Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2018-04-19Approved: 4/26/18  108 E. Green St. Ithaca, NY 14850 (607) 274-6565 MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  ― SPECIAL MEETING ―  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, April 19, 2018    Members: Svante Myrick, Chair; Tracy Farrell, Vice‐Chair; Chris Proulx; Karl Graham; Eric Rosario;  Laura Lewis (Common Council Liaison)  Excused: None  Staff:  Nels Bohn; JoAnn Cornish; Anisa Mendizabal; Charles Pyott  Guests: None    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:45 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  No changes were made to the agenda.      III. Public Comment   None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: March 22, 2018 & March 29, 2018  Farrell moved, seconded by Rosario, to approve the March 22, 2018 and March 29, 2018 minutes,  with no modifications.  Carried Unanimously 5‐0    V. HUD Entitlement Grant: Development of Recommended FY 2018 Action Plan  Mendizabal explained she distributed a version of the proposed Action Plan matrix that incorporates all  the Neighborhood Investment Committee’s (NIC) funding recommendations.  The Economic  Development Committee (EDC) also reviewed NIC’s recommendations, which it generally concurred with.     Bohn added that the IURA also recently received a special written funding request for $13,500 from the  Downtown Ithaca Children’s Center (DICC) to address cash‐flow challenges it encountered as a result of  its major building renovation and maintenance project.  Ithaca Urban Renewal Agency IURA Minutes  April 19, 2018  Page 2 of 10  NEIGHBORHOOD INVESTMENT COMMITTEE COMMENTS    Graham walked through the Neighborhood Investment Committee’s (NIC) funding recommendations:    1. NEIGHBOR TO NEIGHBOR HOME REHABILITATION (LOVE KNOWS NO BOUNDS)  Graham remarked it is an entirely scalable project, so NIC reduced the proposed funding by $10,000  from what was requested, in light of the limited funding available.      2. CHARTWELL HOUSE (TOMPKINS COMMUNITY ACTION)  Graham indicated the Committee strongly supported the project and would have funded the entire  project if possible, but it agreed to reduce it by just over $13,000.  (It was also assumed Tompkins  Community Action is a large enough organization to be able to make up the difference.)    Bohn added, when IURA staff reviewed the application, it guessed the proposed $200,000 funding  amount may not cover the entire cost of the project, because of Davis‐Bacon‐related requirements, so  it may require another year of funding.    3. ENDEAVOR HOUSE: TENANT‐BASED RENTAL ASSISTANCE (OAR HOUSING, LLC)  Graham noted the Committee did not believe the application was as well developed as it could have  been, so it recommended against funding it.     Farrell added there was also some concern the proposed program, as structured, would not comply  with HUD’s Tenant‐Based Rental Assistance (TBRA) regulations.     4. 402 S. CAYUGA ST. (ITHACA NEIGHBORHOOD HOUSING SERVICES, INC.)  Graham noted the Committee strongly supported the project and recommended fully funding it.      5. HOUSING SCHOLARSHIP PROGRAM (THE LEARNING WEB, INC.)  Graham noted the program is a long‐time IURA grantee and the Committee recommended fully  funding it.    6. SECURITY DEPOSIT ASSISTANCE (CATHOLIC CHARITIES OF TOMPKINS/TIOGA COUNTIES)  Graham noted the program is a long‐time IURA grantee and the Committee recommended fully  funding it.    7. SCATTERED SITE PHASE 2: NEW CONSTRUCTION (ITHACA NEIGHBORHOOD HOUSING SERVICES, INC.)  Graham noted the Committee recommended fully funding the project.      8. RAMP LOAN PROGRAM (FINGER LAKES INDEPENDENCE CENTER)  Graham noted the Committee recommended fully funding the project.    IURA Minutes  April 19, 2018  Page 3 of 10  9. MINI‐REPAIR PROGRAM (ITHACA NEIGHBORHOOD HOUSING SERVICES, INC.)  Graham noted the Committee recommended fully funding the project.      10. HOSPITALITY EMPLOYMENT TRAINING PROGRAM (HETP) (GREATER ITHACA ACTIVITIES CENTER, INC.)  Graham remarked, in light of the IURA’s limited funding, the Committee did not believe it could  support fully funding the program this year, but it still recommended substantial funding.  The  Committee also wanted to encourage the applicant to seek funding from other sources.    11. ITHACA REUSE CENTER EXPANSION (FINGER LAKES REUSE, INC.)  Graham remarked the Committee supported funding the project, employing Urban Development  Action Grant (UDAG) funds, which could then be substituted with CDBG funding if the applicant  successfully moves the project forward.      12. VOLUNTEER WORKER & JOB SKILLS TRAINING (FINGER LAKES REUSE, INC.)  Graham remarked, in light of the IURA’s limited funding, the Committee did not believe it could  support fully funding the program, so it proposed a $71,800 funding level.    13. RE‐ENTRY HUB: GROUND WORKS (OAR OF TOMPKINS COUNTY)  Graham noted the proposal seemed under‐developed, although it is a great concept.  The Committee  recommended against funding it.    14. WORK PRESERVE JOB TRAINING: JOB PLACEMENTS (HISTORIC ITHACA, INC.)  Graham noted the program is a long‐standing IURA‐funded program, which the Committee strongly  supported, especially given its work with some of the most underserved/disadvantaged populations.    15. FOOD ENTREPRENEURSHIP PROGRAM 2.0 (CORNELL COOPERATIVE EXTENSION OF TOMPKINS CO.)  Graham noted the Committee discussed the proposal at length.  Since the proposed funding would be  primarily going towards salaries, the Committee decided to reduce the funding by approximately what  the program assistant would be paid.    16. TARGETED URBAN BUS STOP UPGRADES (TOMPKINS CONSOLIDATED AREA TRANSIT, INC.)  Graham noted the proposal was for two bus stops, which the Committee agreed it could only fund one  of.  (It was hoping TCAT would upgrade the bus stop at State Street and Meadow Street.).      17. FINAL PHASE COMPLIANCE FOR HEATING & ROOFING (DOWNTOWN ITHACA CHILDREN'S CENTER)  Graham noted the Committee recommended fully funding the project.      17A. SPECIAL ASSISTANCE REQUEST ― CAPITAL PROJECTS (DOWNTOWN ITHACA CHILDREN'S CENTER)  Bohn explained the new funding request represents what DICC committed as its local match for Phase  2 of its building renovation project.  DICC did not ultimately have the funds to pay for its match, so the  funds would essentially go towards fully funding the project.  He added that all of the capital  improvements to the property were required for DICC to maintain its accreditation.    IURA Minutes  April 19, 2018  Page 4 of 10    18. DOMESTIC VIOLENCE SHELTER RENOVATION (THE ADVOCACY CENTER)  Graham noted the Committee recommended fully funding the project.      19. S. AURORA ST. SIDEWALK CORRIDOR COMPLETION (CITY OF ITHACA)  Graham noted that even though the City verbally agreed to a reduced funding amount, given the  scarce amount of available funding, the Committee voted against funding the project, although it very  much supports it.      Myrick added he recently discussed the project with Ithaca College President Shirley Collado, who  seemed open to funding the project.    20. IMMIGRANT SERVICES PROGRAM (CATHOLIC CHARITIES OF TOMPKINS/TIOGA COUNTIES)  Graham noted the Committee recommended fully funding the project.      21. SUPPORTIVE TRANSITIONAL HOUSING INITIATIVES (CATHOLIC CHARITIES OF TOMPKINS/TIOGA COUNTIES)  Graham noted that, since the proposed funding would only be for case management services, the  Committee recommended against funding the program.  The Committee believed there should be  other local funding sources available.    22. WORK PRESERVE JOB TRAINING: JOB READINESS (HISTORIC ITHACA, INC.)  Graham noted the Committee recommended fully funding the program.      23. 2‐1‐1 INFORMATION & REFERRAL SERVICE (HUMAN SERVICES COALITION)  Graham noted the Committee recommended fully funding the program.      24. PATHWAY OF HOPE (SALVATION ARMY)  Graham noted, although the proposed program has merit, there is simply not enough available funding  to support it.    25. LEADERSHIP EMPLOYMENT & DEVELOPMENT SKILLS (LEADS) (DISPLACED HOMEMAKER CENTER/WOMEN'S  OPPORTUNITY CENTER)  Graham noted the Committee did not believe the application was clear enough about what it would be  trying to achieve, so it recommended against funding it.    26. HOUSING FOR SCHOOL SUCCESS: YEAR #3 (ITHACA CITY SCHOOL DISTRICT)  Graham noted the IURA committed itself to funding the program for three years, but the Committee  recommended funding it at a slightly lower level than requested.  There was considerable interest in  seeing if the Ithaca City School District and/or the Continuum of Care could provide some funding for  the program.    IURA Minutes  April 19, 2018  Page 5 of 10  27. YOUTH ORGANIZING FELLOWSHIP (MULTICULTURAL RESOURCE CENTER)  Graham noted the Committee did not believe the application was well enough formulated, so it  recommended against funding it.    28. HOUSING CASE MANAGER (OAR HOUSING, LLC)  Graham noted the Committee did not believe the application was well enough formulated, so it  recommended against funding it.    ECONOMIC DEVELOPMENT COMMITTEE COMMENTS    Proulx reported the Economic Development Committee (EDC) reviewed the Neighborhood Investment  Committee (NIC) recommendations, which it largely approved.  More generally, the Committee  continues to be disappointed the IURA receives so few genuinely economic development proposals.   Although the Re‐Entry Hub Ground Works application shows potential, its business model is unclear;  the Committee would be interested in seeing it further developed.  The Committee is generally  supportive of the Food Entrepreneurship Program, given its different approach and focus on low‐to‐ moderate income populations, but the funding primarily goes towards staffing.  The Committee  originally recommended a little less funding for the Hospitality Employment Training Program (HETP)  than NIC did.  Although it is clearly a solid and well‐managed program with good outcomes, there was  skepticism on the Committee that it is a genuinely economic development activity.  There was also  some question about the level of support the program receives from the hospitality sector and  whether the program is actually filling a real gap in services that would not otherwise be filled by  employers.    DISCUSSION    Bohn noted Mendizabal met with the City’s Deputy Director for Economic Development Tom Knipe,  who was involved with the Tompkins County Tourism Program’s Tourism Capital Grant program  (funded by the Tompkins County Hotel Room Occupancy Tax), and it seems HETP should be able to  apply to that.    Myrick remarked one benefit of HETP is that it arguably helps hire City of Ithaca residents who may not  have been hired otherwise, rather than companies hiring people from outside the community.    Graham suggested IURA staff could speak with HETP staff to further discuss the program and help  develop more detailed performance metrics to determine its true economic development impact.    Farrell recommended IURA staff also consult with HETP employers and determine how much value‐ added the program actually provides them.    Proulx noted the IURA consistently receives new applications that are relatively under‐developed.  It  also sees many of the same applicants year‐after‐year, so it can be difficult for other organizations with  new ideas and funding proposals to receive funding.  The IURA tends to fund programs/organizations it  is already familiar with and who have a track record.  It may want to consider how to broaden the  scope of the kinds of projects it funds.  IURA Minutes  April 19, 2018  Page 6 of 10    Farrell recalled several years ago the Neighborhood Investment Committee (NIC) discussed not funding  programs on a long‐term basis, even those performing well.  Perhaps it is time to revisit that option.   The concern is that the IURA ends up dedicating so much of its funding to administration that there is  little to no funding left for anything else.    Mendizabal observed one of the reasons past/regular applicants tend to succeed in obtaining funding  is they often have compelling outcomes to report.  IURA staff could assist new applicants to develop  more compelling narratives about the kinds of outcomes they are pursuing.  During the application  process, there is always an opportunity for technical assistance, which IURA staff could encourage  applicants to take more advantage of.     Farrell agreed that would be helpful.  The Re‐Entry Hub Ground Works application is a good example of  an application that could have benefited from that.     Proulx suggested it may be helpful to elucidate up‐front what the IURA’s scoring system is (including  the importance of verbal presentations).    Farrell noted NIC was concerned with the numbers of applications for case management services.  It  seems there should be a way local organizations could collaborate on case management services.    Proulx agreed, although non‐profit staffing costs should not be undervalued, especially since non‐ profits are often held to a higher standard in terms of overhead.    Myrick remarked there appears to be general agreement with the Neighborhood Investment  Committee (NIC) funding recommendations.     Lewis asked if applicants receive any assistance in seeking and documenting matching funds; and  whether they understand how important it is that they seek additional funds.    Mendizabal responded that, if applicants discuss their applications with IURA staff in advance, that is  the opportunity to discuss the issue.  If they do not reach out to IURA staff, then that opportunity never  arises.  IURA staff could try to be more proactive in the future and stress the importance of the issue.      Graham asked if IURA staff ever contemplated making the information sessions mandatory for  applicants.  Mendizabal replied, no, although they could certainly consider that.    Farrell asked how many applicants met in advance with Mendizabal to discuss their applications.   Mendizabal replied, approximately 33%.    Bohn noted applicants also vary widely in terms of how they complete the matching funds portion of  the application forms (e.g., what is secured vs. unsecured).       Myrick observed the proposed funding for CDBG projects currently remains $2,000 over the projected  funding level.    IURA Minutes  April 19, 2018  Page 7 of 10    Farrell responded the IURA could simply reduce the Ramp Loan Program funding by $2,000.  Proulx  agreed.    Bohn noted the Security Deposit Assistance Program is spending its 2017 funding particularly quickly,  so if any additional HOME funds are received, they should probably go towards that program.    Graham asked what kind of contingency plan the IURA should consider, in case HUD funding levels are  markedly different than anticipated.  Bohn replied the IURA could simply wait to see what the actual  funding award is and then make appropriate adjustments to the Action Plan.  He noted HUD will not  allow the IURA to submit its Action Plan to HUD until the IURA knows the actual funding award  amount.  HUD also requires the IURA to commit to actual numeric award amounts for each individual  project.    Farrell suggested that, should the IURA receive more funding than anticipated, it should increase  funding for the Neighbor to Neighbor Home Rehabilitation project, since it is so scalable, and possibly  increase funding for Chartwell House.      Proulx recommended, should the IURA receive less funding than anticipated, it should eliminate the  funding for the Targeted Urban Bus Stop Upgrades project.    Myrick asked if the IURA should approve three different versions of the Action Plan, depending on  whether HUD funding is lower, higher, or the same as anticipated.  Bohn replied that past Action Plans  have included contingency resolutions (usually pro‐rating funding amounts on a percentage basis).  For  HOME funding, the IURA can simply adjust what it designates for the Community Housing  Development Organization (CHDO) set‐aside.  It can similarly adjust what it designates for the  Community Development Revolving Loan Fund (CD‐RLF).    Myrick asked how the IURA would proceed if it receives less funding than anticipated.  Bohn replied the  IURA would either have to approve an adjusted Action Plan, or agree on a system for pro rating the  funding.  Bohn suggested the IURA adopt the currently proposed version of the Action Plan, with the  contingency that the IURA would decide how to proceed if it receives less funding than anticipated.      Myrick asked how the IURA would proceed if it received more funding than anticipated.  He wondered  if the Downtown Ithaca Children’s Center (DICC) could benefit from increased funding.  Bohn replied  DICC certainly has a demonstrable need for further funding, but it would be difficult to identify a CDBG‐ eligible project for it.  DICC may also be interested in applying for an IURA loan.  DICC is fully enrolled  and has a reasonably good 2019 pro forma financial outlook, so that may be a viable option.    Moved by Farrell, seconded by Rosario, to approve the 2018 Action Plan, as proposed by the  Neighborhood Investment Committee (NIC), with one modification.    Carried Unanimously 5‐0  IURA Minutes  April 19, 2018  Page 8 of 10      IURA Minutes  April 19, 2018  Page 9 of 10  VI. Other New/Old Business  A. IURA Chairperson Report  None.    B. Common Council Liaison Report  None.    C. Staff Report  Bohn explained that one agenda item at the next meeting will be a discussion of a recent letter the  IURA received from New York State:    “This letter is to announce a change in policy regarding retention of Community Development  Block Grant (CDBG) program income by current and past recipients of the CDBG Program  administered by New York State since the start of Program Year 2000.  CDBG program income  includes any proceeds generated by the use of CDBG funds, regardless of whether the grant that  generated the program income is open or closed, and must be used in compliance with CDBG  rules.  Under CDBG program income rules at 24 CFR 570.489(e), the State can choose to allow  recipients to retain and reuse the program income subject to all CDBG requirements, or to  require it to be returned to the State and reallocated under the State's Method of Distribution.    In the past, the Housing Trust Fund Corporation (HTFC), the funding mechanism for the Office of  Community Renewal, allowed Recipients to retain and reuse the program income for additional  CDBG activities, including after grant closeout, subject to annual reporting.    Under 570.489(e)(3)(ii)(A), the State may require recipients to return program income if it  determines that recipients are unable to utilize funds in full compliance with program  requirements or the funds are "unlikely to be applied to continue the activity within the  reasonably near future." Compliance questions related to the accumulation, reuse and reporting  of program income by local recipients has resulted in audit findings that the State is required to  address. Due to these audit findings, HTFC will require all past and present local recipients of the  State's CDBG Program (since the year 2000) to return any uncommitted program income in their  possession on March 31, 2019 or received after that date.”    Bohn explained the IURA belonged to the Small Cities CDBG program in 2000, 2001, and 2003.  It  funded numerous programs over that time, only one of which produced Program Income ― a $665,000  loan to the Hilton Garden Hotel, which has been steadily repaid and has accumulated $520,000 in  unused funds for the IURA.  The IURA will either need to spend that money by the March 31, 2019  deadline, or return it to the State.  Furthermore, the IURA would need to return any further Program  Income from the loan that it receives after that date.  As a result, the IURA will need to consider what  the best eligible use of the funds would be (public facilities, affordable housing, or economic  development).  The IURA would also need to submit the proposed use of funds to Common Council for  approval.  IURA Minutes  April 19, 2018  Page 10 of 10    VIII. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 10:03 A.M.    — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.