Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2012-09-21Ithaca Urban Renewal Agency Adopted 10/19/12 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559             MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, September 21, 2012 8:30 AM, Friday, September 21, 2012  3rd Floor Conference Room, City Hall 3rd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, Jim Dennis Present: Chairperson Eric Rosario, Susan Cummings, Kathy Schlather, Jim Dennis  Absent: David Whitmore Absent: David Whitmore  Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, Sue Kittel, Charles Pyott Staff:  Nels Bohn, JoAnn Cornish, Sue Kittel, Charles Pyott  Public:  None. Public:  None.     I. Call to Order I. Call to Order  The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:36 a.m.  Rosario welcomed  the newest committee member, Jim Dennis.  The meeting was called to order by Chairperson Rosario at 8:36 a.m.  Rosario welcomed  the newest committee member, Jim Dennis.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  Bohn suggested adding an agenda item regarding a possible application to the EPA  Brownfields Program to support cleaning up the Ithaca Falls Overlook site.  Cummings  also suggested adding the following agenda items: (1) potential development of the  former Masonic Temple site; (2) the status of the Cherry Street surplus City property  RFP; (3) the proposed 400 Spencer Road INHS housing development project; (4) the  status of HUD’s recent communications with the IURA; (5) and the City bond issuance  schedule.  No objections were raised.  Bohn suggested adding an agenda item regarding a possible application to the EPA  Brownfields Program to support cleaning up the Ithaca Falls Overlook site.  Cummings  also suggested adding the following agenda items: (1) potential development of the  former Masonic Temple site; (2) the status of the Cherry Street surplus City property  RFP; (3) the proposed 400 Spencer Road INHS housing development project; (4) the  status of HUD’s recent communications with the IURA; (5) and the City bond issuance  schedule.  No objections were raised.     III. Public Comments – None III. Public Comments – None     IV. Approval of Meeting Minutes:  July 20, 2012 IV. Approval of Meeting Minutes:  July 20, 2012  Cummings moved, seconded by Dennis, to approve the July 20, 2012 minutes, with  three minor modifications.  Carried Unanimously.  Cummings moved, seconded by Dennis, to approve the July 20, 2012 minutes, with  three minor modifications.  Carried Unanimously.  IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 2 of 11        V.  New Business    A. Adoption of FY2013 IURA Administrative Budget  Dennis asked if IURA participates in the Greater Tompkins County Municipal Health  Insurance Consortium.  Bohn replied, no, although the IURA did specifically inquire into  the possibility, some time ago, but was informed it was not eligible as a public benefit  corporation.    Dennis remarked that he believes certain changes have been made to the law, since the  consortium was first incorporated.  Now that the consortium has been established and  is working reasonably well, Dennis noted, it may be more flexible in terms of the  organizations it permits to enroll in it; so it may be worth exploring again.    Cummings asked Bohn to provide a brief overview of the major budget drivers.    Bohn responded that most of the budget is dedicated to personnel costs.  In drafting the  budget, a particular effort was made to be both sensitive to staff needs and budget  constraints.    In terms of expenditures, Bohn noted, a 1% salary increase was budgeted, as well as a  1% increase in the retirement allocation (from 8% to 9%).  A one‐time change was also  made to the Bookkeeper position’s hours, amounting to an additional 2 hours per pay  period.  Bohn noted that one positive aspect of the budget is that not all of line items  are expended every year (e.g., legal consultants).    Dennis asked if the budget format the IURA employs is required by the state or Federal  government.  Bohn replied, yes, a specific format needs to be submitted to the State  budget office, but that particular format is not very helpful for internal use, as an  alternative ‘translation’ was devised.    Dennis noted that Tompkins County developed a reasonably simple budget format  which is intuitively easy to understand, which the IURA may want to consider modeling  its own budget format after.    Bohn went on to note that the long‐term goal is to elevate IURA staff retirement  benefits to the State Controller’s recommended level of 11‐12% of payroll.  He noted  that the City is paying significantly higher retirement costs.   IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 3 of 11        In terms of the revenue side of the budget, Bohn noted that approximately 60% comes  from HOME/CDBG.  As a result, given the recent Federal budget cuts associated with  those two programs, the near‐term budget outlook is somewhat uncertain.  Although  this particular budget was not unduly negatively impacted, future budgets may very well  be substantially affected.  Fortunately, IURA is not 100% dependent on CDBG/HOME  funding.     Cummings asked to what extent the IURA might be able to charge service fees for  services it has the expertise to provide.  Bohn replied that there is small amount of  money available for administrative service fees that the IURA already bills for; however,  most Federal grants do no permit the assessment of administrative service fees.    Cummings indicated that in the past there had been some discussion of pursuing public‐ private partnership opportunities.  She wondered if there were anything the IURA could  offer that would appeal to private developers.  Bohn replied that the only things along  those lines that he can think of would be property disposition services or loan services.    Rosario suggested asking IURA consultant, H. Sicherman & Co., Inc., for other ideas.    Bohn remarked that another option would be to perform fee‐for‐service work.   Numerous non‐profits, for example, might be willing to pay for services and expertise  they do not already have.    Cummings asked if anyone is aware of any other grant opportunities the IURA might be  able to pursue or organizations the IURA may be able to consult with (e.g., American  Legislative and Issue Campaign Exchange, or ALICE).    Kittel cautioned that the IURA should be careful not to compete with its non‐profit  partners (e.g., INHS).    Schlather remarked that the IURA should also be careful to sell its services in the most  appropriate and ethically‐minded manner that avoids any perception of a conflict of  interest.    Bohn noted that one option would be for the IURA to focus  on public facility and  community projects that it could play a significant operational role to implement (e.g.,  the GIAC building renovations).  Another possibility would be to contract with a  program, like Restore NY, for example, to receive grant funds that would be loaned out  by the IURA at below‐market rates and retain loan repayments.   IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 4 of 11        Rosario recommended every Governance Committee meeting include a standing  agenda item for these kinds of long‐term strategic discussions of prospective funding  opportunities, so these kinds of approaches can begin to be routinely incorporated into  IURA operations.  Cummings added it should also be an ongoing task for the IURA’s  community development consultant Harry Sicherman.      As a part of this entire process, Cummings suggested, the IURA should keep Cornell  University at the forefront of its thinking and continue to devise methods for increasing  the university’s operational and financial relationship with the IURA and the City.    Moved by Dennis, seconded by Cummings:    FY 2013 IURA Administrative Budget    WHEREAS, the IURA desires to annually adopt an administrative budget to guide  expenditures and manage financial resources of the IURA, and    WHEREAS, New York State law governing public authorities requires submission of the  adopted budget 60 days prior to the start of the next fiscal year, and    WHEREAS, the IURA budget is due to be submitted to the New York State Authorities  Budget Office by November 1st of each year, and    WHEREAS, at their September 21, 2012 meeting the IURA Governance Committee  reviewed this matter and recommended the following action; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby adopts the FY 2013 IURA Administrative Budget,  dated 9/16/12, as herein attached, and be it further    RESOLVED, that effective with the first payroll check date following January 1, 2013,  any modifications to IURA employee salaries, benefits, and authorized work week  contained shall be adjusted as contained in the adopted 2013 IURA budget.    Carried Unanimously 4‐0    B. Review of IURA Financials, August 2012  Bohn briefly walked through the monthly IURA financial summary.  He indicated the spend‐ down ratio continues to decline, with regular/steady progress being made.  IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 5 of 11        Cummings inquired into the status of the new Southside Community Center (SCC)  renovations plan.  Bohn replied the IURA is still waiting for SCC Board action on it.      Loan Repayments  Bohn indicated the report is slightly outdated, since several projects listed as non‐ compliant have since become compliant (e.g., State Theatre and Argos Inn).      Cummings asked about the status of the prospective development of the former  Masonic Temple building.  Bohn replied the Economic Development Committee formally  recommended approving a 3‐year loan for the project (secured by the developer’s  personal guarantee and an assignment of life insurance).  The goal is to lease the ground  floor to the New Roots charter school, which would provide the project with 75% of the  operating funds it would need.  Additional income is anticipated to come from leasing  some of the remaining space to non‐profits, as well as providing meeting space.  One  drawback of the project is that it would convert a taxable property to a tax‐exempt  property.     VI. Old Business    A. Recommendation to Common Council Regarding Installment Payment Plan Eligibility  for Condemned Properties  Bohn noted that he consulted with other relevant City staff about the recommendation  (although he was unfortunately not able to get a response from the City Attorney’s  Office).  He spoke to the Building Department and the Chamberlain’s Office, who both  supported the measure.  One issue that was mentioned is that, once the Building  Department identifies a property as “condemned,” it will be incumbent on the City to  ensure a defined process is in place to promptly and accurately communicate this to the  Chamberlain’s Office.    Cummings suggested the list of condemned properties also be distributed to the  Planning Department, Department of Public Works, the City Attorney’s Office, as well as  any other potentially involved departments.    Bohn concluded by noting that the City Attorney definitely wants the process to be  implemented in as consistent and uniform manner as possible.  IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 6 of 11        Moved by Cummings, seconded by Dennis:    Recommendation That Condemned Property Be Ineligible to  Enter into Installment Payment Plan for Delinquent Property Taxes    Whereas, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) annually tracks properties that are  delinquent in payment of property taxes because such properties are often fiscally  distressed and have negative impacts on their surrounding neighborhood, and    Whereas, the IURA’s mission is to “improve the social, physical and economic  characteristics of the City of Ithaca by expanding access to quality affordable housing,  strengthening neighborhoods and the local economy” and    Whereas, the IURA views foreclosure proceedings against condemned properties that  blight neighborhoods as an important means to facilitate correction of unsafe or  dangerous conditions or transfer of ownership of the property to a new owner who  will make investments in the property, and    Whereas, the IURA has observed that several property owners of property posted by  the Building Commissioner as unsafe and prohibiting occupancy have entered into  payment plans to pay delinquent taxes in installments to avoid foreclosure  proceedings, thereby prolonging the period of time that condemned building remain  unremedied, and    Whereas, per §146‐8 of the City of Ithaca Municipal Code, whenever the Building  Commissioner finds any building is unsafe for occupancy, she (he) shall order the  building to be repaired or removed to correct the unsafe building within a specified  time period, and    Whereas, Section C‐44B of the Ithaca City Charter governs installment payment plans  for delinquent taxes, which makes all property owners eligible to enter into the  agreement regardless whether a property owner has failed to comply with an order of  the Building Commissioner to remedy an unsafe building, and    Whereas, it appears that the City is not prohibited from adding equitable criteria to  determine eligible property owners to enter into a installment agreement provided  such criteria is applied on a uniform basis, and  IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 7 of 11        Whereas, amending local law to prohibit property owners of condemned primary  structures from eligibility to enter into installment payment plans to pay delinquent  taxes will support efforts to correct unsafe buildings and remove blighting influences  on neighboring uses, and    Whereas, IURA staff has discussed this matter with representatives from the City  Chamberlain’s office, the Building Department and the City Attorney’s office, who are  in agreement that such a change to eligibility for entering into an installment  agreement is consistent with the City public policy goals, and    Whereas, the Governance Committee considered this issue at their July 20, 2012 and  September 21, 2012 meetings and recommended the following; now, therefore, be it    RESOLVED, that the IURA hereby recommends to the City of Ithaca Common Council  that it implement changes to its policy governing installment payment plans for  delinquent property taxes to make any parcel containing a primary structure that is  posted by the Building Commissioner as unsafe and prohibiting occupancy as ineligible  for an installment payment plan for delinquent taxes on such parcel, and be it further    RESOLVED, that the Director of Community Development is hereby directed to  distribute this resolution to Common Council and City of Ithaca Department Heads.    Carried Unanimously 4‐0    B. HUD FY2012 Monitoring Report  Cummings noted the HUD monitor completed his July 2012 visit and appeared satisfied with  the results of his observations.    C. HUD Correspondence  Bohn noted that, in its most recent letter to the IURA, HUD indicated it would permit  IURA staff to continue to use the Integrated Disbursement & Information System (IDIS),  as it has been accustomed to do ― except for the actual approval of any drawdown  requests, which would be handled by City staff.  Bohn noted that the IURA Bookkeeper  will most likely be involved in this part of the process, since it will involve some  additional tracking and reconciliation tasks.  IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 8 of 11          Bohn also remarked that HUD appears to be asking the IURA to handle all IURA HUD  grant accounts in this same manner, both for new grants and existing/old accounts.   IURA staff is concerned that handling the existing/old accounts in this same manner will  consist of a considerable amount of additional work.    The other subject of concern for the IURA, Nels noted, is HUD’s request for a sub‐ recipient agreement between the City and the IURA.  The problem with this is that the  City would then be required to be monitored by HUD, as well, which would involve a  considerable amount of additional work.  Bohn suggested creating a less restrictive legal  document between the two entities (e.g., a Memorandum of Understanding).    At this point in the process, Nels noted, it would probably be helpful to continue the  ongoing discussion with HUD and see what kinds of alternatives to the above‐ referenced problems might be agreed upon.    Bohn observed there is some time‐sensitivity associated with settling any remaining  issues with HUD, since HUD will not release IURA’s 2012 funds until the entire process  has been completed to its satisfaction.    D. Update on City Financial Audit Schedule  Bohn noted that the auditors completed the IURA portion of their audit and did not  identify any problems.  Originally, the intent was to have the City portion of the audit  completed in time for the HUD deadline (September 30, 2012); however, despite some  initial progress along those lines, the City Controller’s Office has indicated it will no  longer be able to meet that deadline, but is now aiming for sometime in October.     VII.  Staff Report    B. Project Updates  Neighborhood Housing Initiative Bond Issuance Schedule  Rosario asked if the bond issuance action had been reviewed by the Common Council  Planning and Economic Development Committee, yet.  Bohn replied, yes.  The  Committee supported it and the measure will now go before Common Council.      IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 9 of 11      Ithaca Marriott  Bohn noted the proposed Ithaca Marriott’s developer is applying to the Board of Zoning  Appeals (BZA) for area variances.  The project is also being reviewed by the Planning and  Development Board, for Site Plan Review.  The IURA is involved in the project, since it is  selling the developer a portion of the land.  Bohn noted that URGO Hotels is the  principal driver of the project and has had a considerable amount of experience in  developing hotels.  Several remaining issues will need to be resolved before final project  approval (e.g., Fire Code building separation requirements).    Cummings strongly recommended asking the Cornell School of Hotel Administration to  provide free class credits to hotel staff, available space permitting.    Rosario responded that is an excellent idea.  He suggested communicating this to the  Mayor, since he is in the process of developing a long‐term strategic approach to  enhancing the City’s relationship with Cornell University.    Ithaca Falls Overlook Clean‐Up & EPA Brownfields Program   Bohn noted that work is continuing to take place on cleaning up the Ithaca Falls  Overlook site.  While it currently remains in the investigation phase, preliminary results  appear to confirm that the site is contaminated with lead, as expected.  Bohn stressed  that the full cost of clean‐up for the site is likely to exceed the allocated budget.  If the  IURA/City decides it wants to pursue full‐source removal, $700,000 may not be  sufficient.  The EPA Brownfields Program represents a valuable opportunity for  addressing that shortfall.  At this time, Bohn is recommending employing environmental  engineering consulting firm, Barton & Loguidice, to perform an assessment of the site,  which would be due 11/19/12.  The necessary funds would come from the proceeds of  the Cherry Street Industrial Park site ($34,000).     Moved by Rosario, seconded by Cummings:    2011 Procurement of Independent Consultant Services for an   EPA Brownfield Cleanup Grant application    Whereas, the City of Ithaca and IURA have been working to remediate and redevelop  the environmentally contaminated former Ithaca Gun factory site located at 121‐125  Lake Street, Ithaca, NY for redevelopment of a 45‐unit housing project and a linear  public park providing views of the Ithaca Falls, and     IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 10 of 11      Whereas, as part of this effort the City accepted ownership of the Ithaca Falls  Overlook site, an approximately 1‐acre parcel adjoining the former factory that will be  developed as a public park, and    Whereas, the City was awarded a grant of $700,200 through the New York State  Environmental Restoration Program (ERP) to define the nature and extent of  environmental contamination on this site and cleanup the site,     Whereas, IURA staff is serving as principal staff to implement the project, and    Whereas, the firm of Barton & Loguidice, P.C. was selected and hired as  environmental consultants to implement the ERP grant through a competitive request  for proposal process, and     Whereas, preliminary site investigation results suggest that additional resources may  be necessary to complete the investigation and site cleanup to a standard expected by  the community, and    Whereas, New York State grant programs to cleanup brownfields are not accepting  any new funding applications, and    Whereas, the Environmental Protection Agency (EPA) has just announced availability  of funding through the Brownfield Cleanup Grants program with a submission  deadline of November 19, 2012, and    Whereas, EPA expects to award an estimated 73 cleanup grants for approximately $14  million, and    Whereas, the EPA grant requires a 20% cost share in the form of a contribution of  money, labor, material, or services from a non‐federal source, and    Whereas, to develop a competitive grant application will require significant technical  expertise to describe the existing conditions and define and develop a detailed budget  for a proposed cleanup plan, and     Whereas, Barton & Loguidice, P.C. has successfully developed EPA Brownfield Cleanup  Grants in the past that received funding awards, and     Whereas, at their September 21, 2012 meeting the Governance Committee reviewed  this matter and recommended the following; now, therefore, be it    IURA Governance Committee  9/21/12 Minutes  Page 11 of 11      RESOLVED, that the IURA authorize the IURA Chairperson to execute a contract for  independent consultant services with Barton & Loguidice, P.C. in an amount not to  exceed $5,000, to assist in preparation of an EPA Brownfields Cleanup Grant  application for the Ithaca Falls Overlook Site, and be it further    RESOLVED, that the source of such funds shall derive from Cherry Street Industrial  Park account.   Carried Unanimously 4‐0    400 Spencer Road ― Quarry Stone Apartments Project (INHS)  Bohn noted that INHS is submitting a low‐income tax credit application for a 35‐unit  rental housing development for low‐ to moderate‐income households.  INHS will most  likely ask the IURA for $200,000 in funding assistance (within a total budget of  approximately $10M).  Bohn remarked that he would recommend employing HODAG  funds for that purpose, since HODAG funds can only be used for affordable rental  housing.  He added that the IURA would always have the option of switching out the  HODAG funding with HOME funding, later in the project’s lifecycle.  It would be a two  phase funding commitment.    Bohn observed there are four other local projects submitting low‐income tax credit  applications, so they will essentially be competing with each other.    VIII. Other Business    A. Next Meeting: October 19, 2012    B. Other  (None.)    IX. Adjournment — Adjourned by consensus at 10:43 a.m.    — END —    Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.