Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2013-08-16Ithaca Urban Renewal Agency Adopted: 10/18/13 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559       MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, August 16, 2013 8:30 AM, Friday, August 16, 2013  3rd Floor Conference Room, City Hall 3rd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, David Whitmore  Staff: Nels Bohn, Sue Kittel, Charles Pyott Staff: Nels Bohn, Sue Kittel, Charles Pyott  Guests: None. Guests: None.  Public: None. Public: None.     I. Call to Order I. Call to Order  Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:42 a.m. Chairperson Rosario called the meeting to order at 8:42 a.m.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  None. None.     III. Public Comments ― None III. Public Comments ― None     IV. Approval of Meeting Minutes:  June 21, 2013 IV. Approval of Meeting Minutes:  June 21, 2013  Cummings moved, seconded by Whitmore, to approve the June 21, 2013 minutes, with  one minor modification.  Carried Unanimously.  Cummings moved, seconded by Whitmore, to approve the June 21, 2013 minutes, with  one minor modification.  Carried Unanimously.     Bohn clarified that at the last meeting, during the discussion of 2013 Amendments to  IURA Human Resource Policies, there was a question about the Family Medical Leave  Act (FMLA).  Subsequent to the meeting, IURA Accountant Jill Sage clarified that FMLA  may or may not apply to IURA staff, so the intent was to incorporate language into the  Human Resource Policies to affirm that it is the law and that the IURA will provide  benefits according to its understanding of the law, which includes 12 weeks of leave  time for family medical leave.  Bohn further clarified that IURA health insurance benefits  are not terminated when someone is on medical leave.  Bohn clarified that at the last meeting, during the discussion of 2013 Amendments to  IURA Human Resource Policies, there was a question about the Family Medical Leave  Act (FMLA).  Subsequent to the meeting, IURA Accountant Jill Sage clarified that FMLA  may or may not apply to IURA staff, so the intent was to incorporate language into the  Human Resource Policies to affirm that it is the law and that the IURA will provide  benefits according to its understanding of the law, which includes 12 weeks of leave  time for family medical leave.  Bohn further clarified that IURA health insurance benefits  are not terminated when someone is on medical leave.       IURA Governance Committee  8/16/13 Minutes  Page 2 of 8      V.  New Business  A. Review of IURA Advocacy Letter Sent Supporting CDBG Funding  Bohn noted that, after the advocacy letter was sent to U.S. Rep. Tom Reed expressing  opposition to the U.S. House Appropriations Committee 2014 Transportation, Housing &  Urban Development (T‐HUD) bill, a vote was called for, but sponsors did not muster  enough support to bring it to a vote, which is good news (although it does not preclude  the vote coming up again).    Cummings remarked it may be helpful to look for an opportunity to showcase one or  more IURA projects to Rep. Tom Reed, to strengthen his support of the IURA’s work.    B. Review of Submitted NYS Consolidated Funding Applications (CFAs)  Bohn noted the City is trying to find a way to find local matching funds for the TIGER V  grant application it submitted earlier this year.  The grant would be for enhancing public  transit service between Cornell University, Ithaca College, the airport, and downtown,  including repairing and refurbishing Stewart Avenue (e.g., streetscape improvements).    The City is also submitting grant applications for the following projects:    Cayuga Streetscape Improvements ($1.36M)  o streetscape improvements and repairs from Seneca Street to Green Street  o arts trail expansion  o replacement of pedestrian bridge over Six Mile Creek leading to City Court House  o construction of Bernie Milton Pavilion on the Commons (an as‐yet‐unfunded  component of the Commons Repair and Upgrade project)    Cummings inquired into what extent the Cayuga Street arts trail portion of the proposed  project would increase the proliferation of murals in the city.  She also asked how public  art projects are handled by the City, in terms of public review and municipal oversight.   Bohn replied that Common Council has to approve all arts projects on City property,  including murals.  The arts trail expansion, however, is primarily focused on sculpture  (that does not impede sidewalk access), so it would not be a mural‐focused project.    Green Street Bridge Replacement (Cherry Street Industrial Park)  o replacement of Green Street bridge crossing into Cherry Street Industrial Park, to  make the bridge wider, with two lanes, and sidewalks    IURA Governance Committee  8/16/13 Minutes  Page 3 of 8        Cummings expressed considerable concern the bridge replacement would ultimately  increase the number of lights at that intersection.  It is not an area one would want to  see more traffic flow.  She suggested strategically exploring how the area along the  water’s edge could be used, instead.     Feasibility Study to Relocate State Department of Transportation (DOT) Facility  o feasibility study for relocating DOT facility to Dryden, New York    Cummings noted that this would be a critical step towards something that the City has  been trying to achieve for so long.  A coalition of interests should be brought together to  facilitate/expedite it (e.g., including the Chamber of Commerce), at the very least in the  form of letters of support.  Bohn replied that the Chamber of Commerce, the Mayor,  and IURA staff have already written letters of support (and several others are  anticipated).    Other Local CFA Applications of Interest:  • FRIENDS OF STEWART PARK ― Stewart Park Pavilion improvements.  • TOWN OF ITHACA ― develop model building code (e.g., addressing carbon footprint,  solar panels, etc.).    Cummings suggested examining Connecticut’s Residential Solar Investment Program  model, which subsidizes installation of solar panels on people’s homes.  Bohn replied  the only subsidy program he knows of comes from NYSERDA.  Cummings suggested  someone in the City be exclusively designated to work on this kind of project.    (Schlather arrives at 9:10 a.m.)    • TCAT IT & OTHER IMPROVEMENTS ― application to upgrade its IT for real‐time bus  service dislpays, as well as bus shelter enhancements.  Bohn noted this could serve  as a match for the TIGER V application.    Cummings asked how the city is going to expand bus shelters serving West Hill, since  it seems there is a great need for them (including in the Town).  Bohn replied that  that would likely be a future area of focus for TCAT.    • CORNELL TECHNOLOGY HOT SPOT ― application for technology and research centre for  business start‐ups.  • TOMPKINS‐CORTLAND COMMUNITY COLLEGE BISTRO‐TO‐FARM PROJECT ― planned for the old  Finger Lakes Wine Center location.    IURA Governance Committee  8/16/13 Minutes  Page 4 of 8        Cummings asked what the ultimate benefit of the, now defunct, Finger Lakes Wine  Center project was to the city.  Bohn replied, it refurbished and outfitted a good new  downtown retail/business location at a cost of $1.5 million.    • ENERGIZE ITHACA MICRO‐GRID SYSTEM ― application to connect 4 buildings for a natural  gas system and waste‐heat distribution system.    Bohn explained the results of all the above‐noted CFA applications will likely be  known in October‐November 2013, when announcements would be made.      Cummings asked when INHS would be applying for its Spencer Road Stone Quarry  Apartments project.  Bohn replied, likely in December 2013.    C. Executive Session to Discuss Medical, Financial, Credit, or Employment History of  Particular Person, or Matters Leading to Appointment, Employment, Promotion,  Demotion, Discipline, Suspension, Dismissal, or Removal of Particular Person    ― EXECUTIVE SESSION ―   Cummings moved, seconded by Whitmore, to open the Executive Session at 9:27 a.m.     Carried Unanimously 4‐0  (Whitmore departed at 9:40)    Cumming moved, seconded by Schlather, to move out of Executive Session at 9:45  a.m.      Carried Unanimously 3‐0  Rosario reported that during the Executive Session the Committee unanimously agreed  to recommend that two IURA staff members be provided with performance bonuses.      D. Review of Ithaca Falls Overlook Investigation & Remediation  Bohn reported that the Ithaca Falls Overlook soil has been contaminated with lead, for  which IURA consultant, Barton & Loguidice, P.C., has developed a remediation plan.  The  City/IURA was originally awarded a total of $700,000 for the project (with the developer  agreeing to contribute 10% of the cost) and also received $200,000 in additional funding  from the EPA.  Once incurred costs have already been taken into account, a total of  ~$600,000 would be available for the actual remediation process.      IURA Governance Committee  8/16/13 Minutes  Page 5 of 8        Bohn indicated that remediation will be implemented in three phases/sites: (1) the  western accessway/steep slope area east of the Gun Hill residences parking lot; (2) the  island (the area between the raceway and the gorge); and (3) the raceway.  The  remediator has been working on the western end of the raceway ― it has removed  some soil and the test results are anticipated shortly.  There is some concern the  City/IURA may not have enough funding for all phases of the remediation process.      Bohn added that the developer of the privately‐owned former Ithaca Gun factory site is  continuing to pursue the site development project and has enrolled in the Brownfields  Cleanup Program (BCP) to obtain some tax credits.  The BPC establishes milestone dates  and requires more disclosures and opportunities for public comment. Meanwhile, the  State is also investigating the groundwater in the vicinity for TCE (Trichloroethylene)  contamination.    Cummings asked to see any maps associated with the project.  She also asked if Bohn  could break down the time spent by IURA staff on the project.  He replied he is trying to  charge it accurately.  Kittel asked if it would be appropriate to reallocate some CDBG  funds for the project.  Bohn replied, yes, insofar as it would be removing a blighting  influence, an eligible CDBG activity.    E. Employee Health Insurance Matters  Bohn reported that the IURA was officially notified that Excellus Blue Cross/Blue Shield  would be terminating its IURA health insurance policy at the end of the year.  It will  provide the IURA with several choices of new policies, conforming to the Affordable  Care Act.  Bohn indicated he could not determine from the online information he had  access to precisely what the IURA would likely pay under a new Excellus plan.    Cummings expressed strong support for exploring the use of Health Savings Accounts  (HSAs).  She reiterated it would be helpful to have Schlather provide the Committee  some basic information on the Human Services Coalition’s (HSC) own HSA program, before  IURA explores specific HSA providers.  Rosario agreed that would be helpful.    Cummings added it would be great if the subject could become a regular discussion  item, before the budget process begins in earnest, in late Spring or early Summer, so the  Committee can fully analyze the current healthcare insurance program and perform a  comprehensive cost‐benefit assessment.  Bohn agreed that would be helpful.    IURA Governance Committee  8/16/13 Minutes  Page 6 of 8        Bohn observed that the Chamber of Commerce received funding to serve as a  Affordable Care Act healthcare ‘navigator’.  Schlather mentioned that HSC also did  (Cassandra Aiken, Health Access Navigator).  Cummings asked if any other local  organizations would be serving as healthcare navigators.  Schlather replied the State  funded one other organization in the area: the Southern Tier Independence Center.     Cummings suggested this subject also be kept on the agenda as a standing item.    VI.  Old Business  Cummings asked about the Part B of the Neighborhood Housing Initiative bond  proceeds.  Bohn replied that the Neighborhood Investment Committee (NIC) is working  to formulate an approach to achieve the IURA’s goals for these funds with a reasonable  set of criteria.  NIC realized that specific guidelines would need to be identified (e.g.,  definition of “dilapidated,” the issue of cost, what systems would need to instituted,  etc.).  Bohn indicated that Kittel is trying to determine how to structure the program to  broaden the definition of affordability, in order to cover more people.  Bohn explained  that the Part B portion of the process is intended to include vacant parcels and would  need to go to Common Council and Bond Counsel; however, the two efforts should  probably be done together.  Kittel noted she should have something prepared to  present to NIC in September 2013.    Cummings inquired into the situation with the City’s tax‐delinquent property policy  regarding eligibility for installment plans for vacant tax‐delinquent properties.  Bohn  replied he is still collaborating with the City Attorney to create a viable proposal to go  before Common Council.  It should be ready within the next couple of weeks.      Cummings inquired into the status of the Neighborhood Pride grocery store.  Bohn  replied that he and Phyllisa DeSarno (Deputy Director for Economic Development) met  with the store’s Assistant Manager, yesterday.  The store has implemented many  changes since its opening, primarily by reducing staff costs and adjusting prices.  The  store is not particularly pleased with its consultant’s (Associated Wholesalers, Inc. or  AWI) performance.  AWI does not appear to understand the Ithaca market (e.g., its  inventory selection has not been particularly appropriate for the local market).  The  Assistant Manager did say said the store has been doing well with walk‐up traffic, but  that unfortunately tends to be dominated by small purchases.  The store is not meeting  financial projections.     IURA Governance Committee  8/16/13 Minutes  Page 7 of 8        Cummings asked if the store has at least launched its web site.  Bohn replied he does  not know.  He does know the store has a staff person walking throughout the  neighborhood, meeting and greeting people; and it is actively trying to adjust its sales  and marketing approach, on an ongoing basis.  Cummings remarked someone should  determine if the store’s online flyer is accessible on the web site and up‐to‐date.      Bohn also indicated that the store’s adjoining rental space has not yet been rented out.   IURA staff pledged to help the store find a tenant, which would help considerably.   Cummings suggested using the space for short‐term storage space, which is usually in  demand, and which would make sense, since the space is not finished.      Bohn added that part of the discussion with the store involved bringing in a  management consultant.      Cummings asked if the store would consider selling off some of its parking lot for  housing construction.  Bohn replied that the store is not sure about that.  Also, any such  significant change would need to be communicated to and approved by the lender,  Square 1 Bank, and would need to go towards paying off part of the loan.      VII. Other Business  A. Review of IURA Financials: July 2013  Grants    Bohn noted the grants are in good shape.  The report still lacks the 2013 HUD funding  data.  He noted the IURA discussed the environmental review process in detail with the  City’s Planning & Economic Development Committee, which was charged with  formalizing and approving the City‐IURA agreement.  (The agreement requires that the  City be the decision‐maker, in terms of any environmental review.)  At the meeting, one  Common Council member raised numerous concerns regarding the INHS Stone Quarry  Apartments project.  After considerable discussion, however, the Committee endorsed  the environmental review for the project.  The Committee also recommended to  Common Council that it support neighborhood improvements near the site (e.g.,  neighborhood connections, Spencer Road intersection improvements, etc.).    B. Staff Report  Bohn reported that Community Housing of Ithaca (CHI) is exploring an offer to purchase  its property on Seneca Street and has asked if the IURA would release it from the  mortgage.  Bohn will obtain more information.      IURA Governance Committee  8/16/13 Minutes  Page 8 of 8        Bohn noted that the Cherry Street site has been advertized for expressions of interest,  in the local real estate journal, as well as individual notices to nearby property owners  and local businesses who may be interested.     Bohn reported that the upper‐story housing project (Petrune Building) on the Commons  is finished, and the IURA is in the process of submitting the voucher to the State to  obtain the $250,000 in funds, which has been a tortuous process.      Bohn noted that Mercato may be interested in the former Blue Stone Grill space, in  order to expand its operations.    Regarding West State Street, Cummings asked how long it would take to develop some  design guidelines for those areas affected by the recent CBD rezoning efforts.  Bohn  replied he would ask JoAnn Cornish (Director of Planning & Economic Development).   Cummings suggested it would also make sense to include the Ithaca Landmarks  Preservation Commission (ILPC) in the process.  Bohn agreed that makes sense and he  would follow up with the Historic Preservation Planner.  He noted there is also the  Collegetown form‐based code being developed, which contains design guideline  elements.  Rosario suggested contacting Common Council Member Seph Murtagh to  discuss the issue, as well.    C.  Staff Report  None.    VIII. Adjournment — Adjourned by consensus at 11:05 a.m.      — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.