Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2013-02-28Approved: 3/29/13  Ithaca Urban Renewal Agency 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax)    MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, February 28, 2013    Members: Chair Svante Myrick, Karl Graham, Eric Rosario, Tracy Farrell  Excused: Chris Proulx (Common Council Liaison)  Vacancies: 1  Others: None.  Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, Sue Kittel  Guests:   Alphonse Pieper, Executive Director, Historic Ithaca, Inc.     Dale Schumacher, Executive Director, The Learning Web  Public:  None.    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:33 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.      III. Public comment (3‐minute maximum per person)  None.      IV. Review of Draft Meeting Minutes: January 24, 2013  Farrell moved, seconded by Rosario, to approve the January 24, 2013 minutes, with no  modifications.    Carried Unanimously 4‐0    V. Neighborhood Investment Committee (NIC)  A. Community Housing Development Organization (CHDO)  1. Adopt CHDO Designation Policy  Farrell remarked that HUD requires the IURA to have a written CHDO Designation policy; so a  proposed policy was drafted that meets HUD requirements.   It is pretty straight‐forward.  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 2 of 21  Farrell moved, seconded by Rosario:    Adoption of Community Housing Development Organization (CHDO)  Capacity Evaluation Policy    WHEREAS, HUD regulations and the 2012 HOME Appropriations Act requires that  Participating Jurisdictions  develop and implement written policies and procedures for  assessing Community Housing Development Housing Organization (CHDO) staff capacity and  ensure that adequate documentation of the assessment is included in appropriate files, and    WHEREAS, the City of Ithaca has designated the IURA to administer the City’s HUD  Entitlement Program that oversees HOME Investment Partnerships (HOME) program funds  awarded to the City, and is therefore responsible for developing and implementing such  procedures, and    Whereas, at their February 8, 2013 meeting, the Neighborhood Investment Committee  reviewed the regulations and other materials and recommends the following; now,  therefore, be it     RESOLVED, that the IURA adopts the Community Housing Development Capacity Evaluation  (CHDO) policy dated February 28, 2013.      Ithaca Urban Renewal Agency  Community Housing Development (CHDO) Development Capacity Evaluation Policy    In compliance with HUD guidance provided by the Community Planning and Development Office  in CPD Notice 12‐007, dated 5/8/12, the following procedure will be used to evaluate  Community Housing Development Organization’s (CHDO) Development Capacity.    1) On an annual basis, staff will solicit applications for CHDO designation from local housing  providers. A copy of current requirements, the CHDO Checklist, and the CHDO Board  Certification form will be sent to interested applicants. Whenever possible, this process will  begin in time for the certification to be complete before the beginning of the annual grant  round.    2) The IURA must ensure that the current CHDO staff has experience developing projects of  the same size, scope and level of complexity as the same size, scope and level of complexity as  the activities for which HOME funds are being reserved or committed. To assure this, the IURA  will complete the CHDO Staff Experience & Capacity Checklist.    3) The IURA will authorize CHDO designation of all applicants who demonstrate the ability to  meet all criteria identified in CPD notice 12‐007.    Carried Unanimously 4‐0  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 3 of 21    2. Request from Ithaca Neighborhood Housing Services (INHS) for CHDO Designation  Farrell remarked it is very important IURA have agencies that qualify as CHDOs, because 15% of  IURA HOME funding is set aside for CHDO‐eligible activities.  Farrell noted that Kittel thoroughly  reviewed the INHS documentation to ensure INHS is eligible for CHDO designation, and this was  reviewed once again at the committee meeting.    Farrell moved, seconded by Graham:    HUD Entitlement Grant Program ― 2013 Designation of INHS as a CHDO    Whereas, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) has been designated by the City of Ithaca  as the Lead Agency to develop, administer and implement the HUD Entitlement grant  program, including funds received through the Home Investment Partnerships (HOME)  program, and     Whereas, grant recipients under the HOME program are termed Participating Jurisdictions  (PJs), and     Whereas, PJs must reserve not less than 15% of their HOME allocation for investment in  housing to be developed, sponsored, or owned by Community Housing Development  Organizations (CHDOs), and    Whereas, a CHDO is a specific type of community‐based nonprofit organization as defined in  24 CFR §92.2, and     Whereas, a PJ may use HOME funds to provide special assistance to CHDOs, including:  • Project pre‐development loans;  • Operating assistance;  • Use of HOME project proceeds;   • Capacity‐building assistance; and    Whereas, each PJ must annually identify CHDOs that are capable, or can reasonably be  expected to become capable, of carrying out projects to address priority housing needs  identified in the Consolidated Plan, including the requirement that the CHDO has staff with  demonstrated development experience, and     Whereas, on January 31, 2013, Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc. (INHS) submitted  materials documenting their eligibility as a CHDO and requested renewal of their designation  as a CHDO by the IURA, and   IURA Minutes  February 28, 2013  Page 4 of 21    Whereas, this submission included materials documenting that INHS has staff with  demonstrated development experience on projects ranging from single family homes to  large low‐income tax credit projects, including  materials which assure the IURA that the  INHS staff has the knowledge, skills and experience necessary to undertake eligible CHDO  set‐aside projects, and    Whereas, at their February 8, 2013 meeting, the Neighborhood Investment Committee of  the Ithaca Urban Renewal Agency reviewed the submitted materials, evaluated them in  compliance with  the policies for assessing CHDO staff capacity  and recommends  recertifying INHS as a CHDO, and    Whereas, the IURA has reviewed this matter and determined that INHS meets the criteria for  designation as a CHDO, now, therefore be it    RESOLVED, that the IURA, acting in its capacity as the Lead Agency for the Participating  Jurisdiction of the City of Ithaca, hereby renews its designation of INHS as a Community Housing  Development Organization for a one‐year period.       Carried Unanimously 4‐0    B. Community‐Based Development Organization (CBDO)    1. Request from Historic Ithaca, Inc. to Be Designated CBDO  Farrell noted that a CBDO‐sponsored CDBG project is not subject to the 15% cap on public services,  such as job training.  Farrell indicated there is considerable documentation supporting the  resolution and how Historic Ithaca qualifies for the designation (e.g., board composition,  organizational mission, etc.).  The Neighborhood Investment Committee concluded that Historic  Ithaca qualifies for the designation.    Farrell moved, seconded by Rosario:    IURA Designation of Historic Ithaca, Inc. As   Community‐Based Development Organization    WHEREAS, the Board of Historic Ithaca Inc., (Historic Ithaca) seeks designation by the Ithaca  Urban Renewal Agency (IURA) as a Community‐Based Development Organization (CBDO),  and     WHEREAS, the City of Ithaca has designated the IURA to administer the City’s HUD  Entitlement Program that oversees Community Development Block Grant funds awarded to  the City, and  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 5 of 21    WHEREAS, the requirements for eligibility as a CBDO are established at CFR Title 24, Section  570.204 and include specific eligibility criteria for composition of the governing board of a  CBDO, and      Whereas, at their February 8, 2013 meeting, the Neighborhood Investment Committee  compared Historic Ithaca with CBDO eligibility requirements as documented in the attached  materials and recommended the following, contingent of documentation of the adoption of  the mission statement described in their submittal; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA determines that Historic Ithaca, Inc. meets the requirements for  eligibility as a CBDO, and be it further    RESOLVED, that the IURA hereby designates Historic Ithaca, Inc. as a Community‐Based  Development Organization (CBDO).    Carried Unanimously 4‐0    Farrell remarked she recently had the opportunity to hear a report on the Historic Ithaca Work  Preserve program, which was very interesting.  She was particularly impressed to hear the details  behind it.  Graham noted he also had the opportunity to visit Historic Ithaca and meet some of the  program participants.  He agreed with Farrell that it is a very impressive program.    2. Request from Greater Ithaca Activities Center, Inc. (GIAC) to Be Designated CBDO  Once again, Farrell noted, there is considerable documentation supporting the resolution and how  GIAC qualifies for CBDO designation.    Farrell moved, seconded by Graham:    IURA Designation of Greater Ithaca Activities Center As a   Community‐Based Development Organization    WHEREAS, the Board of the Greater Ithaca Activities Center (GIAC) seeks designation by the  Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) as a Community‐Based Development Organization  (CBDO), and     WHEREAS, the City of Ithaca has designated the IURA to administer the City’s HUD  Entitlement Program that oversees Community Development Block Grant funds awarded to  the City, and    WHEREAS, the requirements for eligibility as a CBDO are established at CFR Title 24, Section  570.204 and include specific eligibility criteria for composition of the governing board of a  CBDO, and    IURA Minutes  February 28, 2013  Page 6 of 21    WHEREAS, at their February 8, 2013 meeting, the Neighborhood Investment Committee  compared GIAC with CBDO eligibility requirements as documented in the attached materials  and recommended the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA determines that the Greater Ithaca Activities Center, Inc. meets  the requirements for eligibility as a CBDO, and be it further    RESOLVED, that the IURA hereby designates the Greater Ithaca Activities Center, Inc. as a  Community‐Based Development Organization (CBDO).    Carried Unanimously 4‐0    C. HUD Entitlement Grant ― Reprogram Promoting Change (#14 CDBG 2012)  Farrell noted this next resolution is for the purpose of reprogramming the Catholic Charities (CC)  Promoting Change project.  She noted there were three CC projects in the 2012 funding cycle: the  Security Deposit program, the Immigrant Services program, and the Promoting Change program,  designed as an outgrowth of the Security Deposit program.  Promoting Change was envisioned to be  similar to a case management program, to help prevent potential crises and ensure program  beneficiaries continue to live in stable situations.  There has been a lot of change, however, at CC,  and despite several meetings to help organize the effort, the Promoting Change project experienced  considerable difficulty.  After some discussion, the NIC decided to recommend that the IURA  withdraw the Promoting Change funding and reallocate part of it ($6,093.20) towards the  administration of the Security Deposit program.  She added that the IURA has historically given the  Security Deposit program additional funding for that purpose, since it is paper‐intensive and  requires a lot of documentation.  She noted a further $20,000 of the original Promoting Change  funding would fund an expansion of the 2012 Immigrant Services program, from a one‐year  program to a two‐year program, to serve an additional 80 unduplicated beneficiaries.    Rosario remarked the reprogramming seems to make a lot of sense and represents a good strategic  response to the problem.    Farrell moved, seconded by Rosario:    Reprogramming of Promoting Change (project #14, CDBG 2012)    WHEREAS, Catholic Charities of Tompkins/Tioga, Inc. (Catholic Charities) was awarded funds  for three projects in 2012 including:  • Catholic Charities Security Deposits  $37,500  • Promoting Change     $26,093.20  • Immigrant Services Program   $15,000, and  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 7 of 21    WHEREAS, the Promoting Change project, developed by a past Catholic Charities director,  was designed to provide intensive case management for security deposit recipients to  prevent housing instability and address  other concerns in order to avoid further family  crisis, and    WHEREAS, in the Fall of 2012, the current director of Catholic Charities began to reassess the  feasibility of the Promoting Change project and contacted IURA staff to discuss revising the  program, and    WHEREAS, IURA staff has met several times with Catholic Charities staff to discuss redesign  of the project, including one meeting with Neighborhood Investment Committee  Chairperson Tracy Farrell, a designee of the committee, authorized to negotiate a revised  program, and    WHEREAS, Catholic Charities  has determined that a reallocation of the funds awarded to  Promoting Change is in the best interest of their organization at this time and has requested  that the IURA reallocate $6,093.20 for delivery of the Security Deposit Program, which is  administratively burdensome, and $20,000 for 2013 funding for the Immigrant Services  Program, and    WHEREAS, at their February 8, 2013 meeting, the Neighborhood Investment Committee  reviewed and discussed this matter and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby amends the 2012 Action Plan to reprogram funding from  Promoting Change (project #14, CDBG 2012) to the following projects:   • $6,093.20 to Catholic Charities for Security Deposit Delivery (project #19, CDBG 2012)  • $20,000.00 to Catholic Charities to expand the 2012 Immigrant Services project  (project #15, CDBG 2012) from a one‐year program to a two‐year program that will  serve an additional 80 unduplicated beneficiaries, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chair is authorized, subject to review by IURA legal counsel, to execute  any and all documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 4‐0    D. Election of NI Committee Chairperson & Vice‐Chairperson    Myrick moved, seconded by Graham:    Appointment of Chairperson of IURA Neighborhood Investment Committee    WHEREAS, amendments to the IURA By‐laws adopted on September 27, 2008 established  procedures for selecting officers of IURA committees, and  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 8 of 21    WHEREAS, the IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own  committee Vice‐Chairperson and nominate a committee Chairperson to the Agency, which shall  have authority to appoint each committee Chairperson, and    WHEREAS, an Agency member shall fill either the committee Chairperson or committee Vice  Chairperson position, and     WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold office until  their successor is selected or appointed, and     WHEREAS, the IURA Neighborhood Investment Committee is comprised of the following  members:   • Tracy Farrell  • Teresa Halpert  • Fernando de Aragón  • Karl Graham  • Nancy Zook, and    WHEREAS, at their February 8, 2013 meeting, the IURA Neighborhood Investment Committee  nominated Tracy Farrell to serve as Committee Chairperson and elected Fernando de Aragón to  serve as Committee Vice‐Chairperson; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby appoints Tracy Farrell to serve as Chairperson of the IURA  Neighborhood Investment Committee.     Carried Unanimously 4‐0    E. Committee Chairperson Report  None.      VI. Governance Committee (GC)  A. Request from The Learning Web for Program Modification to Housing Scholarship Program  (Project #4, 2011 HOME)  Rosario noted the IURA finds itself in a situation in which Federal funding for the U.S. Department of  Health and Human Services Transitional Living Program (TLP) will end today for part of the Learning  Web’s homelessness program, focused on homeless youth.  While the Learning Web applied for a  Federal grant to renew the funding, beginning March 1, 2013, it still does not know if it will receive  the grant (possibly due to the current national budget crisis).  Rosario remarked that it is a concrete  example of the level of dysfunction associated with the Federal budgetary process, and how it can  impact some of the community’s most vulnerable residents.    IURA Minutes  February 28, 2013  Page 9 of 21      Rosario explained that the GC is recommending the IURA apply $15,000 of funding it has already  awarded the Learning Web, to cover the Housing Scholarship Program for the next 3 months of rent  and utility costs.  He stressed the critical nature of the request and the consequences associated  with inaction on the IURA’s part, since there is no other identifiable source of funding for this  purpose.  In essence, this action is basically taking what the IURA has already awarded and simply  ‘accelerating’ making those funds available, for emergency short‐term use.  It is hoped the Learning  Web grant will eventually be received and the funding gap made up.    Myrick asked if the IURA knows for sure that the current Federal budget sequester is the underlying  reason the Learning Web has not received a response about its grant application.     Schumacher responded that the Learning Web had expected to at least hear whether the grant was  approved or denied; but it has not even heard that much, so it remains in the dark.  Schumacher  remarked it is his personal sense that both the absence of a 2013 Federal budget and the budget  sequester contributed to the problem.  He added it is not an entirely new grant ― it is simply a new  grant cycle for a grant program that has been in place for probably 20 years.    Graham asked if both the IURA and the Federal government go towards case management and  rental assistance.  Schumacher replied the IURA money only goes towards rental assistance, while  the Federal TLP funding goes towards both rental assistance and case management.  (The case  management funding is minimal in proportion to the total grant.)  The IURA money has never been  used for case management.    Graham asked if both funding streams can be used for rental assistance; and, if so, why could the  Learning Web not simply to reallocate some of those funds.    Schumacher responded that the TLP money is specifically designated for people aged 16‐21.  Kittel  added that the IURA portion of the program’s funding was designed to expand the eligibility for the  program.  The IURA contract specifically limits its funding to 21‐25 year‐olds, since the Federal  restriction to people 21 and under was cutting people off too soon.  The IURA contract explicitly  excludes funding 16‐21 year olds, since the IURA never anticipated the need for it to fund that age  group.    Schumacher remarked that he anticipates the Federal government will end up approving the  funding on a retroactive basis, as of March 1, 2013 (or, at least, this is what has happened in the  past).  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 10 of 21    Rosario moved, seconded by Farrell:    Program Modification to Housing Scholarship Program (#4, HOME 2011)    WHEREAS, The Learning Web operates a Housing Scholarship Program (Program) providing case  management and tenant rental assistance to low‐income households headed by homeless youth  transitioning to financial self‐sufficiency, and    WHEREAS, the Program receives funding from the IURA and a 5‐year federal Transitional Living  Program (TLP) grant, which TLP funding ends on February 28, 2013 prior to announcements of  funding awards of a pending grant application submitted to replace TLP funding, thereby leaving  the Program without resources to pay rents and utilities at apartments covered by the TLP  funding beginning in March 2013, and    WHEREAS, The Learning Web submitted a February 12, 2013 request to the IURA for a program  modification to the Housing Scholarship Program to use up to $15,186 of IURA funds awarded,  but unexpended, to provide tenant rental assistance for apartments currently funded under the  TLP grant, and    WHEREAS, 2011 IURA funding for the Housing Scholarship Program provides tenant‐based rental  and utility assistance for 2 households headed by homeless youth, and    WHEREAS, all youth currently receiving tenant‐based rental assistance through the TLP grant  satisfy HOME eligibility criteria, and    WHEREAS, the 2010 and 2011 Action Plans included the following funding to The Learning Web  for Transitional Housing Scholarship program:     Year Award Expended Unexpended   2010: $63,360 $29,242.80 $34,117.20   2011: $29,975 $0 $29,975.00   Totals $93,335 $29,242.80 $64,092.20    WHEREAS, IURA funds be used to expand the number of beneficiaries on a short‐term basis, but  may result in a reduction of the duration of tenant‐based rental assistance available for some  participants in the program unless additional resources can be secured, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee considered this matter at their February 15, 2013  meeting and recommends the following; now, therefore, be it  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 11 of 21    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes a modification to the Housing Scholarship Program  (project #4, 2011) to authorize use of up to $15,186 of previously awarded funds to The Learning  Web for tenant rental and utility assistance to low‐income households headed by youth whose  rent and utilities were previously funded by the Federal Transitional Living Program grant, and     RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by legal counsel, is authorized to  execute all necessary documents to implement this resolution.     Carried Unanimously 4‐0    B. Request from Kitchen Theatre Company, Inc. (KTC) to Be Designated Community‐Based  Development Organization (CBDO)  Rosario noted that KTC would like to continue its Next Steps program.  In order to do that, it needs  to have its CBDO status renewed.     Rosario moved, seconded by Graham:    IURA Designation of the Kitchen Theatre Company, Inc. as a   Community‐Based Development Organization    WHEREAS, the Board of the Kitchen Theatre Company Inc., (Kitchen Theatre) seeks renewal  of their designation by the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) as a Community‐Based  Development Organization (CBDO), and     WHEREAS, the City of Ithaca has designated the IURA to administer the City’s HUD  Entitlement Program that oversees Community Development Block Grant funds awarded to  the City, and    WHEREAS, the requirements for eligibility as a CBDO are established at CFR Title 24, Section  570.204 and include specific eligibility criteria for composition of the governing board of a  CBDO, and      WHEREAS, at their February 23, 2012 meeting, the IURA designated the Kitchen Theater as a  local Community Based Development Organization, and    WHEREAS, at their February 15, 2013 meeting, the Governance Committee compared the  Kitchen Theatre with CBDO eligibility requirements as documented in the attached materials  and recommended the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA determines that the Kitchen Theatre continues to meet the  requirements for eligibility as a CBDO, and be it further  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 12 of 21    RESOLVED, that the IURA hereby re‐designates the Kitchen Theatre Company, Inc. as a  Community‐Based Development Organization (CBDO).    Carried Unanimously 4‐0    C. Procurement of Independent Contractors:    1. Legal Services, Mariette Geldenhuys    Rosario moved, seconded by Farrell:    2013 Procurement of Independent Legal Services, Geldenhuys    WHEREAS,  the contract for independent legal services with Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐ Law (Geldenhuys) expires on February 28, 2013, and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Geldenhuys through a Request for Proposals (RFP) selection process in  2012, and     WHEREAS,  whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected through an  initial competitive selection process may be renewed for up to three additional one‐year terms  without undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS,  a proposed 2013 contract would constitute the first one‐year extension of the base  independent consultant contract, and     WHEREAS,  Geldenhuys submitted a proposal on January 31, 2013 to continue providing legal  services to the IURA at a maximum billing rate of $185 per hour, a 2.8% increase from the  current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff s highly satisfied with the quality of legal services provided by  Geldenhuys, and     WHEREAS,  the 2013 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  $22,500 for legal services, and      WHEREAS,  at their meeting of February 15, 2013, the Governance Committee reviewed this  matter and recommends the following; now, therefore, be it   IURA Minutes  February 28, 2013  Page 13 of 21  RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to  execute a contract extension for independent contractor legal services with Mariette  Geldenhuys, Attorney and Mediator, at a maximum hourly rate of $185 per hour with the  total amount not to exceed $17,500, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.     Carried Unanimously 4‐0    2. Legal Services, Richard Ruswick  Karl Graham asked why having two consulting attorneys is necessary.  Bohn replied that Ruswick  has become the IURA expert on HOME regulations, as well as an expert on closing low‐income  housing tax credit deals, which is a highly complicated process.  In addition, Bohn explained,  particularly in a small community, conflicts of interest invariably arise from time to time, so having  two attorneys available is advantageous.  Bohn added that Ruswick also has expertise on  bankruptcy and loan issues, while Geldenhuys has other, broad‐based strengths, as a former City  Attorney, including a specialization in transaction law, real estate law, and mediation services.    Rosario moved, seconded by Farrell:    2013 Procurement of Independent Legal Services, Ruswick    WHEREAS,  the contract for independent legal services with Richard P. Ruswick, Attorney at Law,  (Ruswick) expires on February 28, 2013, and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Ruswick through a Request for Proposals (RFP) selection process in  2012, and     WHEREAS,  whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected through an  initial competitive selection process may be renewed for up to three additional one‐year terms  without undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS,  a proposed 2013 contract would constitute the first one‐year extension of the base  independent consultant contract, and     WHEREAS,  Ruswick submitted a proposal on January 31, 2013 to continue providing legal  services to the IURA at a maximum billing rate of $175 per hour, a 2.9% increase from the  current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided by  Ruswick, and   IURA Minutes  February 28, 2013  Page 14 of 21  WHEREAS,  the 2013 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  $22,500 for legal services, and     WHEREAS,  at their meeting of March 15, 2013, the Governance Committee reviewed this  matter and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to  execute a contract extension for independent contractor legal services with Richard P.  Ruswick, Attorney at Law, at a maximum hourly rate of $175 per hour with the total amount  not to exceed $5,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.     Carried Unanimously 4‐0    3. Community Development Consulting Services, H. Sicherman & Co., Inc.    Rosario moved, seconded by Farrell:    2013 Procurement of Independent Consultant Services, H. Sicherman & Co., Inc.    WHEREAS,  the contract for independent professional consulting services with H. Sicherman &  Co., Inc. (Sicherman) expires on February 29, 2013, and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Sicherman through a Request for Proposals (RFP) selection process in  2012 to provide technical assistance for development, administration and implementation of the  IURA community development program, including loan underwriting, and      WHEREAS,  whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected through an  initial competitive selection process may be renewed for up to three additional one‐year terms  without undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS,  a proposed 2013 contract would constitute the first one‐year extension of the base  independent consultant contract, and     WHEREAS,  Sicherman submitted a proposal on January 25, 2013 to continue providing  community development consulting services to the IURA at a maximum billing rate of $154 per  hour, a 3.3% increase from the current contract rate, and      WHEREAS, loan underwriting services of Mr. Richard Rickli of Sicherman are offered at a rate of  $118 per hour, and  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 15 of 21    WHEREAS,  the IURA staff s highly satisfied with the quality of services provided by Sicherman,  and     WHEREAS,  the 2013 IURA budget recommended a total authorized contract amount of $13,000  for community development consulting services, and      WHEREAS,  at their meeting of February 15, 2013, the Governance Committee reviewed this  matter and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to execute a  contract extension for independent contractor community development services with H.  Sicherman & Co., Inc. at a maximum hourly rate of $154 per hour with the total amount not to  exceed $13,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.     Carried Unanimously 4‐0    4. Minute‐Taking Services, Charles Pyott    Rosario moved, seconded by Farrell:    2013 Procurement of Independent Minute‐Taking Services, Charles Pyott    WHEREAS, Mr. Charles Pyott has been providing the IURA with minute taking services to the IURA  as an independent contractor since July 8, 2011, and    WHEREAS, the annual contract for his services expires on February 28, 2013, and    WHEREAS, Pyott has submitted a proposal to continue to provide minute‐taking services at a rate  of $17.71 per hour, a 3% increase from 2012 rates, and    WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with Pyott’s performance, and     WHEREAS, the 2013 IURA budget recommends an authorized amount of $5,000 for minute taking  services, and    WHEREAS, at their February 15, 2013 meeting the Governance Committee considered this matter  and recommended the following; now, therefore, be it  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 16 of 21  RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to  execute a one‐year contract extension for independent contractor minute‐taking services with  Charles Pyott at a rate of $17.71 per hour with the total amount not to exceed $5,000, and be it  further    RESOLVED, that the source of such funds shall be derived from non‐CDBG funds.       Carried Unanimously 4‐0    D. Public Authorities Accountability Law (PAAL) ― Annual Review of Board of Directors Self  Evaluation  Rosario thanked the Board members for their evaluations.  He indicated that the GC discussed them  and produced some initial assessments and potential next steps.  GC members believed it is terrific  that most of the core evaluation criteria were so highly rated.    Rosario noted there were just a few criteria, which seemed to be slight outliers.  One of these, for  example, revolved around a shared sense of knowledge in certain subject areas, which is something  that could perhaps be addressed by New York State Authority Budget Office (ABO) training  webinars.  Rosario remarked that the survey is a flawed tool, which the IURA may want to consider  improving upon.    Rosario indicated it was also the sense of the committee that some kind of group training session or  retreat would be helpful.  Myrick noted that he thinks that is a good idea and instructed Rosario to  explore it further with the GC.  Rosario agreed.    E. Review of IURA Financials, January 2013  Rosario reported that the financials are generally in good shape.  Bohn added that there were a  couple of loans listed in the report that were originally past due.  Since the report was generated,  staff has contacted the delinquent parties.  Bandwagon Brew Pub made its payment and the Argos  Inn made half a payment, with a second one to following within the month.  Rosario reported that  the lease payments are current.    F. Committee Chairperson Report  None.      VII. Economic Development Committee (EDC)    A. HUD Entitlement Grant, Contract Extension & Modification for JobsBuild Training Program  (#15, CDBG 2011)  On behalf of the EDC, Bohn reported that the IURA received a request for a contract extension for  the Tompkins Community Action (TCA) jobs training program.  He explained that the $30,000  project was designed to provide a stipend for full‐time job training for three young adults.  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 17 of 21  Designed to provide training in either weatherization or early childhood development, the program  has not worked out as planned (there have been a considerable number of drop‐outs and  incompletes).  TCA is now seeking a one‐year extension of the program, focusing exclusively on the  early childhood development portion of the program.  Bohn noted that the EDC reviewed the  request and recommended only funding the two participants currently enrolled in the program, but  not fund any new participants.  The $10,000 that would be saved would be reprogrammed back into  the 2013 funding pool.    Myrick moved, seconded by Graham:    Contract Extension and Modification for Jobs Build Training Program (#15, CDBG 2011)    WHEREAS, The 2011 Action Plan included $30,000 for Tompkins Community Action’s (TCA’s)  Jobs  Build program to provide stipends for at least 3 trainees to complete a year‐long job training  program in either weatherization or early childhood education, including attainment of several  certifications and credentials, and    WHEREAS, despite persistent efforts, the weatherization track has not proven to be a successful  venue to train and retain entry level workers with significant barriers to employment, and    WHEREAS, the early childcare track has also not met expectations but it is projected to complete  training of two workers to attain unsupported employment by September 30, 2013, and    WHEREAS, the program schedule has expired and TCA requests a contract extension to deliver  the program, and     WHEREAS, in a meeting on January 17, 2013 between IURA staff member Sue Kittel and  Tompkins Community Action’s Deputy Director Carrie Berman, TCA requested a modification to  their agreement to focus solely on the early education track and eliminate the weatherization  employment track and extend the time frame to complete performance to September 30, 2013,  and    WHEREAS, the Economic Development Committee considered this matter at their February 12,  2013 meeting and recommends extending the program schedule to allow the two existing  participants to complete training and discontinue further funding for a third participant, and     WHEREAS, the Economic Development Committee recommends the following contract  modifications; now, therefore, be it    IURA Minutes  February 28, 2013  Page 18 of 21  RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the following contract modifications to the TCA Jobs  Build Training program contract (#15, 2011 CDBG):  1. Extend the contract completion date to September 30, 2013;  2. Authorize a program modification to focus job training solely on the early education  employment field;  3. Reduce the program outcome from 3 to 2 low/mod income youth (ages 18‐25) trainees  completing JobsBuild training, including supervised work experience, and attainment of  certifications & credential as identified in the TCA program design;  4. Reduce maximum CDBG remuneration to TCA from $30,000 to $20,000;  5. Reduce match funding requirements by one‐third, and be it further     RESOLVED, that the 2011 Action Plan be amended to recognize this resolution, and be it further    RESOLVED, that the $10,000 of CDBG funds no longer committed to the JobsBuild Training  program be made available for allocation in the 2013 Action Plan, and be it further,     RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by legal counsel, is authorized to  execute all necessary documents to implement this resolution.    Carried Unanimously 4‐0    B. Community Lending, Proposed Modification to Loan to Cayuga Green, LLC for “Urban  Outfitters” Project (PB‐LF #1)  Although the Urban Outfitters loan is current, Bohn reported that an issue has arisen with the HUD  reporting requirements associated with the project.  HUD requires complete total job creation and  number of jobs held by low/mod income persons, which were included as a requirement in the  IURA loan agreement with the developer.  Urban Outfitters, however, is only agreeing to release a  very limited amount of its staffing and payroll information.  IURA staff is currently trying to resolve  the situation.  To date, only total job creation data is available.  Without proof that at least 51% of  jobs created are filled by low/mod income persons, the project is ineligible for CDBG funding.  The  recommendation of the EDC was to explore substituting non‐CDBG (e.g., UDAG) funds at 4%  interest rate for the CDBG loan funds since they do not have the low‐moderate income job  requirement.     Graham asked if there are any options if the borrower declines.  Bohn replied that would trigger a  default of the loan term.  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 19 of 21    Myrick moved, seconded by Rosario:    Authorize Modification to Loan to Cayuga Green, LLC (#1 PB‐LF)    WHEREAS, on November 6, 2009, the IURA issued a $100,000 loan to Cayuga Green LLC through  the Priority Business Loan Program to establish an approximately 7,500 square foot retail store to  be occupied by Urban Outfitters at 131‐135 E. Green Street, and     WHEREAS the loan was projected to create at least 10 FTE jobs, of which at least 51% were  required to be filled by low‐ and moderate‐income persons, thereby satisfying CDBG eligibility  requirements, and     WHEREAS, the 10‐year loan carries an interest rate of 3%, and    WHEREAS, the borrower is current on the loan, which has an outstanding principal balance of  $71,753.10 as of January 31, 2013, and    WHEREAS, the loan was provided to the landlord of the retailer who was creating new jobs, and    WHEREAS, the borrower has been unable to gain documentation of low/mod income job  creation from their tenant, and has not submitted required job reporting to the IURA  demonstrating compliance with loan terms, and is in default of loan requirements, and    WHEREAS, HUD has flagged this activity for possible non‐compliance as the IURA has not  reported job reporting data on the Integrated Disbursement & Information System (IDIS), and    WHEREAS, the IURA has received third‐party documentation that at least 10 FTE jobs have been  created by this project, but has not received documentation that at least 51% of the jobs created  are held by low‐ and moderate‐income persons as required by CDBG regulations, and    WHEREAS, per UDAG close‐out agreement, UDAG program income shall be considered  Miscellaneous Revenue and shall not be governed by 24 CFR 570 but shall be used only for  activities eligible under Title 1 of the Housing and Community Development Act of 1974, as  amended, which does not require a low/mod income benefit test, and    WHEREAS, the loan activity, without further documentation, is an eligible use of Urban  Development Action Grant (UDAG) repayments that are administered by the IURA, and    WHEREAS, the balance of UDAG repayments administered by the IURA is $148,408.89 as of  January 31, 2013, and    WHEREAS, the Economic Development Committee reviewed this matter at their February 12,  2013 meeting and recommended the following, now, therefore, be it  IURA Minutes  February 28, 2013  Page 20 of 21      RESOLVED, that the IURA hereby authorizes substitution of CDBG funds loaned to Cayuga Green  LLC for the Urban Outfitter loan (PB‐LF #1) with up to $71,753.10 of UDAG repayment funds for  the PB‐LF #1 loan activity, subject to a loan modification to increase the interest rate from 3% to  4% and that all legal fees to modify the loan be paid by the borrower, and be it further    RESOLVED, that substituted CDBG loan funds be repaid to the City CDBG program by depositing  said funds in the Community Development Revolving Loan Fund account to be available for  future loans, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by legal counsel, is authorized to  execute all necessary documents to implement this resolution.  Carried Unanimously 4‐0    C. Committee Report  Program Design for Downtown Retail Corridor Support Program (Project #9, CDBG 2012)  Bohn noted that the committee reviewed the program design for the program and provided some  recommendations, which Bohn will convey back to the sponsor and ask them to respond to them,  before the IURA proceeds with creating the funding agreement.  Ithaca Commons Loan Program to Assist Businesses Impacted by Commons Repair & Upgrade  Project  The EDC also looked at a proposal for a Commons business loan assistance proposal, to provide  businesses that may be negatively impacted by the Commons redesign project construction.  The  EDC liked the basic concept and encouraged the program sponsor to move forward with its  proposal.    VIII. Other New/Old Business    A. IURA Chairperson Report – None.    B. Common Council Liaison Report – None.    C. Staff Report  • Bohn noted that, at the last IURA meeting, IURA staff was authorized to go forward and order  financial audit reports from the City’s auditor, for subsequent submission to the state.  That has  now been done.  The 2012 audit has been completed and the 2011 draft audit was just received,  so IURA staff will be submitting those reports to the ABO.  • Bohn also reported that the City‐IURA agreement governing administration of HUD CPD funds  awarded to the City (CDBG & HOME) has now been executed and submitted to HUD.  • Bohn noted that Farrell had asked at the last meeting about homeless shelter utilization.  He  distributed utilization data maintained by the Tompkins County Dept. of Social Services.   IURA Minutes  February 28, 2013  Page 21 of 21    D. Next Meeting Dates: March 21, 2013 (Public Hearing #1) & March 28, 2013 (Public Hearing #2)    IX. Motion to Adjourn ‐ The meeting was adjourned by consensus at 9:52 A.M.  — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.