Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURA-2012-05-24Approved 6/28/12  Ithaca Urban Renewal Agency 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 (607) 274-6558 (fax) ax)    MINUTESMINUTES  ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY  Common Council Chambers, City Hall  8:30 A.M., Thursday, May 24, 2012    Members: Chair Svante Myrick, Susan Cummings, Tracy Farrell, Ayana Richardson, Eric Rosario  Absent: Chris Proulx, Common Council Liaison  Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, Sue Kittel, Charles Pyott  Guest: Lex Chutintaranond  Public: None    I. Call to Order   Myrick called the meeting to order at 8:36 A.M.    II. Agenda Additions/Deletions  None.    III. Public Comment  None.    IV. Review of Draft Meeting Minutes: April 13, 2012  After some discussion, it was agreed to defer approval of the minutes until the language of the two  resolutions and accompanying voting tallies at agenda item V.C. regarding selection of projects for  inclusion in the FY12 Action Plan had been reviewed and corroborated by staff.    V. Neighborhood Investment Committee (NIC)    A. Accept Conveyance of Real Property from City of Ithaca  1. 213‐215 W. Spencer Street Resolution  Cummings observed the original Common Council resolution employed the term “for‐sale  housing,” which she believes was intended to equate to owner‐occupied housing.  Farrell  indicated the language was changed in the NIC’s own version of the resolution.  Bohn remarked  that Common Council borrowed the “for‐sale housing” term from the Danter Study, which does,  in fact, equate the term with owner‐occupied housing.  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 2 of 13    Cummings noted she is concerned with the current use of the top of the property as parking,  given that it overlooks a dangerous precipice, with no barrier of any kind.  She would be curious  to identify the IURA’s legal responsibilities, in this regard.  Bohn replied that IURA legal counsel  could be consulted about the matter, while Myrick added that he would ask City Engineer Tim  Logue to examine the issue.    Farrell moved, seconded by Cummings:     Accept Conveyance of Property at 213‐215 W. Spencer Street from City    Whereas, on May 2, 2012, the City of Ithaca Common Council authorized the transfer of 213‐ 215 W. Spencer Street, Ithaca, NY (tax parcels #93.‐7‐3 & 93.‐7‐5.1) to the Ithaca Urban  Renewal Agency (IURA) for disposition to a qualified sponsor for residential development, and    Whereas, Common Council has expressed an interest in post‐sale use of the property which  would enhance the City’s tax base, expand the supply of affordable housing, and be  architecturally compatible with the surrounding neighborhood, and      Whereas, the IURA is interested in facilitating an appropriate project for at 213‐215 W.  Spencer Street, and     Whereas, municipalities are generally not authorized to negotiate sale terms for real estate  with a pre‐identified buyer, but urban renewal agencies are authorized to implement certain  property dispositions with a qualified and eligible sponsor to undertake an urban renewal  activity if conducted in accordance with procedures identified at Section 507 of General  Municipal Law (GML), and    Whereas, Section 507 of GML authorizes the sale of real property by an urban renewal agency  to a qualified and eligible sponsor at negotiated sale terms provided the disposition complies  with the following requirements:   • real property is located within an urban renewal project area and the property disposition  will further the goals and objectives of the Urban Renewal Plan  • a notice  is published in a newspaper of general circulation disclosing the identity of the  proposed buyer or lessee, the proposed use of the property, and essential terms and  conditions of the proposed sale or lease, and  • a public hearing is conducted on the proposed property disposition not less than 10  days after publication of the notice, and  • the proposed sale or lease of the property is approved by the governing body, and     Whereas, the project site located at 213‐215 West Spencer Street is within the Urban Renewal  Project boundary, and  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 3 of 13    Whereas, the Common Council has offered the following guidance for the disposition of the  Spencer Street Property:   • Sales price: fair market value sought  • Use: architecturally compatible multi‐unit residential development, including affordable  housing if feasible  • Tenure: owner‐occupied or rental housing  • Taxable status: taxable, and    Whereas, the IURA Neighborhood Investment Committee considered this matter at their May  11, 2012 meeting and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby accepts the conveyance of 213‐215 West Spencer Street (tax  parcels #93.‐7‐3 and 93.‐7‐5.1) for the purpose of facilitating an urban renewal project that  will improve the physical, social, and economic characteristics of the site and its vicinity, and  be it further     RESOLVED, that the IURA acknowledges the guidance provided by the Common Council  regarding the disposition of the property, including:  • Sales price: fair market value sought  • Use: architecturally compatible multi‐unit residential development, including affordable  housing if feasible  • Tenure: owner‐occupied or rental housing  • Taxable status: taxable, and be it further    RESOLVED, that the IURA shall be reimbursed for any reasonable expenses associated with  implementing the conveyance of the property from the City, managing and holding the  property, developing proposed disposition agreements, and implementing the conveyance of  the property to a qualified and eligible sponsor, and be it further,     RESOLVED, that the IURA Chair is hereby authorized to execute any and all agreements and  documents necessary to implement this resolution.     Carried Unanimously 5‐0    2. 203 Third Street Resolution    Farrell moved, seconded by Rosario:     Accept Conveyance of Property at 203 Third Street from City    Whereas, on May 2, 2012, the City of Ithaca Common Council authorized the transfer of 203  Third Street, Ithaca, NY (tax parcel #35.‐5‐16) to the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) for  disposition to a qualified sponsor for residential development, and  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 4 of 13    Whereas, Common Council has expressed an interest in post‐sale use of the property which  would enhance the City’s tax base, expand the supply of affordable housing, and be  architecturally compatible with the surrounding neighborhood, and      Whereas, the IURA is interested in facilitating an appropriate project for at 203 Third Street,  and     Whereas, municipalities are generally not authorized to negotiate sale terms for real estate  with a pre‐identified buyers, but urban renewal agencies are authorized to implement certain  property dispositions with a qualified and eligible sponsor to undertake an urban renewal  activity if conducted in accordance with procedures identified at Section 507 of General  Municipal Law (GML), and    Whereas, Section 507 of GML authorizes the sale of real property by an urban renewal agency  to a qualified and eligible sponsor at negotiated sale terms provided the disposition complies  with the following requirements:   • real property is located within an urban renewal project area and the property disposition  will further the goals and objectives of the Urban Renewal Plan  • a notice  is published in a newspaper of general circulation disclosing the identity of the  proposed buyer or lessee, the proposed use of the property, and essential terms and  conditions of the proposed sale or lease, and  • a public hearing is conducted on the proposed property disposition not less than 10 days  after publication of the notice, and  • the proposed sale or lease of the property is approved by the governing body, and     Whereas, the project site at 203 Third Street is located within the Urban Renewal Project  boundary, and    Whereas, the Common Council intends the parcel to be used for the development of an  owner‐occupied taxable housing with a sales price to the project sponsor which is at least  equal to the total of all outstanding city, school and county taxes and any other City liens and  all expenses of the City and the IURA associated with the conveyance, and     Whereas, the IURA Neighborhood Investment Committee considered this matter at their May  11, 2012 meeting and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby agrees to accept conveyance of 203 Third Street (tax parcel  #35.‐5‐16) for the purpose of facilitating an urban renewal project that will improve the  physical, social and economic characteristics of the site and its vicinity, and be it further   IURA Minutes  May 24, 2012  Page 5 of 13    RESOLVED, that the IURA acknowledges the guidance provided by the Common Council that  they wish for any proposed disposition to a qualified and eligible sponsor, which includes the  development of an owner‐occupied taxable housing with a sales price to the sponsor which is  at least equal to total of all outstanding city, school and county taxes and any other City liens,  and all expenses of the City and the IURA associated with the conveyance, and    RESOLVED, that the IURA shall be reimbursed for any reasonable expenses associated with  implementing the conveyance of the property from the City, managing and holding the  property, developing proposed disposition agreements, and implementing the conveyance of  the property to a qualified and eligible sponsor, and be it further,     RESOLVED, that the IURA Chair is hereby authorized to execute any and all agreements and  documents necessary to implement this resolution.     Carried Unanimously 5‐0    B. Modification of 2013 HUD Entitlement Grant Process  Farrell indicated that the NIC believes the recent grant application review process seems to have  been somewhat disjointed, as a result of having two separate committees responsible for  independently reviewing the applications, but only coming together at the very end of the whole  process.  The NIC also believes some changes to the process could be made to streamline and  simplify the process, while ensuring it remains fair to the applicants.  Some concerns with the  process include:    • Application materials tend to ‘straggle in’, at various points in the process, even after the  official deadline.  A firm deadline should be established, publicized and enforced.  • Applicants have not consistently employed the provided forms.  A considerable number of  applicants merely appended a variety of materials to the forms, in lieu of filling them out.   Use of the forms should be strictly required and the number of attachments seriously  limited.  • Some applicants benefited from multiple, sustained conversations with committees, over  the course of the process, while others did not.  Those with more exposure to IURA  committees were provided with an extra opportunity to market their projects compared to  other applicants.     Cummings expressed concern that the language of the resolution that prohibits attachments is  unduly restrictive.  She believes applicants should be permitted to submit one additional item, as  part of their application.  Certain sources of information may exist, which may actually be relevant  to a given application, which IURA Board and staff may not have anticipated.  In every other respect,  Cummings indicated, she supports resolution.    IURA Minutes  May 24, 2012  Page 6 of 13  Bohn added that the IURA should retain the option of returning to the applicants after their initial  submission, for further information (e.g., to determine if a project proposal would remain viable if it  were funded at a lower level than originally proposed).    Farrell moved, seconded by Myrick:     Modifications to 2013 HUD Entitlement Grant Process    Whereas, the 2012 Entitlement Grant process is now complete and the proposed slate of  activities has been forwarded to Common Council for consideration, and    Whereas, the Neighborhood Investment Committee spent time at their May 11, 2012 meeting  discussing the process, including the application forms, and developed several ideas for  improving and streamlining the process and now recommends these ideas to the Ithaca Urban  Renewal Agency, now therefore, be it    RESOLVED, that a Committee of the Whole will be convened to review all projects proposed in  2013 and to develop the funding for recommendation to Common Council, and be it further    RESOLVED, that only the following materials will be considered by the by the Committee of  the Whole in making their decisions for the 2013 Entitlement Grant:  1) application materials submitted on the application forms prepared by the Ithaca Urban  Renewal Agency;   2) items specifically required in the instructions to the application forms (resumés, for  example);  3) letters of support, and;  4) project drawings for construction projects, and be it further    RESOLVED, that a formal deadline will be established and enforced for receipt of all 2013  Grant Applications and related materials as listed above, with late applications excluded from  consideration by the Agency, and be it further    RESOLVED, that the Public Hearing will be modified to allow 15 minutes for a discussion with  each project proponent, with said hearing broken up by topic areas over 2 or 3 IURA meeting  dates and that no other input from project proponents be considered after that discussion,  and be it further    RESOLVED, that staff are directed to publicize these changes for the City Entitlement Grant  program during the 2013 application period.    Carried Unanimously 5‐0    C. Committee Chairperson Report  None.  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 7 of 13    VI. Economic Development Committee (EDC)    A. Request from Plantation Building, LLC for Loan Modification #1 (Gateway Project #4)  Bohn indicated that the loan modification request was made in response to the project’s going over  budget by approximately $500,000 (due to a delay in receiving Restore NY funding, as well as an  unanticipated expense associated with the historic preservation tax credit portion of the project).    Cummings remarked she would like to ensure the problem with the historic preservation tax credit  does not recur; and she recommended working with the City’s Historic Preservation Planner to  oversee any similar future efforts.    Bohn remarked that neither City nor IURA staff was involved with the details of the historic  preservation portion of the project.  In retrospect, the initial consultant team hired for the project  lacked sufficient historic preservation tax credit expertise.     Richardson moved, seconded by Farrell:    Loan Modification #1 to Plantation Building, LLC Loan (Gateway #4)    Whereas, on October 6, 2010, the IURA issued a $490,000 loan at a 3.5% interest rate to  Plantation Building LLC for renovation of the Plantation Building located at 130‐132 E. State/E.  MLK Street payable upon receipt of Restore NY grant funds, and     Whereas, approximately $460,000 of the loan has been repaid and a loan balance of  $29,432.14 remains as of March 31, 2012, and    Whereas, per correspondence dated April 30, 2012, Plantation Building LLC requests  modification of the loan to repay the loan over 24 months with monthly payments of $1,000  and a balloon payment due at the end of the term for the remaining balance due, and    Whereas, Plantation Building LLC indicates that cost overruns on the project resulted in their  inability to repay the loan as originally planned, and    Whereas, the Plantation Building LLC loan is secured by the following collateral:   • 2nd mortgage lien on property located at 20 Rosina Drive, Ithaca, NY  • 2nd mortgage lien on property located at 622 Cascadilla Street, Ithaca, NY  • Personal guarantees by Sunit Chutintaranond and Flaminia Cervesa,   • Corporate guarantees by ItalThai, LLC and ZaZa’s Cucina, Inc., and    Whereas, at their May 8, 2012 meeting, the Economic Development Committee reviewed this  matter and recommended the following; now, therefore, be it  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 8 of 13    RESOLVED, that the IURA hereby agrees to modify the Plantation Building LLC loan (Gateway  #4) to retire the outstanding principal balance ($29,432.14 as of 3/31/12) per the following  terms:  Term:   24 months  Interest Rate:  3.5% per annum  Repayment:  $1,000 per month with balloon payment due at maturity for the  remaining balance due, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson, upon the advice of IURA legal counsel, is hereby  authorized to execute all necessary and appropriate documents to implement this resolution,  including, but not limited to, a loan modification agreement.     Carried Unanimously 5‐0    B. Recommended Funding Terms & Conditions for Economic Development Projects Included in  Recommended 2012 Action Plan  Farrell indicated staff just received word that the Neighborhood Pride grocery store received its  loan approval from Square 1 Bank.    Cummings asked if the IURA’s outstanding concerns with the community kitchen project (Ithaca  Food Works Kitchen Development project) had been satisfactorily addressed, at this point.      Bohn responded that the terms and conditions of the grant approval should serve to address the  IURA’s concerns.  Moreover, he observed, the Neighborhood Pride project loan approval would  likely only enhance the community kitchen’s long‐term prospects.    Cummings noted that her original objection to the community kitchen project was related to the  project consultant and some weaknesses she saw in the application.    Farrell indicated she believes the strictures the EDC instituted on the project are sufficient (e.g.,  requiring legal site control, detailed cost estimate for completion of the physical project, proof of  match funding commitments in an amount sufficient to complete the project, etc.).  Moreover, the  IURA’s portion of the project is very modest, compared to the total funding.  IURA funding was  conceived more as an incentive to obtain additional funding.    Cummings asked who would be responsible for identifying whether the required “satisfactory  operations plan” is in fact satisfactory.  Bohn replied this could be achieved by consulting internally  with staff, employing the IURA’s independent consultants, and consulting with the IURA Board and  committee members, and others, if necessary.  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 9 of 13    Richardson moved, seconded by Farrell:    The EDC‐recommended terms, conditions, and outcome measurements for economic  development projects included in the IURA‐recommended FY 2012 Action Plan were approved  (as documented in the memorandum entitled “EDC‐recommended Outcome Measurements &  Conditions for ED Projects Included in the FY12 Action Plan,” dated May 21, 2012, and  addressed to IURA members from Nels Bohn, Director of Community Development).    Carried Unanimously 5‐0    C. Committee Vice‐Chairperson Report  None.    VII. Governance Committee    A. Procurement  1. Claims Administrator for Flexible Benefit Accounts, SIEBA, Ltd.    Cummings moved, seconded by Farrell:    Procurement of Claims Administrator for Flexible Benefits Accounts, SIEBA, Ltd.    Whereas, the IURA seeks an independent claims administrator to administer the medical care  reimbursement and dependent care reimbursement accounts (collectively known as “Flexible  Benefits Accounts”) offered voluntarily to IURA employees per existing IURA policy, and     Whereas, under section 125 of the IRS Code, an employer may establish a Flexible Benefit Plan   that allows employees to set aside pre‐tax salary to cover certain health care and dependent  care expenses, and      Whereas, the IURA has received the following vendor quotes for claims administration of  Flexible Benefit Accounts:  • SIEBA, Ltd. ― $350 initial set‐up + $50/month  • Paychex ― $1,100 initial set‐up + $60/month, and    Whereas, SIEBA, Ltd. provides claims administration for Flexible Benefit Accounts to the City of  Ithaca and the Department of Human Resources staff are highly satisfied with SIEBA’s past  performance, and    Whereas, SIEBA, Ltd. proposes to offer administration services beginning in July, 2012,  resulting in initial year expenses totaling $650, and  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 10 of 13    Whereas, procuring a third‐party claims administrator for the Flexible Benefit Accounts was  not included in the adopted IURA 2012 budget, however $4,200 was budgeted for  miscellaneous engineering and design consultants that has not been utilized, so funds are  available for this expense; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute an administrative service agreement with SIEBA, Ltd. to prepare and  administer a Flexible Benefits Account Plan at a cost not to exceed a $350 set‐up fee and a $50  monthly administration fee, and be it further    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to approve a Flexible Benefit Plan, and any other documents to implement this  resolution, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for independent administrative services shall be  derived from a variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME  Entitlement funds.       Carried Unanimously 5‐0    2. Independent Minute‐Taking Services, Charles Pyott    Cummings moved, seconded by Farrell:    2011 Procurement of Independent Minute‐Taking Services, Charles Pyott    Whereas, Mr. Charles Pyott has been providing the IURA with minute taking services to the  IURA as an independent contractor on a trial basis since July 8, 2011, and    Whereas, the contract for his services has expired, and    Whereas, the 2012 IURA budget recommends an authorized amount of $5,000 for minute  taking services, and    Whereas, $918.32 in minute‐taking expenses have been incurred from January 1, 2012  through April 23, 2012, and    Whereas, Mr. Pyott has agreed to continue to provide minute taking services, and    Whereas, the minute‐taking contractor is currently paid $16.70 per hour, and    Whereas, the IURA awarded CPI increases of approximately 3% to independent contractors for  2012, and  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 11 of 13    Whereas, the high quality of the draft minutes produced by Mr. Pyott require very limited staff  editing thereby saving significant staff time, and     Whereas, the IURA has been highly satisfied with the performance of Mr. Pyott, and    WHEREAS, at their May 18, 2012 meeting the Governance Committee considered this issue  and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA Chairperson is hereby authorized, upon review of IURA legal  counsel, to execute an agreement for independent consulting agreement with Charles Pyott  for minute‐taking services as an independent contractor at an hourly rate of $17.20 per hour,  with the total not to exceed $4,100, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds for professional consulting services shall be derived  from a variety of funding sources, including, but not limited to, CDBG and HOME Entitlement  funds, and expenses shall be billed to the appropriate source of funds for which the consulting  work is performed.      Carried Unanimously 5‐0    B. Annual Election of IURA Officers    Cummings asked if a Secretary is specifically appointed every year, to which Bohn replied, no.   Unless the IURA explicitly votes to appoint a specific individual, the Executive Director serves ex  officio.    Cummings moved, seconded by Myrick:    2012 Annual Election of IURA Officers    WHEREAS, officers of the IURA consist of a Chairperson, Vice Chairperson and Secretary, and    WHEREAS, Section 2 of Article III of the IURA By‐Laws call for election of the Chairperson and  Vice Chairperson of the IURA at each annual May meeting of the Agency, and    WHEREAS, Section 2 of Article III of the IURA By‐Laws further states that the Agency shall  appoint an Executive Director who shall serve as Secretary to the Agency, and    WHEREAS, by resolution dated May 22, 2008, the IURA appointed the Director of Planning &  Development for the City of Ithaca, ex officio, as the IURA Executive Director, and    WHEREAS, an IURA member shall continue to hold office until their successor is appointed and  qualified; now, therefore, be it  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 12 of 13    RESOLVED, that the IURA hereby elects Svante Myrick as Chairperson and Susan Cummings as  Vice‐Chairperson of the IURA.    Carried Unanimously 5‐0    C. IURA Financials, April 2012   Bohn reported that the CDBG grant spend‐down ratio was required to be no higher than 1.5, by  May 15, 2012.  The IURA is currently at 0.357, which is exceptional.  The completion of the GIAC  renovation project helped a lot, in this respect.  All projects have been spending their funds down  on a timely basis.    Bohn noted the First Time Homebuyer line‐item appears large, but INHS is working with three  potential home owners for the Chestnut Street homeowner units.  INHS is working to gain New York  State approval of a home owner association to manage the common parking area and utility lines  that cross lease boundary lines, which were unanticipated issues.       Cummings remarked she believes that these issues point to poor site planning by the project  development team and are reinforced by the unsatisfactory building designs of the Chestnut Street  project.  She would like to identify ways to ensure the IURA only ever approves genuinely excellent  housing.  In this particular case, she understands that INHS will not be employing the same architect  for future projects.    Bohn reported that loan holders and lessees are all current on their payments for the April financial  report.  Diane’s Downtown Automotive is the one exception that appears on the loan repayments  report; however, she has made a payment since the report was generated, making her current.    Cummings asked about the status of the 2011 audit, to which Bohn replied that the auditors will be  returning in July 2012, which is earlier than in prior years.   The City is aiming to complete the audit  process by September 30, 2012.    Cummings remarked that at the recent Governance Committee meeting some productive discussion  took place regarding an excellent presentation on homeless youth, which would be good to show to  the entire IURA.  IURA youth program funding recipients could be invited, also.    Cummings brought up the subject of Cornell University and its recent use of the term “Ithaca  campus,” as opposed to the term she believes would be more accurate, “Main campus.”  She  suggested the IURA and the City strongly encourage Cornell to employ the latter term.    Regarding the City’s recent efforts to improve its sidewalk policy, Cummings indicated she is very  concerned with the recent large mark‐out of the sidewalk at Fayette Street and Clinton Street,  designating it for repair.  This appears to conflict with her understanding that the City would only be  acting on sidewalks that are the subject of complaints.  Myrick indicated he would look into the  issue.  He also encouraged Cummings to contact the Superintendent of Public Works.  IURA Minutes  May 24, 2012  Page 13 of 13    D. Committee Chairperson Report   None.    V.  Other New/Old Business    A. IURA Chairperson Report  None.    B. Common Council Liaison Report  None.    C. Staff Report   None.    D. Next Meeting Date: June 28, 2012    X. Adjournment  The meeting was adjourned by consensus at 9:55 A.M.  — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.