Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2014-07-18Approved: 9/19/14  108 E. Green Street Ithaca Urban Renewal Agency Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax)   MINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Governance Committee (GC)  8:30 AM, Friday, July 18, 2014  Common Council Chambers, City Hall, Ithaca, NY    Present:    Eric Rosario, Susan Cummings, David Whitmore, Kathy Schlather  Excused:   None.  Vacancy:   1  Staff:   Nels Bohn, JoAnn Cornish    I. Call to Order   Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:39 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions ― None.    III. Public Comments (3‐minute maximum per person) ― None.    IV. Review of Meeting Minutes: June 20, 2014  Cummings moved, seconded by Whitmore, to approve the June 20, 2014 minutes, with  three minor modifications.  Carried Unanimously 4‐0    V. New Business  A. 2014 Election of IURA Officers  Rosario noted the approach used last year to elect officers was not the best approach.  The  Committee simply made nominations and presented them to the IURA Board, but there  were some IURA Board members who may have liked to have been considered.  Rosario  asked what flexibility the Committee has under its procedures to ask IURA Board members  if they are interested in serving as officers.  Bohn replied the action could simply be  referred directly to the IURA Board without a recommendation from the Committee.      Cummings responded she would like to at least recommend the Mayor as Chair, which has  been the historic pattern, but let the IURA Board members choose the other officer.  IURA GC Minutes  July 18, 2014  Page 2 of 8        Schlather noted she has a problem with the absence of term limits for IURA Board  members (as noted in the resolution: “[…] an IURA member shall continue to hold office  until their successor is appointed and qualified”).  She understands it is hard to get  qualified people serve on the Board, but there should be term limits.      Cummings responded there was in fact a committed attempt to eliminate at‐will  appointments, a number of years ago.  After a lot of discussion, a system of staggered five‐ year terms was passed by Common Council and implemented.  A subsequent Mayor was  elected, however, and the issue was researched by legal counsel.  The eventual conclusion  was that changing the original at‐will system would require action by the State.    Bohn explained it was the IURA’s state enabling legislation that established how IURA  Board members are appointed.  They are appointed at‐will by the Mayor, confirmed by  Common Council, and there is no provision for term limits.    Schlather suggested the resolution include a reference to that, in that case, so it does not  sound so arbitrary.    Rosario suggested modifying it to read: “WHEREAS, the New York State enabling legislation  requires that City of Ithaca IURA members continue to hold office until their successor is  appointed and qualified.”  Schlather replied that seems reasonable.  There were no  objections.    Whitmore moved, seconded by Cummings:    2014 Annual Election of IURA Officers    WHEREAS, officers of the IURA consist of a Chairperson, Vice Chairperson and  Secretary, and     WHEREAS, Section 2 of Article III of the IURA By‐Laws call for election of the  Chairperson and Vice Chairperson of the IURA at each annual May meeting of the  Agency, and     WHEREAS, Section 2 of Article III of the IURA By‐Laws further states that the Agency  shall appoint an Executive Director who shall serve as secretary to the Agency, and    WHEREAS, by resolution dated May 22, 2008, the IURA appointed the Director of  Planning & Development for the City of Ithaca, ex‐officio, as the IURA Executive  Director, and  IURA GC Minutes  July 18, 2014  Page 3 of 8        WHEREAS, the New York State enabling legislation requires that City of Ithaca IURA  members continue to hold office until their successor is appointed and qualified, and    WHEREAS, current IURA officers are:  • Svante Myrick, Chairperson  • Eric Rosario, Vice‐Chairperson  • JoAnn Cornish, Secretary, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at their July 18,  2014 meeting and forwarded this matter for IURA action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby elects the Mayor as Chairperson, and _______ as Vice‐ Chairperson of the IURA.    Carried Unanimously 4‐0    Rosario suggested the Mayor and/or Bohn speak with each IURA Board member to  determine if they would be interested in the Vice‐Chairperson position.    Cummings noted the Committee originally put Rosario’s name forward for a number of  good reasons, so it would make sense to have his name at least considered for the  position.      Rosario indicated he knows at least one other IURA Board member who would be a great  candidate for Vice‐Chairperson (Tracy Farrell).  He would like to simply verbally  communicate that to the IURA.  The Committee could also indicate that it has no problem  with Rosario continuing in that role.    B. 2014 Election of Governance Committee Vice‐Chairperson  Bohn explained that either the Chair or Vice‐Chairperson must also serve on the IURA  Board, to maintain a liaison between the two bodies.  While the Committee can only  recommend its Chairperson, it elects its Vice‐Chairperson.     Schlather indicated she would like to move Eric Rosario to be nominated to be Chair.   There were no other nominations for the position.    Schlather moved, seconded by Cummings, to nominate Eric Rosario to be Chair of the  Governance Committee.    Carried Unanimously 4‐0  IURA GC Minutes  July 18, 2014  Page 4 of 8      Rosario indicated he would like to move Schlather to be nominated for the Vice‐ Chairperson.  There were no other nominations for the position.    Rosario moved, seconded by Cummings, to nominate Kathy Schlather to be Vice‐ Chairperson of the Governance Committee.    Carried Unanimously 4‐0    Whitmore moved, seconded by Cummings:    2014 Election of IURA Governance Committee Vice‐Chairperson    WHEREAS, IURA By‐laws provide that the committee membership shall elect its own  committee Vice‐Chairperson and nominate a candidate for committee Chairperson for  consideration by the Agency, and    WHEREAS, per the Bylaws, an Agency member shall fill either the committee  Chairperson or committee Vice‐Chairperson position, and     WHEREAS, officers of each committee serve a one‐year term, but continue to hold  office until their successor is selected or appointed, and     WHEREAS, the current Committee Chairperson and Vice‐Chairpersons are Eric Rosario  and Kathy Schlather, respectively, and      WHEREAS, at their July 18, 2014 meeting, the IURA Governance Committee  considered this matter; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Governance Committee hereby nominates Eric Rosario to  serve as Chairperson of the IURA Governance Committee, and be it further    RESOLVED, that the IURA Governance Committee hereby elects Kathy Schlather to  serve as Vice‐Chairperson of the IURA Governance Committee.        Carried Unanimously 4‐0    C. Loan Delinquency Policy Discussion  Rosario explained this agenda item is a continuation of a discussion that was prompted by  a review of the monthly IURA financial report at the last meeting.  Cummings had  suggested the Committee consider options for improving the loan delinquency  management process and communicate more effectively to IURA loan recipients the  Approved: 9/19/14  various implications of becoming delinquent on their loans (e.g., rather than simply  sending an e‐mail, perhaps both a letter and an e‐mail should be sent).      Rosario indicated that he mentioned the issue to the IURA Board, which suggested the  Committee discuss it with the Economic Development Committee (EDC), since the EDC  makes the loans and has the expertise.  The Committee should generate a proposal and  then submit it to the EDC for its own review, before it returns to the Committee for further  discussion and is submitted to the IURA Board.  Rosario asked if the Committee supports  the process he outlined.  Cummings replied it sounds good.      Rosario asked Bohn to recapitulate the current loan delinquency management process.    Bohn noted the IURA’s Economic Development Financing Policy Guidelines and Operating  Plan covers numerous steps in the loan process (e.g., in‐take, underwriting, eligibility  standards, servicing, and delinquency. management).      Bohn noted he reviewed numerous revolving loan policies and almost all of them are very  brief in terms of the delinquency/collection issue.  He stressed that the IURA by definition  deals with higher‐risk borrowers than a traditional bank.  He would like to discuss the issue  with IURA consultant Harry Sicherman, since he works with many economic development  agencies managing revolving loan pools.      Bohn explained that the IURA currently uses M&T Bank to service all its loans.  The IURA is  not directly part of the communication stream between M&T Bank and the borrower.   Although this sometimes creates problems, auditors generally prefer that a third party  services IURA loans, since it establishes an appropriate division of roles and ensures a  consistent minimum fiscal standard.  M&T Bank services the loans at absolutely no cost,  which it has done since the Revolving Loan Fund (RLF) was established.      Bohn noted the monthly loan payment report records every borrower and identifies all  received payments and payment dates.  Loan payments are due the first of the month and  the IURA typically receives the loan payment report within 10 days of the end of the  month.  Loan payments are considered current when paid by the 15th of the month.  If a  borrower makes a payment between the 15th and when the bank sends the report (which  is usually the last 3‐4 business days of the month), a penalty charge is applied.      Bohn indicated that it is not unusual for the report to contain errors, resulting from late  payments, double payments, missed payments, etc.  When the report indicates there is a  problem, IURA staff e‐mails the borrower that the account is delinquent (very shortly after  the report is received).    IURA GC Minutes  July 18, 2014  Page 2 of 8      Bohn noted that IURA staff will occasionally contact M&T Bank before e‐mailing the  borrower, to verify there is a genuine problem.  Examples of some sources of confusion  include: a borrower makes a partial payment, but it is not applied to the account (it goes to  an unapplied category); or a borrower makes a payment but owes a penalty, which  identifies them as delinquent.  (This last issue has now been resolved.)  There was even  one situation when a payment was made, but applied to the wrong account.    Bohn remarked that the system generally works well, but there are some occasional quirks  associated with it, which is why staff e‐mails borrowers first and only calls if no response is  received.  As long as the borrower responds, staff will wait until the next payment is due  before taking further action.  After a second month of delinquent payments, staff will e‐ mail the borrower and strongly recommend they come in to discuss the situation.  Staff  tries to get the borrower to put everything in writing about when they plan to make a  payment.  After the third month of delinquent payments, staff will send a letter explaining  the situation (i.e., reminding the borrower of the collateral/security associated with the  account, recommending that they appear before the EDC to discuss it, etc.), which is  usually fairly effective.  While the IURA always has the option to foreclose on the loan, that  has serious repercussions, including closing a business, triggering lay‐offs, etc.   Furthermore, the IURA is often the subordinate lender, so there is limited benefit to taking  that step in some cases.  The real issue is whether the borrower is working in good faith  with the IURA.  If it is determined they are not, then a default letter is mailed with a time  limit for payment or foreclosure proceedings will be initiated.    Cummings observed that after the first e‐mail is sent another step should be taken; when  no response has been received, it seems there would be a window of opportunity to take  further action.  She asked if a response deadline is identified in the initial e‐mail.  Bohn  replied, no; however, the protocol he now recommends identifies a seven‐day timeframe,  before issuing a demand letter.  Cummings responded 7 days may be a little too long.  The  first e‐mail should also describe the timeframe and the process/steps that would take  place if no response is received.  There needs to be an additional step before the  foreclosure letter.    Cummings suggested examining Ithaca Neighborhood Housing Services’ (INHS) own loan  servicing system.  Bohn responded he would do that.     Cummings also recommended identifying all the penalties for delinquent payments in  detail on IURA’s standard loan closing documents.  And written statements should be sent  in the mail.    Rosario observed the IURA delinquency rate has never been particularly high.  Other than  making one or two changes, like the ones being discussed, the current policy appears to  achieve the right balance.  IURA GC Minutes  July 18, 2014  Page 3 of 8          Cummings asked what kinds of borrowers have defaulted over the years.  Bohn replied  there are two major kinds of defaulting borrowers: those who fail to repay a loan requiring  the IURA to begin the process of liquidating collateral and those whose business fails to  survive at all.  He agreed the system has worked reasonably well over the years.    Cummings asked if staff continues to offer the option of technical assistance.  Bohn replied  that staff has an entire checklist it goes through.  When a problem arises with a borrower,  the first response is to determine if it is a temporary cash‐flow issue, whether the loan  repayment plan needs to be modified as part of a work‐out plan, etc.  In some cases, staff  does also offer technical assistance.      Bohn indicated he would explore the suggestions that had been made, discuss the issue  with Harry Sicherman, and consult the EDC.    VI. Other Business  A. Review of IURA Financials ― June 2014   Bohn reported that EDC has worked with Diane’s Downtown Auto a lot over the last two  years.  She has been consistently on‐time with payments for the last 6 months, but did not  make this last payment.  The standing policy now calls for a default letter to be sent.   Diane’s Downtown Auto appears to respond to default letters and not other things.    Bohn reported that he contacted the Argos Inn’s owner who indicated he would make a  payment; however, it was never received.  Cummings expressed concern about Argos Inn’s  noise problem and the numerous complaints from neighbors.    ― EXECUTIVE SESSION ―   Cummings moved, seconded by Whitmore, to open the Executive Session at 9:32 a.m.     Carried Unanimously 4‐0    Rosario moved, seconded by Cummings, to close the Executive Session at 9:45 a.m.      Carried Unanimously 4‐0    No action was taken during the Executive Session.  IURA GC Minutes  July 18, 2014  Page 4 of 8        VII. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 9:45 A.M.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.