Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2018-02-16Adopted on: 4/27/18  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, February 16, 2018  Third Floor Conference Room, City Hall, Ithaca, NY    Present:   Kathy Schlather, Vice‐Chairperson; David Whitmore; Susan Cummings; John Gutenberger  Excused:  Eric Rosario  Vacancy:  None  Staff:  Nels Bohn, Charles Pyott  Guests:    None    I. Call to Order   Vice‐Chairperson Schlather called the meeting to order at 8:37 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  Cummings suggested adding brief updates to the agenda regarding: the 402 S. Cayuga Street  project; the IURA enrolling in the Greater Tompkins County Municipal Health Insurance  Consortium; and the $1M in approved bond funding for the IURA that she has mentioned at prior  meetings.  No objections were raised.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: December 15, 2017  Cummings moved, seconded by Whitmore, to approve the December 15, 2017 meeting minutes,  with one minor modification.  Carried Unanimously 4‐0    V. Old Business  A. Assessment of Fair Housing (AFH) Update  Bohn reported the AFH was approved by HUD; however, HUD has now delayed implementation of  the entire AFH initiative for five years.  Nonetheless, since the IURA’s AFH was approved, it is  mandated to work towards the goals it established.     VI. New Business  A. Authorized Signers on IURA Bank Accounts  Bohn noted the former City Deputy Director for Economic Development retired, so the authorized  signers list needs to be updated with the City’s Deputy Director for Planning and Development.  Ithaca Urban Renewal Agency IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 2 of 10    Moved by Whitmore, seconded by Cummings:    IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 3 of 10    Carried Unanimously 4‐0 IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 4 of 10    B. Procurement of Independent Contractors  Schlather asked if there is any particular rationale for the increases in attorneys’ fees.  Bohn  replied, attorneys typically increase their fees in increments of five dollars an hour; but there is no  other particular benchmark or rationale he is aware of.  He added this is the last year an extension  to the original RFP can be made, so next year the IURA will need to issue a new RFP.  The reason  the IURA contracts with three attorneys is that there can be occasional conflicts of interest.  Some  attorneys also have expertise in certain areas, which others lack.  Having three attorneys also  helps ensure the IURA has the capacity to process multiple contracts at one time, on a timely  basis.    Cummings remarked she would strongly encourage the IURA to look for new attorneys, who  charge less.  Also, she does not support approving the Mariette Geldenhuys resolution, due to a  problem she remembers encountering that adversely affected the IURA.    1. Legal Services     Moved by Whitmore, seconded by Gutenberger:    2018 Procurement of Independent Legal Services: Geldenhuys    WHEREAS, the contract for independent legal services with Mariette Geldenhuys, Attorney‐at‐ Law (Geldenhuys) expires on February 28, 2018, and     WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Geldenhuys through a Request for Proposals (RFP) selection process  in 2015, and     WHEREAS,  whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected through an  initial competitive selection process may be renewed for up to three additional one‐year terms  without undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS,  a proposed 2018 contract would constitute the third one‐year extension of the  base independent consultant contract, and     WHEREAS,  Geldenhuys submitted a proposal on January 31, 2018 to continue providing  legal services to the IURA at a maximum billing rate of $215 per hour, a 2.3% increase from  the current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided by  Geldenhuys, and     WHEREAS,  the 2018 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  $12,000 for legal services; now, therefore, be it   IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 5 of 10      RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to execute  a contract extension for independent contractor legal services with Mariette Geldenhuys,  Attorney and Mediator, at a maximum hourly rate of $215 per hour with the total amount not  to exceed $12,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.     Carried 3‐1    Moved by Cummings, seconded by Whitmore:    2018 Procurement of Independent Legal Services: Ruswick    WHEREAS,  the contract for independent legal services with Richard P. Ruswick, Attorney at  Law, at Levene Gouldin & Thompson, LLP (Ruswick) expires on February 28, 2018, and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Ruswick through a Request for Proposals (RFP) selection process in  2015, and     WHEREAS,  whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected through an  initial competitive selection process may be renewed for up to three additional one‐year terms  without undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS,  a proposed 2018 contract would constitute the third one‐year extension of the  base independent consultant contract, and     WHEREAS,  Ruswick submitted a proposal on February 5, 2018 to continue providing legal  services to the IURA at a maximum billing rate of $195 per hour, a 2.6% increase from the  current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided by  Ruswick, and     WHEREAS,  the 2018 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  $4,000 for legal services; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to  execute a contract extension for independent contractor legal services with Richard P.  Ruswick at Levene Gouldin & Thompson, LLP, at a maximum hourly rate of $195 per hour  with the total amount not to exceed $4,000, and be it further  IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 6 of 10    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.    Carried Unanimously 4‐0    Moved by Cummings, seconded by Whitmore:    2018 Procurement of Independent Legal Services: Sulimowicz    WHEREAS,  the contract for independent legal services with Sharon M. Sulimowicz, Attorney at  Law, (Sulimowicz) expires on February 28, 2018, and     WHEREAS,  in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Sulimowicz through a Request for Proposals (RFP) selection process  in 2015, and     WHEREAS,  whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected through an  initial competitive selection process may be renewed for up to three additional one‐year terms  without undertaking a new competitive selection process, and     WHEREAS,  a proposed 2018 contract would constitute the third one‐year extension of the  base independent consultant contract, and     WHEREAS,  Sulimowicz submitted a proposal on January 24, 2018 to continue providing  legal services to the IURA at a maximum billing rate of $175 per hour, a 0% increase from  the current contract rate, and      WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of legal services provided by  Sulimowicz, and     WHEREAS,  the 2018 IURA budget recommended a total authorized contract amount of  approximately $4,000 for legal services; now, therefore, be it     RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to  execute a contract extension for independent contractor legal services with Sharon M.  Sulimowicz, Attorney‐at‐Law, at a maximum hourly rate of $175 per hour with the total  amount not to exceed $4,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.    Carried Unanimously 4‐0  IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 7 of 10    2. Community Development Services     Moved by Whitmore, seconded by Cummings:    2018 Procurement of Independent Consultant Services: H. Sicherman & Co., Inc.    WHEREAS, the contract for independent professional consulting services with H. Sicherman &  Co., Inc. (“Sicherman”) expired on February 28, 2018, and    WHEREAS, in accordance with IURA procurement policy and regulations contained in 24 CFR  §85.36, the IURA selected Sicherman through a Request for Proposals (RFP) selection process in  2015 to provide technical assistance for development, administration and implementation of  the IURA community development program, including loan underwriting, and    WHEREAS, whereas per applicable procurement regulations, a contractor selected through an  initial competitive selection process may be renewed for up to three additional one‐year terms  without undertaking a new competitive selection process, and    WHEREAS, a proposed 2018 contract would constitute the third one‐year extension of the base  independent consultant contract, and    WHEREAS, Sicherman submitted a proposal on January 25, 2018 to continue providing  community development consulting services to the IURA at a maximum billing rate of $181 per  hour, a 3.4 % increase from the current contract rate, and    WHEREAS, loan underwriting services of Ms. Elizabeth Kraus of Sicherman are offered at a rate  of $145 per hour, a 4.1% change from the 2016 rate of $139 per hour that remained unchanged  in 2017, and     WHEREAS, the IURA staff is highly satisfied with the quality of services provided by Sicherman,  and    WHEREAS, the 2018 IURA budget recommended a total authorized contract amount of $10,000  for community development consulting services; now, therefore, be it    RESOLVED, that IURA Chair is hereby authorized, upon review of IURA legal counsel, to execute  a contract extension for independent contractor community development services with H.  Sicherman & Co., Inc. at a maximum hourly rate of $181 per hour with the total amount not to  exceed $10,000, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for legal services shall be derived from a variety of  funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME funds, and expenses shall be  billed to the appropriate source of funds for which the services were performed.    Carried Unanimously 4‐0  IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 8 of 10      C. 2016 HUD Consolidated Annual Performance Evaluation Report (CAPER) Review  Bohn explained the CAPER is an annual report that is submitted to HUD in a format HUD requires;  and it is primarily based on the data contained HUD’s online Integrated Disbursement and  Information System (IDIS).  Bohn stressed the CAPER only reports on past outcomes, and not  outcomes for projects that may be in development, or are under construction.  It measures  outcomes within the context of the IURA’s five‐year Consolidated Plan goals.  Needless to say, the  IURA has been operating on significantly less HUD funding than it anticipated receiving five year  ago, which explains a handful of areas in which the IURA falls short.  In addition, the outcome for  creating rental housing units has fallen short: the IURA originally assumed it was going to fund 14  units for the Magnolia House project, but the project sponsor subsequently declined the funding.      D. HUD 2016 Annual Community Assessment (ACA) Review  Bohn explained that the ACA is essentially a HUD desk‐monitoring report, which identified no  substantive concerns in 2016.  HUD did note, once again, that the IURA needs to report Program  Income in a timely manner.  Last year, IURA staff had been reporting Program Income on a  quarterly basis; but in response to HUD comments, has been doing that monthly.  (Bohn is not  sure why HUD mentioned the issue again, since he believes the IURA already met that standard.)    VII. Other Business  A. Review of IURA Financials Report: January 2018  Bohn explained that all projects listed in the Grants Summary are generally progressing well.  The  two City of Ithaca projects (Wading Pool Renovation Project and Spencer Road Sidewalks Project)  represent large amounts of unexpended money, but they should both be completed by July 1st,  2018.  There are also two projects for which the project sponsors declined IURA funding: Ithaca  ReUse Expansion and 402 S. Cayuga Street.  Habitat for Humanity withdrew from the 402 S.  Cayuga Street project, after analyzing the site and determining it would not be able to make it  financially and operationally viable.  Ithaca Neighborhood Housing Services (INHS) subsequently  expressed interest in the site and believes it has identified a workable model for affordable  housing on the site.    B. CDBG Timely Expenditure Analysis Report    Bohn reported that he created the following spreadsheet to roughly illustrate IURA funds that  need to be spent by a certain time, to conform to HUD requirements:  IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 9 of 10          (Gutenberger departed at 9:49 a.m.)    C. 2018 Schedule for Development of Annual HUD Action Plan  Committee members reviewed the schedule.    D. IURA Strategic Planning Report  (No discussion.)    D. IURA & Common Council Actions of Interest to Committee IURA  (No discussion.)    E. Staff Report  Bohn reported that the IURA’s 2017 annual financial audit was recently completed and it appears  no significant issues were raised.    IURA GC Minutes  February 16, 2018  Page 10 of 10    Bohn reported that Greater Tompkins County Municipal Health Insurance Consortium Executive  Director Don Barber expressed support for the IURA enrolling in the consortium, but special  legislation would need to be passed by the State legislature before that could take place.  The  IURA is still waiting for draft legislation from the County in order to proceed.    VIII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 9:52 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.