Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2013-06-27Approved: 7/25/13  108 East Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax)    MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:00 A.M., Wednesday, June 27, 2013     Members: Eric Rosario, Svante Myrick, Karl Graham, Tracy Farrell  Excused: Common Council Liaison Chris Proulx, IURA Director Nels Bohn  Others: None  Staff:  JoAnn Cornish, Sue Kittel, Charles Pyott  Public: None    I. Call to Order   Myrick called the meeting to order at 8:09 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comment  None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: May 1, 2013 (postponed)    V. Governance Committee Report    A. HUD Entitlement Program ― Program Amendment #1 to 2013 Action Plan    Rosario noted the 2013 Action Plan needs to be amended to account for some additional unanticipated  funds the IURA will be receiving ($91,000).    Rosario moved, seconded by Farrell:    Program Amendment to FY 2013 Action Plan – Correct Administration Funding    WHEREAS, the IURA developed a FY13 Action Plan based on projected funding awards, and     WHEREAS, the FY13 Action Plan includes funding for “IURA Administration” based on a standard  percentage of the projected HUD Entitlement grant award, and  IURA Minutes  June 27, 2013  Page 2 of 8    WHEREAS to access to HUD funds the IURA must first set up each project listed in the Action  Plan, including IURA Administration, in HUD’s Integrated Disbursement and Information System  (IDIS) at the funding level listed in the approved Action Plan, and    WHEREAS, on May 30, 2013 the US Department of Housing & Urban Development announced a  HUD Entitlement grant award to the City of Ithaca that exceeded the projected funding amount,  an    WHEREAS, the amount of funding for IURA Administration contained in the adopted Action Plan  is incorrect and should be increased by $16,296.80 to comply with the standard HUD formulas  for determining funding for administration, and    WHEREAS, the IURA is authorized pursuant to the City of Ithaca Citizen Participation Plan to  approve a non‐substantial program amendment to the Action Plan, and    WHEREAS, a change in funding of $25,000 or less to a project contained in the Action Plan is  listed as a non‐substantial program amendment in the Citizen Participation Plan, and    WHEREAS, at their June 21, 2013 meeting the Governance Committee reviewed this matter and  recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA  hereby amends the FY13 Action Plan to correct the funding levels  awarded for IURA Administration to reflect the actual grant award as follows:  • $143,186.00 CDBG Administration (20% of award)  • $46,524.10 HOME Administration (10% of award), and be it further    RESOLVED, that IURA staff notify Common Council of this program amendment.    Carried Unanimously 4‐0    B. Modification to PILOT (Payment‐in‐Lieu‐of‐Taxes) Agreement for 401‐403 Adams Street    Rosario remarked that several years ago the IURA provided close to $200,000 to Community Housing  Initiatives, Inc. (CHI) for two duplexes on Adams Street.  At the time, the IURA was concerned with the  impact removing those properties from the tax rolls would have, so it entered into to a PILOT  agreement with CHI.  The IURA originally estimated the project would generate roughly $5,400 a year  in PILOT revenue; however, over the past few years it has apparently become increasingly difficult for  CHI to calculate what the annual payments should be.  Less than what was projected was received for  2009‐10, while nothing at all was received for 2011‐12.  As a result, the proposed modification was  conceived to address the issue.  It would not go into effect until 2011‐12 payments are paid.    IURA Minutes  June 27, 2013  Page 3 of 8    Farrell remarked that the agreement would be submitted to the County Assessment Office, which  would then charge CHI the lower property tax rate it is eligible for.  Once that takes place, the IURA’s  role in the process would cease.  Rosario confirmed that is his understanding of how it would work.   Farrell asked if anyone had calculated what the amount would be.  Kittel replied that Bohn indicated  that it would increase, but she is not sure of the specific figure.    Rosario moved, seconded by Graham:    Modification to PILOT Agreement Covering Adams Street Housing (Project #4, 2005 HOME)    WHEREAS, on May 31, 2013 Community Housing of Ithaca, Inc. (CHI) requested termination of  the Payment In Lieu Of Taxes (PILOT) agreement with IURA covering their Adams Street  properties in consideration for CHI withdrawing their tax exempt status on the property, and      WHEREAS, in 2005 the IURA provided $180,000 in financial assistance to CHI (formerly known as  Ithaca Homeless Support Network, Inc.) for the construction of two duplexes at 401‐403 W.  Adams Street containing a total of four 3‐bedroom rental housing units of which three units  were required to be affordable and one unit programmed to be market rate, and    WHEREAS, due to concern about the project’s potential adverse impact on property tax  revenues, the IURA required as a condition of financial assistance that CHI enter into a PILOT  agreement to annually make a payment to the City equal to 90% of the net operating income  generated by the project, and    WHEREAS, the PILOT payment due was estimated at $5,400 per year, and    WHEREAS, CHI has been slow to produce required income and expense information to timely  calculate PILOT payments due, and    WHEREAS, PILOT payments collected due for 2009 and 2010 tax years were $1,055.60 and  $2,346.48, respectively, and    WHEREAS, administration of the PILOT has been administratively burdensome to the IURA due  to CHI’s difficulty in processing and providing financial documentation in a timely fashion, and    WHEREAS, since execution of the PILOT, Real Property Tax Law 581‐a was established providing  for real property taxation of certain affordable housing properties based on their actual net  operating income rather than based the value on highest and best use for market‐rate housing,  and    WHEREAS, at their June 21, 2013 meeting the IURA Governance Committee considered this  matter and recommended the following; now, therefore, be it   IURA Minutes  June 27, 2013  Page 4 of 8  RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the IURA Chairperson, subject to review by IURA  legal counsel, to execute a modification to the PILOT agreement with CHI for property located at   401‐403 Adams Street property to eliminate PILOT payments due for each tax year the property  is in taxable status on the applicable tax status date (March 1st), and be it further    RESOLVED, that such modification shall not take effect until CHI is current on PILOT payments  due.    Carried Unanimously 4‐0    C. 2013 Amendments to IURA Human Resource Policies    Rosario noted that the IURA’s third‐party administrator, SIEBA, recently indicated that IURA human  resource policies and City human resource policies should be compared to see if there are any  discrepancies between the two.  Both policies need to be aligned.  One of the most significant  discrepancies, that the IURA never adopted, was for same‐sex married couples to have the same  benefits opposite‐sex couples; so that change has now been made in the proposed version of the  document, along with several other amendments, conforming with the City’s own policies.      Rosario moved, seconded by Farrell:    2013 Amendments to IURA Human Resource Policies    WHEREAS, the IURA has adopted written policies governing human resource issues, including  employee benefits and obligations, and    WHEREAS, the IURA Human Resource Policies were last revised in 2011 and there is a need to  update the policies, and    WHEREAS, at their June 21, 2013 meeting, the IURA Governance Committee reviewed this  matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the Proposed 2013 Amendments to the IURA Human  Resource Policies, dated 6/19/13, as herein attached.    Carried Unanimously 4‐0    D. Review of IURA Financials: May 2013    Grants Summary  Rosario noted the IURA has been performing very well, once again, in terms of its spend‐down ratio;  however, this will change once the 2013 grants are incorporated (although the ratio should not  decrease by too much).  Kittel observed the ratio will also be affected by the final $400,000 GIAC  payment, which will show up next month.  IURA Minutes  June 27, 2013  Page 5 of 8    Rosario reported that the Ithaca Food Works project did not receive the Appalachian Community Fund  grant it needed for the matching funds for its challenge grant; so it seems unlikely at this stage it will  have the necessary funds in place by September 2013 to receive IURA funding.     Kittel added that the eLab project (“Downtown Retail Corridor Support”) is now under contract and she  believes the project is beginning to operate in earnest now.    Loans  Rosario reported that Diane’s Downtown Automotive appears to be making progress in catching up on  its delinquent payments, which is good, given the difficulties it had been experiencing.    Rosario remarked that the Argos Inn still needs to close on the tax credit portion of its financing and  has been working with Tompkins Trust Company (TTC), which will be purchasing them.  (Rosario  believes most of the delay can be attributed to TTC.)     Rosario remarked that the Neighborhood Price grocery store may not be receiving the management  support from its consultant, AWI, that it needs.  There are some concerns that its prices are high and  the quality of its goods not high enough for the price, which may be hurting its bottom line.  There may  also be some aspects of its marketing strategy which could be improved.  Rosario noted the IURA may  want to think about approaching Neighborhood Pride and AWI about resolving some of these issues.     Farrell remarked she would hesitate to make too many assumptions about the store’s prospects, at this  stage, based largely on anecdotal evidence.  It is still very early in the store’s development lifecycle.  It  is important to remember it was closed for a long time and may require some more time for it to  perform as it should.      Lease Payments  Rosario reported all lease payments are current.    E. Committee Chairperson Report    Rosario indicated there have been some concerns with the integrity of Six Mile Creek.  It appears as  much as half its flow‐capacity may have been compromised, over the years, due to sedimentation  and other factors.  The NIC will be exploring options for potential funding avenues to address the  issue.     Myrick noted the Department of Public Works submitted a Capital Projects Program funding request  for that particular problem.     Farrell asked if there were any other sources of funding, which could be applied for.  Myrick replied,  he is not sure; however, since the amount in question is only in the tens of thousands of dollars, it  should be a reasonably affordable project.  IURA Minutes  June 27, 2013  Page 6 of 8    Rosario indicated the GC also discussed that it would like to see a report on the status of the 2010  capital project that was supposed to survey the City’s retaining walls.    VI. Economic Development Committee (EDC)    A. Authorization to Issue Request for Expression of Interest (RFEI) for Acquisition & Development  of 6‐Acre Parcel in Cherry Street Industrial Park (Tax Map #100.‐2‐1.21)    Kittel indicated that EDC was originally planning on issuing a full RFP, but subsequently realized a  slightly different process would probably be needed, in this case.      Graham moved, seconded by Myrick:    Authorize Disposition Process for 6‐Acre Parcel at  Southerly End of Cherry Street (Tax Parcel #100.‐2‐1.21)    WHEREAS, on April 19, 2013 the City of Ithaca executed a Purchase and Sale (P&S) Agreement to  convey a 6‐acre parcel at Cherry Street to the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) to market  and negotiate a proposed sale of the property for economic development purposes, and     WHEREAS, pursuant to §507 of the General Municipal Law, the City is authorized to dispose of  real property through the IURA to a qualified and eligible sponsor (a/k/a preferred developer) at  a negotiated sales price for a specific end use, following publication of a notice disclosing the  terms of the proposed sale and a public hearing and approval by the Common Council of the  proposed sale, and     WHEREAS, the parcel is located within the Urban Renewal Project Boundary area, and    WHEREAS, terms of the P&S Agreement require the IURA to solicit competitive proposals for  purchase and development of the property in compliance with the following guidelines:  ‐ Sales price: seek fair market value  ‐ Use: economic development  ‐ Tax Status: taxable, and    WHEREAS, the IURA Economic Development Committee (EDC) recommends issuance of an  Request for Expression of Interest (RFEI) rather than an Request for Proposals (RFP) to better  elicit interest by businesses to acquire and develop all, or part of, the project site without the  need to develop a detailed proposal, financing plan and specific purchase price, and     WHEREAS, the RFEI  may provide information to structure a subsequent RFP for the site or lead  to direct negotiation with a respondent to acquire and develop the site, and    IURA Minutes  June 27, 2013  Page 7 of 8    WHEREAS, the EDC further recommends pro‐active marketing of the FREI to the business and  real estate community and completion of a phase 1 Environmental Site Assessment (ESA) of the  site, and     WHEREAS, the EDC has developed a proposed RFEI package, including selection criteria for  evaluating responses, and     WHEREAS, the RFEI further describes the disposition process including possible designation of a  Qualified and Eligible Sponsor (a/k/a preferred developer) by the EDC and execution of a 90‐day  exclusive negotiating period to structure a proposed sale agreement for consideration by the  IURA and Common Council, and     WHEREAS, the EDC Committee proposes that it be delegated the authority to select a Qualified  and Eligible Sponsor and to conduct the negotiations for structuring a proposed disposition and  development agreement, and    WHEREAS, the EDC considered this matter at its May 14, 2013 and June 11, 2013 meetings and  recommends the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes staff to issue and advertise the Request for  Expressions of Interest (RFEI), dated June 7, 2013, to solicit proposals to purchase and develop a  6‐acre parcel located at the southerly end of Cherry Street (tax parcel #100.‐2‐1.21), and be it  further    RESOLVED, that the IURA hereby delegates authority to the Economic Development Committee  (EDC) to conduct preliminary review of responses, designate eligible and qualified sponsor(s) in  accordance with section 507 of General Municipal Law, and further authorizes the IURA Chair to  enter into an exclusive negotiation agreement with a designated Sponsor(s), subject to review  by IURA legal counsel, and be it further    RESOLVED, that the IURA also delegates authority to the EDC to negotiate with the selected  Sponsors to develop a proposed disposition and development agreement to be considered for  approval by the IURA and Common Council, and be it further    RESOLVED, IURA staff is authorized to incur expenses to advertise the RFEI in the Real Estate  Journal supplement in the Ithaca Journal and contract for completion of a phase 1  Environmental Site Assessment (ESA) of the site, such funds to be reimbursed from sale  proceeds of the site.      Carried Unanimously 4‐0  IURA Minutes  June 27, 2013  Page 8 of 8    B. Progress Status Report on IURA Economic Development Performance Goals    Kittel noted that the IURA is approaching the end of its consolidated 5‐year plan.  A new one will  need to be drafted and adopted.  Staff is currently in the middle of mapping all the IURA projects  undertaken over the past 5 years.    Farrell suggested devising some kind of sign or sticker to display at the site of every IURA project,  saying that it received IURA assistance (much like what was done for projects receiving assistance  from the American Recovery and Reinvestment Act of 2009).  Myrick agreed that is a good idea.   Kittel indicated she would mention it to Bohn.    Farrell suggested that the RFP process be comprehensively reviewed to identify what might be done  to improve it.      VII. Neighborhood Investment Committee    (DID NOT MEET IN JUNE 2013)    IX. Other/New/Old Business    A. IURA Chairperson Report  Myrick announced that he will be suggesting to Common Council that Common Council Liaison Chris  Proulx be appointed to the IURA Board as a voting member.    B. Common Council Liaison Report  None.    C. Staff Report   None.    D. Next Meeting Date: July 25, 2013    X. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 8:46 A.M.      Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.