Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2018-09-07Approved: 9/27/18  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  Friday, September 7, 2018  (following 8:30 A.M. IURA Audit Committee meeting)    Members: Svante Myrick, Chair; Eric Rosario; Tracy Farrell, Vice‐Chair; Laura Lewis (Common  Council Liaison)  Excused: Chris Proulx; Karl Graham  Staff:  Nels Bohn; Anisa Mendizabal; JoAnn Cornish; Charles Pyott  Guests: None    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:51 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  No changes were made to the agenda.      III. Public Comment (3‐min. maximum per person)  None.    IV. Review of Meeting Minutes: June 29, 2018  Rosario moved, seconded by Farrell, to approve the June 29, 2018 minutes, with no modifications.    Carried Unanimously 3‐0  V. Audit Committee   A. Appointment of Audit Committee Chairperson     Moved by Myrick, seconded by Farrell:    2018 Appointment of IURA Audit Committee Chairperson    WHEREAS, the IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own committee  Vice‐Chairperson and nominate a member to serve as Chairperson, and    WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold office until their  successor is selected or appointed, and     IURA Minutes  September 7, 2018  Page 2 of 10  WHEREAS, the current committee officers are:    Chairperson: Eric Rosario  Vice‐Chairperson: Karl Graham, and     WHEREAS, at its September 7, 2018 meeting, the IURA Audit Committee elected Karl Graham as  Vice‐Chairperson and nominated Eric Rosario as Chairperson for consideration by the Agency; now,  therefore be it    RESOLVED, that the IURA hereby appoints Eric Rosario as Chairperson of the IURA Audit  Committee.      Carried Unanimously 3‐0    B. Approval of Audited 2017 IURA Financial Statements     Moved by Rosario, seconded by Farrell:    Approve Audited 2017 IURA Financial Report    WHEREAS, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) derives the majority of its finances from grants  awarded to the City of Ithaca, and    WHEREAS, for financial reporting purposes the IURA is a blended component unit of the City of Ithaca  whose financial activity is reported in the Special Grant Fund, a governmental fund of the City of  Ithaca financial statements, and    WHEREAS, the IURA contracts separate from the City to have its finances audited within 90 days of  the end of its fiscal year to comply with the Public Authorities Accountability Act, and    WHEREAS, the IURA received an audited 2017 IURA financial report on March 20, 2018, and    WHEREAS, at its July 2018 meeting, the IURA Governance Committee reviewed the financial report  and attached correspondence, and     WHEREAS, at its September 2018 meeting, the IURA Audit Committee reviewed the financial report  and attached correspondence and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the Financial Report of the Ithaca Urban Renewal Agency for the period January 1,  2017 through December 31, 2017, prepared by the accounting firm of Insero & Company, LLP, be  approved.     Carried Unanimously 3‐0    IURA Minutes  September 7, 2018  Page 3 of 10  C. Committee Chairperson Report  None.    VI. Governance Committee (GC)  A. Approval of Annual Reporting Submitted to NYS Authorities Budget Office    Moved by Rosario, seconded by Farrell:    Approval of Reports Submitted to Authorities Budget Office    WHEREAS, pursuant to the Public Authorities Accountability Act, as amended, the IURA is required  on an annual basis to submit reports to the New York State Authorities Budget Office (ABO), and    WHEREAS, the IURA Director of Community Development is designated to certify accuracy of the  reporting, and    WHEREAS, the reporting is due to be submitted within 90 days of the end of the fiscal year, and     WHEREAS, it is appropriate that IURA members exercise oversight over the staff reporting to the  ABO, and    WHEREAS, at its meeting of July 20, 2018, the IURA Governance Committee reviewed the reporting  and recommends the following action; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby approves FY 2017 IURA reports submitted to the New York State  Authorities Budget Office, including the following:   Budget report   Annual report   Procurement report   Investment report   Certified financial audit report    Carried Unanimously 3‐0    B. Actual‐to‐Budget Fiscal Analysis Report  Bohn explained that the actual‐to‐budget analysis report was initially shared with the Governance  Committee.  It compares the proposed budget figures with actual expenditures.  The IURA expended  less than it budgeted, which was a good outcome.    IURA Minutes  September 7, 2018  Page 4 of 10        Bohn explained the second portion of the report lists all budgeted vs. actual revenues.  The IURA  exceeded its revenue goal of $350,583, with actual revenues of $352,125.        (CONTINUED ON FOLLOWING PAGE)  IURA Minutes  September 7, 2018  Page 5 of 10      IURA Minutes  September 7, 2018  Page 6 of 10  Lewis asked how often the IURA sees an increase in revenue.  Bohn replied it is only an increase in  terms of what the IURA originally anticipated, not an increase in net revenue.  The IURA has regularly  received progressively less funding every year from HUD since 2005.      Bohn reported the bank account analysis lists all IURA bank accounts, which all have different  restrictions associated with them.  The “Non‐CDBG” account has no restrictions associated with it, so  the IURA relies on it to pay a significant portion of administrative expenses.  Were the IURA to use the  account too much from one year to the next, there would be cause for concern.  The goal is to maintain  it at a relatively constant level.  In this case, the account balance appears to have decreased; however,  $84,200 was temporarily disbursed as a loan for the Harriet Giannelis Child Care Center project  (TCAction), so once that figure is added back in, the balance actually increased by $8,135.66.      C. Appointment of Governance Committee Chairperson    Moved by Myrick, seconded by Farrell:    Selection of 2018 IURA Governance Committee Officers    WHEREAS, IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own committee  Vice‐Chairperson and nominate a candidate for committee Chairperson for consideration by the  Agency, and  IURA Minutes  September 7, 2018  Page 7 of 10    WHEREAS, per the Bylaws, an Agency member shall fill either the committee Chairperson or  committee Vice‐Chairperson position, and     WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold office until their  successor is selected or appointed, and     WHEREAS, the current Committee Chairperson and Vice‐Chairpersons are Eric Rosario and Kathy  Schlather, respectively, now, therefore be it    WHEREAS, at its July 2018 meeting, the IURA Governance Committee elected Kathy Schlather, as  Vice‐Chairperson and nominated Eric Rosario as Chairperson for consideration by the Agency; now,  therefore be it    RESOLVED, that Eric Rosario be appointed as Chairperson of the IURA Governance Committee, and  be it further    Carried Unanimously 3‐0    D. Committee Chairperson Report  None.    VII. Neighborhood Investment Committee (NIC)  A. HUD Entitlement Grant ― 2018 Action Plan: Program Amendment #1, Increase Funding to  Selected CDBG Projects  Farrell reported the Committee was pleased to discover the IURA would be receiving more CDBG  funding than initially projected.  Committee members re‐examined the 2018 Action Plan funding  applications and the original IURA grant allocations, and produced the recommendations listed in the  resolution.     Moved by Farrell, seconded by Myrick:    2018 AcƟon Plan ― Minor Program Amendment #1:   Increase Funding to Selected CDBG Projects     WHEREAS, the City‐adopted 2018 Action Plan allocated an anticipated $634,000 in CDBG funds to  13 projects; and    WHEREAS, on May 15, 2018, the City received formal notice that its FY2018 CDBG award was  greater by $52,071 than the anticipated amount; and    WHEREAS, above‐anticipated funds were directed to the Economic Development Loan Fund, by  resolution of the Common Council; and  IURA Minutes  September 7, 2018  Page 8 of 10    WHEREAS, the HUD Citizen Participation Plan does not require a Public Hearing or Common Council  approval for minor amendments to the Action Plan, such as allocation or re‐programming of under  $25,000; and    WHEREAS, at its July 13, 2018 meeting, the IURA Neighborhood Investment Committee considered  this matter and recommends increasing funds to the following projects:    Hospitality Employment Training Program   Housing for School Success, and   Ramp Loan Program;  now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts Program Amendment #1 to the FY2018 HUD Action Plan to  increase CDBG funding as follows:    Project Name Sponsor Funding Change Final Funding Hospitality Employment  Training Program (HETP)  Greater Ithaca Activities  Center (GIAC), Inc.  Increase:       $10,000.00   $110,000.00  Housing for School Success Ithaca City School District  (ICSD)  Increase:       $6,705.00   $27,005.00  Ramp Loan Program Finger Lakes Independence  Center (FLIC)  Increase:       $982.00   $25,000.00  CDBG Administration   (20% of award) IURA Increase:       $10,414.20   $137,214.20  Economic Development  Loan Fund IURA  Decrease:       $ 17,687.00      $ 23,969.80    Carried Unanimously 3‐0    B. Committee Chairperson Report  None.     VIII. Economic Development Committee (EDC)  A. Green Street Garage Redevelopment Urban Renewal Project ― Proposed Meeting Schedule  Bohn explained the Committee continues to work on evaluating the four applications that were  received (McKinley Development, Visum/Newman Development Group, Vecino Group, Harold's  Holdings), which were presented at its August 21st, 2018 meeting.  The Committee’s next scheduled  meeting will be at 2:00 P.M., Friday, September 14th, 2018, when it will rank the applications and  forward its rankings to the IURA Board.  The IURA Board will review and discuss the rankings at its 8:30  A.M., September 27th, 2018 meeting (including a formal Public Hearing), but will not make a formal  decision on the preferred project until its 8:30 A.M., October 25th, 2018 meeting.    IURA Minutes  September 7, 2018  Page 9 of 10  Bohn added that the Committee also intends to schedule a joint meeting with Common Council  (possibly including an Executive Session) to discuss the merits of the applications and solicit feedback  from Common Council, in order to develop a sense of expectations from Common Council for  approving a disposition and development agreement with a preferred developer.       B. Cherry Street Industrial Park Expansion Update  Bohn reported the pending sale of land located at the end of Cherry Street to Emmy’s Organics, Inc.  continues to move forward.  Emmy’s would like to acquire more than 2 acres to construct a 12,000‐ 14,000 square‐foot production facility.  The project is currently being reviewed by the Planning and  Development Board for Site Plan and Subdivision Approval.  Final approval is expected to take place in  October 2018.  Two more 1‐acre parcels would be made available for additional businesses.       Lewis asked if Emmy’s had planned to have the new building operational by December 2018.  Bohn  replied, yes.  That was the aspiration, but that is no longer realistic at this point, although certainly  significant progress will have been made by that time.  He could foresee it being operational as soon as  early Spring 2019, with a rough‐grade road.  The IURA has hired T.G. Miller, P.C. to manage the road  extension project, which the IURA will be bidding out.     IX. Other New/Old Business  A. Review of IURA Financials: July 2018  Bohn reported most grant activities are progressing as planned, except City of Ithaca’s Spencer Road  Sidewalks project, which is under contract but has not incurred any significant construction expenses .   Although not reflected in the report, the Wading Pool Renovations Project has been completed, and all  CDBG funds have been vouchered.  All loan and lease payments are current, as of today.  The IURA is  now waiting for HUD to approve its 2018 Action Plan, so it can begin funding this year’s projects.      B. IURA Chairperson Report  None.    C. Common Council Liaison Report  Lewis reported that Common Council approved a resolution to relocate the intercity bus station’s  operations to Green Street.  The effort was assisted by some highly productive collaboration between  numerous community partners.      Lewis noted Common Council also approved the sale of 402 S. Cayuga Street to Ithaca Neighborhood  Housing Services (INHS) for a project that will provide four new units of for‐purchase housing, two of  which will be affordable to households earning 80% or less of Area Median Income (AMI).    Lewis reported that Common Council passed another resolution calling for the retention of the 9,000‐ square foot gym in the former Immaculate Conception School building, regardless of how the site is  eventually developed.  It also encouraged potential applicants to include affordable housing units in  their proposals.    IURA Minutes  September 7, 2018  Page 10 of 10    D. Staff Report  Bohn reported the City submitted a $1,372,533 BUILD Planning Grant Request for a “Route 13 Corridor  & Cayuga Waterfront Revitalization Project” to improve key intersections and expand modes of travel,  thereby connecting residents and promoting future waterfront area investment.  That segment of  Route 13 would become more of an urban boulevard.  BUILD is the U.S. Department of  Transportation’s successor to the TIGER grant, which the City has applied for numerous times.  It is a  highly competitive grant application process.  All the potential stakeholders are highly supportive of the  proposal, which also conforms to the City’s Comprehensive Plan (“PlanIthaca”).    Bohn reported that HUD invited him to participate in a listening session to respond to HUD’s proposed  changes to its Affirmatively Furthering Fair Housing (AFFH) rule, which was conceived to combat  segregation in housing policy.  Bohn indicated he believes there is considerable benefit to the rule,  which the IURA complied with in 2017 when it produced its Assessment of Fair Housing.  HUD’s  proposed changes do not seem particularly positive, since they would fail to address many  communities’ geographic concentrations of segregated racial/ethnic and low‐income populations.  The  IURA was the only community in New York to produce an Assessment of Fair Housing.    Bohn reported the Rescue Mission will no longer be operating the former Red Cross emergency shelter.   Tompkins County issued an RFP, resulting in three applications, and is scheduled to make a decision  within the next month.  The shelter houses 12 beds and 15 single‐room occupancy units (SROs).      X. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 9:34 A.M.    — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.