annual Action Plan to  award funds to specific projects and preparation of the Consolidated Plan, a 5‐year strategic plan.    General work activities include community needs assessment, evaluation of funding proposals,  grant administration, project oversight and development of new programs to address community  development needs.   The Community Development Planner supervises the IURA Contracts  Monitor.    Duties and Responsibilities  • Coordinate all aspects of the development and administration of the 5‐year Consolidated Plan;  • Coordinate annual Action Plan preparation and implementation, including citizen participation,  environmental review, project set‐up on HUD’s on‐line Integrated Disbursement &  Information System (IDIS),  and performance monitoring;  • Conduct community outreach activities ‐ especially with groups that represent, or serve, low‐ income persons and diverse elements of the community ‐ to identify and jointly develop  programs to address unmet priority community development needs;  • Supervise the IURA Contracts Monitor position, including approval of leaves and preparation  of annual performance reviews;   • Manage the drafting of funding agreements to implement projects, in collaboration with the  Contracts Monitor and legal counsel;  • Manage the monitoring of grant‐funded projects for effectiveness, timeliness and compliance  with contract requirements, in collaboration with the Contracts Monitor;   • Administer implementation of certain housing, neighborhood stabilization and community  facility projects undertaken directly by the IURA;  • Prepare and administer grants to address community development needs as funding  opportunities arise;  • Provide staff support to IURA committees; and  • Other related duties as assigned by the Director of Community Development.    Supervision and Guidance  The Community Development Planner is under the supervision of the Director of Community  Development. S/he will work closely with IURA legal counsel and other independent consultants.   S/he is expected to handle matters covered by policy or procedure independently, but consult  with the Director on any matters not covered by policy or procedure.  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 4 of 18    Job Requirements  • Skill in clear verbal and written communication to diverse audiences  • Ability to successfully work with diverse communities  • Skill in building partnerships throughout the community to effectively address community  development needs  • Ability to manage complex projects and initiatives independently  • Ability to learn and apply complex regulations governing federal grant funding  • Ability to initiate and implement innovative programs to address unmet community  development needs  • Ability to represent the IURA in public forums  • Willingness to conduct community outreach activities, especially with groups that represent,  or serve, low‐income persons and diverse elements of the community  • Skill in computer literacy, including but not limited to word processing, spreadsheet,  presentation and communication software  • Commitment to work in a professional manner that embraces diversity and inclusiveness in all  facets of the job    Preferred Qualifications  • A Master’s Degree in City Planning, Public Administration, Architecture, Real Estate  or related  fields;  • At least two (2) years of full‐time relevant experience in the public sector; and  • Working experience with one or more of the following activities:  • Developing and implementing affordable housing programs;  • Developing and implementing programs addressing neighborhood revitalization and  community development needs; and  • Administering public grant programs, especially CDBG, HOME, Continuum of Care and Low‐ Income Housing Tax Credits.    B. Update Contracts Monitor Job Description  Bohn explained the Contracts Monitor job description was updated to indicate: (1) the position  would be supervised by the Community Development Planner and (2) a title change from  “Contracts Monitor I” to “Contracts Monitor,” for simplification purposes.  No other changes have  been proposed.    Graham moved, seconded by Farrell:    Update Job Description for Contracts Monitor I    WHEREAS, the newly authorized Community Development Planner position is charged with  supervision of the Contracts Monitor, and  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 5 of 18    WHEREAS, the Contracts Monitor I is in need of updating to reflect the revised supervision of  the position, and    WHEREAS, IURA management recommends simplifying the job title of the Contracts Monitor I  to ‘Contracts Monitor’ so that the employee currently employed as Contracts Monitor I will  have a title change to Contracts Monitor, but no change to their duties, responsibilities or salary  as a result of the position title change, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at their December 16, 2013  meetings and recommend the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA adopts the attached job description for the Contracts Monitor  position, dated 12/16/13.    Carried Unanimously 3‐0        Job Description  Contracts Monitor   Ithaca Urban Renewal Agency    The Community Development Contracts Monitor I is responsible for the monitoring assigned  contractual obligations of the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA).     Duties and Responsibilities    • Monitor program activities for compliance with contractual requirements, including site visits.  • Draft funding and other contract agreements in collaboration with legal counsel.  • Monitor interagency agreements and agreements with grantees and contractors to carry out  programs.  • Prepare reports and other compliance documents related to the program for submission to  the Department of Housing and Urban Development (HUD) and other funders, such as the  Consolidated Annual Performance & Evaluation Report (CAPER), and project reporting on  HUD’s on‐line Integrated Disbursement & Information System (IDIS).  • Develop systems for assuring and documenting compliance with program requirements.  This  includes file management and identification of required program reporting and compliance  deadlines.   • Provide technical assistance to grantees as it relates to meeting their contractual  requirements.   IURA Minutes  December 19, 2013  Page 6 of 18      • Review processes and procedures used for monitoring and reporting on community  development activities and implement changes to improve efficiency, effectiveness,  compliance, and public understanding of IURA programs.   • Maintain inventory of IURA assets.  • Other related tasks as assigned.    Supervision and Guidance    The Contracts Monitor works under the supervision of the Community Development Planner,  while exercising considerable independent judgement on both routine and non‐routine matters.  The Contracts Monitor may coordinate activities with other staff members and legal counsel to  ensure timely completion of the work as needed.  Qualifications    ˆ Skills  • Outstanding organizational skills, ability to maintain detailed and accurate records, ability to  multi‐task and keep track of a multitude of details;  • Ability to schedule own work and manage time to meet deadlines and complete assignments  and reports in a busy office environment;  • Computer literacy, including fluency with Microsoft Word and Excel programs, internet, and  email software;  • Strong interpersonal skills and the ability to work with confidential information, and  successfully work with and serve a diverse local community;  • Excellent oral and written communication skills; and    ˆ Education/Experience  • An Associates degree in a related field and four years of relevant experience; or  • A Bachelors degree and two years of relevant experience; or  • Any combination of education and experience equivalent to the above.    C. HUD Entitlement Grant― Program Amendment #2 to 2013 Action Plan to Award $25,000 of  CDBG Funds to Ithaca Falls Overlook Site Clean‐Up Project (2013 CDBG #23)  Bohn noted there is $43,000 available as unallocated 2013 CDBG funds and he is recommending  allocating a portion of those funds to the Ithaca Falls Overlook Site Clean‐Up Project, since part of  the project’s funding requires a local match, so this would fill that gap.  (It is a CDBG‐eligible use.)  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 7 of 18  Farrell moved, seconded by Graham:    2013 HUD Entitlement Program ― Program Amendment #2:   Ithaca Falls Overlook Site Clean‐Up (New 2013 project #23)    WHEREAS, on December 2, 2013, the City of Ithaca’s application for $500,000 in additional  Environmental Restoration Program (ERP) grant funding for the Ithaca Falls Overlook site was  approved by the New York State Department of Environmental Conservation, and    WHEREAS, the 0.95 acre City‐owned Ithaca Falls Overlook site adjoins the former Ithaca Gun  factory building site and extends from Lake Street north over the raceway to an overlook of  Ithaca Falls in the approximate area of 121‐125 Falls Street, and     WHEREAS, ERP funding has been used to conduct an investigation to determine the nature and  define the limits of contamination both on‐site and off‐site and devise alternative strategies to  remediate environmental contamination for a future public park use and facilitate private‐ sector redevelopment of the adjoining former Ithaca Gun factory site, and     WHEREAS, the remediation of subsurface lead contamination is anticipated to be undertaken  through cleanups at three locations, of which the first cleanup on the western acccessway of  the site has been completed, and      WHEREAS, ERP funding provides 90% reimbursement for eligible on‐site expenses and 100%  reimbursement for eligible off‐site expenses, and     WHEREAS, the owner of the former Ithaca Gun factory site, IFR LLC,  has pledged to pay up to  $15,000 of the local match on the ERP Amendment, and    WHEREAS, the 2013 Action Plan summary table identifies unallocated CDBG funds in the  amount of $43,682 as of 12/9/13, and    WHEREAS, if funded, the project will provide required local match funding for a $1,518,000  project to investigate and remediate the environmentally contaminated Ithaca Falls Overlook  site, and    WHEREAS, the project is classified as an eligible public facility use that meets the CDBG national  objective of eliminating slum/blight on a spot basis and is consistent with the City’s  Consolidated Plan objective to remove or rehabilitate infrastructure or public facilities which  create a blighting influence, and    WHEREAS, a program amendment of $25,000 or less to fund a new activity does not constitute  a “substantial amendment” under the Citizen Participation Plan of the City of Ithaca, therefore  the IURA may take final action on this proposed program amendment, and  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 8 of 18    WHEREAS, the investigation and engineering work on the ERP project qualifies as a type II  action under the City of Ithaca Environmental Quality Review Ordinance at §176‐5(CC)(17), and  an exempt activity at 24 CFR 58.34 under the National Environmental Protection Act, no  environmental review is required at this time for this project, and    WHEREAS, any future construction contract utilizing CDBG funds to remove environmental  contamination shall undergo a separate environmental review, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee reviewed this matter at their December 16, 2013  meeting and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby amends the 2013 Action Plan to create the Ithaca Falls  Overlook Site Cleanup as project #23 at a funding level of $25,000 to provide the mandatory  local match funding for the additional $500,000 NYS Environmental Restoration grant awarded  to the City, and    RESOLVED, that these funds shall derive from unallocated CDBG funds from the City of Ithaca  2013 HUD Entitlement Grant, and    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon advice of IURA legal counsel, is hereby authorized  to execute any necessary and appropriate documents to implement this resolution.     Carried Unanimously 3‐0    Bohn explained the project involves a three‐phase clean‐up process to remediate lead‐ contaminated soils.  Phase I was completed in November 2013 (between the smokestack and the  factory site).  Phase II will clean up the “island” near the smokestack, the most critical piece of the  project.  Phase III will clean up the raceway.  Bohn noted it is reasonable to anticipate beginning  the island portion of the clean‐up in Spring 2014 and the raceway portion in late 2014, or 2015.      Graham asked if any liability issues are associated with the company that acquired Ithaca Gun.   Bohn replied, no.  The company is considered to be a non‐liable volunteer, as part of an effort to  encourage brownfield clean‐up and re‐use.  The property owner is already independently enrolled  in the DEC browfields clean‐up program.    D. Procurement of Architectural Services: Claudia Brenner Design  Bohn recommended contracting for services from Claudia Brenner Design to complete  construction management tasks to implement several CDBG projects that were being managed  by the Deputy Director prior to her departure.  He identified the demolition and clearance of  701 Cliff Street and installation of sound attenuation in the Southside Community Center as  current projects ready for implementation.   Bohn noted the IURA has historically been very  pleased with Claudia Brenner’s services.   IURA Minutes  December 19, 2013  Page 9 of 18    Farrell moved, seconded by Graham:    2013 Procurement of Independent Architectural Services ― Claudia Brenner Design    WHEREAS, from time‐to‐time the IURA requires architectural/engineering and construction  management services to implement projects involving construction and demolition  activities, and     WHEREAS, several projects included in the 2013 Action Plan will be implemented by the  IURA and require architectural/engineering and construction management services, such as  the demolition and clearance of the abandoned structure at 701 Cliff St., and    WHEREAS, Brenner has agreed to provide services at her 2010 rate of $90 per hour for  architectural services and $60 per hour for construction administration services and  engineering subcontractors at cost, and     WHEREAS, the IURA has procured architectural/engineering and construction management  services from Claudia Brenner Design (Brenner) in the past and been highly satisfied with her  performance, and     WHEREAS, Claudia Brenner is a New York State licensed architect, and    WHEREAS, with the vacancy in the Deputy Director of Community Development position,  budgeted personnel costs will be available to procure independent consultant services,  and     WHEREAS, at their December 16, 2013 meeting, the Governance Committee considered this  issue and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute an agreement for independent consulting agreement with Claudia  Brenner Design for architectural/engineering and construction administration services at a  rate of $90 per hour for architectural services, $60 per hour for construction administration  services and engineering subcontractors at cost, with the total not to exceed $5,000, and be  it further    RESOLVED, that the source of such funds for professional consulting services shall be derived  from a variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME Entitlement  funds, and expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the  consulting work is performed.      Carried Unanimously 3‐0  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 10 of 18    E. Review of IURA Financials: November 2013  Bohn noted that the last time the IURA reviewed the financials report, there had been some  question about the 2009‐2010 spend‐down ratio.  Since then, the 2009 funds have all been spent  and the 2010 funds are now down to $122,000, for the Housing Scholarship Program, which  should be spent‐down shortly.  In every other respect, the financials are in good condition.  Bohn  noted that 2013‐2014 funding activities were only recently added to the report, so no spend‐down  is reported on these projects.  The grant summary reports that CDBG spend down ratio is 1.031,  well below the 1.5 maximum ratio of funds on‐hand compared to the annual CDBG award  amount.     Farrell inquired into the status of the 2012 eLab Downtown Retail Corridor Support and  Homeowner Rehab projects, which both appear to have significant unspent funds.    Bohn replied that the eLab Downtown Retail Corridor Support project submitted a voucher and  quarterly report, so progress has been made, but the program experienced significant delays in  implementation and must complete the project by 1/31/14.  It has been working with four  businesses:  Jenn & Andy’s, Akoko’s at Ithacuts, Big Time Barber, and The Art & Found.  The EDC is  monitoring this program closely.  He noted that the column reporting 0% expended on the 2012  Homeowner Rehabilitation project appears incorrect as over $63,000 are reported as expended.  He will review this entry with the Bookkeeper.      F. Committee Chairperson Report  None.    V. Economic Development Commitee (EDC)    A. Request from KingPins of Ithaca, LLC for Loan Assistance from Priority Business Loan Fund  (PB‐LF) to Establish 21‐Lane Family Bowling & Entertainment Center with Restaurant on Upper  Floor at 215 E. M.L.K., Jr./E. State Street  Bohn explained the proposed family entertainment and bowling center would be on the second  floor of the Rothschild Building in a space that has been vacant 4 years.  The applicant is  requesting $150,000.  It would not be a traditional bowling alley (i.e., primary revenue would  not be from bowling leagues), but would be oriented to students, families, and younger adults.   The project would be modeled after the applicant’s Riverhead, Long Island facility, which has  been open 14 months.  The management team would include Chris Keller, KingPins, who is very  familiar with bowling operations.  The loan would be funded through the Priority Business Loan  Fund, which seeks to locate businesses in the downtown area.  EDC investigated whether or not  the project is eligible for PB‐LF funding and concluded it did, since it fills a gap in the  downtown’s entertainment offerings.  Bohn noted the applicant commissioned a market study,  which examined similar offerings in the community (e.g., Helen Newman Bowling Lanes and  Bowl O Drome) and concluded there was sufficient demand to support a new bowling facility  that appealed to younger persons.    IURA Minutes  December 19, 2013  Page 11 of 18  Bohn remarked that one obvious concern associated with the project was the noise question;  however, the applicant reported to the EDC that they have successfully dampened noise at  several other facilities.  Loan risk factors include the fact it is a new business model in Ithaca  and that it would be partly managed from Long Island, with no local ownership (although it  would also be managed locally).  Bohn also indicated the EDC thought the applicant’s revenue  projections were marginally on the high side.    Bohn noted the applicant will apply for $500,000 in state loan assistance.  The total project cost  includes $1.1M to make capital improvements (e.g., elevator, electric, etc.) by the building  owner, with KingPins providing an additional $1.6 M for equipment and other start‐up costs.   Bohn remarked that the state indicated it was not willing to make the loan as a business loan,  but would prefer instead to make the loan in the form of building/construction assistance.  As a  result, co‐investor/landlord Jeffrey Rimland agreed to invest an additional $500,000, if he were  awarded the state’s $500,000 loan for capital improvements to the building.  Bohn observed  this is actually beneficial for the IURA, since it removes the state loan from a lien position on  KingPins’s assets, therefore improving IURA’s collateral position.  Rimland’s serving as both  landlord and investor would also add less risk to the project, should the project not meet its  financial projections as he could defer rent payments if necessary.    Farrell asked if Bohn received financial information for the applicant’s existing facilities.  Bohn  replied, yes: they are just above the break‐even point and have begun to show modest profits.   He noted that EDC concluded that if the applicant had not already successfully launched and  operated a similar project, EDC would have had far less confidence in the project.  Bohn noted  the collateral would be in the form of a first lien on all business assets and the personal  guarantees of all the owners/investors.  He added that the party/event portion of the project is  expected to be a sizeable component of the business.    Graham asked if any feedback had been received from the first‐floor tenants.  Bohn replied, no,  although no outreach had yet been made to his knowledge.  He reiterated that the IURA was  assured the bowling lanes would not create noise conflicts with Mr. Rimland’s first‐floor  tenants.     Farrell moved, seconded by Graham:    PB‐LF ― Loan Assistance to KingPins of Ithaca, LLC to Establish   Family Entertainment Bowling Center at 215 E. State/E. M.L.K., Jr.    WHEREAS, on November 4, 2013, KingPins of Ithaca, LLC  (KingPins) applied for a $150,000  IURA loan for a $1.65 million project to convert 28,000 square feet of vacant upper‐floor  space at the Rothschild Building (215 E. State/E. MLK Jr. Street) into a new 21‐lane family  bowling, entertainment center with restaurant, and      WHEREAS, the primary objective of the Ithaca Density District Priority Business Loan Fund  (PB‐LF) is to induce the creation, start‐up and expansion of specific priority business  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 12 of 18  enterprises in the greater downtown that have been defined by the community as highly  desirable or substantially increases foot traffic thereby strengthening downtown vitality, and     WHEREAS, at their November 12, 2013 meeting, the IURA Economic Development  Committee determined that the proposed family entertainment bowling center project  proposed by KingPins qualifies as an eligible business use for the PB‐LF, and    WHEREAS, Christopher Keller is the Chief Operating Officer and majority owner of KingPins  of Ithaca, LLC, and    WHEREAS, the project is modeled after All Star Lanes, a 28‐lane bowling and entertainment  center in Riverhead, New York that opened in 2012, and     WHEREAS, the project is designed to create an entertainment venue catering to a wide  variety of people, including college students and families, by offering bowling, billiard tables,  ping‐pong tables, video arcade games, party rooms, a full‐service bar and restaurant, and    WHEREAS, the principal owner of the Rothschild building, and landlord to Kingpins, is Jeffrey  Rimland who is also the principal investor in the All Star Lanes business on Long Island, and    WHEREAS, the proposed uses of project funds are:    $500,000 bowling equipment, including installation   $300,000 kitchen equipment   $250,000 furniture   $200,000 audio/video system   $120,000 pre‐opening expenses   $95,000 working capital   $75,000 IT system   $75,000 contingency   $35,000 food and beverage inventory   $1,650,000 Total, and    WHEREAS, the proposed sources of project funds are:   $650,000 equity   $500,000 Jeffrey Rimland   $350,000   Qubica AMF vendor loan   $150,000  IURA   $1,650,000 Total, and    WHEREAS, PB‐LF financing policy establishes maximum loan amount of $150,000 for a  business project provided the project creates at least one FTE job for every $35,000 of loan  assistance, and    IURA Minutes  December 19, 2013  Page 13 of 18  WHEREAS, the project is projected to create at least twenty‐one (21) full‐time equivalent  (FTE) employment positions, of which at least 51% will be filled by low‐ and moderate‐ income persons, and    WHEREAS, the project is projected to create one FTE job per $7,150 of IURA loan assistance,  and    WHEREAS, the IURA particularly seeks to assist projects that generate living wage jobs  ($12.62/hour plus health benefits or $13.94 w/o health benefits), fill vacancies, and assist  minority and women‐owned businesses (M/WBEs), and    WHEREAS, KingPins projects that six (6) FTE positions (all full‐time positions plus part‐time  bowling mechanics) will earn at least a living wage of $13.94/hour and seven (7) FTE service  positions will earn tip income, and    WHEREAS, the second‐floor lease space for the project has been vacant since 2010, and     WHEREAS, the proposed project will locate in an existing building and IURA funding will not  be used for any construction activities, therefore the project is a categorically excluded  activity pursuant to 24 CRF 58.35(b)(4) of the National Environmental Protection Act (NEPA)  and the loan constitutes a Type II action under the City of Ithaca Environmental Quality Review  Ordinance, and is not subject to further environmental review, and    WHEREAS, at their December 17, 2013 meeting, the IURA Economic Development  Committee reviewed the loan application, a credit analysis prepared by H. Sicherman & Co.,  Inc. and applicable provisions of the IURA Economic Development Policy Guidelines and  Operating Plan, and recommend the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves a loan from the Ithaca Density District Priority  Business Loan Fund (PB‐LF)  in accordance with the loan application, and supplemental  submissions, subject to the following terms:   Borrowers:  KingPins of Ithaca, LLC, a New York State limited liability  company established in 2013      Loan Amount: Up to $150,000       Project:  Start‐up of a a new 21‐lane family bowling, entertainment  center with restaurant at 215 E. State/E. MLK Jr. Street, Ithaca,  NY.           Total Project Cost: $1,650,000       Projected Use of IURA  Funds:   Equipment acquisition, including but not limited to  audio/visual equipment.  IURA funds may not be used for  construction activities.  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 14 of 18       Term: 87 months (7 years, 3 months)       Interest Rate: 3.5% annually, reset to 2.5% upon submission of satisfactory  job reports documenting that the job creation goal has been  achieved for two consecutive quarters and borrower is in  compliance with all other terms of the loan agreement.       Repayment:  Interest‐only payments for 3 months, then level monthly  principal and interest payments due to fully amortize the loan  over the remaining 84 month term (approximately  $2,016/month).          Collateral: 1. First security lien on all business assets (except as noted  below) of KingPins including account, inventory, furniture,  fixtures and equipment now owned or hereafter acquired.   Bowling vendor, Qubica AMF, will hold a first security  interest in the bowling equipment it is providing and  financing.     2. Second security lien on bowling equipment financed by  Qubica AMF.        Personal Guarantor(s): 1. Personal guarantees of:  (a) Christopher Keller, (b)  Christopher Smith and (c) Jeffrey Rimland, joint and  several.        Job Creation Requirement:  Creation of at least 21 (twenty‐one) FTE employment positions  of which at least 51% must be held by low‐ and moderate‐ income persons.        Conditions:  1. Submission of proof of financing/equity commitment from  Jeffrey RImland, or an affiliated entity, in the amount of at  least $500,000 at terms satisfactory to the IURA.  2. Submission of evidence of availability of Mr. Keller’s equity  commitment prior to loan closing.   3. Review and approval of the executed lease agreement  between Ithaca Properties, LLC and KingPins of Ithaca LLC  prior to disbursement of loan funds.  4. Submission of a building permit for the project prior to  disbursement of loan funds.        Reporting:  1. Annual submission of accountant‐prepared federal and  New York State tax returns.    2. IURA job reporting, including reporting on wage levels of  jobs created.  3. Documentation of project match funding, including proof  of equity investment.  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 15 of 18  And be it further,    RESOLVED, that the Director of Community Development for the IURA is authorized to issue  a loan commitment letter in accordance with this resolution, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advise of IURA legal counsel, is hereby  authorized to execute all necessary and appropriate documents to implement this  resolution.     Carried Unanimously 3‐0    B. Cherry Street Industrial Park Expansion ― Authorize Execution of Listing Agreement to  Market & Sell 6‐Acre Parcel Located at End of Cherry Street (Tax Parcel #100.‐2‐1.21)  Bohn explained the IURA has been trying to identify the best way to market and sell the parcel,  after an initially unsuccessful effort.  EDC recommended employing a commercial broker and a  solicitation was made.  After examining the applicants’ qualifications, Stephen Lipinski was  identified as the top choice.  Bohn and Deputy Director for Economic Development Philly  DeSarno then negotiated with Lipinski, who submitted the listing agreement offer before the  IURA today.      The agreement lists the asking price and identifies an 8% broker’s fee (or $25,000 minimum).   Bohn explained that land‐only sales tend to involve higher fees.  The underlying rationale for  the minimum broker’s fee is that the final purchase price could conceivably be influenced by  the end use (i.e., if it were for a great use, the City/IURA may be willing to lower the asking  price) and Lipinski was concerned this could affect his fee. Any co‐broker fee(s) would be  included in the 8% flat fee.  In this case, having the minimum fee would be beneficial, since it  creates an incentive for Lipinski to find a buyer.  Bohn indicated he thinks the arrangement is  equitable and he recommends approval of the agreement.  The IURA still needs to have legal  counsel examine the agreement to ensure there is no obligation to pay the fee if the City/IURA  turns down an offer for some reason.  It would be a 12‐month listing, which seems reasonable.    Graham moved, seconded by Farrell:    Disposition of 6‐Acre Parcel at Southerly End of Cherry Street (Tax Parcel #100.‐2‐1.21) ―  Authorize Listing Agreement with Stephen Lipinski Associates, LLC    WHEREAS, on June 5, 2013, the City of Ithaca conveyed a 6‐acre parcel at the southerly end  of Cherry Street to the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) to market and negotiate a  proposed sale of the property for economic development purposes, and   IURA Minutes  December 19, 2013  Page 16 of 18    WHEREAS, pursuant to terms of the purchase agreement with the City, the IURA agrees to  solicit competitive proposals for purchase and development of the property in compliance  with the following guidelines:  ‐ Sales price: seek fair market value  ‐ Use: economic development  ‐ Tax Status: taxable, and    WHEREAS, the parcel is located within the Urban Renewal Project Boundary area, and    WHEREAS, pursuant to §507 of the General Municipal Law, the City is authorized to dispose  of real property through the IURA to a qualified and eligible sponsor (a/k/a preferred  developer) at a negotiated sales price for a specific end use, following publication of a  notice disclosing the terms of the proposed sale and a public hearing and approval by the  Common Council of the proposed sale, and    WHEREAS, issuance of a Request for Expression of Interest (RFEI) in summer 2013 and pro‐ active marketing to nearby business owners did not result in any responses to the RFEI, and    WHEREAS, the Economic Development Committee (EDC) recommends listing the property  for sale with a commercial real estate broker with the understanding that purchase  proposals will still be evaluated for post‐acquisition community and economic development  benefits and that any purchase agreement is subject to IURA approval and Common Council  endorsement, and    WHEREAS, proposals to market and list the property for sale were received from the  following commercial real estate brokers:  • Lama Company  • Pyramid Real Estate  • Stephen Lipinski Associates, LLC, and    WHEREAS, at their November 12, 2013 meeting the EDC evaluated proposals and rated  Stephen Lipinski Associates LLC as their top choice based on recent transaction history,  approach to marketing the property and knowledge of the local business community, and    WHEREAS, at their December 17, 2013 meeting the EDC reviewed a draft Exclusive  Authorization to Sell Listing Agreement from Stephen Lipinski Associates LLC and  recommends the following, now; therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the IURA Chairperson, subject to review by  IURA legal counsel, to execute an Exclusive Authorization to Sell Listing Agreement with  Stephen Lipinski Associates LLC for marketing and sale of a 6‐acre parcel located at the  southerly end of Cherry Street (tax parcel #100.‐2‐1.21) subject to satisfactory resolution of  the following issue:  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 17 of 18    1. Clarification that a fee is not triggered if a purchase proposal is not approved by the  IURA and endorsed by the Common Council, and be it further    RESOLVED, that should mutually agreeable terms not be reached with Stephen Lipinski  Associates, LLC, then the EDC is authorized to negotiate contract terms with the next  highest rated commercial real estate broker to list the property.     Carried Unanimously 3‐0    B. Committee Report  Bohn reported that EDC was very interested in evaluating the IURA’s existing living wage goals  and policies.  It is not meeting its goal of 75% of created jobs being living wage jobs; so EDC  wants to study the issue and solicit guidance on strategies to reach that goal.  One suggestion  was to establish a financial incentive.  IURA currently provides loans at a rate somewhat lower  than market rate, but they are not grants, so imposing a living wage requirement could  increase operating costs for applicants decreasing their ability to repay loans.  EDC was thinking  of possibly reducing the interest rate it charges by 100 basis points (1%) if the applicant meets  the IURA’s living wage goal.  It could conceivably be a mandatory condition of IURA’s loans, but  EDC expressed strong doubts about that (especially for small businesses).    Farrell remarked that some kind of incentive would be helpful.    VII. Neighborhood Investment Committee (NIC)    A. Committee Report  Farrell noted there was nothing to report at this time.    VIII. Old/New/Other Business    A. IURA Chairperson Report  Homeless Housing Support & ‘The Jungle’  Myrick remarked that, after Richard Sherman’s death in ‘The Jungle’, he decided the City  should clear ‘The Jungle’ and find housing for the people there.  The Homeless Task Force  subsequently met, at which time both the Tompkins County Department of Social Services  (DSS) and the Red Cross pledged to house people.  There is currently only one person left in  ‘The Jungle’.  Once ‘The Jungle’ is completely uninhabited, the City will seek the railroad’s  permission to clear some of the vegetation and construct a service road for emergency  service access.  A pre‐fabricated bridge will need to be installed to permit access for all the  necessary vehicles.     B. Common Council Liaison Report  None.  IURA Minutes  December 19, 2013  Page 18 of 18    C. Staff Report  Bohn reported that a Call for Proposals for the 2014 Community Development Block Grant  (CDBG), Home Investment Partnership Program (HOME), & Neighborhood Housing Initiative  (NHI) will be published and posted to the web site shortly, with proposals due February 28,  2014.  The first Public Hearing will be held in March 2014.  The same process will be followed  as last year (i.e., strict deadline, pre‐scheduled appointments for the hearing, limited Q&A,  etc.).    Bohn reported there is an abandoned, unsafe property at 315 First Street with an open back  wall, which the neighborhood had been very concerned about.  The owner had been on a tax  installment payment plan with the City and County, but is not in compliance with the  County’s payment plan.  $12,000 is due to the County, while $13,000 due to city.  The County  is interested in a direct sale to an interested buyer, or seeking it at auction in July 2014.  Bohn  noted INHS has expressed interest in the property and it would likely request HOME/CDBG  funds to develop it.      D. Next Meeting Date: January 23, 2014    X. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 10:08 A.M.    ― END ―    Prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.