Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2015-08-21Approved: 10/16/15  108 E. Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, August 21, 2015  Third Floor Conference Room, City Hall, Ithaca, NY    Present:    Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore  Excused:   None  Vacancy:   1  Staff:   Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott  Guests:     None.    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:41 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: May 15, 2015  Schlather moved, seconded by Cummings, to approve the May 15, 2015 minutes, with  two minor modifications.  Carried Unanimously 4‐0    Rosario remarked it would be helpful if there were some follow‐up to the Standard &  Poors letter that indicated the City should be on‐time with its annual audit.  He would  like to bring that subject up with the IURA Board as a serious concern, to forestall any  negative potential impacts to the City’s credit rating/interest rate.      Cummings responded that for any follow‐up to carry weight, it should probably be in the  form of a formal written request (e.g., a letter, or resolution) sent to Common Council.  Ithaca Urban Renewal Agency IURA GC Minutes  August 21, 2015  Page 2 of 7        Rosario observed the Committee will meet before the IURA Board next month, so a  draft letter or other document could be ready for the Committee to review and forward  to the IURA Board at that time.    V. New Business  A. HUD Environmental Monitoring of CDBG & HOME Program Report  Rosario noted the Committee should review both: the July 23, 2015 HUD Buffalo Field  Office Regional Environmental Officer’s findings from the environmental monitoring of  IURA HOME and CDBG activities; and the City’s response to the findings.    Bohn explained that IURA Community Development Planner Lynn Truame has assumed  responsibility for the environmental review of CDBG and HOME programs.  She  attended multiple training opportunities and has developed a good understanding of  the process/regulations.  Bohn noted the original misunderstanding derived from the  erroneous assumption that the City’s City Environmental Quality Review (CEQR) process  substituted for the National Environmental Policy Act (NEPA) process.  The principal  HUD finding is that the IURA relied almost entirely on the CEQR process for the 2013  Stone Quarry Apartments project.  IURA staff did not conduct the necessary analysis to  demonstrate the project was thoroughly reviewed for all NEPA regulatory elements.   Bohn noted that prior to 2014 there were few on‐line technical resources available to  grantees to evaluate projects against checklist environmental issues and little HUD  environmental review training opportunities.   IURA staff now has access to a  comprehensive database that provides considerable data on a variety of environmental  subjects, which was not available in 2013.  The IURA should be well‐situated to perform  environmental reviews from this point forward.      Cummings asked about any implications of all this on the process for determining which  organization/agency/board should serve as Lead Agency for environmental review of a  given project.  It seems some projects may require two separate, concurrent  environmental reviews.    Cornish replied that two separate environmental reviews should never be necessary.   The IURA would simply need to review the Planning and Development Board’s own  environmental reviews to ensure they comply with HUD requirements and augment the  review as necessary.    Bohn added that under HUD environmental regulations the grantee (City of Ithaca) is  ultimately responsible for the environmental review.  At one point, IURA staff believed  the IURA could act as that agent and perform the review; however, it is the City that is  ultimately responsible for the process as the officially‐designated grantee.  The City’s  IURA GC Minutes  August 21, 2015  Page 3 of 7      designated environmental officer, the Director of Planning & Development, would  therefore be charged with reviewing any environmental reviews conducted by the IURA,  and then either agree or disagree with those findings.    Cummings asked if there were any areas the IURA would not normally conduct an  environmental review for, but that it would still be obligated to oversee on some level.     Bohn replied, yes.  He added that, while the CEQR process is its own separate review  process, the CEQR and NEPA processes overlap considerably.    Cummings asked at what stage citizens would have the opportunity to see and provide  input on an environmental review.  Bohn replied that an opportunity for citizen review  is provided after the draft environmental review has been completed.  Cummings  expressed concern with this — there should be some mechanism for collecting a  broader swath of input from the wider community. Bohn noted that projects within a  flood hazard area do have extra public notice requirements that invite comment occur  during development of the environmental review.     Bohn also noted the IURA will need to begin conducting its environmental reviews  earlier in the entire process than it has historically.  It should need to initiate that  process before it even selects projects to fund, so any issues can be addressed before  the project moves forward toward funding.  (This would make the most sense for large  projects, since they need to go through a larger number of steps.)    Cummings asked how responsible the IURA is for anticipating any unknown  environmental impacts of a project, even before they emerge (e.g., the noise‐related  impacts of the Argos Inn project).  Bohn replied that the NEPA environmental review  process is very legalistic — if there are no documented objections to an environmental  review’s findings, then once the funds have been released, that concludes the process  and the IURA’s legal obligations.      Cornish stressed that the whole environmental review process should be fully  coordinated for all projects.  The City’s CEQR process should not conflict with NEPA.    Cummings asked when the Ithaca Landmarks Preservation Commission (ILPC) would  become involved in the process.  Cornish replied, if a project is in an Historic District,  then the ILPC is an Involved Agency.  If a project is merely adjacent to an Historic  District, however, the ILPC would only serve in an advisory role. Bohn added that under  the NEPA process every project involving actual physical alterations/construction in an  Historic District would also be submitted to the State Historic Preservation Office (SHPO)  for advisory feedback.  IURA GC Minutes  August 21, 2015  Page 4 of 7        Rosario asked if the Committee could receive copies of the NEPA forms, so it can  familiarize itself with them.  Bohn replied, yes.  Cummings asked if Bohn could also  highlight some of the items on the forms that are not captured in the CEQR process.   Bohn replied, yes.    Cummings inquired into the IURA’s legal status vis‐à‐vis the Stone Quarry Apartments  project, given that HUD determined a full and accurate environmental review had not  been completed for that project.  Bohn replied that the environmental review was  actually conducted again for that project, so there are no remaining legal or regulatory  issues associated with it.  He added that the project owner completed the removal of  the contaminants and installed the necessary equipment, which were the final  conditions in the environmental review process.    B. Digitizing Pre‐2000 IURA Records  Bohn explained that the IURA converted all its documents to microfiche/microfilm, 10  years ago, and stored them in a secure location; however, staff has learned that the  ability to access and print those documents is very limited.  IURA Contracts Monitor  René Funke recently conducted pricing comparisons for converting all those files to a  digital format.      Whitmore moved, seconded by Cummings:     Digitizing Pre‐2000 IURA Records    WHEREAS, the IURA converted all its documents to microfiche/microfilm, approximately  10 years ago, and stored them in a secure location, and    WHEREAS, IURA staff has subsequently learned that the ability to access and print those  documents is very limited, and     WHEREAS, IURA staff conducted pricing comparisons for converting all the  aforementioned files to a digital format, and    WHEREAS, the estimated project cost for the microfiche/microfilm conversion services  is $1,065.00; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the procurement of Image Data to convert  pre‐2000 IURA records from microfilm to digital images at a cost of $0.33 per image and  an estimated project cost of $1,065.      Carried Unanimously 4‐0  IURA GC Minutes  August 21, 2015  Page 5 of 7        C. Interpretation of IURA Human Resources Manual: Employee Development  Discussion  Bohn explained that an IURA staff member has asked to pursue an employee‐directed  training opportunity to enroll in coursework at Tompkins Cortland Community College  (TC3).  The IURA Human Resources Manual permits payment of staff’s tuition for up to 6  credits (see “K. EMPLOYEE DEVELOPMENT, Agency Initiated Training”).  The staff person  is taking 3 classes, paying for one of them herself.  TC3 charges every student a  technology fee of $60 per course; so the question is whether that fee should be paid for  by the employer or the employee.  The language in the IURA Human Resources Manual  refers only to paying for “tuition.”  On the other hand, the technology fee is a charge  every student is required to pay for every course at TC3.      Cummings indicated the language should state: “tuition and mandatory fees.”  Rosario  agreed.     Bohn added that there is also the issue of an $18 fee specifically charged for web‐based  courses.  For that charge, it would seem that it is the staff person’s decision whether to  enroll in a web‐based course, so it would not necessarily be something the IURA should  pay for.     Schlather disclosed her husband is a TC3 Trustee and she recused herself from the  discussion.    Bohn indicated the next time the IURA Human Resources Manual is revised, it will be  changed to reflect the aforementioned minor modification to the language of the policy  as recommended by Cumming.    Cummings noted she would very much like pursue an agreement with local  colleges/universities, asking them to cover tuition costs for City and IURA staff when  there is available space in a class.  That would be one way those institutions could  support the City, at no cost to them.  It is commonly done in other municipalities.     Bohn responded he could certainly speak with the Mayor and explore if there may be an  opportunity to pursue such an agreement.     D. Personnel Matter (possible Executive Session to discuss the medical, financial,  credit or employment history of a particular person or corporation, or matters leading  to the appointment, employment, promotion, demotion, discipline, suspension,  dismissal or removal of a particular person or corporation)    IURA GC Minutes  August 21, 2015  Page 6 of 7      ― EXECUTIVE SESSION ―   Schlather moved, seconded by Whitmore, to open the Executive Session at 9:33 a.m.    Carried Unanimously 4‐0    Whitmore moved, seconded by Schlather, to close the Executive Session at 9:45 a.m.      Carried Unanimously 4‐0    No action was taken in the Executive Session.    (Whitmore departed at 9:48 a.m.)    VI. Other Business  A. Review of IURA Financials: July 2015  Bohn explained that a “Sponsor” column was added to the IURA Grants Summary, in an  attempt to track any projects/programs that are behind schedule.  He reported that the  Housing First (Tompkins Community Action) program needs to be tracked, since it has  not spent any money.  Staff understands that the program is operating with two  individuals housed at Second Wind Cottages, but that no formal request for funds has  yet been received yet.      Bohn remarked that the Southside Community Center’s (SCC) Gym Acoustics project  should be renamed “Security Camera” project.  It will begin work next week.  He also  reported the Ithaca Skatepark Renovation project is under construction.      Bohn noted that 2015 IURA activities will be added to the report, once formal  authorization is received from HUD.    Rosario observed the Art & Found no longer appears to be in business.  Bohn replied  that its sales were not sufficient to pay its overhead/operating costs, partly due to  construction on The Commons.  Bohn indicated he will follow up on his initial  communication to the owner, regarding the approx. $8,800 outstanding loan amount.   Bohn added that the State Theatre is also behind on its payments and he is following up  with them.      Bohn reported all lease payments are current.  IURA GC Minutes  August 21, 2015  Page 7 of 7        B. Protocol on Past Due Loans   Bohn reported that both the IURA Board and Economic Development Committee (EDC)  reviewed the IURA Protocol on Past Due Loans and adopted it.      C. Project Updates & Staff Report  The City Common Council also adopted its 2013 audit, approximately one year behind  schedule.  Bohn noted the City’s auditor is scheduled to begin work on the 2014 City  audit in the next four weeks.      Bohn reported that Common Council voted to extend its support for the Tompkins  County Housing Affordability Fund and approve the City’s contribution of $100,000.   There seemed to be broad support for continuing the program.    Bohn also reported that the City has submitted a number of New York State  Consolidated Funding Application (CFA) proposals (e.g., for another TIGER application,  streetscape upgrades, relocation of Fire Station No. 9, upstream flood impact analysis,  etc.).    D. IURA & Common Council Actions of Interest to Governance Committee  Bohn noted the IURA Board approved the “Fair Housing Action Plan” report, including  responses and action items for each of the 10 impediments identified in the Analysis to  Fair Housing report prepared by the Tompkins County Office of Fair Housing.   The  proposed action plan will now go to Common Council for consideration.    VII. Adjournment   The meeting was adjourned by consensus at 10:29 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.