Loading...
HomeMy WebLinkAboutreading.understanding.deeds.feb.2016Reading  and  Understanding  Deeds     Prepared  by  Bruce  Brittain,  Historian,  Hamlet  of  Forest  Home     Updated  February  24,  2016           SEARCHING  FOR  DEEDS  –  County  Clerk’s  Office   •  Computerized  Search    Some  Counties  now  have  computerized  search  options.    Check  with  your  County  Clerk  for  details.    In  Tompkins  County,  we  can  search  by  Case  Name,  Case  Number,  Tax  ID  number,  Name  or  Address  to      find  Deed  Instrument  Number  or  Deed  Book  (Liber)  and  Page.    Can  then  view  scanned  deeds,  zoom  in      to  read  them,  and/or  print  them,  and/or  e-­‐mail  them  to  ourselves.    Be  sure  to  Log  Out  when  done.      <https://countyfusion3.propertyinfo.com/countyweb/login.do?countyname=Tompkins>   •  Manual  Search   For  early  deeds,  and  for  those  that  have  not  been  indexed,  you  will  have  to  use  Grantee  (Buyer)  and   Grantor  (Seller)  Indexes.    These  are  generally  organized  by  Town,  with  several  volumes  to  cover  the   various  years.    Listings  within  each  volume  are  arranged  alphabetically  by  last  name  as  well  as   chronologically  by  year.    Hardcopies  of  the  deeds  themselves  are  bound  in  large  books  filed  in  the   Clerk’s  office.    (In  Ithaca,  this  is  in  the  basement  of  the  Tompkins  County  Courthouse,  320  N.  Tioga  St.)         INFORMATION  CONTAINED  IN  DEEDS   •  Description  of  Property  –  may  or  may  not  be  included   •  Date  of  Transaction     •  Date  Recorded   •  Where  Recorded  –  older  deeds:  Book  and  Page,  newer  deeds:  Instrument  Number   •  Party  of  First  Part  (Seller)    Name,  place  of  residence   •  Party  of  Second  Part  (Buyer)    Name,  place  of  residence   •  Selling  Price    May  be  mentioned  in  Deed.    If  not,  can  be  calculated  from  Transfer  Tax  Paid:        Selling  price  =  Tax  Paid  ÷  Tax  Rate      Tax  Rate  in  Tompkins  County:      (Note:  Rate  is  different  in  each  county,  check  with  your  Clerk)        $1.10  per  $1000  until  4/30/1983        $4.00  per  $1000  from  5/1/1983  to  11/31/2006        $6.00  per  $1000  from  12/1/2006  to  present    Example:    The  property  that  my  house  is  built  on  was  sold  to  my  parents  in  1954  (raw  land).    The  deed        shows  $6.05  in  tax  stamps.    Thus,      Selling  price  =  Tax  Paid  ÷  Tax  Rate      Selling  price  =  $6.05  ÷  (1.10/1000)  =  $5500   •  Acreage    1  sq  mile  =  640  acres    1  acre  =  4  roods  =  10  sq  chains  =  160  sq  rods  =  43,560  sq  ft    1  rood  =  2½  sq  chains  =  40  sq  rods  =  10,890  sq  ft  =  ¼  acre    1  sq  chain  =  4356  sq  ft  =  1/10  acre    1  sq  rod  =  1  perch  =  1  pole  =  272¼  sq  ft  =  1/160  acre   •  Previous  Transaction  –  may  or  may  not  be  mentioned     •  Metes  and  Bounds    Direction:   There  are  60  minutes  in  a  degree.    Thus,  S49°15’W  means  49¼  degrees  west  of  due  south.    See   protractor  below.    Errors  in  direction  are  often  off  by  180  degrees.    Thus,  N36°W  is  reported  as  S36°E.    -­‐  True  North  vs  magnetic  North.    See  below.      Declination  has  changed  some  during  the  past  200  years,  but  has  generally  been  10  to  15  degrees:    -­‐  Magnetic  north  is  10  -­‐  15  degrees  to  the  west  of  true  north  (in  Tompkins  County)    -­‐  True  north  is  10  -­‐  15  degrees  to  the  east  of  magnetic  north  (in  Tompkins  County)   Directions  may  have  been  copied  from  a  previous  deed,  or  may  be  from  a  survey  made  at  the  time  of   sale,  or  a  confusing  mix  of  both.    Most  deeds  (and  maps)  that  include  directions  fail  to  indicate  whether   they  are  using  true  north  or  magnetic  north.    Some  deeds  include  a  mix  of  both.      Distance:    1  chain  =  100  links  =  4  rods  =  66  ft    1  rod  =  1  perch  =  1  pole  =  16½  ft    1  link  =  0.66  ft  ≈  8  inches    0.01  ft  ≈  1/8  inch    Referential  Property  Boundary  Descriptions:   Example:    Deed  6/459:  “Bounded  on  the  north  by  the  School  House  Lot  and  land  of  said  Cradit;  East  by   Fall  Creek;  South  by  Henry  Preswick’s  land;  West  by  the  highway  running  north  and  south”   •  Other  Information   References  to  people  (owners,  adjoining  property  owners,  etc),  what  is  on  property  (houses,  mills,  etc),   road  names,  community  name,  deed  restrictions,  etc     MAPPING  DEEDS   •  Fixed  points  aren’t  always  fixed    -­‐  Trees  die    -­‐  Road  centerlines  creep    -­‐  Stream  banks  and  centerlines  can  change  abruptly    -­‐  Street  names  and  address  numbers  can  change   •  Distances  measured  in  chains  tend  to  be  more  accurate  than  those  measured  in  rods   •  Many  counties  had  Atlas  and  Gazetteers  published  in  mid-­‐  to  late  1800s.    These  are  generally  old   enough  to  show  Military  Lots  (for  those  towns  and  counties  in  the  Military  Tract),  Great  Lots,   Purchases,  etc,  but  are  new  enough  to  show  most  current  roads.    This  can  help  you  locate  a  property.   •  Aerial  photos    Fencerows  and  hedgerows  tend  to  be  along  property  lines   •  Tax  maps    (available  through  your  County  Assessor’s  office)    History  of  subdivision  and  consolidation                                                                                     Protractor  modified  for  use  in  mapping.              Declination,  from  the  1978  Ithaca  East  USGS  topographic  map.