Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2013-01-18Ithaca Urban Renewal Agency Adopted: 2/15/13 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559    MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, January 18, 2013 8:30 AM, Friday, January 18, 2013  3rd Floor Conference Room, City Hall 3rd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather  Excused: Jim Dennis, David Whitmore Excused: Jim Dennis, David Whitmore  Staff: Nels Bohn, JoAnn Cornish, Sue Kittel, Charles Pyott Staff: Nels Bohn, JoAnn Cornish, Sue Kittel, Charles Pyott  Guests: None. Guests: None.  Public: None. Public: None.     I. Call to Order I. Call to Order  The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:40 a.m. The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:40 a.m.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  Cummings asked that the staff report include IURA‐ and Common Council‐related items.   No objections were raised.  Cummings asked that the staff report include IURA‐ and Common Council‐related items.   No objections were raised.     III. Public Comments ― None III. Public Comments ― None     IV. Approval of Meeting Minutes:  December 14, 2012 IV. Approval of Meeting Minutes:  December 14, 2012  Cummings moved, seconded by Rosario, to approve the December 14, 2012 minutes,  with two minor modifications.  Carried Unanimously.  Cummings moved, seconded by Rosario, to approve the December 14, 2012 minutes,  with two minor modifications.  Carried Unanimously.     V.  Old/Other Business V.  Old/Other Business  A. Strategic Planning in Response to Uncertain Future Federal Funding of Discretionary  Domestic Programs  A. Strategic Planning in Response to Uncertain Future Federal Funding of Discretionary  Domestic Programs  Bohn noted that the strategic planning document now includes inflation‐adjusted  projections, as well as a new category (“Free Up Staff Time to Pursue Strategic  Initiatives”).  The new category includes a suggestion to: “Consider occasional  cancellation of monthly IURA or committee meetings when non‐time‐sensitive agenda  items can be consolidated into a bi‐monthly meeting or managed through e‐mail  consultation ― meeting agenda and meeting packet preparation requires extensive  staff resources.”  Bohn noted that the strategic planning document now includes inflation‐adjusted  projections, as well as a new category (“Free Up Staff Time to Pursue Strategic  Initiatives”).  The new category includes a suggestion to: “Consider occasional  cancellation of monthly IURA or committee meetings when non‐time‐sensitive agenda  items can be consolidated into a bi‐monthly meeting or managed through e‐mail  consultation ― meeting agenda and meeting packet preparation requires extensive  staff resources.”  IURA Governance Committee  1/18/13 Minutes  Page 2 of 8        Cummings responded that she would be hesitant to cancel meetings, since, in her  experience, when meetings are canceled on a regular basis, people begin to feel the  meetings are optional, and the level of ongoing commitment may be placed at risk.    Schlather agreed meetings should be regular, but bi‐monthly meetings may be worth  considering.    Rosario observed that holding numerous meetings may also serve to diminish  attendance, especially if some meetings have considerably less on the agenda than  others and participants do not feel they are worthwhile.    Schlather remarked that not rescheduling meetings may also help bolster attendance.    Kittel suggested examining the meeting schedule on a strategic basis, in terms of the  broader annual calendar of anticipated IURA agenda items and actions, to determine  when meetings would be necessary.    Bohn walked the committee through the “Evaluation of Strategic Options” table and  made note of the arrows representing the focus areas that were determined to have a  reasonably good chance of success.    Kittel observed it may also be helpful to rank the actions by the amount of anticipated  staff time associated with each one (along with the entire amount of available staff  time, Schlather added).  Kittel noted that there is an inverse relationship between a  funding recipient’s organizational capacity and the amount of IURA staff time required  to assist and monitor it.    Schlather asked if it would be possible for staff to eliminate funding applicants from  IURA consideration altogether, if they fall below a certain threshold of organizational  capacity.  Kittel replied staff does not have the authority to do that.  She noted that one  way of indirectly helping to address the issue, however, might be to identify the cost of  implementation for each application.    Rosario remarked that the committee could now report to the IURA Board that it has  examined the strategic plan and identified this particular issue ― that some projects  have a low impact, but they absorb a disproportionate amount of staff time.  IURA Governance Committee  1/18/13 Minutes  Page 3 of 8        Cummings cautioned, generally, that charts and scoring systems can be very difficult to  perfect and cannot always be relied upon to accurately evaluate a given project.    Cummings went on to remind the committee that, as part of the strategic planning  process, it should consistently be returning to the issue of where the “big pots of  money” are and how the IURA can tap into them.  Cummings expressed particular  interest in exploring what the IURA may be eligible for in private sector funding  opportunities (which would provide the added benefit of being considerably less  regulatorily burdensome than Federal funding).  As one of its first steps in that direction,  Cummings noted, the IURA could explore what organizations like the Foundation Center  may be able to assist it with (e.g., training).    Bohn reminded the committee that the City has also hired a promising consulting firm,  Sustainable Strategies, DC, to assist in identifying funding opportunities for a variety of  potential projects.    Cummings asked what kinds of focus areas committee members and staff believe  should be pursued.  Bohn replied, youth (15‐24 years old) is one current targeted area in  the Consolidated Plan.  Kittel responded, Inlet Island development.    Schlather noted that, since the IURA is a quasi‐governmental organization, it will be  harder to get funding from private foundations.  Contracts would be better (long‐term  contracts would be best), to run programs on behalf of Federal or State government  agencies that the IURA has expertise on.    Bohn observed that the State’s Regional Economic Development Councils are the new  model for funding economic and community development programs; so there may be  some funding opportunities there.    Cummings noted there is also a third option ― ‘do it yourself’ projects funded through  bonds.  She would be curious to determine to what extent that may be feasible.  It  would also permit the IURA to implement the kinds of projects it would be most  interested in doing, and which would be most directly suited to its mission.    Kittel added it may be interesting to explore a for‐profit model (e.g., build houses),  perhaps charging a developer’s fee.  Bohn replied the IURA could probably charge a  developer’s fee indirectly.  That is something that could be explored.  IURA Governance Committee  1/18/13 Minutes  Page 4 of 8        Cummings remarked she would be very interested in any funding for developing the  Southwest Area.  Kittel responded a transportation grant could conceivably be used for  that purpose.  Bohn remarked that the ‘critical mass’ for that kind of funding may not  exist; the Southwest Area does not seem likely to qualify as a neighborhood.  He noted,  however, that he could discuss the prospect with Sustainable Strategies.     Rosario concluded the discussion by noting it may be helpful to have IURA consultant,  Harry Sicherman, provide his recommendations for funding opportunities.    B. City Audit Schedule  Bohn reported that the 2011 audit should have been completed no later than  September 30, 2012.  That target has been missed by the city and they are now  targeting completion in February 2013, to go before Common Council in March 2013.   Bohn noted that the IURA just received another letter from HUD, regarding the delay;  and he has asked the City Controller to respond to it.    Bohn remarked that the IURA has also now received a separate letter from the New  York State Authorities Budget Office (ABO) about the delay.  The City auditor suggested  a possible step forward ― the IURA could submit its audit report directly to the ABO, at  a cost of $1,000 (although this would do nothing to satisfy the HUD requirement).    Cummings noted that it is very worrying that the audit has been delayed for so long,  especially given that the IURA placed its own accountant at the City’s disposal to  expedite the process, which the City did not take advantage of.    Rosario agreed, remarking that the committee should certainly convey to the IURA  Board the seriousness of the situation.  Bohn added that the IURA could also broach the  subject with the new City Administration Committee chairperson.    Moved by Rosario, seconded by Cummings:    Response to Delinquent 2011 City Financial Reporting    WHEREAS, on January 15, 2013, the City of Ithaca was informed that the City audit for  FY 2011, which includes HUD funds administered by the IURA, was not submitted by  the September 30, 2012 deadline as required by OMB Circular A‐122, and    WHEREAS, on January 16, 2013, the IURA received an official warning from the New  York State Authorities Budget Office (ABO) that the IURA was delinquent in filing  IURA Governance Committee  1/18/13 Minutes  Page 5 of 8      required financial reports due by March 30, 2012, and    WHEREAS, the majority of funds administered by the IURA are grant funds awarded  to the City of Ithaca, so IURA finances are properly audited as a component of the  consolidated financial statement of the City of Ithaca, and     WHEREAS, the IURA relies on the annual City of Ithaca financial audit to meet  financial reporting requirements of HUD and the ABO, and    WHEREAS, noncompliance with HUD submission requirements for financial reporting  significantly increases the probability that the IURA will be monitored by HUD, which  monitoring requires significant staff resources that could be deployed more  effectively, and failure to correct this delinquency could imperil the ability to draw  down federal funds and future grant awards, and     WHEREAS, noncompliance with ABO submission requirements for financial reporting  could lead to additional ABO enforcement actions, including an official public censure  of the Agency board, a recommendation that the directors of the authority and its  management be removed, or the issuance of a subpoena to produce the required  reports, and    WHEREAS, the City of Ithaca audits have not satisfied the HUD submission deadline  since at least 2004 and the FY 2011 audit is projected to be completed in February for  Common Council approval in March, six months after the HUD submission deadline,  and    WHEREAS, given the City’s historic record of late financial reporting, the IURA  Governance Committee concludes that the FY 2012 financial audit will not be  submitted on a timely basis, and    WHEREAS, the City auditor, Ciaschi, Dietershagen, Little & Mickelson (CDLM),  suggests that it would be possible for them to satisfy ABO financial reporting  requirements by preparing financial statements for only the “Special Grant Fund” of  the City that cover IURA finances, at a cost of approximately $1,500, and    WHEREAS, such financial statement could satisfy ABO financial reporting submission  requirements, but would not satisfy HUD financial reporting submission  requirements, but could demonstrate good faith reporting to HUD on grant funds,  and    WHEREAS, the IURA Governance Committee discussed this matter at their January  IURA Governance Committee  1/18/13 Minutes  Page 6 of 8      18, 2013 meeting and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes procuring professional audit services to  prepare financial statements for the City’s Special Grant Fund to satisfy ABO financial  reporting requirements of the IURA for FY 2011 and FY 2012 at a total cost not to  exceed $3,400, and be it further    RESOLVED, that the IURA hereby requests the Mayor to authorize City payment of  the costs for preparation of FY 2011 financial statement for the Special Grant Fund  required due to delinquent filing of the City’s 2011 financial audit, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, subject to review by IURA legal counsel, is  authorized to execute any agreements to implement this resolution, and be it further    RESOLVED, that the cost of such financial reporting shall be derived from non‐CDBG  funds.     Carried Unanimously 3‐0    VII.  New Business    A. Public Authorities Accountability Law (PAAL) ― Annual Board of Directors Self‐ Evaluation  Bohn noted he will be asking IURA Board members to complete the evaluation, which  will be brought back before the committee for review and comment.    B. PAAL ― Recommended Policy Governing Discretionary Funds  Bohn remarked that this is the latest policy recommendation to originate from the ABO.   While it is not a requirement, he noted, these kinds of recommendations frequently  become requirements.    Rosario remarked he believes the committee should adopt it as a policy.    Bohn noted that there is no reason to adopt the policy recommendation verbatim.   Rosario agreed, noting that simply having some general guidelines on the subject should  be sufficient.  Rosario asked if the issue could be tabled until June 2013, when staff  would have more time to devote to it.  Bohn agreed.  IURA Governance Committee  1/18/13 Minutes  Page 7 of 8        C. PAAL ― Board Member Training  Bohn noted that ABO is conducting required webinar training for board members.   Details can be found at: http://www.abo.ny.gov/training/onlinetraining.html.      VIII. Other Business    A. Review of IURA Financials, December 2012  Bohn noted that 2008 grants are ready to be closed out.  2009 grants are still active, in  part because INHS was able to do more homeowner rehabilitation projects (14) than it  originally anticipated (12).    Bohn noted that IURA loan repayments continue to be in good shape, with The State  Theatre the only delinquency (this has historically been the case during its December‐ January ‘dry period’), although the theatre indicated it would be back on schedule in  February 2013.    Bohn noted that all lease payments are current, except for Perfect Screen Printers,  which is not unusual and likely not a cause for concern due to their historical pattern of  eventually making payments late with penalty fees.     B. IURA Actions of Interest to Governance Committee   Cummings asked what progress has been made in the City’s investigation of options for  relocating the homeless population on the Cherry Street Industrial Park parcel.  Bohn  replied that the Mayor is still working on that issue, in conjunction with the City  Attorney.      C. Staff Report  ƒ Program Income Resulting from Sale or Refinancing of IURA‐Assisted Real Property  Bohn noted that the sale of the former Red Cross Emergency Shelter building has been  finalized, providing the IURA with $30,000 in program income.  In addition, the INHS has  now paid off its UDAG loan balloon payment on the Henry St. John Building, providing  the IURA with $107,000 in program income.    ƒ Ithaca Falls Overlook Update  None.  IURA Governance Committee  1/18/13 Minutes  Page 8 of 8        Bohn reported there had been several new appointments to IURA committees.  Nancy  Zook had been appointed to the Neighborhood Investment Committee and Heather  Filiberto to the Economic Development Committee.    Bohn noted that IURA staff responded to the RFP the City issued for a project manager  for the Commons renovation project, but another candidate was selected.    C. Next Meeting: February 15, 2013    VIII. Adjournment — Adjourned by consensus at 11:09 a.m.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.