Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2012-12-14Approved: 1/18/13 Ithaca Urban Renewal Agency 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559    MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, December 14, 2012 8:30 AM, Friday, December 14, 2012  2nd Floor Conference Room, City Hall 2nd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, David Whitmore Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, David Whitmore  Excused: Jim Dennis, Kathy Schlather Excused: Jim Dennis, Kathy Schlather  Staff: Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott Staff: Nels Bohn, JoAnn Cornish, Charles Pyott  Guests: None. Guests: None.  Public: None. Public: None.     I. Call to Order I. Call to Order  The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:50 a.m. The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:50 a.m.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  Cummings asked that part of the staff report include an overview of the status of any work  products or issues which originated in the GC and were subsequently forwarded or  communicated to Common Council or other City committees for action (e.g., Tax  Abatement for Condemned City Properties).  No objections were raised.  Cummings asked that part of the staff report include an overview of the status of any work  products or issues which originated in the GC and were subsequently forwarded or  communicated to Common Council or other City committees for action (e.g., Tax  Abatement for Condemned City Properties).  No objections were raised.     III. Public Comments ― None III. Public Comments ― None     IV. Approval of Meeting Minutes:  November 16, 2012 IV. Approval of Meeting Minutes:  November 16, 2012  Cummings moved, seconded by Whitmore, to approve the November 16, 2012 minutes,  with one minor modification.  Carried Unanimously.  Cummings moved, seconded by Whitmore, to approve the November 16, 2012 minutes,  with one minor modification.  Carried Unanimously.     V.  New Business ― None V.  New Business ― None     VI.  Old/Other Business VI.  Old/Other Business     A. Draft City/IURA Agreement Clarifying Roles & Responsibilities for Administration of HUD  Entitlement Grants  A. Draft City/IURA Agreement Clarifying Roles & Responsibilities for Administration of HUD  Entitlement Grants  Rosario noted there were several remaining issues associated with the initial draft of the  agreement, including environmental review, program income, the INHS revolving loan  fund, and the conditions for termination of the agreement.  Rosario noted there were several remaining issues associated with the initial draft of the  agreement, including environmental review, program income, the INHS revolving loan  fund, and the conditions for termination of the agreement.  IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 2 of 14    Bohn indicated that the environmental review portion of the agreement was modified to  conform to HUD regulations.  In practice, the IURA performs all its environmental reviews,  but the City will maintain ultimate review authority over it.    Bohn noted the program income section was extensively modified since it was last  presented.  The consultant took special care to delineate the contents of that section in  detail, so that it is perfectly clear what HUD program income the IURA has.  The section  also now includes a complete set of references to the large number of HUD and other  Federal regulations which govern program income.    Cummings suggested adding specific numeric references to the HUD and Federal  regulations being referred to.    Cummings observed that the entire process of drafting and reviewing the agreement  appears to have been a considerable waste of time and resources, given the IURA’s  excellent record; and she encouraged that this be communicated to Council in some way.    Moved by Whitmore, seconded by Rosario:    City‐IURA Agreement Governing Administration of HUD Entitlement Funds  Awarded to City of Ithaca    WHEREAS, on August 27, 2012, the U.S. Department of Housing & Urban Development  requested an agreement be executed between the City and IURA to clarify roles and  responsibilities for administering Community Planning and Development (CPD) Formula  Grants awarded to the City, including CDBG and HOME grants, and    WHEREAS, HUD correspondence clarified that the request for an agreement between  the City and the IURA does not result from any performance deficiency, and    WHEREAS, HUD has requested receipt of such agreement by December 31, 2012, and    WHEREAS, the IURA Governance Committee considered this matter at their November  16, 2012 and December 14, 2012 meetings and recommends the following; now,  therefore, be it,    RESOLVED, that the IURA hereby authorizes the IURA Chairperson, upon the advice of  IURA legal counsel, to execute the attached Agreement Governing Administration of  HUD Entitlement Funds Awarded to City of Ithaca, dated 12/12/12.    Carried Unanimously 4‐0    IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 3 of 14          AGREEMENT  GOVERNING ADMINISTRATION OF HUD ENTITLEMENT FUNDS AWARDED TO CITY OF ITHACA    Made this _____ day of ___________, 2013 by and between The CITY OF ITHACA, a municipal corporation  with offices at 108 East Green Street, Ithaca, New York, hereinafter called the “City”, and the ITHACA  URBAN RENEWAL AGENCY, an urban renewal agency formed pursuant to the provisions of General  Municipal Law, having its principal office at 108 East Green Street, Ithaca, New York, 14850, hereinafter  called “IURA”,     WITNESSETH THAT:      WHEREAS, the City of Ithaca is a recipient of certain Entitlement Grants (“CPD Formula Grant  Funds”) through the Community Planning and Development (hereinafter “CPD”) program office of the U.S.  Department of Housing & Urban Development (“HUD”), including the Community Development Block Grant  (“CDBG”) program and the Housing Investment Partnership Program (“HOME”); and     WHEREAS, to access CPD Formula Grant Funds the City must prepare and submit to HUD each year  either a Consolidated Plan or an Action Plan (the section of the Consolidated Plan that is updated each  year) prepared in accordance with applicable regulations and comply with  reporting and accomplishment  requirements; and    WHEREAS, by annual resolution, the City of Ithaca has duly authorized the IURA to administer its  CDBG and HOME programs each year since the City was designated as a CPD formula grant recipient in  2004; and    WHEREAS, the IURA has been administering the City’s CDBG program continuously since 1975; and    WHEREAS, HUD correspondence dated August 27, 2012, requests that an agreement between the  City and the IURA be executed clarifying the roles and responsibilities for administering CPD Formula Grants  awarded as the City is the legal applicant and recipient under applicable HUD rules; and    WHEREAS, HUD correspondence acknowledges the existing operational structure has allowed the  City to successfully administer and implement CPD Formula Grants and that the request for an agreement  between the City and the IURA does not result from any performance deficiency; and     NOW, THEREFORE, in consideration of the mutual covenants herein contained, the parties hereto  do mutually agree as follows:    IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 4 of 14  Section 1.  Definitions    Unless specifically provided otherwise or the context otherwise requires, when used in this Agreement:    “CAPER” means Consolidated Annual Performance and Evaluation Report, an annual document  reporting on how CPD Formula Grant Funds have been used to carry out the community’s housing  and community development strategies, projects and activities, including a summary of  accomplishments.     “CDBG” means Community Development Block Grant, a program of the United States Department  of Housing and Urban Development.      “CPD” means the Community Planning and Development program office of the United States  Department of Housing and Urban Development that oversees CDBG and HOME programs.     “HOME” means HOME Investment Partnerships Program, a grant program of the Unites States  Department of Housing and Urban Development designed to help communities expand the supply  of decent and affordable rental and ownership housing for low‐income families.     “HUD” means the United States Department of Housing and Urban Development.     “Program Income” means gross income received by IURA from its use of CPD Formula Grant Funds  and shall further have the meaning defined at 24 CFR 570.500(a) for income generated from the  use of CDBG funds, and 24 CFR 570.92.2 for income generated from the use of HOME funds.    Section 2.   Overall Roles and Responsibilities    2.1         IURA shall act as the City’s lead agency to plan, administer, implement and monitor CPD formula  grants awarded to the City in accordance with all program requirements, including but not limited  to the following regulations:  • 24 CFR 570.200 ‐ 570.309 – CDBG Eligible Activities and Entitlement Grants;  • 24 CFR 570.500‐513 – CDBG Grant Administration;  • 24 CRF 570.600‐614 – Crosscutting Program Requirements;  • 24 CFR Part 91 – Consolidated Submissions for Community Planning and Development  Programs; and  • 24 CFR Part 92 – HOME Regulations.    2.2        City retains overall responsibility for ensuring that CPD formula funds are used in accordance with  all program requirements.    2.3        City is responsible for determining the adequacy of performance by the IURA of  its duties pursuant  to this Agreement.    2.4        City is responsible to adopt the Consolidated Plan, the Annual Action Plan, the Citizen Participation  Plan, including any significant amendment to the above documents, and execute the CAPER.     2.5        IURA shall submit adopted plans to HUD to access CPD Formula Grant funds.    IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 5 of 14  Section 3. Statement of Work    Action Plans     3.1 IURA shall prepare and submit to the City the following required recipient submissions to HUD to  access CPD Formula Grant Funds:  (a) Consolidated Plan – A 5‐year strategic community development plan that identifies community  needs, resources, and priorities, and establishes goals and objectives for use of CPD formula  funds to address priority community needs.    (b) Annual Action Plan – A one‐year plan that provides a description and budget of the activities  the City will undertake to address specific local objectives and priority needs that will be  addressed using CPD formula grant funds and program income.   (c) CAPER – An annual document reporting on progress made in carrying out the Consolidated Plan  and the Annual Action Plan.   (d) Citizen Participation Plan – This plan sets forth the City’s policies and procedures for citizen  participation in the development, and any amendment of, the Consolidated Plan, the Annual  Action Plan, the Consolidated Annual Performance and Evaluation Report, and establishes a  procedure to receive complaints.     3.2         IURA shall make its best effort to implement eligible activities included in City‐Adopted Action  Plans in accordance with applicable regulations through loan and or grant agreements,  procurement contracts, through the City or other public agencies, or by the IURA’s employees  and/or contractors.     Economic Development Revolving Loan Fund    3.3        IURA shall make its best effort to implement the Community Development Revolving Loan Program  and the Priority Business Loan Program (collectively known as the “ED Revolving Loan Program”) by  using CDBG Funds to make loans consistent with the goals and objectives of the ED Revolving Loan  Program as set forth in the “IURA Economic Development Financing Policy Guidelines and  Operating Plan” and any subsequent revisions thereto, such plan being incorporated by reference  and made a part hereof.     3.4        In implementing the ED Revolving Loan Program, the IURA shall be responsible for the following  activities as appropriate:  (a) Documentation of CDBG underwriting process consistent with the regulations at 24 CFR  570.209 and Appendix A to 24 CFR 570” Guidelines and Objectives for Evaluating Project Costs  and Financial Requirements”;  (b) Performance of a written credit analysis and presentation of loan applications to the IURA;  (c) Maintenance of relevant information regarding the loan review;  (d) All actions necessary to effect ED Loan Program loan closings including, but not limit to, the  preparation of loan agreements, security agreements, promissory notes, guarantees, and other  legal documents as appropriate and in a form consistent with standard commercial lending  practices and with applicable rules, regulations, and policies of the CDBG program;   (e) Performance of all administrative activities required pursuant to the use of CDBG funds  including, but not limited to, environmental review requirements, maintenance of book of  account, procurement and maintenance of statistical information including job  creation/retention; and  IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 6 of 14    (f) Monitoring loan repayment and borrower’s compliance with loan terms, and enforcing security  agreements and guarantees.    Housing Revolving Loan Fund    3.5         IURA shall administer and monitor program income derived from CPD Formula Grant Funds in  possession of Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc. (“INHS”) in the Housing Revolving Loan  Fund for compliance with applicable regulations.     Environmental Review    3.6        With respect to environmental review requirements, the parties hereto acknowledge that City shall  retain the ultimate responsibility for compliance, but that IURA shall cooperate with City in  conducting environmental reviews and preparing proposed environmental determinations, notices  and requests in compliance with environmental responsibilities described at 24 CFR 570.604 and 24  CFR 92.352.     General    3.7 All activities undertaken by IURA with CPD Formula Grant Funds pursuant to this agreement shall  be eligible activities pursuant to the regulations at 24 CFR Part 570 and 24 CFR Part 92.     3.8 IURA shall make its best efforts to accomplish its duties in an expeditious manner pursuant to this  Agreement.    Section 4.  Integrated Disbursement and Information System (IDIS)       IDIS is a web‐based system that provides financial disbursement, tracking, and reporting activities for CPD  Formula Grant Fund programs.  Information about each activity funded with CPD Formula Grant funds,  including the estimated budget, expected accomplishments and beneficiaries is uploaded into the IDIS.      4.1          IURA is responsible for completing all IDIS grantee functions and submissions except for drawdown  approval authority, which is retained by the City.  IURA responsibilities include set up of the  adopted Consolidated Plan/Annual Action Plan, set up of projects, set up of activities to implement  projects, activity funding, prepare drawdown vouchers and accomplishment reporting.    4.2        City is responsible for approving drawdown vouchers.    Section 5. Disbursements and Management of CPD Formula Grant Funds    5.1 IURA is responsible for disbursing and managing CPD Formula Grant Funds to make grants,  forgivable loans, deferred loans and amortizing loans and other third party costs incurred by the  IURA to carry out eligible activities included in an adopted Action Plan in accordance with policies  governing such financial assistance pursuant to the regulations at 24 CFR Part 570 and 24 CFR Part  92.    5.2 IURA may use CPD Formula Grant Funds to pay for its reasonable and eligible planning and  administrative costs pursuant to the regulations at 24 CFR 570.205 and 506.206 and 24 CFR 92.207.    IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 7 of 14  No more than 20% of the sum of any CDBG grant awarded plus program income shall be expended  for planning and administrative costs.  Not more than 10% of the sum of any HOME funds awarded  plus program income shall be expended for reasonable administrative and planning costs.      5.3         IURA may use CPD Formula Grant Funds for reasonable staff and overhead costs directly involved in  carrying out eligible CDBG activities included in an adopted Action Plan referred to as “activity  delivery costs”, which are eligible as part of such activities.    5.4  The IURA shall document general administrative, program delivery and revolving loan program  costs of CPD Formula Grant Funds as follows:    (a) Direct costs of IURA shall be documented by timesheets, invoices, or other appropriate  information to evidence the nature and reasonableness of the cost.  Such costs may include,  but are not limited to employee salaries, benefits, and other compensation at rates not to  exceed those paid by IURA for work not provided pursuant to this Agreement; and actual costs  of materials, equipment, bonding, insurance and services incurred by IURA;    (b) Indirect costs of IURA shall be reimbursed only where a written plan for the charging of such  costs has been approved by HUD.  Such costs are those which are charged as a percentage of  direct costs and may include occupancy and equipment costs (including depreciation),  maintenance, repair, and similar costs which are charged on a prorated basis; and    (c) All costs charged by IURA pursuant to this section shall be consistent with the provisions of  OMB Circular A‐87, “Cost Principles for State, Local and Indian Tribal Governments”.     5.5 IURA may retain and use CDBG program income on hand that is deposited in a separate Revolving  Fund in accordance with regulations contained at 24 CFR 570.504 for the purpose of carrying out  specific eligible activities, such as making certain loans to small businesses, which, in turn, generate  payments to the fund for use in carrying out the same activities.  IURA may use CDBG program  income to make loans and to pay program delivery and general administrative costs consistent with  the goals and objectives of the ED Revolving Loan Program as described in Section 3.3 of this  Agreement.     5.6       To access CPD Formula Grant Funds awarded to the City, IURA shall submit a City voucher to the  City Controller for eligible costs to accomplish the Statement of Work, along with supporting cost  documentation.      5.7        IURA shall prepare a web‐based IDIS voucher, pursuant to the City voucher, to draw CPD Formula  Grant Funds awarded to the City.    5.8 Upon City Controller approval of the City voucher, an authorized City employee shall timely  approve the IDIS voucher to draw CPD Formula Grant Funds into the City’s grant account.     5.9 City shall timely transfer CPD formula Grant Funds received in the City’s grant account to the IURA  account upon receipt of CPD Formula Grant Funds.   IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 8 of 14    5.10 All cash balances of CPD Formula Grant Funds shall be maintained by IURA in an interest bearing  account pursuant to the provisions of 24 CFR 570.500(b) and 24 CFR 92.502(c).  Consistent with the  provisions of 24 CFR 85.21(i), any bank interest paid on such account shall be paid to HUD no less  than annually.      Section 6.   Financial Management and Administrative Requirements     6.1        IURA shall maintain a financial management system of CPD Formula Grant funds in accordance with  24 CFR 85.20 to ensure a financial system is in place that provides effective control over and  accountability for all CPD Formula Grant Funds, property, and other assets, and includes a  comparison of financial information reported on IDIS with financial records of actual assets and  liabilities.     6.2         Parties hereto acknowledge that the IURA will maintain financial records to comply with audit  requirements of OMB Circular A‐133, “Audits of States, Local Governments, and Non‐Profit  Organizations” and City will integrate IURA finances into the City’s annual audit.     6.3         IURA shall comply with OMB Circular A‐110 “Standards for Financial Management Systems”,  Attachment F, subparagraphs 2a. through 2d., 2f. and 2g.    6.4        Where costs incurred by IURA are to paid with CPD Formula Grant Funds, such costs shall be  charged in conformance to OMB Circular A‐87, “Cost Principles for State, Local and Indian Tribal  Governments”.    6.5 IURA shall comply with administrative requirements of 24 CFR Part 85 that are set forth at 24 CFR  570.502(a).    Section 7.         Monitoring    7.1        IURA agrees to monitor all activities carried out with CPD Formula Grant Funds to ensure long‐term  compliance with program requirements and to timely gather information required for reporting to  HUD.     Section 8. Reports and Information    8.1    In addition to items identified is section 3.1, IURA agrees to submit the following information to the  City Controller:    (a) Bi‐weekly  • City voucher and IDIS voucher including an expense report detailing requested funds to be  drawn down from the City’s line of credit with HUD   (b) Monthly  • A CPD Formula Grant Summary including budgeted amounts for each activity contained in  current adopted Action Plans and the unexpended amounts remaining  • A Loan Repayment Report on loans issued with CPD Formula Grant Funds that tracks  repayment status and reports loan balances  IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 9 of 14    (c) Quarterly  • The Federal Financial Report that details receipts and disbursements of CPD Formula Grant  Funds, program income, and beginning and ending cash on hand  • IDIS entries to recognize disbursements of program income for eligible expenses such as  disbursement of loan funds and administrative and delivery expenses incurred  • IDIS entries to recognize receipt of program income such as loan repayments  (d) Annually  • Balance sheet and income and expense statement of IURA finances  • Year end audit work papers prepared to meet City auditor requirements for preparation of  the City’s annual financial audit       Section 9.  Records to be Maintained    9.1         IURA shall establish and maintain records required at 24 CFR 570.506 and 24 CFR 92.508 to  demonstrate compliance with applicable requirements for CPD Formula Grant Funds, which  includes the following information for each activity assisted:   (a) A full description, including its location;  (b) Eligibility pursuant to  applicable provisions of 24 CFR 570 and 24 CFR 92;   (c) Amount of CPD Formula Funds budgeted, obligated and expended;  (d) Cost documentation for disbursement of CPD Formula Funds;  (e) Project beneficiary income eligibility and demographic characteristics; and  (f) Match funding.    9.2        IURA shall retain all records pertinent to this Agreement for six (6) years after completion of each  activity.    Section 10. Inspection of Records    10.1       At any time during normal business hours and as often as City may deem necessary, IURA shall  make available to City or its agent all of its HUD records with respect to matters covered by this  Agreement, and IURA shall permit City or its agent to audit, examine and make excerpts or  transcripts from such records, and to perform audits of all contracts, invoices, materials, reports of  personnel, conditions of employment and other data relating to all matters covered by this  Agreement.    Section 11.   Program Income    11.1       City and IURA acknowledge and agree that the following CPD Formula Grant assets were in  possession of IURA as of October 30, 2012 and shall be used by IURA in implementing the Economic  Development Revolving Loan Program as set forth in Section 2.4 of this Agreement or otherwise  used in accordance with an adopted Action Plan:    (a) CDBG Formula Grant Funds in the form of Program Income cash‐on‐hand in the amount of  $442,299.12; and  IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 10 of 14    (b) CPD Formula Grant Funds in the form of Program Income notes receivable, payable to and in  possession of IURA, and all program income derived therefrom, as identified in Schedule A  attached herein. Following is the total amount of principal balance outstanding of all such  Program Income as of October 30, 2012:    CDBG: $1,449,541.15    HOME: $397,358.08   Total: $1,846,899.23    11.2 Future Program Income generated from use of CDBG funds shall be used by IURA in implementing  the Economic Development Revolving Loan Program or other CDBG projects contained in an Action  Plan.  Future Program Income generated from use of HOME funds and received by IURA shall be  used for additional HOME projects contained in an Action Plan.       Section 12.   Term of Agreement    12.1  This Agreement shall become effective as of the date first above written and shall remain in effect  until terminated pursuant to the terms of this section.    12.2 This Agreement may be terminated by either party at any time without cause to be effected by  written notification of such termination.  Such termination shall become effective 180 days after  delivery of such notice.    12.3        This Agreement may be terminated by City for cause upon IURA’s failure to comply with any  provision of this Agreement.  City shall effect such termination in the following manner:    (a) City shall provide written notice to IURA stating the specific instance(s) of noncompliance.  Such  notice shall specify a date that is not less than thirty (30) days after the date of delivery of such  notice (the “Response Date”) by which INHS may cure, mitigate, or otherwise address the  instance(s) of noncompliance.    (b) Upon IURA’s failure to cure, mitigate, or otherwise address the instance(s) of noncompliance to  the satisfaction of City by the Response Date, City may, at its option, provide written notice to  IURA effecting termination immediately upon the delivery of such notice.     12.4 Upon a termination of this Agreement, IURA shall not obligate or expend CPD Formula Grant Funds.    12.5 Upon a termination of this Agreement, City shall be obligated to pay from CPD Formula Grant  Funds costs resulting from any obligations of CPD Formula Grant Funds made by IURA pursuant to  this Agreement where such obligations were made prior to the date of termination and in a manner  consistent with the terms and conditions of this Agreement.    Section 13.   Reversion of Assets    13.1 Upon termination of this Agreement, and in accordance with the provisions at 24 CFR  570.503(b)(8), IURA shall transfer to City any CPD Formula Grant Funds on hand and any notes and  accounts receivable attributable to the use of CPD Formula Grant Funds.  Such transfer of CPD  Formula Grant Funds, notes and accounts receivable shall be made no later than thirty (30)  business days after the termination date.  Any real property under IURA's control that was acquired  or improved in whole or in part with HUD CDBG Funds in excess of $25,000 shall be either:  IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 11 of 14    (a) Used to meet one of the national objectives in 24 CFR 570.208 until at least five years after the  expiration of this Agreement; or    (b) If the use of the property ceases to conform to the provisions of Section 13.1(a) of this  Agreement prior to the expiration of the five‐year period, IURA shall pay to City an amount  equal to the current market value of the property less any portion of the value attributable to  expenditures of non‐CDBG Funds for acquisition of, or improvement to, the property.  Such  payment shall be made in full no later than one hundred eighty (180) calendar days after the  date that the use of the property ceases to conform to the provisions of Section 13.1(a) of this  Agreement.    13.2 Upon termination of this Agreement, IURA shall transfer to City any furnishings, fixtures, and  equipment purchased in whole with CPD Formula Grant Funds.  Such transfer shall be made no  later than five (5) business days after the termination date and shall be made at City’s expense in a  manner prescribed by City.   For furnishings, fixtures, and equipment purchased in part with CPD  Formula Grant Funds, IURA shall either:    (a) Pay to City an amount equal to the fair market value, as determined by mutual agreement, of  such furnishings, fixtures, and equipment at the time of termination, less any portion of the  value attributable to expenditures of non‐CPD Formula Grant Funds for acquisition of such  assets, such payment to be made by IURA no later than thirty (30) calendar days after the  termination date; or    (b) Transfer such furnishings, fixtures, and equipment to City no later than five (5) business days  after the termination date.     Section 14.   Amendments    14.1  This Agreement may be amended only by the mutual written consent of City and IURA.    Section 15.   Notices    15.1  Any notice, or request taken, given, or made by the City Mayor (or such other person or  persons as City may, by written notice to IURA designate for such purpose) to IURA shall be  deemed to be duly and properly given or made if mailed, postage prepaid, to:  IURA Executive  Director, 108 East Green Street, Ithaca, New York 14850, or delivered personally to IURA offices.   Any notice, or request taken, given, or made by the Chairperson of IURA (or such other person  or persons as IURA may, by written notice to City, designate for such purpose) to City hereunder  shall be deemed to be duly and properly given or made if mailed, postage prepaid, to:  Mayor,  City of Ithaca, 108 East Green Street, Ithaca, NY 14850, or delivered personally to the City of  Ithaca Mayor’s office.    IN WITNESS WHEREOF, the parties have caused this Agreement to be duly executed and  delivered by their proper and duly authorized offices as of the day and year first above written.    IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 12 of 14        CITY OF ITHACA    By:   ______________________________________________     Svante L. Myrick, Mayor                              ITHACA URBAN RENEWAL AGENCY    By:   ______________________________________________     Svante L. Myrick, Chairperson                               B. Strategic Planning In Response to Uncertain Future Federal Funding of Discretionary  Domestic Programs  Committee members reviewed the memorandum drafted by Bohn entitled, “Strategic  Planning ‐ Response to Probable Reduction in Federal CDBG/HOME Funding”, dated  12/12/12.    Bohn noted that, assuming the Budget Control Act remains in place, serious reductions  in HOME and CDBG funding will be taking place over the next 9 years.  Cummings  observed that the figures Bohn is referring to do not even account for inflation.  Once  inflation is accounted for, the funding cuts would be even more drastic.    Bohn remarked that the IURA is not entirely CDBG‐dependent, although it does make up  more than 50% of IURA’s funding.  Bohn went on to note that a consulting firm,  Sustainable Strategies, DC, has been hired by the City to help address these kinds of  funding shortfalls, by assisting the City to search for additional sources of funding  (primarily from grants).  Sustainable Strategies is said to be very savvy and well‐ connected, in terms of the kinds of resources it should be able to connect the City to.    Bohn noted the IURA will likely need to both find additional funding sources and reduce  its operating expenditures, although IURA expenses beyond salaries are not actually that  large or numerous.  IURA consulting fees are the principal expenditure, as well as staff  health insurance.    Bohn noted it would be productive to search for any ways which would free staff up to  pursue other initiatives.  One way of achieving that may simply be to become more  strategically‐minded, in terms of the kinds of projects the IURA decides to fund (e.g.,  focusing on larger projects, which would collectively require less staff time to operate).   Focusing on projects sponsored by organizations with proven track records would also  be helpful.  IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 13 of 14        Cummings remarked that the IURA’s focus should not solely be on reducing expenses,  but finding additional sources of revenue, as well.  Rosario agreed, adding that cutting  expenses too much could quickly begin to fundamentally compromise the effectiveness  of IURA programs.    Bohn remarked another tool that may be helpful in addressing this whole issue is the 4‐ year summary outcomes report, which Sue Kittel drafted for the Neighborhood  Investment Committee (NIC).    Rosario observed it may also be helpful to rank the recommendations as short‐term,  medium‐term, and long‐term, and prioritize them.  Rosario then remarked that the fee‐ for‐services option is a good one; although it does raise the issue of losing too much  staff time.    Regarding the fee‐for‐services option, Bohn noted that the City did issue an RFQ for a  construction manager for the Commons redesign project, which may be something IURA  staff may be well‐qualified to do, on a fee‐for‐services basis; but the overall balance of  staff time would need to be carefully scrutinized.    Cummings noted that any work associated with the Commons redesign project  construction manager position would most likely constitute a huge amount of staff time;  and it would require a highly specific and in‐depth level of expertise, which IURA staff  may or may not have.  Cornish responded there several roles will be required for the  Commons project, so it may yet be something the IURA may want to consider.    Cummings observed that the construction manager role is not necessarily part of the  IURA’s primary mission, since it is not primarily oriented towards low‐moderate income  people.  Under the “New Grants” heading, Cummings went on to add that it would be helpful to  add private foundations and other private sources of funding to the list.  (Sustainable  Strategies may be helpful in that arena.)  Bohn added that Sue Kittel will also be meeting  with a local funders group, which may further inform strategic planning.    Rosario observed it would also be worthwhile to submit proposals to local foundations  to actually teach the IURA how best to take advantage of potential private funding  opportunities.  Perhaps there are some training opportunities, as well, with  organizations like the Foundation Center.  Cornish agreed; Joanne Florino, Executive  Director of the Triad Foundation, would be a good person to consult.  IURA Governance Committee  12/14/12 Minutes  Page 14 of 14        Whitmore noted he would also like to see some best practices from other communities  in similar positions, about the whole subject.    Cummings suggested adding Ithaca Police Department drug seizure money to the list of  options, as well as the Department of Agriculture.      Bohn indicated he would revise the strategic planning analysis based on Committee  discussion for review at the next meeting.    VII. Other Business    A. Review of IURA Financials, November 2012  Bohn noted that committee members will see that the 2012 funded projects financials  have now been incorporated into the report.  The drawdown figures are in good shape.    Bohn noted the State Theatre is one month behind on its repayments.  In addition,  Urban Outfitters is one month behind (the first time in two years this has occurred).    B. Staff Report  Bohn noted that the IURA‐prepared EPA Brownfields Cleanup Grant application for the  Ithaca Falls Overlook site has been submitted.   He stressed that, if this application for  $200,000 is not awarded, there will be a significant shortfall of funding to complete  remediation of the site.  He noted that thus far, investigation results suggest no soil  contaminated soils have migrated to areas of public access.  He added that ground  water monitoring well results are now beginning to be received.     C. Next Meeting: January 18, 2013    VIII. Adjournment — Adjourned by consensus at 10:24 a.m.      — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.