Loading...
HomeMy WebLinkAboutMN-IURAGOV-2012-02-17Ithaca Urban Renewal Agency Adopted 3/16/12 108 East Green Street Ithaca, New York 14850 (607) 274-6559 6559 MINUTES MINUTES  IURA Governance Committee IURA Governance Committee  8:30 AM, Friday, February 17, 2012 8:30 AM, Friday, February 17, 2012  3rd Floor Conference Room, City Hall 3rd Floor Conference Room, City Hall     Present: Chairperson Susan Cummings, Kathy Schlather, Eric Rosario Present: Chairperson Susan Cummings, Kathy Schlather, Eric Rosario  Staff:  JoAnn Cornish, Nels Bohn, Sue Kittel, Charles Pyott Staff:  JoAnn Cornish, Nels Bohn, Sue Kittel, Charles Pyott  Public:  None Public:  None     I. Call to Order I. Call to Order   The meeting was called to order by Chairperson Cummings at 8:40 a.m.  The meeting was called to order by Chairperson Cummings at 8:40 a.m.     II. Agenda Additions/Deletions II. Agenda Additions/Deletions  Cummings indicated the designation of Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc.  (INHS) as a Community Housing Development Organization (CHDO) should be added to  the agenda.  No objections were raised.  Cummings indicated the designation of Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc.  (INHS) as a Community Housing Development Organization (CHDO) should be added to  the agenda.  No objections were raised.     III. Public Comments – None III. Public Comments – None     IV. Approval of Meeting Minutes:  January 23, 2012 IV. Approval of Meeting Minutes:  January 23, 2012  Rosario moved, seconded by Schlather, to approve the minutes of January 23, 2012,  with four minor changes.  Carried Unanimously.  Rosario moved, seconded by Schlather, to approve the minutes of January 23, 2012,  with four minor changes.  Carried Unanimously.     V.  New Business V.  New Business     A. City Comprehensive Plan, Draft Planning Influences Report A. City Comprehensive Plan, Draft Planning Influences Report  Committee members proceeded to walk through the Planning Influences Report and  discussed the following issues and suggestions.  Committee members proceeded to walk through the Planning Influences Report and  discussed the following issues and suggestions.     Bohn stressed the report is only designed to capture existing conditions and trends; it  contains no conclusions.  Bohn stressed the report is only designed to capture existing conditions and trends; it  contains no conclusions.     Rosario indicated the listing of the two Council members consulted in the creation of  the report appears a little arbitrary.  Cornish replied she is not entirely certain about  what governed who was consulted, but she would determine how that was handled.  Rosario indicated the listing of the two Council members consulted in the creation of  the report appears a little arbitrary.  Cornish replied she is not entirely certain about  what governed who was consulted, but she would determine how that was handled.  IURA Governance Committee  2/17/12 Minutes  Page 2 of 7        Rosario expressed dismay the Southside Plan was not incorporated into the report.   While he concedes it was never formally adopted by Council, it does represent a fairly  thorough attempt at capturing the voices of a specific Ithaca community and he would  strongly recommend it at least be listed as a resource of some kind.  (Bohn confirmed  the Southside Plan was indeed provided to the consultants; so it is not that they did not  receive it.)  Cornish indicated she imagines that should be possible.  She observed,  however, that many similar documents exist that could also be considered worthy of  being included.  Cummings responded that the Southside Plan is more important, to her  mind, than most other documents of its kind.      Cummings observed the manufacturing statistics look low.  If the City chooses to accept  those numbers, then it is committing itself to the current snapshot of manufacturing  activity in the city ― which should not be taken to mean that pursuing heightened  manufacturing activity is not worth pursing.  Rosario remarked the relatively low  percentage of manufacturing activity in the city can be interpreted in two distinct ways:  (1) one could argue that the City needs to broaden its base of economic activities as  much as possible; or (2) one could argue the city should only invest in those economic  activities it already has a competitive advantage in.    Schlather indicated it would be helpful to see how the percentages are handled in other  municipalities and how the data could best be organized.  For example, the education  services category in the report is fairly broad; but one would not ordinarily, intuitively  lump them together as they have been.  Bohn agreed, noting it would also be helpful to  look at state and national data comparisons.    In terms of the educational statistics included in the report, Cummings suggested some  kind of integrated planning activity be arranged between the Board of Education and  the City.  Furthermore, an effort should be made to characterize schools as broader  community‐based resources than they currently are in the draft report.  Cornish noted  this could be addressed in Phase 2.      Cummings suggested enrollment figures should be included for all the schools (figures  for some schools were not included, for some reason), as well as homeschooling.    Rosario noted the plan’s examination of sustainability‐related issues should also include  impacts that do not directly and immediately affect the health of community members,  but which nonetheless pose a significant threat to long‐term health and well‐being (e.g.,  noise pollution, as was explored in a recent study connecting noise pollution to an  increased risk of stroke in people aged 65 and older).  IURA Governance Committee  2/17/12 Minutes  Page 3 of 7        Rosario asked how many of the 13,000 people coming into the city daily would live in  the city, if unmet housing demand were met.     Bohn indicated that much of the city’s population is driven by in‐and‐out migration,  which makes it more difficult to model.  More information is probably needed regarding  the city’s demographic profile and projections.    Cummings indicated some vacant land appears to be missing from the report and  accompanying maps.  Functionally vacant land that merely happens to be owned by  institutions should nonetheless be classified as vacant (e.g., Strawberry Fields).    Bohn responded that the consultants did examine underutilized properties (e.g., when a  structure on a property is valued less than the value of the surrounding land).   Cummings indicated this still would not capture properties for which the value of the  structure far exceeds the value of the land.  Cummings noted that a map should be  included that depicts open space; we need to re‐examine how we define vacant land.    Cummings remarked, as well, that she has a problem with the Downtown Ithaca Alliance  Strategic Plan being listed as prominently as it is and, for all intents and purposes,  treated as an official City plan.  Rosario agreed.  Cornish indicated that could be  addressed at the next Comprehensive Planning Committee meeting.  Bohn added that  Cornell University plans should be similarly treated, in that case.    B. Upcoming INHS Report at 2/23/12 IURA Meeting  Bohn indicated INHS Executive Director Paul Mazzarella will be presenting an overview  of the INHS at the next IURA meeting.    At this juncture, the following resolution was reviewed and approved.    Moved by Rosario, seconded by Schlather:    HUD Entitlement Grant Program – 2012 Designation of INHS as a CHDO    Whereas, the Ithaca Urban Renewal Agency (IURA) has been designated by the  City of Ithaca as the Lead Agency to develop, administer and implement the HUD  Entitlement grant program, including funds received through the Home  Investment Partnerships (HOME) program, and   IURA Governance Committee  2/17/12 Minutes  Page 4 of 7          Whereas, grant recipients under the HOME program are termed Participating  Jurisdictions (PJs), and     Whereas, PJs must reserve not less than 15% of their HOME allocation for  investment in housing to be developed, sponsored, or owned by Community  Housing Development Organizations (CHDOs), and    Whereas, each PJ must identify annually CHDOs that are capable, or can  reasonably be expected to become capable, of carrying out projects to address  priority housing needs identified in the Consolidated Plan, and     Whereas, a CHDO is a specific type of community‐based nonprofit organization as  defined in 24 CFR §92.2, and    Whereas, a PJ may use HOME funds to provide special assistance to CHDOs,  including:  • Project pre‐development loans;  • Operating assistance;  • Use of HOME project proceeds;   • Capacity‐building assistance; and    Whereas, on February 14, 2012, Ithaca Neighborhood Housing Services, Inc.  (INHS) submitted materials documenting their continued eligibility as a CHDO and  requested renewal of their designation as a CHDO by the IURA, and     Whereas, at their February 17, 2012 meeting, the Governance Committee of the  Ithaca Urban Renewal Agency reviewed the submitted materials, determined that  INHS meets the criteria for designation as a CHDO and recommends the  following; now, therefore be it     Resolved, that the IURA, acting in its capacity as the Lead Agency for the Participating  Jurisdiction of the City of Ithaca, hereby renews its designation of INHS as a CHDO for  a one‐year period.       Carried Unanimously 3‐0    IURA Governance Committee  2/17/12 Minutes  Page 5 of 7        C. Deficient Performance of Certain City‐Installed Sidewalk Segments Billed to  Homeowners Located within Urban Renewal Project Boundary Area  Cummings noted that some City‐installed sidewalk segments were recently identified as  seriously deficient (i.e., spalled, etc.) and some residents have been asked to pay for  new sidewalks.  She spoke with Assistant Superintendent of Public Works Ray Benjamin  about it and he indicated he would look into it.  Cummings is concerned other sidewalks  may be in similar condition.  She noted the Mayor had indicated it would be placed on  the next Board of Public Works agenda and she would like to see the IURA support some  of the low‐income families being asked to pay for new sidewalks.      Kittel remarked the BPW could perform an inventory of all the sidewalks in the city.    Cummings observed the sidewalks that INHS poured, which IURA provided money for,  all appear to be in good condition, in contrast to some of the City‐installed sidewalks.    D. Review of IURA Financials, January 2012  Bohn noted indicated there are no problems with any of the project spend‐downs.  All  past due amounts on loan repayments have been repaid; and all the lease payments are  current.    E. Templates & Procedures for Notification to Grantees to Remedy Contract Deficiency  Cummings noted it would be helpful if the IURA developed some procedures and/or  templates for notifying grantees of problems with their payment schedules.    The current procedure, Bohn remarked, is that M&T Bank performs the servicing and  provides IURA with a monthly report.  When an account is not current, IURA staff simply  e‐mail an inquiry to the grantee.  It is often necessary to confirm with M&T that an  account is in fact delinquent.  If a problem is confirmed with an account, IURA then  sends an official written notice.    Bohn observed that IURA loan repayment history is very good, so establishing more  stringent measures was never deemed necessary, up to this point.  IURA historically  handles delinquent or problem accounts with a certain amount of discretion and  flexibility, depending on the grantee’s individual characteristics.    In terms of technical assistance, Bohn remarked, the Economic Development Committee  recently discussed ways to enhance technical assistance; and that is a discussion that  can continue to take place.  IURA Governance Committee  2/17/12 Minutes  Page 6 of 7          F. EXECUTIVE SESSION to discuss the medical, financial, credit, or employment history  of a particular person or corporation, or matters leading to the appointment,  employment, promotion, demotion, discipline, suspension, dismissal, or removal of a  particular person or corporation.    (deferred to the end of the meeting)    VI. Old Business    A. 2010 City Audit Schedule  Bohn remarked that the City Controller has been working on the draft City 2011 audit,  which is intended to be ready in time to submit to the City Administration Committee,  this month (although Bohn observed the schedule appears very tight).  Bohn concluded  by noting all the auditing field work had been completed.    B.  Proposed Correspondence Opposing HUD Entitlement Programs Budget Cuts  Members reviewed the language of the draft letter and a few editorial adjustments  were made.  Cumming recommended that two separate letters be drafted, one from  the Mayor and one from the IURA.  Bohn replied that he would finalize the letters  shortly.    VII.  Staff Report    A. Open Meetings Law Amendment Regarding Disclosure of Records Scheduled for  Discussion at Open Meetings   Bohn noted that the IURA will be seeking to comply with the recently adopted public  records amendment to the state Open Meetings Law.  Meeting materials will now  generally be made available online in advance of each meeting (although this does not  include sensitive personal/confidential/financial information).  The law is not intended  to be prohibitively difficult to comply with, requiring compliance only to the “extent  practicable.”    B. HOME Program Proposed Rule to Enhance Performance, Accountability, & Clarify  Existing Provisions  (Not discussed due to time considerations.)    IURA Governance Committee  2/17/12 Minutes  Page 7 of 7        VIII. Other Business    A. Next Meeting: March 15, 2012    V.  New Business (continued)  ― EXECUTIVE SESSION ―   F. EXECUTIVE SESSION to discuss the medical, financial, credit, or employment history  of a particular person or corporation, or matters leading to the appointment,  employment, promotion, demotion, discipline, suspension, dismissal, or removal of a  particular person or corporation    No action was taken during the Executive Session.    IX. Adjournment — Rosario moved, seconded by Schlather, to adjourn the meeting at 10:  50 a.m.    — END —   Minutes prepared by C. Pyott, edited by N. Bohn.