Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAAC-2018-09-07Approved: 7/25/19 108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565     MEETING MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Audit Committee  8:30 A.M., Friday, September 7, 2018  Common Council Chambers, City Hall    Members: Svante Myrick; Eric Rosario, Chair; Tracy Farrell; Laura Lewis (Common Council Liaison)  Excused: Chris Proulx; Karl Graham, Vice‐Chair  Staff:  Nels Bohn; Anisa Mendizabal; Charles Pyott  Guests: None    I. Call to Order  Chair Rosario called the meeting to order at 8:39 A.M.    II. Review of Audit Committee Membership & Charge  Membership:  Each member of the IURA Board is appointed to the Audit Committee, with Chair Eric Rosario and Vice‐ Chair Karl Graham.    Responsibilities:  1. Oversee preparation of an annual audit of the Agency prepared by an independent accounting firm;  2. Review the results of external audits and develop recommendations to the Agency to address any  issues or concerns raised by the external auditor;   3. Review and approve internal controls to safeguard its assets; and  4. Investigate problems in financial reporting, internal control or compliance as they arise.     III. Additions/Deletions to/from Agenda  None.    IV. Public Comment (3 minutes per person)  None.    V. Review of Draft Meeting Minutes: June 21, 2017  Myrick moved, seconded by Farrell, to approve the June 21, 2017 meeting minutes, with no  modifications.    Carried Unanimously 3‐0  VI. New Business  A. Election of Committee Vice‐Chairperson & Nomination of Chairperson    Moved by Myrick, seconded by Farrell:    2018 Appointment of IURA Audit Committee Chairperson    WHEREAS, the IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own committee  Vice‐Chairperson and nominate a member to serve as Chairperson, and    WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold office until their  successor is selected or appointed, and     WHEREAS, the current committee officers are:    Chairperson: Eric Rosario  Vice‐Chairperson: Karl Graham, and     WHEREAS, at its September 7, 2018 meeting, the IURA Audit Committee elected Karl Graham as Vice‐ Chairperson and nominated Eric Rosario as Chairperson for consideration by the Agency; now,  therefore be it    RESOLVED, that the IURA hereby appoints Eric Rosario as Chairperson of the IURA Audit Committee.      Carried Unanimously 3‐0    B. Approval of Audited 2017 IURA Financial Statements  Bohn explained the FY2017 IURA financial audit is a clean audit, with no findings, issues, or  recommendations raised.  There was slight decrease in the fund balance of $177,798, from $2,055,258 in  2016 to $1,877,460 largely due to disbursement of funds on behalf of the City’s contribution to the  Community Housing Development Fund to support affordable housing construction.    Moved by Farrell, seconded by Myrick:    Approve Audited 2017 IURA Financial Report    WHEREAS, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) derives the majority of its finances from grants  awarded to the City of Ithaca, and    WHEREAS, for financial reporting purposes the IURA is a blended component unit of the City of Ithaca  whose financial activity is reported in the Special Grant Fund, a governmental fund of the City of Ithaca  financial statements, and    WHEREAS, the IURA contracts separate from the City to have its finances audited within 90 days of the  end of its fiscal year to comply with the Public Authorities Accountability Act, and    WHEREAS, the IURA received an audited 2017 IURA financial report on March 20, 2018, and    WHEREAS, at its July 2018 meeting, the IURA Governance Committee reviewed the financial report and  attached correspondence, and     WHEREAS, at its September 2018 meeting, the IURA Audit Committee reviewed the financial report and  attached correspondence and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the Financial Report of the Ithaca Urban Renewal Agency for the period January 1, 2017  through December 31, 2017, prepared by the accounting firm of Insero & Company, LLP, be approved.     Carried Unanimously 3‐0    C. 2017 IURA Reporting to NYS Authorities Budget Office  Bohn reported the Governance Committee already reviewed the IURA reporting to the NYS Authorities  Budget Office.  No formal action needs to be taken at this time.  The IURA is required to report annually on an  extensive list of items within 90 days of the last day of its fiscal year.  One important component of the  reporting is the Separation of Duties section, which shows how the IURA divides its accounting and financial  management responsibilities to ensure as many cross‐checks as possible, thereby minimizing any fiduciary  risks.     VII. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 8:51 A.M.      — END —      Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.