Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2012-09-27Approved: 9/27/12  Ithaca Urban Renewal Agency 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax)    MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, July 26, 2012    Members: Chair Svante Myrick, Karl Graham, Ayana Richardson, Eric Rosario  Absent: Tracy Farrell, Chris Proulx (Common Council Liaison)  Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, Sue Kittel, Charles Pyott  Guests: Mack Travis & John Guttridge (State Theatre Board of Directors)  Public: None    I. Call to Order   Chair Myrick called the meeting to order at 8:31 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.      III. Public Comment  None.    IV. Economic Development Committee (EDC)    A. Request from State Theatre of Ithaca, Inc. for Loan Assistance to Undertake “State North  Community Center” Project at 115‐117 N. Cayuga Street (Gateway #5)  Richardson remarked the proposed loan request would serve to support a project to transform the  former Masonic Temple into a meeting space and community center, with the New Roots Charter  School located on the first floor.  She noted it could be an excellent opportunity to revitalize that  part of town (especially given the recent loss of the Women’s Community Building).  Richardson  added that the applicants’ ultimate goal is raise the necessary funds, which they are confident can  be done.    Bohn remarked that the project has already been presented to potential lenders.  He noted that a  capital campaign would be an important part of repaying the principal.  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 2 of 22      Proulx observed the proposal would use up most of the remaining Gateway proceeds.  He asked  what kind of impact this would have on the IURA’s funding flexibility over the next couple of years.   Bohn responded that the funds are earmarked for the Cornell University Housing fund; and, if the  loan were to be repaid in 2 years, the funds would be available to support affordable housing.   housing.    Proulx inquired whether other parts of the building would be open and available for other groups,  at the same time that New Roots activities were taking place.  Richardson replied, yes, it is her  understanding the building would be open to other groups, during the school day.    Proulx remarked it seems like a great overall project.    Rosario remarked that he also supports the project.  He asked if a feasibility study of any kind had  been conducted to assess the viability of the capital campaign.  Richardson replied she is not aware  of any feasibility study.  Bohn remarked that State Theatre of Ithaca, Inc. has consistently raised its  fundraising goals each year, so it is has a strong track record of fund raising.     Travis remarked that no feasibility study for the capital campaign had been performed; however,  the project will be underwritten by his personal guarantee and he has the resources to back it up, if  need be.  He noted that it should be easier to raise funds for acquisition of this building than for on‐ going operating support.    Travis noted that a recent study indicated it would take $1.0M for the complete renovation of the  building, but only $250,000 would be required up‐front, in order to make the building ADA‐ accessible and make any other necessary improvements for occupancy.  The goal is for New Roots  to serve as the anchor tenant.  Travis noted a recent Ithaca Journal article elicited considerable  interest and he feels confident the necessary funds can be raised.  He noted that John Guttridge is  already actively working on establishing a foundation for the project.    At a recent lenders meeting, Guttridge noted, he was asked if the project would place the State  Theatre at risk in any way.  Establishing an entirely different funding entity for the new project  should alleviate these kinds of concerns.  The project qualifies for expedited processing by the IRS  (the foundation should be set up in approximately 6 weeks), so the transaction can be closed with  the new foundation, rather than the State Theatre.    Proulx asked if the applicant would still be leveraging the resources and expertise of the State  Theatre.  Guttridge replied, absolutely.    Myrick remarked that it is a great project.  It should definitely help strengthen the downtown area.  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 3 of 22    Richardson moved, seconded by Rosario:    Gateway Proceeds – Loan Assistance to State Theatre of Ithaca, Inc. for  “State North Community Center” Project (Gateway  #5)    Whereas, on September 7, 2012, State Theatre of Ithaca Inc. (STI) applied for $400,000 of loan  assistance for a $1.3 million project to acquire the former Masonic Temple building  to renovate  and operate it for  “State North Community Center” (SNCC) located at 115‐117 N. Cayuga Street,  Ithaca, NY, and     Whereas, STI indicates it has reached an agreement in principal with the owner of the property at  115‐117 N. Cayuga Street to acquire the property for $1 million, and      Whereas, the project is intended to benefit the community as well as generate income over the  long‐term to enhance the financial sustainability of STI, the owner of the State Theatre, and    Whereas, the proposed SNCC is further intended in part to address a shortage of community  meeting and assembly  space in the community resulting from the sale and demolition of the  Women’s Community Building that in 2008 hosted over 80 uses of its auditorium and over 120  uses of its meeting room, and       Whereas, the building is proposed to be leased to a variety non‐profit organizations, including the  New Roots Charter School (NRCS) as the anchor ground floor tenant, provide a  performance/assembly space to be managed by the STI for community and performance use  when not being utilized by NRCS, provide nonprofit organization office space and access to the  NRCS kitchen for community use, and    Whereas, the proposed uses of project funds are:   $1,000,000 property acquisition   $250,000 renovations   $26,000   property taxes    $50,000 working capital    $1,300,000 Total, and    Whereas, the proposed sources of project funds are:   $500,000  Park Foundation loan   $400,000 IURA loan   $250,000 Bank loan   $200,000 TCAD loan   $1,300,000 Total, and    Whereas, all non‐bank project debt is structured as interest‐only debt payments with balloon  payments due at various times, and  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 4 of 22    Whereas, the proposed project does not create affordable housing or commit to create jobs, so  the project is not eligible for funding assistance from CDBG, HOME or HODAG funds administered  by the IURA, and    Whereas, the project is an eligible use of Gateway proceeds (current approximate balance  $447,000), administered by the IURA subject to Common Council approval, but $100,000 per year  of Gateway proceeds are earmarked as contributions to the Housing Fund to support affordable  housing, so only short‐term, low‐risk use of Gateway proceeds is appropriate, and    Whereas, the project is an eligible use of UDAG and other non‐HUD funds administered by the  IURA, but the total amount of such funds available is only approximately $200,000, and    Whereas, STI proposes to repay IURA principal on the following schedule:   $250,000 will be repaid after 2 years   $150,000 will be repaid after 3 years  $400,000    Whereas, the anchor tenant lease covers 87% of projected operating expenses, including interest‐ only debt service payments, and    Whereas, STI plans to retire project debt through a capital campaign with guidance from West  Wind Consulting Strategies in Fundraising, LLC pay principal, and    Whereas, after two years the project is projected to have accumulated cash flow of approximately  $120,000, an amount insufficient to meet the principal repayment schedule to the IURA unless the  capital campaign is successful thereby requiring substantial loan security to ensure timely  repayment for a short‐term loan, and    Whereas, the former Masonic Temple building is a locally designated landmark building, located  within the Urban Renewal Area Plan map, that has remained largely vacant for over ten years, and    Whereas, the acquisition, renovation and utilization of the highly visible and historically significant  building at 115‐117 N. Cayuga Street furthers the Urban Renewal Plan’s objective to improve the  social, physical and economic characteristics of the Plan’s neighborhoods, and    Whereas, the project will convert a taxable building to tax‐exempt status reducing City property  tax revenues  by approximately $8,500 annually, and    Whereas, making the auditorium and kitchen facility available for community use is a public  benefit that may compensate for the reduction in property tax revenues, and      IURA Minutes  September 27, 2012  Page 5 of 22    Whereas, at their May 8, 2012 and September 11, 2012 meetings, the IURA Economic  Development Committee reviewed this loan application, and recommend the following; now,  therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves a loan in accordance with the loan application, and  supplemental submissions, subject to the following terms:     Borrower:  State Theatre of Ithaca, Inc., or an affiliated entity     Loan Amount: Up to $400,000       Sources of Funds:  Gateway Proceeds: $250,000  UDAG & non‐CDBG funds: $150,000       Project:  Acquisition, renovation, and operation of the former  Masonic Temple building for the State North Community  Center at 115‐117 N. Cayuga Street, Ithaca, NY         Total Project Cost: $1,300,000       Projected Use of IURA Funds: Property acquisition       Term: 3 years       Interest Rate: 2% annually       Repayment:  Interest‐only payments due with $250,000 principal  payment due on the 2nd year anniversary and $150,000  principal payment due on the 3rd year anniversary          Security: 1. Personal guarantee of Mack Travis and/or other persons  of sufficient net worth and liquidity to repay the loan in  the event of a default as evidenced by submission of a  satisfactory personal financial statement as determined  by the IURA Chairperson.    2. Assignment of a total of $400,000 face value life  insurance from guarantor(s) securing the loan      Job Creation Requirement:  None       IURA Minutes  September 27, 2012  Page 6 of 22   Conditions:  1. City of Ithaca Common Council approval for use of  Gateway Funds;  2. Submission of written funding commitments for match  funding totaling at least $900,000; and  3. Submission of anchor lease commitment consistent with  assumptions contained in the loan application.          Reporting:  a. Annual submission of profit & loss statement for the  State North Community Center  b. Annual submission of inventory of community use of the  auditorium and kitchen     And be it further    RESOLVED, that IURA Chair, upon the advice of IURA legal counsel, is hereby authorized to  execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution, including, but not  limited to, executing loan agreement documents, and be it further    RESOLVED, that the Director of Community Development for the IURA is authorized to issue a  loan commitment letter in accordance with this resolution.    Carried Unanimously 4‐0    B. Request from J.C. McGuire, Inc., Owner of Lot 10 Kitchen & Lounge, for Loan Modification to  Extend Repayment Schedule (PBLF #5)  Richardson recapitulated the salient details of the proposed loan modification request.  She  remarked that the applicant has met its job creation target (10).  At this time, the applicant simply  needs to make some operational adjustments to the business ― the entertainment/lounge side of  the business has been doing well, but the restaurant side of operations continues to lag.  The  extension request would be for 6 months of interest‐only payments and the EDC determined that  this appears reasonable.    Rosario asked what, if any, specific steps have been established to improve Lot 10’s profitability.   Richardson replied that the steps are enumerated in the loan modification request (e.g., re‐ designed menu; increased advertising; altered hours; exploration of more affordable credit card  processing, bookkeeping, and insurance options, etc.)  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 7 of 22    Richardson moved, seconded by Rosario:    J.G. McGuire, Inc., dba Lot 10 Kitchen & Lounge, Loan Modification (PBLF #5)    Whereas, on February 24, 2012, the IURA issued a $64,500 loan to JG McGuire Inc. (McGuire) for a  $194,5000 project for start up and operation of the Lot 10 Kitchen & Lounge, a restaurant,  lounge  and performing arts venue located at 106‐112 S. Cayuga Street, Ithaca, NY, and    Whereas, the loan has a term of 5 years and 3 months, an interest rate of 4% and a repayment  schedule requiring  interest‐only payments of $186.41 due for the first 3 months and level  monthly payments of principal and interest of $1,187.86 beginning in August 2012, and     Whereas, McGuire projected creation of at least 10 FTE jobs, and    Whereas, McGuire reports that sales during the summer months fell short of projections thereby  exhausting their working capital budget and requests an extension of 6 – 12 months of interest‐ only payments on the IURA loan; and     Whereas, McGuire’s initial job reporting shows creation of over 10 FTE jobs, and    Whereas, management has taken a series of proactive steps to increase profitability, and recent  monthly sales show increased sales since institution of management reforms, and    Whereas, the business remains current on all bank loans and with all vendors, and    Whereas, the business’ private lender has agreed to accept interest‐only payments for the next six  months, and    Whereas, several downtown retailers and restaurants report slower than expected sales this  summer, and    Whereas, at their September 11, 2012 meeting, the IURA Economic Development Committee  reviewed this matter and recommends the following; now, therefore, be it     RESOLVED, that the IURA hereby approves a modification to the  loan agreement with JG McGuire  to modify the repayment schedule to extend the interest‐only payment period by six months  subject to submission of quarterly profit & loss statements for the next 12 months; and be it  further    RESOLVED, that beginning on February 1, 2013 payment of monthly principal and interest loan  repayments are due to resume, and be it further  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 8 of 22    RESOLVED, that the Director of Community Development is authorized to issue a loan  modification commitment in accordance with the resolution and the IURA Chairperson, upon the  advice of IURA legal counsel, is hereby authorized to execute all necessary and appropriate  documents to implement this resolution.         Carried Unanimously 4‐0    C. Request from Evaporated Metal Films Corp. to Modify Lease Agreement for 245‐247 Cherry  Street (Tax Map #96.‐2‐1.22) to Allow Early Exercise of Purchase Option to Facilitate Resale of  Property to Mad2nd, LLC  Bohn noted that the lease contains a 20‐year purchase agreement clause.  The IURA has consistently  encouraged EMF to make more the use of this vacant parcel and the applicant has now identified a  buyer who intends to construct a 10,000 square foot building and create employment opportunities.    Richardson noted that the EDC was pleased that the proposed buyer agreed to provide detailed  information about the jobs created.    Richardson moved, seconded by Rosario:    Cherry Street Industrial Park – Modify Lease with Evaporated Metal Films Corp. to Authorize  Early Exercise of Their Option to Acquire Tax Parcel #96.‐2‐1.22 to Facilitate Sale to Mad2nd LLC    WHEREAS, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) leases adjacent parcels in the Cherry Street  Industrial Park located at 239 and 245 Cherry Street to Evaporated Metal Films Corporation (EMF),  and  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 9 of 22    WHEREAS, on September 14, 1994, the IURA executed a 20‐year lease with EMF for a planned  business expansion on a 1.03 acre parcel at 245 Cherry Street (tax parcel #96.‐2‐1.22) at an annual  rent of $3,000 with an option for the lessee to acquire the property in the 20th year of the lease  for $31,617.50, and    WHEREAS, a planned business expansion by EMF on the leased parcel did not materialize and the  leased parcel has remained vacant for eighteen years, and    WHEREAS, the IURA has repeatedly encouraged economic activity on this underutilized parcel,  and    WHEREAS, EMF has executed a contract to sell the property to Mad2nd LLC subject to IURA  approval, and    WHEREAS, on September 3, 2012, EMF requested IURA approval for early exercise of the option to  acquire the property, and    WHEREAS, Mad2nd LLC is a locally owned real estate development and rental management  business controlled by Adam Klausner and James Demos, and    WHEREAS, Mad2nd LLC proposes to acquire the leased parcel and construct an approximately  10,000 square foot multi‐purpose facility on the property to serve their real estate and storage  business and to lease 5,000 square feet to a growing local renewable energy business tenant that  currently employees 10 persons, and    WHEREAS, Mad2nd LLC projects to hire one employee upon construction of the building and a  total of 3 full‐time employees within three years of construction of the building with all employees  to be paid at least a local living wage ($12.78/hour currently), and      WHEREAS, EMF indicates that net sales proceeds realized will be used to reinvest in local  operations and further indicates that they are currently undertaking an $89,000 upgrade of  equipment at their Ithaca facility, and     WHEREAS, the proposed construction of the multi‐purpose building on the property will increase  the community’s property tax base, assist two local businesses meet space needs, likely lead to  job creation, and allow EMF to reinvest in their existing Ithaca operations, and     WHEREAS, the IURA lease includes certain restrictions, conditions and covenants to ensure future  development will be compatible with the surrounding area, which will become deed restrictions  upon conveyance of the property, and     WHEREAS, past actions to allow early exercise of the purchase option have required additional  payments of future lease payments due, and  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 10 of 22    WHEREAS, considering the $31,617.50 option price and the net present value of future rent due,  the Economic Development Committee recommends setting the final purchase price at $34,000,  and    WHEREAS, EMF has agreed to this purchase price, and     WHEREAS, to track projected job creation and other economic development benefits to be  generated from this industrial park parcel will require a separate agreement with the purchaser of  the parcel, Mad2nd LLC, and    WHEREAS, on September 11, 2012, the Economic Development Committee reviewed this matter  and recommended the following; now, therefore be it    RESOLVED, that the IURA hereby approve the request from Evaporated Metal Films, Inc. to modify  the lease agreement for tax parcel #96.‐2‐1.22 to allow early exercise of the purchase option at a  final price of $34,000 conditioned upon execution of an IURA agreement with Mad2nd LLC  committing Mad2nd LLC to report annually to the IURA for 5 years on their economic  development commitments to construct a new 10,000 square foot building, hire 3 full‐time  equivalent workers to be paid at least the local living wages (currently $12.78/hour) and reporting  on the total employee count at the site, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of IURA legal counsel, is hereby authorized  to execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution, and be it  further   RESOLVED, Lessee shall be responsible to pay actual IURA legal fees associated with the lease  modification.       Carried Unanimously 4‐0    V. Governance Committee (GC)    A. Adoption of 2013 IURA Budget  Rosario noted that the 2013 budget was designed to compensate for potential future funding  shortfalls.  Dominated by personnel‐related costs (85% of the total), the proposed budget includes a  1% salary increase, as well as a 1% increase in retirement benefits.  It also includes a 1‐hour increase  in the Bookkeeper’s time allocation, in order to manage the new drawdown process recently  requested by the HUD Buffalo office.  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 11 of 22    Rosario moved, seconded by Richardson:    FY 2013 IURA Administrative Budget    WHEREAS, the IURA desires to annually adopt an administrative budget to guide expenditures and  manage financial resources of the IURA, and    WHEREAS, New York State law governing public authorities requires submission of the adopted  budget 60 days prior to the start of the next fiscal year, and     WHEREAS, the IURA budget is due to be submitted to the New York State Authorities Budget  Office by November 1st of each year, and    WHEREAS, at their September 21, 2012 meeting the IURA Governance Committee reviewed this  matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the FY 2013 IURA Administrative Budget, dated 9/19/12,  as herein attached, and be it further    RESOLVED, that effective with the first payroll check date following January 1, 2013, any  modifications to IURA employee salaries, benefits, and authorized work week shall be adjusted as  contained in the adopted 2013 IURA budget.        Proposed FY2013 IURA Budget    Introduction    Please find attached a proposed 2013 IURA budget. The overall budget is proposed to increase by  $6,222 or 1.8%. The vast majority of the increase is for health insurance and retirement benefit  expenses.    These are financially difficult times for workers, local governments and their residents, and  agencies dependent on federally funded programs. Inflation is now routinely exceeding salary  increases for workers. Local government budgets are extremely constrained by mandated  retirement contributions, increased health insurance premiums, reduced State and Federal aid, a  2% property tax cap, and stagnant revenue growth due to the great recession. Additionally, the  Federal government is decreasing funding for domestic programs, such as the CDBG and HOME  programs, as part of deficit reduction efforts.  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 12 of 22  The proposed IURA 2013 budget recognizes these budget constraints and the uncertain future of  federal funding. The budget proposes a 1% increase in salaries and a 1% increase in retirement  benefits to 9% of payroll. The trailing Consumer Price Index for the past 12 months is 2.9%.    Local Government Budget Context    At the local government level, the City is facing a structural deficit of approximately $3 million in a  fiscal environment where New York State has imposed a 2% property tax cap, NYS mandated  contributions to the retirement system are increasing 13.2% to 21% of payroll, and state and  federal financial assistance is shrinking. The City will leave several vacant positions unfilled and it  is widely anticipated there will be employee layoffs in the 2013 budget.    In FY 2012, many City employees, including management, received no salary increase except for  adjustments per the City’s salary compensation study or to prevent decreased take‐home pay due  to increased employee contributions for health insurance. In FY 2013, City management will  receive no salary increase and will be responsible to pay an additional $500 toward health  insurance. The CSEA Administration Unit that includes City Planners will receive a 1.75% increase  in 2013.    Budget Drivers    The main driver for budget expenses is employee compensation. The main driver for revenues is  the annual CDBG and HOME grant amount, of which a portion is available for administrative  expenses. Following is a review of these budget factors.    Benchmarking Against the City of Ithaca    The main drivers of budget expenses are employee compensation. About 85% of the IURA budget  expense is for personnel. The IURA generally benchmarks salary and benefits to City of Ithaca  employees. Following is a table comparing City and IURA employee compensation.  Benchmark Comparisons ‐ City and IURA Employee Compensation                        IURA Minutes  September 27, 2012  Page 13 of 22  The biggest difference between the compensation packages is the retirement program. The City  provides a defined benefit retirement program. The IURA provides a defined contribution program  whereby the IURA makes quarterly payments into each employee’s retirement account, which is  then controlled by the employee. The IURA currently contributes 8% of payroll to retirement. In  comparison, the City will be paying 21% of payroll to retirement. The City is facing a 13.2%  increase in mandated retirement contributions, which increases total employee compensation  expenses by approximately 3% even without any salary increase.    According to the State Comptroller, the long‐term expected contribution rate to sufficiently fund  the NY State and Local Retirement System is 11% of payroll (at an assumed average 7.5% rate of  return on invested funds). IURA has been well below this contribution standard in prior years but  has supported an incremental increase in retirement benefits. The proposed 2013 budget  continues the program of increasing retirement benefits and raises the employer contribution  from 8% to 9% of payroll.    In 2013, IURA health insurance premiums are projected to rise 10% to $17,540 for family  coverage. Employees pay 20% of health insurance. While the cost is high, it is still substantially  below the rate paid by the City at $21,225/family through the Tompkins County health  consortium.    The IURA staff was reduced from 4.6 full‐time equivalent (FTE) staff to 3.6 FTE staff in 2012, yet  has been able to continue to meet all performance benchmarks. A regular HUD monitoring visit in  2012 found no problems and the City’s CDBG/HOME program ranks at the top of all programs in  the state on HUD benchmarks. Each IURA staff position is essential to continuing the agency’s  success. No reduction in staff is included in the proposed budget.    Federal Funding    Approximately 60% of annual revenues are directly tied to the prior year’s HUD grant award  amount. In FY2013, $220K of the $358K IURA budget will be funded from the FY2012 CDBG and  HOME grants, which were allocated to the City in February 2012. The future stability of this  funding source is dependent upon federal budgeting.    On the positive side, after deep budget cuts in 2012, the US Housing and Senate Appropriations  Committees recommended level‐funding for both the CDBG and HOME programs for 2013.  However, no appropriation bill was adopted and the federal government is operating on a  continuing resolution until March 27, 2013.    This level‐funding recommendation for 2013, however, may be impacted by special budget deficit  legislation. Pursuant to the Budget Control Act of 2011, across‐the‐board budget rescissions are  scheduled to take effect in January 2013 unless an alternative deficit reduction plan is adopted.  Much of the media coverage is focused on cuts of 9.6% to most military programs. Directly  relevant to future IURA budgets is the requirement for 8.4% across‐the‐board cuts to domestic  discretionary programs in 2013, including CDBG and HOME. Additional annual reductions of  somewhat smaller size are mandated for the following nine years under this Act as follows.  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 14 of 22            Future federal budget cuts will impact the 2014 IURA budget, so the 2013 IURA budget does not  assume any reduction in revenues from CDBG and HOME grants. Administrative funding in 2013 is  derived from the 2012 federal grants which were allocated to the City in February 2012. Going  forward, federal funding for CDBG and HOME will greatly impact the IURA budget. The federal  budget uncertainty argues for the IURA to maximize budget flexibility as much as possible.    Other revenues are derived from a variety of sources, including loan repayments, lease payments,  and disposition of property, which remain stable.    HUD‐Mandated Operational Changes    HUD is requiring transfer of grant bank accounts from the IURA to the City of Ithaca. This change  will require additional effort to draw down grant funds for payment to beneficiaries. In the future,  the grant funds will flow into the City’s account and the IURA will have to voucher the funds prior  to issuing checks to beneficiaries. It will add additional steps to:  (1) approve a drawdown of grant funds;  (2) submit cost documentation and a voucher to the City Controller to approve expenditures;  (3) request and track the electronic transfer of grant funds from the City to the IURA by the City  Chamberlain;  (4) reconcile monthly the City’s grant bank account with HUD balances; and  (5) coordinate IURA and City accounts to prepare monthly reconciliations and HUD quarterly  cash transaction reports.  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 15 of 22    In recognition of this increased effort, the 2013 budget increases the work week of the  Bookkeeper from 21 hours to 22 hours.    Carried Unanimously 4‐0    (Richardson departed at 9:00 a.m.)    B. Recommendation to Common Council Regarding Installment Tax Payment Plan Eligibility for  Condemned Property  Rosario summarized the major elements of the proposed recommendation.      Myrick asked how many documented instances there are of condemned properties being enrolled  in installment plans.  Bohn replied, probably 2 properties a year.    Proulx asked if the City Attorney had reviewed the proposal.  Bohn responded, yes, and it will also  be reviewed by the City Administration Committee.  Further legal review may also take place.  (The  Building Commissioner has already reviewed and approved the proposal.)    Rosario moved, seconded by Graham:    Recommendation to Common Council That Condemned Property Be Ineligible for  Installment Plan for Payment of Delinquent Property Taxes     Whereas, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) annually tracks properties that are delinquent  in payment of property taxes because such properties are often fiscally distressed and have  negative impacts on their surrounding neighborhood, and     Whereas, the IURA’s mission is to “improve the social, physical and economic characteristics of  the City of Ithaca by expanding access to quality affordable housing, strengthening neighborhoods  and the local economy” and     Whereas, the IURA views foreclosure proceedings against condemned properties that blight  neighborhoods as an important means to facilitate correction of unsafe or dangerous conditions  or transfer of ownership of the property to a new owner who will make investments in the  property, and    Whereas, the IURA has observed that several property owners of property posted by the Building  Commissioner as unsafe and prohibiting occupancy have entered into payment plans to pay  delinquent taxes in installments to avoid foreclosure proceedings, thereby prolonging the period  of time that condemned building remain unremedied, and  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 16 of 22    Whereas, per §146‐8 of the City of Ithaca Municipal Code, whenever the Building Commissioner  finds any building is unsafe for occupancy, she (he) shall order the building to be repaired or  removed to correct the unsafe building within a specified time period, and    Whereas, Section C‐44B of the Ithaca City Charter governs installment payment plans for  delinquent taxes, which makes all property owners eligible to enter into the agreement regardless  whether a property owner has failed to comply with an order of the Building Commissioner to  remedy an unsafe building, and     Whereas, it appears that the City is not prohibited from adding equitable criteria to determine  eligible property owners to enter into a installment agreement provided such criteria is applied on  a uniform basis, and    Whereas, amending local law to prohibit property owners of condemned primary structures from  eligibility to enter into installment payment plans to pay delinquent taxes will support efforts to  correct unsafe buildings and remove blighting influences on neighboring uses, and    Whereas, IURA staff has discussed this matter with representatives from the City Chamberlain’s  office, the Building Department and the City Attorney’s office, who are in agreement that such a   change to eligibility for entering into an installment agreement is consistent with the City public  policy goals, and    Whereas, the Governance Committee considered this issue at their July 20, 2012 and September  21, 2012 meetings and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby recommends to the City of Ithaca Common Council that it  implement changes to its policy governing installment payment plans for delinquent property  taxes to make any parcel containing a primary structure cited by the Building Commissioner as  unsafe for occupancy as ineligible for an installment payment plan for delinquent taxes on such  parcel, and be it further    RESOLVED, that the Director of Community Development is hereby directed to distribute this  resolution to Common Council and City of Ithaca Department Heads.    Carried Unanimously 3‐0    C. Procurement of Independent Consultant Services for EPA Brownfields Cleanup Grant  Application  Rosario recapitulated the salient details of the proposal.  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 17 of 22  Rosario moved, seconded by Graham:    Procurement of Independent Consultant Services for  EPA Brownfield Cleanup Grant Application    Whereas, the City of Ithaca and IURA have been working to remediate and redevelop the  environmentally contaminated former Ithaca Gun factory site located at 121‐125 Lake Street,  Ithaca, NY for redevelopment of a 45‐unit housing project and a linear public park providing views  of the Ithaca Falls, and     Whereas, as part of this effort the City accepted ownership of the Ithaca Falls Overlook site, an  approximately 1‐acre parcel adjoining the former factory that will be developed as a public park,  and    Whereas, the City was awarded a grant of $700,200 through the New York State Environmental  Restoration Program (ERP) to define the nature and extent of environmental contamination on  this site and cleanup the site,     Whereas, IURA staff is serving as principal staff to implement the project, and    Whereas, the firm of Barton & Loguidice, P.C. was selected and hired as environmental  consultants to implement the ERP grant through a competitive request for proposal process, and     Whereas, preliminary site investigation results suggest that additional resources may be necessary  to complete the investigation and site cleanup to a standard expected by the community, and    Whereas, New York State grant programs to cleanup brownfields are not accepting any new  funding applications, and    Whereas, the Environmental Protection Agency (EPA) has just announced availability of funding  through the Brownfield Cleanup Grants program with a submission deadline of November 19,  2012, and    Whereas, EPA expects to award an estimated 73 cleanup grants for approximately $14 million,  and    Whereas, the EPA grant requires a 20% cost share in the form of a contribution of money, labor,  material, or services from a non‐federal source, and    Whereas, to develop a competitive grant application will require significant technical expertise to  describe the existing conditions and define and develop a detailed budget for a proposed cleanup  plan, and   IURA Minutes  September 27, 2012  Page 18 of 22    Whereas, Barton & Loguidice, P.C. has successfully developed EPA Brownfield Cleanup Grants in  the past that received funding awards, and     Whereas, at their September 21, 2012 meeting the Governance Committee reviewed this matter  and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA authorize the IURA Chairperson, subject to IURA legal counsel review, to  execute a contract for independent consultant services with Barton & Loguidice, P.C. in an amount  not to exceed $5,000, to assist in preparation of an EPA Brownfields Cleanup Grant application for  the Ithaca Falls Overlook Site, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds shall derive from Cherry Street Industrial Park account.     Carried Unanimously 3‐0    D. HUD Correspondence  Rosario reviewed recent correspondence with HUD regarding transfer of grant accounts to the city.     Bohn noted that two remaining concerns still need to be addressed, which he is planning on  discussing with HUD:    (1) Handling drawdowns for existing/old accounts in the same manner as drawdowns for new  funds (i.e., requiring City staff to approve each drawdown) may generate considerable  additional work and significantly impact day‐to‐day IURA operations.    (2) HUD’s request for a formal sub‐recipient agreement between the City and the IURA seems  unnecessarily restrictive ― a less restrictive legal arrangement between the two entities  would be preferable (e.g., a Memorandum of Understanding).    E. Review of IURA Financials, August 2012  Rosario briefly walked through the IURA financials, noting that the spend‐down ration remains  excellent.    Bohn reported that the Argos Inn, State Theatre, and Bandwagon Brewpub accounts are now  current.  He noted that the Finger Lakes Wine Center account is past due ― the store is currently in  ‘sleep mode’ and is exploring opportunities for improving its long‐term outlook.    F. Governance Committee (GC) Committee Chairperson Report  Rosario reported that the GC’s new committee member, Tompkins County Legislator Jim Dennis, is a  great addition to the committee and will provide it with considerable expertise in budgetary matters.  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 19 of 22    Rosario noted that the GC explored ideas for enhancing the City’s relationship with Cornell University.   It was agreed that the City needs a comprehensive strategy for engaging the university in mutually  beneficial arrangements of a variety of kinds.    Rosario asked if there is a specific anticipated timeline for developing the City’s strategy for enhancing  its relationship with Cornell.  Myrick replied that no official public timeline exists; however, he would  welcome any recommendations and ideas, at the current time.  He anticipates finalizing the City’s  comprehensive strategy in approximately 2 months.    VI. Neighborhood Investment Committee (NIC)    A. Request from INHS to Extend Completion Deadline for 2008 INHS New Housing Construction  Project (2008 #1)  Graham recapitulated the salient details of the request, noting that the applicant encountered  several unanticipated complications with the project (e.g., the units have been selling a little more  slowly than originally projected).    Graham moved, seconded by Rosario:    Extend Deadline for Completion of INHS New Housing Construction Project (2008 #1)    Whereas, the 2008 Project #1 between the IURA and Ithaca Neighborhood Housing Services  (INHS) proposed the construction of five new owner occupied housing units, and    Whereas, the contract had an original deadline of July 31, 2011, and    Whereas, on June 27, 2011 INHS Executive Director Paul Mazzarella requested a 120‐day contract  extension that was approved by the IURA Director of Community Development, and     Whereas, that extension was valid through November 30, 2011, and    Whereas, IURA policy allows only a single contract extension to be authorized by the IURA staff for  this project, and    Whereas, INHS has requested a further extension of the 2008 #1 INHS New Housing Construction  contract on November 30, 2011, from the IURA and was granted an extension through May 31,  2012, and,     Whereas, the construction of all housing units for the 5 subject properties has been completed for  some time but the sale of the four Chestnut Street units has taken longer than expected, and  IURA Minutes  September 27, 2012  Page 20 of 22    Whereas, INHS has requested an additional contract extension through December 31, 2012 while  they complete the sale of the three units now under purchase agreements and locate a buyer for  the final unit, and    Whereas, the Neighborhood Investment Committee of the IURA considered this matter at their  September 14, 2012 meeting and recommends that the maximum period allowed under HUD  regulations be offered to INHS to complete this project, now therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby approves an extension of the deadline to August 31, 2013 to  INHS to complete the New House Construction Project (2008 #1), and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized to execute any and all agreements and  documents necessary to implement this resolution.    Carried Unanimously 3‐0    B. Request from INHS to Modify Maximum Amount of Homebuyer Assistance in First‐Time  Homebuyer Programs (2010 #5 & 2011 #2)  Graham summarized the request, noting that INHS would like to increase the maximum funds used  for first‐time homebuyers to $40,000, since housing costs continues to rise throughout the city.    Graham moved, seconded by Rosario:    Contract Modification for INHS First‐Time Homebuyer Projects (2010 #5 & 2011 #2)    Whereas, Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc. (INHS)  is undertaking First Time Homebuyer  programs using HOME funds in both 2010 and 2011 grant years, and    Whereas, in the 2010 grant year (2010 #5) the maximum loan per purchase was set at $30,000,  and    Whereas, in the 2011 grant year (2011 # 2) the maximum loan per purchase was $35,000, and    Whereas, INHS has determined that that level of subsidy is not sufficient to assist some low‐ income homebuyers in obtaining a mortgage and being able to afford repayment, and    Whereas, in a letter dated August 20, 2012, INHS requested that the maximum loan amount for a  first time homebuyer in both grant years be raised to $40,000, and   IURA Minutes  September 27, 2012  Page 21 of 22  Whereas, INHS commits to meet the original accomplishment goals for the number of first time  homebuyers assisted, but some homebuyers will receive higher or lower amounts of HOME  financial assistance based on underwriting to make home purchase financially feasible, and     Whereas, the Neighborhood Investment Committee of the IURA considered this request at their  September 14, 2012 meeting and recommends the following, now therefore, be it    RESOLVED, that the IURA authorizes contract modifications to the 2010 # 5 and 2011 #2 First Time  Homebuyer contracts to raise the maximum loan amount to $40,000, and be it further     RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized to execute any and all agreements and  documents necessary to implement this resolution.    Carried Unanimously 3‐0    C. Neighborhood Investment Committee (NIC) Committee Chairperson Report  Graham reported that the committee viewed a presentation of the proposed Stone Quarry Apartments  on 400 Spencer Road (developed by INHS and PathStone), comprising 35 units of new rental housing  that would be affordable for low‐ to moderate‐income households.  INHS plans on requesting funding  assistance from the IURA in the form of a $200,000 loan.  Graham noted that NIC members expressed  several concerns about the project (e.g., its potential impact on traffic, the location of playground  should be closer to housing units, public transit amenities, fencing along Spencer Road, etc.)    Regarding the 2013 round of IURA funding, Graham reported that the NIC is recommending a  compressed schedule.  Kittel remarked that the new funding round would typically be announced in  October, so staff will need IURA approval to move forward with the compressed schedule.  No  objections were raised.    Graham announced that NIC member, Caleb Thomas, has indicated he will be resigning from the  committee.    VII. Other New/Old Business    A. Review of Draft Meeting Minutes: July 26, 2012 and August 23, 2012    Rosario moved, seconded by Graham, to approve the July 26, 2012 and August 23, 2012 minutes,  with one minor modification to the July 26, 2012 minutes.    Carried Unanimously 3‐0    IURA Minutes  September 27, 2012  Page 22 of 22    B. IURA Chairperson Report  None.      C. Common Council Liaison Report  None.      D. Staff Report    City Audit Schedule  Bohn indicated that staff was originally hoping the 2011 audit would have been completed by the  end of September 2012; however, the City recently indicated it would not be able to complete the  process until October 2012.    Upcoming Tax Abatement Projects  Bohn reported that another local project will be applying for tax credits for a new Lakeview Mental  Health Services facility and the project team has indicated it would likely be requesting IURA funding  assistance.  Bohn observed it is a very competitive year for local tax abatement projects.  There are  at least 3 other projects that he is aware of, including a Better Housing for Tompkins County project  in the Village of Lansing and a Conifer Realty project near the Cayuga Medical Center.    E. Next Meeting Date: October 25, 2012    X. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 9:57 A.M.  — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.