Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2018-12-13Approved: 1/24/19  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565     MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, December 13, 2018    Members: Svante Myrick, Chair; Tracy Farrell, Vice‐Chair; Karl Graham; Chris Proulx; Eric Rosario;  Laura Lewis (Common Council Liaison)  Excused: None  Staff:  Nels Bohn; Anisa Mendizabal; Charles Pyott  Guests: None    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:34 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  No changes were made to the agenda.      III. Public Comment (3‐min. maximum per person)    All public comments recorded below address the Green Street Garage Site Redevelopment Urban  Renewal Project.    CHRIS BYRD, John C. Lowery, Inc., and local union member, urged the IURA Board to ensure as much  local union labor as possible is employed in the chosen project.     BRIAN NOTEBOOM, United Brotherhood of Carpenters & Joiners of America, Local 277 Council  Representative, noted the union is actively seeking to increase and diversify its membership.  In  order to achieve that, there need to be as many local jobs as possible.  He urged the IURA Board to  ensure as much local union labor as possible is employed in the chosen project.    THERESA ALT noted there is a desperate need for affordable housing in Ithaca.  According to the City  Fire Chief, there are approximately 70 homeless people in the southwest area of the city alone,  some of whom are working, but simply cannot afford a place to live.  Ithaca has numerous  residents who are either very low‐income or high‐income, but it has far fewer in the middle‐ income bracket.  Local Housing Choice Voucher (HCV) agencies have repeatedly stated a  considerable number of people qualify for vouchers, wait 1‐2 years to receive one, but then have  trouble finding a rental unit in the city that conforms to HUD’s Fair Market Rent (FMR) threshold.   IURA Minutes  December 13, 2018  Page 2 of 27  JOHN SNYDER, John Snyder Architects and Vecino Group design team, noted the Vecino Group  project would employ several different local engineering consultants, architects, and other  organizations.  As a group, the project team would collaborate closely with the City’s Planning &  Development Board, Ithaca Landmarks Preservation Commission (ILPC), Common Council, as well  as the public and neighbors.  He understands the scope of a project like this from having worked  on other downtown buildings (e.g., Carey Building).  John Snyder Architects is also a firm believer  in sustainability, which it incorporates into all its projects.    KRYS CAIL, GreenStar Cooperative Market, Treasurer, noted GreenStar is expanding its presence in  the West End.  GreenStar was also contacted by the Vecino Group about the potential for an  affordable retail food market on the project site, which is an important subject that has not yet  been addressed.  It would be a good location, convenient to the entire bus system and parking.     BRETT BOSSARD, Cinemapolis, noted the theatre has a significant interest in the project.  Having sold  80,000 tickets for first time in 2018, the theatre serves as an important regional attraction, which  the project would only help leverage.  He believes improving/expanding both the quantity and  quality of downtown public parking is important, as more and more people come to Ithaca for  employment opportunities and newly available housing.     RICK MANZARDO, Vecino Group New York, LLC, noted he is confident the Vecino Group project would  be awarded the New Market Tax Credit (NMTC), although the project includes enough other  pledged funding to fill the gap, if need be.  Vecino Group was successful in receiving NMTC funding  last year.  And he knows there is genuine interest from Community Development Entities (CDE) in  the project.  He is also confident about funding from the Upstate Revitalization Initiative (URI),  which the Vecino Group has been awarded before.  Furthermore, Vecino Group just signed a letter  with Jeffrey Rimland, Ithaca Properties, confirming the two parties are willing to work together on  a mutually beneficial redevelopment solution for the eastern portion of the garage (e.g.,  conference center).      MITCH GLASS, Planning & Development Board, Visiting Critic, Cornell University Departments of City  & Regional Planning and Landscape Architecture, noted both proposals are impressive, but there  are some significant differences.  He supports the Visum Development Group project for the  following reasons: (1) its architectural design is superior urbanistically/aesthetically, with better  massing and set‐backs, as well as its use of brick, instead of fiber‐cement; (2) it would fill the  ground‐floor with retail, including an affordable grocery store; (3) its public spaces are all well‐ conceived/designed and do not appear generic/ad hoc (especially the central plaza, which would  be an iconic space); and (4) its integration of the building with the new entryway would  considerably improve Green Street.     MOLLY CHIANG, Vecino Design, LLC, noted while Net Present Value (NPV) is an important  consideration, the project’s net positive impact to the community is another important part of the  equation.  Visum Development Group’s proposal could not ensure its units would be filled with  intended tenants.  Vecino Group’s proposal is the only one that can guarantee affordable rents.   IURA Minutes  December 13, 2018  Page 3 of 27  DAVID MARSH, Laborers International Union of North America, Local 785, stressed the vital  importance of local labor to the city.  He is optimistic a labor agreement could be worked out for  the selected project (like the one negotiated with Ithaca Tompkins Regional Airport, guaranteeing  75% local labor).  He urged the IURA to require a similar agreement for the project.     STACY JURADO MILLER, Vecino Group New York, LLC, noted Ithaca has more of a need for affordable  housing than any other community Vecino Group has worked in.  Vecino Group’s proposal is best  situated to meet that need, since 100% of the housing units would be affordable for the life of the  project.      TODD BRUER, International Brotherhood of Electrical Workers (IBEW), Local 241, and National  Electrical Contractors Association (NECA), Southern Tier New York Chapter, stressed the vital  importance of local labor.  He urged the IURA to require local labor for whichever project it selects.     VICKI TAYLOR BROUS, Brous Consulting and Harold’s Square consultant, urged the IURA Board to  spend more time evaluating the project proposals.  She noted only Visum Development Group  reached out to the Harold’s Square project team to create a better more cohesive project.  Visum  Development Group’s project also has more desirable set‐backs for the Harold’s Square team.  She  suggested the IURA/City consider shoring up the garage, while it continues to evaluate the  proposals.    EVAN HALLAS, Taitem Engineering, PC, Senior Energy Analyst, expressed support for the Visum  Development Group’s proposal.  Although he admittedly worked as part of its design team in  developing the sustainability plan, he also personally supports the project as a long‐time  community member.  It represents the type of project the city needs.  It addresses future  challenges that need good solutions and bold action (e.g., Passivhaus certification, low‐energy use,  solar panels).      CAMERON DUNCAN urged the IURA Board to make affordable housing the priority in its selection of  the project, which is especially important for graduate students like him.    YAMILA FOURNIER, Whitham Planning & Design and Visum Development Group design team, noted  the project would create lively, livable, and well‐lit outdoor spaces to increase its positive impact  on the community as a whole, including the space in front of Cinemapolis, a connection to The  Commons, and visual art in and around the proposed ‘parklet’.    LEE DILLON, Tompkins Community Action, noted she strongly supports the Vecino Group project.   There is an urgent need for more affordable housing in the city and the homeless population has  increased significantly.  Tompkins Community Action would provide supportive housing services to  residents of 20 units, which the organization has considerable experience in.    KENNETH WILLIAMS, International Association of Heat and Frost Insulators, stressed the importance  of promoting union labor, since it provides the community with a much‐needed educated/skilled  workforce and good livelihoods.  For every dollar spent on local labor, seven dollars are spent in  the local community.    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 4 of 27  STEVEN HUGO, HOLT Architects and Visum Development Group design team, noted although he is  involved in the project, he lives in the ward it will be constructed in and feels very positive about  the project.  He believes the design team created the right amount of density on the site.    NICK ROBERTSON, Welliver McGuire, Inc., noted he represents trade unions as a union contractor.   Vecino Group committed itself to using local labor long before it became a hot button topic.    TODD FOX, Visum Development Group, noted his project is more than just another building: it  would be an iconic downtown feature, and would enhance and enliven The Commons.  It is also  the more financially feasible of the two projects.      CYNTHIA BROCK, Common Council, noted she would like to hear some discussion about a topic that  has not yet been mentioned: property management.  Property management for an affordable  housing project is very important.  It can make the difference between a successful project and a  project that encounters problems over decades.  She is skeptical the proposed property manager  for Vecino Group, Christopher Community, Inc., has the necessary expertise with family housing  and large numbers of units.  She would like to see more research on the organization.     IV. Review of Meeting Minutes: October 25, 2018 & November 13, 2018  Farrell moved, seconded by Rosario, to approve the October 25, 2018 & November 13, 2018  minutes, with one minor modification.      Carried Unanimously 5‐0  V. Green Street Garage Site Redevelopment Urban Renewal Project    A. Discussion & Review of “Final & Best” Proposals Received from Vecino Group and Visum/Newman  Groups  Bohn recapitulated the contents of his 12/12/18 memorandum to the IURA Board, regarding the two  applicants’ responses to the IURA’s third round of questions and submissions of their final and best  proposals:     “Both top‐ranked developers have responded to the IURA’s third round of questions and submitted  their final and best proposal on 11/30/18.  The proposals include the following enhancements and  project changes:      Vecino  1. Developer offers to pay projected future periodic capital investments over 25 years (totaling  about $1 million) at the eastern section of the garage following initial restoration  2. Developer agrees to pay $450,000 over five years to reduce the financial gap in parking  3. Developer commits  to match the City dollar for dollar, up to $2.5 million under a scenario that  $5 million in grant/New Market Tax Credit funding applications is not successfully secured  4. Reduced the housing count to 206 units from 209 units (the size of efficiency units increased to  420 sf)   All project applications, references, and additional information about the process can be found at: www.IthacaURA.org. IURA Minutes  December 13, 2018  Page 5 of 27  5. Letter agreement with Rimland (property owner of land under the eastern section of the  garage) to jointly explore redevelopment of the eastern section, possibly including a conference  center  6. Rent set at $1,900/parking space, including the eastern section restoration work  7. 12‐floor project meets zoning (original application miscounted floors)  8. Complies with Green Building Policy  9. Increased proposed PILOT payment on housing component to an average of $950/unit    Visum/Newman  1. Added 30,000 sf conference center on 2nd floor  2. Increased INHS affordable housing component to 71 units from 51 units   3. Shift funding model for INHS affordable housing to the 4% “by‐right” tax credit/bond model   4. Total housing count: 205 units  5. Identify intended ground floor retailer is a 17,000 sf “grocery and home goods” store  6. Complies with Green Building Policy (establishes passive housing certification as a goal)  7. Reduced rent levels on “workforce” housing units to 85% AMI from 90% AMI    Net Present Value Analysis    A net present value analysis was conducted by IURA staff for the Vecino and Visum/Newman  projects as well as for City construction of parking in the center section and sale of the western  section.  The net present value (NPV) calculates the current value of an investment resulting from a  series of future payments and revenues collected abased on a discount rate to bring future values  back to present time.      The analysis shows that either of the mixed‐use development projects is more cost‐effective than  the city constructing parking in the center section and selling the western section.  As proposed,  the NPV for Vecino is about a positive $300K while the Visum/Newman NPV is a negative $1  million, which are each good values for a project resulting in over 500 parking spaces, and  substantial affordable housing, and a possible conference center.     However, the Vecino project assumes attracting $5 million in grants/New Market Tax Credit  (NMTCs) equity, which I think unlikely given severe competition for NMTCs and the fact that Ithaca  no longer qualifies as anon‐metropolitan location.  I think it wise to assume that grant/NMTC  funding is more likely to total somewhere between $1.25 and $2.5 million.     Vecino agrees to fund up to one‐half of any financial gap in requested grant/NMTC funding, with  the City providing match funding.  If half the requested $5 million funding assistance is secured,  Vecino and the City would each then invest an additional $1.25 million to cover the funding  shortage. The NPV analysis under this scenario is a negative $1.5 million.  If only $1.25 million is  secured, the NPV is a negative $2.5 million. In all these scenarios the Visum/Newman project  requires a slightly lower city subsidy.    Each project provides a different mix of housing, with Vecino focusing exclusively on 206 affordable  housing units, while Visum/Newman serves a wider range of incomes.  At 50% partial grant funding,  the Vecino project delivers affordable housing units at subsidy of $12K per unit, similar to  Visum/Newman.    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 6 of 27      Finally, the net present value calculation investigated the impact of a 12% increase in annual  parking revenues at the Green garage.  This scenario converted negative NPVs to positive NPVs for  both mixed use projects, thereby not requiring any city taxpayer subsidy when all future revenue  streams are considered.   The NPV for the “parking only” scenario remained negative.”    Myrick remarked both applications represent good projects.  He personally favors the Vecino Group  project, since the largest problem in the city is the lack of affordable housing, more so than mixed‐ income housing.  The site is ideally situated for 205 affordable housing units (e.g., near retail,  professional services, government and social services, transportation, Tompkins County Public Library).   It also provides 20 supportive housing units downtown, which is very important.     Graham asked what the Vecino Group’s letter with Rimland signifies.  Bohn replied it simply  demonstrates a willingness to work together.  Although it is a ‘soft’ commitment, it is a formal  document.      Rosario asked about the financial risk associated with the Vecino Group proposal.  Myrick replied he  would be willing to accept the risk of NMTC, since there are so few opportunities to develop this kind  of project.  Vecino Group’s record in other cities also speaks to its ability to implement the project.      Rosario indicated he feels the same way as the Mayor and favors the Vecino Group project.  There is  clearly a crisis of affordable housing in the city.     Farrell remarked she favors the Visum Group proposal, since it is better designed, entails less financial  risk, and connects well with Green Street.  It would also have major commercial ground‐floor use, like  the proposed affordable grocery/home goods store, which is important for people living downtown.   The conference center would also be included in the project design.  Finally, she likes the mixed‐ income range of housing units.      Lewis remarked both proposals are very impressive.  Although she has stated all along that she favors  any project which provides the most affordable housing, recent information about the Visum Group  proposal impressed her.  She then asked Fox about Visum Development Group’s commitment to local  labor.  Fox replied his company has only ever used local labor in its 8‐year history.  Visum Development  Group recently met with union representatives and reinforced its commitment to local labor, although  potential shortages in specific types of local labor may have an impact on the final outcome.    Graham indicated Myrick largely expressed his own analysis of the two projects.  Although he enjoys  the Visum Group’s design, outdoor spaces, and other amenities, his primary concern from the very  beginning has been the affordable housing issue.  As a result, he supports Vecino Group’s proposal.     Proulx indicated he has been sufficiently reassured about the viability of the Vecino Group proposal  and its property management partner (even if it is not local), that he would support the Vecino Group’s  proposal.    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 7 of 27  B. Designation of Preferred Developer & Authorization to Enter Into 90‐Day Exclusive Negotiation  Agreement (ENA)  Bohn explained the resolution contains blank spaces, in case the IURA Board would like to highlight  specific issues it would like addressed in the Exclusive Negotiation Agreement (ENA).    Myrick replied, further details on overall project and property management.    Proulx responded, the developer’s relationship with the project’s neighbors, set‐backs, compliance  with the City Building Code, and further details about the project’s usable urban space.    Farrell remarked although she favored the Visum Development Group proposal, she very much likes  the Vecino Group proposal, so feels comfortable voting for it.     Moved by Myrick, seconded by Graham:    Designate Preferred Developer  for Green Street Garage Site Urban Renewal Project     1. WHEREAS, on October 4, 2017, the City of Ithaca Common Council authorized transfer of the  Green Street Parking Garage property located at 120 E. Green Street (tax parcel #70.‐4‐5.2) to  the IURA, via an option agreement, for the purpose of structuring a proposed property sale and  development agreement with a preferred developer to undertake an urban renewal project  subject to approval by the Common Council, and     2. WHEREAS, the project site contains a municipal parking facility with approximately 340 active  parking spaces, an 11,000 SF cinema and a walkway connecting Green Street with the  Commons; and     3. WHEREAS, the Common Council further directed the IURA to seek out the following  programmatic elements to be included in the project:   A conference center;   Housing units specifically designed to appeal to a diverse demographic, including a  substantial number of units to be affordable to low and/or middle income households;   Street level active uses along Green Street;   Retention of the Cinemapolis movie theatre and a public walkway between Green Street  and the Commons;    At least 450 parking spaces open to the public, of which at least 90 will be available for  short‐term parking; and    4. WHEREAS, on November 22, 2017, the IURA issued a public Request For Proposals (RFP)  soliciting developers for the project, and    5. WHEREAS, as of the RFP submission deadline of February 23, 2018, one proposal was received  from Ithaca‐Peak Development, LLC, and  IURA Minutes  December 13, 2018  Page 8 of 27  6. WHEREAS, on April 26, 2018, the IURA voted to re‐open the RFP to seek out additional  proposals, and     7. WHEREAS, on July 31, 2018, additional proposals were received from the following developers:   Harold’s Holdings, LLC   Vecino Group New York, LLC (Vecino)   Visum Development Group, LLC & Newman Development Group, LLC, and  (Visum/Newman), and    8. WHEREAS, on October 25, 2018, the IURA ranked proposals from Vecino and Visum/Newman as  the two top‐ranked projects, and    9. WHEREAS, on November 13, 2018, the IURA consulted with the Common Council for the City of  Ithaca about the top‐ranked projects, and requested proposers to submit their final and best  offer by November 30, 2018, and    10. WHEREAS Vecino and Visum/Newman redevelopment proposals each include the following  programmatic elements:   A conference center;   Housing units specifically designed to appeal to a diverse demographic, including a  substantial number of units to be affordable to low and/or middle income households;   Street level active uses along Green Street;   Retention of the Cinemapolis movie theatre and a public walkway between Green Street  and the Commons;    At least 450 parking spaces open to the public, of which at least 90 spaces will be available  for short term parking, and     11. WHEREAS, the project site is located within the Urban Renewal Project Boundary area and is an  appropriate location for a mixed‐use project, and    12. WHEREAS, the IURA is authorized to sell property to a specific buyer if such buyer is designated  as an eligible and qualified sponsor (Sponsor) pursuant to section 508 of General Municipal Law  and the sale is approved by Common Council, and    13. WHEREAS, a proposed Sponsor is evaluated in accordance with adopted IURA land disposition  procedures that seek to determine if the proposed Sponsor is qualified and capable of fulfilling  the objectives of the urban renewal project for property disposition, and    14. WHEREAS, IURA evaluation criteria for a Sponsor includes:   Financial status and stability   Legal qualification to operate in the State of New York and to enter into contracts with  regard to the disposition, use, and development of land in questions   Previous experience in the financing, use, development and operation of projects of a  similar nature  IURA Minutes  December 13, 2018  Page 9 of 27   Reputation and proof of fair, reputable and ethical business practices and a record devoid of  convictions; and    15. WHEREAS, the primary objective of the Urban Renewal Plan (Plan) is to improve the economic,  social and physical characteristics of the project neighborhood, and     16. WHEREAS, the following specific objectives of the Plan are advanced by the proposed project:   expansion and diversification of the economic base of the community to provide the  employment opportunities needed by its residents and to strengthen the tax base;     improvement of the residential environment through a program of redevelopment,  rehabilitation, conservation, and new construction to assure every family in Ithaca a decent  home within its economic means;    provision of the full range of neighborhood and community facilities and services necessary  to meet the residents’ needs, through new construction or improvement of existing facilities  and programs;    provision of adequate vehicular and pedestrian circulation; and     17. WHEREAS, the Sponsor’s project team has development experience and financial resources  necessary to successfully develop and operate the proposed project and satisfies other criteria  for designation as a Sponsor for an urban renewal project;  and    18. WHEREAS, the proposed project has potential to improve the economic, social and physical and  characteristics of the project neighborhood, and    19. WHEREAS, a designation of a Sponsor is an initial formal step in the process to undertake an  urban renewal project that may lead to a Disposition and Development Agreement for the  Sponsor to acquire and redevelop the project site, and    20. WHEREAS, a subsequent step in the urban renewal process is an Exclusive Negotiation  Agreement between the potential purchaser (Sponsor) and seller (IURA) to finalize a term sheet  to define the project, define seller contingencies, resolve feasibility issues and pre‐identified  negotiation issues enumerated in the RFP, and     21. WHEREAS, the term sheet will specify project elements included in the project, performance  milestones, schedule, post‐construction project management of parking, purchase terms and  obligations of the seller and purchaser, and      22. WHEREAS, the IURA has considered the RFP criteria; input from the IURA Economic  Development Committee, city staff,  members of the public and  Common Council; and  reviewed a net present value analysis of the top‐ranked proposals; now, therefore, be it    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 10 of 27  1. RESOLVED, the IURA hereby designates Vecino Group New York, LLC as the preferred  developer and “qualified and eligible sponsor” (Sponsor) authorized to potentially acquire a  portion of tax parcel #70.‐4‐5.2 at 120 East Green Street through negotiation for the purpose of  undertaking an urban renewal project to develop an in‐fill, mixed‐use project that is  substantially consistent with their submitted proposal, as amended through 11/30/18, and be it  further    2. RESOLVED, the IURA finds the Sponsor satisfies IURA sponsor criteria ― including qualifications,  capacity and experience ― to be designated a “qualified and eligible sponsor” to undertake an  urban renewal project to undertake an in‐fill, mixed‐use project at 120 E. Green Street, Ithaca,  and    3. RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by IURA legal counsel, is authorized to  execute a 90‐day Exclusive Negotiation Agreement with the Sponsor for the purpose of  structuring a proposed Disposition and Development Agreement to convey a portion of tax  parcels #70.‐4‐5.2 located at 120 E. Green Street, Ithaca, NY to the Sponsor to undertake a  specified urban renewal project, and be it further    4. RESOLVED, the IURA hereby finds that to ensure the proposed urban renewal project satisfies  IURA criteria that an urban renewal project be consistent with the Urban Renewal Plan, and  improve the economic, social and physical characteristics of the project area, the following  additional issues shall be addressed in the Exclusive Negotiation Agreement:   Relationship of project to neighboring uses and setbacks;   Residential property management;    Compliance with City Building Codes;    Project’s usable urban spaces; and, be it further    5. RESOLVED, any Disposition and Development Agreement shall be subject to approval by both  the IURA and the Common Council.    Carried Unanimously 5‐0    VI. Governance Committee (GC)  A. Adoption of FY2019 IURA Budget  Rosario explained the Committee reviewed and approved the budget.  He noted the New York State  Authorities Budget Office (ABO) required a draft budget to be submitted earlier in the year, so that  version was already approved by the IURA Board.  Bohn added the Committee made no changes to the  budget.     IURA Minutes  December 13, 2018  Page 11 of 27  Moved by Farrell, seconded by Myrick:    Adoption of FY2019 IURA Administrative Budget    WHEREAS, the IURA desires to annually adopt an administrative budget to guide expenditures and  manage financial resources of the IURA, and    WHEREAS, New York State law governing public authorities requires submission of a proposed  budget 60 days prior to the start of the next fiscal year, and     WHEREAS, the IURA budget is due to be submitted to the New York State Authorities Budget Office  (ABO) by November 1st of each year, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee reviewed this matter at their December 11, 2018  meeting and recommended the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby adopts the FY2019 IURA Administrative Budget, dated 10/19/18.    Carried Unanimously 5‐0        IURA Minutes  December 13, 2018  Page 12 of 27          IURA Minutes  December 13, 2018  Page 13 of 27      IURA Minutes  December 13, 2018  Page 14 of 27        IURA Minutes  December 13, 2018  Page 15 of 27      B. Adoption of IURA Sexual Harassment Prevention Policy  Rosario explained the proposed policy is required by New York State and is based on the New York  Conference of Mayors’ (NYCOM) model.  The Governance Committee made a few minor changes to the  policy.  The policy and accompanying Sexual Harassment Complaint Reporting Form will be posted to  the IURA web site.  Training will be conducted for both City and IURA staff in January 2019.     Moved by Farrell, seconded by Graham:    IURA Sexual Harassment Prevention Policy    WHEREAS, every employer in New York State is required to adopt a sexual harassment prevention  policy, and     WHEREAS, such policy must:   clearly state that sexual harassment is considered a form of employee misconduct;   provide examples of prohibited conduct;   include a complaint form;  IURA Minutes  December 13, 2018  Page 16 of 27   include a procedure for timely and confidential investigation of complaints that ensures due  process for all parties;   clearly state that retaliation against individuals who complain of sexual harassment or who  testify or assist in any investigation or proceedings involving sexual harassment is unlawful; and    WHEREAS, such policy ensures that IURA officials and employees are informed of their rights and  responsibilities regarding prevention of sexual harassment, and    WHEREAS, the IURA desires to adopt a sexual harassment prevention policy, and    WHEREAS, at their December 11, 2018 meeting, the IURA Governance Committee considered this  matter and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the IURA Sexual Harassment Prevention Policy , dated  December 12, 2018, and be it further    RESOLVED, that the IURA Director of Community Development is directed to distribute the policy  to all IURA employees, Agency members and IURA committee members, and be it further     RESOLVED, that the IURA Director of Community Development request each employee, Agency  member and IURA committee member to acknowledge of receipt of the IURA Sexual Harassment  Prevention Policy.    Carried Unanimously 5‐0      SEXUAL HARASSMENT PREVENTION POLICY  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY    Introduction    The Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) is committed to maintaining a workplace free from sexual  harassment. Sexual harassment is a form of workplace discrimination. All employees are required to  work in a manner that prevents sexual harassment in the workplace. This Policy is one component of  The IURA’s commitment to a discrimination‐free work environment. Sexual harassment is against the  law1 and all employees have a legal right to a workplace free from sexual harassment and employees  are urged to report sexual harassment by filing a complaint internally with The IURA. Employees can  also file a complaint with a government agency or in court under federal, state or local  antidiscrimination laws.  1 While this policy specifically addresses sexual harassment, harassment because of and discrimination against persons of all protected classes is prohibited. In New York State, such classes include age, race, creed, color, national origin, sexual orientation, military status, sex, disability, marital status, domestic violence victim status, gender identity and criminal history. IURA Minutes  December 13, 2018  Page 17 of 27  Policy:    1. The IURA’s policy applies to all employees, applicants for employment, interns, whether paid or  unpaid, contractors and persons conducting business, regardless of immigration status, with  The IURA. In the remainder of this document, the term “employees” refers to this collective  group.    2. Sexual harassment will not be tolerated. Any employee or individual covered by this policy who  engages in sexual harassment or retaliation will be subject to remedial and/or disciplinary  action (e.g., counseling, suspension, termination).    3. Retaliation Prohibition: No person covered by this Policy shall be subject to adverse action  because the employee reports an incident of sexual harassment, provides information, or  otherwise assists in any investigation of a sexual harassment complaint. The IURA will not  tolerate such retaliation against anyone who, in good faith, reports or provides information  about suspected sexual harassment. Any employee of The IURA who retaliates against anyone  involved in a sexual harassment investigation will be subjected to disciplinary action, up to and  including termination. All employees, paid or unpaid interns, or non‐employees2 working in the  workplace who believe they have been subject to such retaliation should inform the Director of  Community Development, the IURA Executive Director, or the Mayor for the City of Ithaca.  All  employees, paid or unpaid interns or non‐employees who believe they have been a target of  such retaliation may also seek relief in other available forums, as explained below in the section  on Legal Protections.    4. Sexual harassment is offensive, is a violation of our policies, is unlawful, and may subject the  IURA to liability for harm to targets of sexual harassment. Harassers may also be individually  subject to liability. Employees of every level who engage in sexual harassment, including  managers and supervisors who engage in sexual harassment or who allow such behavior to  continue, will be penalized for such misconduct.    5. The IURA will conduct a prompt and thorough investigation that ensures due process for all  parties, whenever management receives a complaint about sexual harassment, or otherwise  knows of possible sexual harassment occurring. The IURA will keep the investigation  confidential to the extent possible. Effective corrective action will be taken whenever sexual  harassment is found to have occurred. All employees, including managers and supervisors, are  required to cooperate with any internal investigation of sexual harassment.    6. All employees are encouraged to report any harassment or behaviors that violate this policy.  The IURA will provide all employees a complaint form for employees to report harassment and  file complaints.  2 A non-employee is someone who is (or is employed by) a contractor, subcontractor, vendor, consultant, or anyone providing services in the workplace. Protected non-employees include persons commonly referred to as independent contractors, “gig” workers, and temporary workers. Also included are persons providing equipment repair, cleaning services or any other services provided pursuant to a contract with the employer. IURA Minutes  December 13, 2018  Page 18 of 27    7. Managers and supervisors are required to report any complaint that they receive, or any  harassment that they observe or become aware of, to the Director of Community Development,  or the IURA Executive Director, as appropriate.    8. This policy applies to all employees, paid or unpaid interns, and non‐employees and all must  follow and uphold this policy. This policy must be provided to all employees and should be  posted prominently in all work locations to the extent practicable (for example, in a main office,  not an offsite work location) and be provided to employees upon hiring.    What Is “Sexual Harassment?”    Sexual harassment is a form of sex discrimination and is unlawful under federal, state, and (where  applicable) local law. Sexual harassment includes harassment on the basis of sex, sexual orientation,  self‐identified or perceived sex, gender expression, gender identity and the status of being  transgender.    Sexual harassment includes unwelcome conduct which is either of a sexual nature, or which is directed  at an individual because of that individual’s sex when:     Such conduct has the purpose or effect of unreasonably interfering with an individual’s work  performance or creating an intimidating, hostile or offensive work environment, even if the  reporting individual is not the intended target of the sexual harassment;     Such conduct is made either explicitly or implicitly a term or condition of employment; or     Submission to or rejection of such conduct is used as the basis for employment decisions  affecting an individual’s employment.    A sexually harassing hostile work environment includes, but is not limited to, words, signs, jokes,  pranks, intimidation or physical violence which are of a sexual nature, or which are directed at an  individual because of that individual’s sex. Sexual harassment also consists of any unwanted verbal or  physical advances, sexually explicit derogatory statements or sexually discriminatory remarks made by  someone which are offensive or objectionable to the recipient, which cause the recipient discomfort or  humiliation, which interfere with the recipient’s job performance.    Sexual harassment also occurs when a person in authority tries to trade job benefits for sexual favors.  This can include hiring, promotion, continued employment or any other terms, conditions or privileges  of employment. This is also called “quid pro quo” harassment.    Any employee who feels harassed should report so that any violation of this policy can be corrected  promptly. Any harassing conduct, even a single incident, can be addressed under this policy.    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 19 of 27  Examples of Sexual Harassment    The following describes some of the types of acts that may be unlawful sexual harassment and that are  strictly prohibited:     Physical acts of a sexual nature, such as:  o Unwelcome touching, pinching, patting, kissing, hugging, grabbing, brushing against  another employee’s body or poking another employee’s body;  o Rape, sexual battery, molestation or attempts to commit these assaults.     Unwanted sexual advances or propositions, such as:  o Requests for sexual favors accompanied by implied or overt threats concerning the  target’s job performance evaluation, a promotion or other job benefits or detriments;  o Subtle or obvious pressure for unwelcome sexual activities.     Sexually oriented gestures, noises, remarks or jokes, or comments about a person’s sexuality or  sexual experience, which create a hostile work environment.     Sex stereotyping occurs when conduct or personality traits are considered inappropriate simply  because they may not conform to other people's ideas or perceptions about how individuals of  a particular sex should act or look.     Sexual or discriminatory displays or publications anywhere in the workplace, such as:  o Displaying pictures, posters, calendars, graffiti, objects, promotional material, reading  materials or other materials that are sexually demeaning or pornographic. This includes  such sexual displays on workplace computers or cell phones and sharing such displays  while in the workplace.     Hostile actions taken against an individual because of that individual’s sex, sexual orientation,  gender identity and the status of being transgender, such as:  o Interfering with, destroying or damaging a person’s workstation, tools or equipment, or  otherwise interfering with the individual’s ability to perform the job;  o Sabotaging an individual’s work;  o Bullying, yelling, name‐calling.    Who Can Be a Target of Sexual Harassment?    Sexual harassment can occur between any individuals, regardless of their sex or gender. New York Law  protects employees, paid or unpaid interns, and non‐employees, including independent contractors,  and those employed by companies contracting to provide services in the workplace. Harassers can be a  superior, a subordinate, a coworker or anyone in the workplace including an independent contractor,  contract worker, vendor, client, customer or visitor.    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 20 of 27  Where Can Sexual Harassment Occur?    Unlawful sexual harassment is not limited to the physical workplace itself. It can occur while employees  are traveling for business or at employer sponsored events or parties. Calls, texts, emails, and social  media usage by employees can constitute unlawful workplace harassment, even if they occur away  from the workplace premises, on personal devices or during non‐work hours.    Retaliation    Unlawful retaliation can be any action that could discourage a worker from coming forward to make or  support a sexual harassment claim. Adverse action need not be job‐related or occur in the workplace  to constitute unlawful retaliation (e.g., threats of physical violence outside of work hours).     Such retaliation is unlawful under federal, state, and (where applicable) local law. The New York State  Human Rights Law protects any individual who has engaged in “protected activity.” Protected activity  occurs when a person has:     made a complaint of sexual harassment, either internally or with any anti‐discrimination  agency;      testified or assisted in a proceeding involving sexual harassment under the Human Rights Law  or other anti‐discrimination law;      opposed sexual harassment by making a verbal or informal complaint to management, or by  simply informing a supervisor or manager of harassment;      reported that another employee has been sexually harassed; or      encouraged a fellow employee to report harassment.    Even if the alleged harassment does not turn out to rise to the level of a violation of law, the individual  is protected from retaliation if the person had a good faith belief that the practices were unlawful.  However, the retaliation provision is not intended to protect persons making intentionally false charges  of harassment.    Reporting Sexual Harassment    Preventing sexual harassment is everyone’s responsibility. The IURA cannot prevent or remedy sexual  harassment unless it knows about it. Any employee, paid or unpaid intern or non‐employee who has  been subjected to behavior that may constitute sexual harassment is encouraged to report such  behavior to the Director of Community Development or the IURA Executive Director.  Anyone who  witnesses or becomes aware of potential instances of sexual harassment should report such behavior  to the Director of Community Development or the IURA Executive Director.  If the alleged sexual  harassment behavior involves the Director of Community Development or the IURA Executive Director,  such behavior should be reported to the Chairperson of the IURA Governance Committee.    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 21 of 27    Reports of sexual harassment may be made verbally or in writing. A form for submission of a written  complaint is attached to this Policy, and all employees are encouraged to use this complaint form.  Employees who are reporting sexual harassment on behalf of other employees should use the  complaint form and note that it is on another employee’s behalf.    Employees, paid or unpaid interns or non‐employees who believe they have been a target of sexual  harassment may also seek assistance in other available forums, as explained below in the section on  Legal Protections.    Supervisory Responsibilities    All supervisors and managers who receive a complaint or information about suspected sexual  harassment, observe what may be sexually harassing behavior or for any reason suspect that sexual  harassment is occurring, are required to report such suspected sexual harassment to the Director of  Community Development or the IURA Executive Director.  If the potential sexual harassment behavior  involves either the Director of Community Development or the IURA Executive Director, the suspected  sexual harassment behavior shall be reported to the Chairperson of the IURA Governance Committee.    In addition to being subject to discipline if they engaged in sexually harassing conduct themselves,  supervisors and managers will be subject to discipline for failing to report suspected sexual harassment  or otherwise knowingly allowing sexual harassment to continue.     Supervisors and managers will also be subject to discipline for engaging in any retaliation.    Complaint & Investigation of Sexual Harassment    All complaints or information about sexual harassment will be investigated, whether that information  was reported in verbal or written form. Investigations will be conducted in a timely manner, and will be  confidential to the extent possible.    An investigation of any complaint, information or knowledge of suspected sexual harassment will be  prompt and thorough, commenced immediately and completed as soon as possible. The investigation  will be kept confidential to the extent possible. All persons involved, including complainants, witnesses  and alleged harassers will be accorded due process, as outlined below, to protect their rights to a fair  and impartial investigation.     Any employee may be required to cooperate as needed in an investigation of suspected sexual  harassment. The IURA will not tolerate retaliation against employees who file complaints, support  another’s complaint or participate in an investigation regarding a violation of this policy.    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 22 of 27  Upon receipt of complaint, a prompt investigation of the complaint shall be conducted and the results  of the investigation reported to the Mayor, Chair of the IURA Governance Committee and the IURA  Executive Director, as appropriate. If the investigation is conducted by the Chair of the IURA  Governance Committee, the results shall be reported to the Mayor and the IURA Governance  Committee members.  The investigation should be concluded within thirty (30) days of the filing of the  formal complaint. The investigation may be expanded if more allegations are uncovered during the  investigation.      The investigation may include, but is not limited to:    Identifying the alleged harasser;   Separately interviewing the complainant and/or witnesses;   Meeting with the person accused to inform him/her of the complaint and informing him/her  that retaliation is prohibited, and take any interim actions, as appropriate (e.g., removal of  sexual or discriminatory visual displays or publications anywhere in the workplace, etc..) ;    Interviewing the accused person regarding the allegations;   Interviewing witnesses provided by the accused person; and   Determining whether or not the Sexual Harassment Prevention Policy has been violated.     The investigation shall be documented in a written document that contains the following:   A list of all documents reviewed, along with a detailed summary of relevant documents;   A list of names of those interviewed, along with a detailed summary of their statements;   A timeline of events;   A summary of prior relevant incidents, reported or unreported; and   The basis for the decision and final resolution of the complaint, together with any corrective  action(s).    The Complainant and alleged harasser shall be notified of the investigation findings or determination.    Inform the individual who reported of the right to file a complaint or charge externally as  outlined in the next section.    Legal Protections & External Remedies    Sexual harassment is not only prohibited by the IURA, but is also prohibited by state, federal, and,  where applicable, local law.     Aside from the internal process at the IURA, employees may also choose to pursue legal remedies with  the following governmental entities at any time.     New York State Division of Human Rights (DHR) & Tompkins County Office of Human Rights    The Human Rights Law (HRL), codified as N.Y. Executive Law, art. 15, § 290 et seq., applies to all  employers in New York State with regard to sexual harassment, and protects employees, paid or  unpaid interns and non‐employees, regardless of immigration status. A complaint alleging violation of  the Human Rights Law may be filed either with the Division of Human Rights (DHR) or in New York  State Supreme Court.  IURA Minutes  December 13, 2018  Page 23 of 27    Complaints with DHR may be filed any time within one year of the harassment. If an individual did not  file at DHR, they can sue directly in state court under the HRL, within three years of the alleged sexual  harassment. An individual may not file with DHR if they have already filed a HRL complaint in state  court.    Complaining internally to The IURA does not extend your time to file with DHR or in court. The one year  or three years is counted from date of the most recent incident of harassment.    You do not need an attorney to file a complaint with DHR, and there is no cost to file with DHR.    DHR will investigate your complaint and determine whether there is probable cause to believe that  sexual harassment has occurred. Probable cause cases are forwarded to a public hearing before an  administrative law judge. If sexual harassment is found after a hearing, DHR has the power to award  relief, which varies but may include requiring your employer to take action to stop the harassment, or  redress the damage caused, including paying of monetary damages, attorney’s fees and civil fines.    DHR’s main office contact information is: NYS Division of Human Rights, One Fordham Plaza, Fourth  Floor, Bronx, New York 10458. You may call (718) 741‐8400 or visit: www.dhr.ny.gov.    Contact DHR at (888) 392‐3644 or visit dhr.ny.gov/complaint for more information about filing a  complaint. The website has a complaint form that can be downloaded, filled out, notarized and mailed  to DHR. The website also contains contact information for DHR’s regional offices across New York  State.     The Tompkins County Office of Human Rights also assists in the enforcement of federal, State, and  potentially applicable local laws that protect individuals from sexual harassment and discrimination.  The Tompkins County Office of Human Rights may be contacted at (607) 277‐4080 to file a complaint,  which would be subject to the above‐described limitations for complaints before the DHR.     Civil Rights Act of 1964    The United States Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) enforces federal anti‐ discrimination laws, including Title VII of the 1964 federal Civil Rights Act (codified as 42 U.S.C. § 2000e,  et seq.). An individual can file a complaint with the EEOC anytime within 300 days from the  harassment. There is no cost to file a complaint with the EEOC. The EEOC will investigate the complaint,  and determine whether there is reasonable cause to believe that discrimination has occurred, at which  point the EEOC will issue a Right to Sue letter permitting the individual to file a complaint in federal  court.     The EEOC does not hold hearings or award relief, but may take other action including pursuing cases in  federal court on behalf of complaining parties. Federal courts may award remedies if discrimination is  found to have occurred. In general, private employers must have at least 15 employees to come within  the jurisdiction of the EEOC.  IURA Minutes  December 13, 2018  Page 24 of 27    An employee alleging discrimination at work can file a “Charge of Discrimination.” The EEOC has  district, area, and field offices where complaints can be filed. Contact the EEOC by calling 1‐800‐669‐ 4000 (TTY: 1‐800‐669‐6820), visiting their website at www.eeoc.gov or via email at info@eeoc.gov.    If an individual filed an administrative complaint with DHR, DHR will file the complaint with the EEOC to  preserve the right to proceed in federal court.    Contact Local Police Department    If the harassment involves unwanted physical touching, coerced physical confinement or coerced sex  acts, the conduct may constitute a crime. Contact the local police department.      C. Committee Chairperson Report  None.    VII. Other New/Old Business  A. HUD Entitlement Program Organizational Meeting ― 2019 5‐Year Consolidated Plan & 1‐Year Action  Plan  Bohn explained IURA staff has begun the process of preparing for the 2019 5‐Year Consolidated Plan  and 2019 Action Plan.      Mendizabal walked through the following overview and analysis of the process.      (CONTINUED ON NEXT PAGE)    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 25 of 27    IURA Minutes  December 13, 2018  Page 26 of 27      B. Review of IURA Financials: November 2018  Bohn reported most grant activities are progressing on schedule.  The Spencer Road Sidewalks Project,  although listed as not being on schedule, has actually been completed, but the IURA is still waiting for a  voucher for it.  The Chartwell House and Homeowner Rehab projects are both delayed.  Chartwell  House has been working with a particular contractor, which delayed the project due to scheduling  reasons.      Mendizabal added she spoke to TCAT regarding the Urban Bus Stop Project.  TCAT has a number of  large projects it received funding for (more than anticipated), so that delayed the project.  IURA staff  are following up with all three delayed projects.      Bohn explained both Finger Lakes School of Massage and Diane’s Downtown Auto are now current on  their loan repayments.  The State Theatre is usually behind on its payments, but inevitably eventually  makes a payment and becomes current.    Bohn reported all lease payments are current as of today.    C. IURA Chairperson Report  None.    D. Common Council Liaison Report  None.    E. Staff Report  1. Cherry Street Industrial Park Expansion & Emmy’s Organics, Inc.   Bohn explained, as he noted at an earlier meeting, the initial analysis by Emmy’s Organics’ engineer  suggested soil conditions may require specialized foundations for the building, parking lot, and public  roadway that could make the project financially infeasible.  The IURA subsequently obtained a second  opinion from a consultant familiar with the site, John P. Stopen Engineering, LLP.  Stopen concluded there  is a lower‐cost foundation approach, which would involve extra site preparation (e.g., removing 3 feet of  fill) and some additional cost.  The parking lot and road would not need any additional foundation‐related  work.  The IURA could potentially provide Emmy’s with additional funding to cover the extra cost, if need  be.     IURA Minutes  December 13, 2018  Page 27 of 27  2. GreenStar Cooperative Market Loan Application  Bohn reported he has been working with GreenStar on a possible loan assistance application to close a  gap in its relocation and expansion expenses.  The IURA should receive the loan application (up to  $200,000), by end of year.    VIII. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 10:47 A.M.    — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.